Foire aux questions

Si vous avez fait une demande d’accès à l’information à une institution fédérale assujettie à la Loi sur l’accès à l’information et que vous n’êtes pas satisfait de la manière dont l’institution a traité votre plainte, vous pouvez vous plaindre au Commissariat à l’information.

Vous devez déposer une plainte dans un délai de 60 jours suivant la date à laquelle :

• l’institution a refusé de vous donner accès aux documents demandés;
• vous avez reçu une partie ou la totalité des documents que vous avez demandés;
• vous prenez connaissance d’un autre motif de plainte.

Afin d’assurer un traitement efficace de votre plainte, nous vous encourageons fortement à la soumettre par voie électronique, au moyen de notre processus de plainte en ligne (cliquez sur « Déposer une plainte » ci-dessous). Vous pouvez également télécharger le formulaire de plainte, le remplir, puis nous l’envoyer par télécopieur au 819-994-1768 ou par courriel à Greffe-Registry@oic-ci.gc.ca.

Les personnes qui ont besoin d’accommodements en raison d’un handicap ou de besoins liés à l’un des motifs de discrimination en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne devraient communiquer avec le Greffe du Commissariat (1-800-267-0441 ou Greffe-Registry@oic-ci.gc.ca).

Certaines plaintes peuvent être facilement réglées, alors que d’autres nécessitent beaucoup de temps et de ressources. Dans tous les cas, le Commissariat enquête sur les plaintes le plus rapidement possible.

Chaque dossier étant différent, il est difficile de prédire exactement la durée d’une enquête. Cependant, les enquêteurs visent généralement à régler les enquêtes sur des plaintes administratives dans un délai de 90 jours et les enquêtes sur les plaintes de refus dans un délai de 9 mois.

Les facteurs suivants peuvent influer sur la durée d’une enquête :

• le nombre de documents à examiner;
• la complexité d’un dossier ou le nombre de questions sur lesquelles il faut enquêter;
• le degré de coopération ou la facilité de communication avec les institutions, les plaignants et les autres parties concernées;
• la disponibilité des témoins et de la preuve documentaire;
• l’exhaustivité et la qualité de l’information fournie par les institutions, les plaignants et les autres parties concernées;
• les questions d’ordre juridique.

Lorsque vous présentez votre demande, assurez-vous qu’elle est claire, concise et complète, et qu’elle contient tous les détails et les documents pertinents. Par exemple, pour les plaintes de refus et les plaintes de prorogation de délai, il faut joindre une copie de la lettre que vous avez reçue de l’institution en réponse à votre demande.

Si vous avez besoin de précisions sur le dépôt d’une plainte, communiquez avec le Commissariat au 1-800-267-0441 ou à greffe-registry@oic-ci.gc.ca .

Durant le processus, le Commissariat pourrait vous demander de donner des précisions sur certains éléments de votre plainte. Si vous fournissez une réponse organisée et rapide à ces demandes et coopérez avec l’enquêteur tout au long du processus, cela aidera le Commissariat à mener à bien l’enquête plus rapidement.

Vous pouvez fournir tout autre détail que vous croyez être pertinent pour l’enquête. Veuillez ne pas envoyer d’information supplémentaire qui n’est pas directement liée à l’enquête.

Les institutions doivent justifier leurs décisions lorsqu’elles répondent aux demandes qui font l’objet d’une plainte.

À la demande du Commissariat, l’institution doit fournir les éléments suivants :

• une description claire des faits relatifs à la demande et des circonstances dans lesquelles elle a été traitée;
• des copies de tous les documents relatifs à l’objet de l’enquête, y compris la correspondance entre l’institution et le plaignant, et les politiques ou procédures de l’institution qui sont applicables;
• un énoncé clair de sa position, sous la forme d’observations qui ont fait l’objet d’une mûre réflexion et de consultations à l’échelon compétent au sein de l’organisation;
• les détails des mesures prises jusqu’à maintenant ou que l’institution prévoit prendre pour régler l’objet de la plainte.

L’implication et la coopération des institutions dès le début du processus de plainte facilite le déroulement de l’enquête.

Quand le Commissariat procède à une enquête, il donne aux plaignants, aux institutions et aux autres parties concernées une occasion raisonnable de présenter leur position sur la question.

On appelle cet énoncé de position des observations. Leur but est d’expliquer à la commissaire pourquoi les plaignants, les institutions et les autres parties concernées estiment qu’elle devrait régler ou conclure la question d’une certaine façon. Par exemple, si une institution a refusé de communiquer un document en se fondant sur des exceptions, dans ses observations, l’institution devrait expliquer pourquoi les exceptions s’appliquent. Et dans ses observations, le plaignant devrait donner des raisons pour lesquelles les exceptions ne s’appliquent pas.

