Décisions

La partie plaignante allègue que les pratiques de tenue des documents du Bureau du Conseil privé (BCP) relatifs aux processus de nomination ne sont pas conformes à la Loi sur l’accès à l’information.

L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)f). 

Le BCP a expliqué que, durant le processus d’entrevue, les membres du comité de sélection peuvent prendre des notes pour les aider à l’étape des délibérations. Les conclusions qui en découlent sont transcrites dans une lettre d’avis. Du point de vue des obligations qui incombent au BCP (tant à l’interne qu’en vertu de la Loi) en matière de tenue de documents, la lettre d’avis finale transmise au ministre se veut le document officiel des délibérations. Le BCP a confirmé que tous les autres documents, y compris les notes manuscrites, sont considérés comme des documents éphémères; ils ne sont pas conservés après les nominations.

La partie plaignante a aussi fait valoir que les pratiques de tenue des documents du BCP peuvent mener à une possible infraction à la Loi. L’enquête a permis de conclure qu’il n’y a aucune preuve selon laquelle des documents ont été détruits dans « l’intention d’entraver le droit d’accès ». La preuve indique plutôt que les notes d’entrevue étaient des documents éphémères qui ont servi à rédiger des lettres d’avis transmises au ministre de l’époque. Le droit d’accès dépend d’une documentation adéquate par les institutions et de la conservation des documents. La Commissaire à l’information a recommandé auparavant d’établir une obligation législative pour les fonctionnaires et la haute direction visant à documenter adéquatement les activités clés, faisant observer qu’il n’est pas nécessaire de conserver les documents éphémères pour assurer la responsabilité et la transparence du gouvernement.

La plainte est non fondée.

La partie plaignante allègue que, en réponse à une demande d’accès, Santé Canada a erronément refusé de communiquer des renseignements en vertu de l’alinéa 20(1)b) (renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques confidentiels de tiers) de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise des documents relatifs à une série de consultations organisées par Santé Canada avec des intervenants, entre le 30 novembre et le 21 décembre 2020. Ces consultations concernaient le Règlement modifiant le Règlement sur les aliments et drogues, particulièrement l’Arrêté d’urgence concernant l’importation, la vente et la publicité de drogues à utiliser relativement à la COVID-19 : DORS/2021-45. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

La partie plaignante allègue aussi que Santé Canada n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à la même demande d’accès. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Ni Santé Canada ni aucun des tiers n’ont établi que les critères de l’alinéa 20(1)b) étaient satisfaits. Santé Canada n’a pas non plus établi qu’il avait effectué une recherche raisonnable lorsqu’il a répondu à la demande.

La Commissaire à l’information a ordonné à Santé Canada de communiquer les noms des tiers dans leur entièreté et d’effectuer une nouvelle recherche de documents. Santé Canada a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance. La plainte est fondée.

Une institution a demandé à la Commissaire à l’information l’autorisation de ne pas donner suite à une demande d’accès en vertu du paragraphe 6.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information. De son avis, la demande d’accès est vexatoire et constitue un abus du droit de faire une demande de communication.

La Commissaire conclut que l’institution a établi que la demande d’accès en cause constitue un abus du droit de faire une demande de communication. En outre, dans les circonstances, il est justifié qu’elle accorde son autorisation à l’institution de ne pas donner suite à la demande d’accès.

La demande d’autorisation est accordée.