Il incombe aux institutions de démontrer que les exceptions s’appliquent; elles doivent donc fournir des raisons et des preuves à cet effet.

Exceptions : Les institutions ont recours aux exceptions pour refuser de communiquer de l’information. Les exceptions sont établies dans les articles 13 à 24 et dans l’article 26 de la Loi sur l’accès à l’information.

Exclusions : La Loi ne s’applique pas à certains documents, dont les documents publiés ou mis en vente dans le public et les documents confidentiels du Cabinet.

Non. Cependant, il se pourrait que le Commissariat n’accorde pas le même degré de priorité à toutes vos plaintes. Le Commissariat déterminera la meilleure façon de gérer les dossiers tout en respectant vos droits en vertu de la Loi. Notamment, le Commissariat établira avec vous l’ordre de priorité des plaintes.

À l’occasion, le Commissariat peut décider d’attendre pour enquêter sur de nouvelles plaintes présentées par un même plaignant jusqu’à ce que les plaintes précédentes soient réglées. Ainsi, le Commissariat peut répartir équitablement ses ressources entre tous les plaignants.

La Loi fait état de deux infractions :

• L’article 67 interdit à quiconque d’entraver l’action de la Commissaire ou des personnes qui agissent en son nom ou son autorité dans l’exercice des pouvoirs et fonctions qui lui sont conférés en vertu de la Loi. 
• L’article 67.1 interdit à quiconque de détruire, de tronquer, de modifier, de falsifier ou de cacher des documents dans l’intention d’entraver le droit d’accès prévu par la Loi. Il interdit aussi à quiconque d’ordonner, de proposer ou d’amener une autre personne à commettre l’un des actes interdits.

Le Commissariat à l’information n’est pas un tribunal. Il n’a pas le pouvoir de statuer sur la responsabilité civile ou criminelle. La Commissaire n’a pas le pouvoir de faire enquête sur des infractions criminelles. Elle peut seulement faire part de l’information au procureur général, si, à son avis, il existe des éléments de preuve touchant la perpétration possible d’une infraction par un administrateur, un dirigeant ou un employé d’une institution fédérale [paragraphe 63(2)]. Par le passé, une telle information a été transmise au procureur général.

Il y a certains cas où la Commissaire n’est pas autorisée à divulguer l’information. C’est ce qui est expliqué dans un rapport spécial concernant une affaire où le personnel politique avait ordonné à des fonctionnaires de « ne pas divulguer » un rapport, mais de n’en divulguer qu’une partie, et ce, malgré la décision officielle du délégué, qui était de divulguer le rapport en entier. L’enquête de la Commissaire portait sur un cas d’ingérence, par un membre du personnel politique du cabinet ministériel, relativement à une demande d’accès. Or, les dispositions de la Loi en matière de confidentialité ont empêché la Commissaire de divulguer au procureur général l’information concernant cette ingérence impliquant des membres du personnel politique, car ces derniers n’étaient pas des administrateurs, des dirigeants ou des employés d’une institution fédérale.

Vous pouvez présenter les plaintes concernant le traitement de votre demande d’accès à l’information au Commissariat à la commissaire à l’information ad hoc. 

Lorsqu’une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi sur l’accès à l’information et que la Commissaire conclut que la plainte est fondée, elle peut ordonner à l’institution de prendre n’importe mesure qu’elle juge appropriée à l’égard d’un document pour régler l’objet de l’enquête.

Par exemple, la Commissaire peut ordonner à l’institution de communiquer des renseignements qu’elle avait refusé de communiquer en vertu d’un article de la Loi ou de répondre à une demande d’accès.

Puisque les ordonnances doivent se rapporter à un document, la Commissaire ne peut pas ordonner à une institution, par exemple, de donner de la formation supplémentaire aux employés sur le traitement des demandes d’accès ou de sanctionner un employé parce qu’il n’a pas répondu à une demande d’accès rapidement.

La Commissaire peut fixer une date raisonnable à laquelle l’institution doit avoir pris la mesure ordonnée. L’ordonnance contiendra alors une date précise.

Durant une enquête, l’institution peut indiquer qu’elle prévoit de répondre à la demande d’accès ou de communiquer des renseignements qu’elle refusait de communiquer au plus tard une certaine date. Dans ces circonstances, la Commissaire peut conclure que cette date est raisonnable et rendre une ordonnance en conséquence.

Sinon, elle peut fixer une autre date. Elle peut aussi ordonner à l’institution de prendre la mesure nécessaire immédiatement, si c’est raisonnable, compte tenu des circonstances.

La signification du mot « immédiatement » doit être interprétée selon les circonstances. Le terme évoque l’urgence et la promptitude, ce qui cadre avec la responsabilité qui incombe aux institutions en vertu de la Loi, à savoir de répondre aux demandes d’accès en temps utile. 

La date à laquelle une ordonnance prend effet se fonde sur la date du compte rendu de la Commissaire concernant l’enquête et sur tout recours en révision éventuel devant la Cour fédérale :

• Lorsque la partie plaignante et l’institution reçoivent le compte rendu et qu’aucune des deux n’exerce de recours en révision, l’ordonnance prend effet le 36^e jour ouvrable après la date du compte rendu.
• Lorsqu’un tiers, le commissaire à la protection de la vie privée ou les deux reçoivent une copie du compte rendu et qu’aucune des parties n’exerce un recours en révision, l’ordonnance prend effet le 46^e jour ouvrable après la date du compte rendu.

Lorsqu’une plainte est visée par l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, les parties plaignantes peuvent exercer devant la Cour fédérale un recours en révision des questions qui font l’objet de la plainte [en vertu du paragraphe 41(1)]. Elles doivent exercer ce recours dans les 35 jours ouvrables suivant la date du compte rendu.

L’institution doit se conformer à l’ordonnance. Si elle choisit de ne pas le faire, elle doit exercer devant la Cour fédérale un recours en révision de toute question dont traite l’ordonnance [en vertu du paragraphe 41(2)]. (La Politique sur l’accès à l’information du Conseil du Trésor [mise à jour en juillet 2022] fait valoir ce point; voir la section 4.3.12.)  Elle doit exercer ce recours dans les 35 jours ouvrables suivant la date du compte rendu.

Les parties plaignantes ont le droit de comparaître devant la Cour en tant que partie à la révision. Les tiers et le commissaire à la protection de la vie privée peuvent également participer en tant que parties à la révision, mais seulement lorsqu’ils ont pris part à l’enquête et la Commissaire à l’information leur a transmis le compte rendu.

Voir également Le rôle du commissaire à l’information est renforcé sur le site du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Si ni la partie plaignante ni l’institution n’exercent un recours en révision, les tiers qui ont reçu le compte rendu disposent de 45 jours ouvrables après la date de celui-ci pour exercer un recours. Cela s’applique également au commissaire à la protection de la vie privée.

Lorsque c’est le cas, la partie plaignante a le droit de comparaître devant la Cour en tant que partie à la révision.

Si la partie plaignante ou l’institution exercent un recours en révision, les tiers et le commissaire à la protection de la vie privée ont le droit de comparaître devant la Cour en tant que parties à la révision, s’ils ont reçu le compte rendu.

Une fois que la Commissaire a transmis son compte rendu contenant ses conclusions et son ordonnance, son pouvoir d’enquêter sur les allégations dans la plainte prend fin. En vertu de la Loi, la Commissaire n’a aucun pouvoir de forcer une institution à mettre en œuvre son ordonnance.

Le Commissariat à l’information n’assure généralement pas un suivi de la conformité des institutions aux ordonnances de la Commissaire. Cependant, la non-conformité est une préoccupation pour la Commissaire, parce que ses ordonnances sont légalement contraignantes – il s’agit là de la principale différence entre celles-ci et les recommandations.

Les institutions sont légalement tenues de se conformer à une ordonnance de la Commissaire, à moins d ’exercer devant la Cour fédérale un recours en révision de toute question dont traite l’ordonnance. Cette révision a pour effet de suspendre la mise en œuvre de l’ordonnance jusqu’à ce que la Cour rende une décision. La Loi ne prévoit pas d’autre mécanisme.

Lorsque la Commissaire a connaissance d ’allégations de non-conformité à ses ordonnances, elle assure un suivi auprès de l’institution en question afin de s’assurer que la conformité est une priorité. Si ce n’est pas le cas, elle envisage les options qui s’offrent à elle, y compris un recours devant la Cour fédérale.

Lorsqu ’une institution ne donne pas suite à une ordonnance et qu’elle n’exerce pas de recours en révision en vertu du paragraphe 41(2), les parties plaignantes ne disposent d’aucun recours prévu par la Loi pour contraindre une institution à mettre en œuvre une ordonnance.

Les parties plaignantes peuvent consulter un avocat pour voir si d’autres lois prévoient des recours en ce qui a trait à la mise en œuvre d’ordonnances.