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Présenter des observations au cours d’une enquête

Au cours d'une enquête, la Commissaire à l'information doit donner aux parties à une plainte la possibilité raisonnable de présenter des observations [paragraphe 35(2) de la Loi sur l'accès à l'information].

Les parties à la plainte sont généralement la partie plaignante et l'institution visée par la plainte. Les tiers et le commissaire à la protection de la vie privée sont aussi des parties à la plainte dans certaines circonstances.

En quoi consistent les observations?

Les observations comprennent les documents, les renseignements et les faits que recueille le Commissariat à l'information au cours des enquêtes, de la part des différentes parties.

Les observations comprennent aussi les points de vue et les arguments des parties se rapportant aux questions faisant l'objet d'une enquête. Par exemple, dans ses observations, une institution pourrait expliquer pourquoi un document est visé par une exception prévue dans la Loi, alors qu'une partie plaignante pourrait donner les raisons pour lesquelles elle croit que la communication des renseignements ne devrait pas être refusée en vertu d'une exception.

Pourquoi est-il important que les parties présentent des observations?

D'une part, le fait de donner la possibilité aux parties de présenter des observations est un aspect important d'une enquête juste. D'autre part, le fait de recevoir des observations suffisantes et pertinentes permet au Commissariat d'examiner pleinement chaque aspect d'une plainte. Lorsque les parties fournissent des observations rapides, pertinentes et complètes, elles contribuent à faire avancer l'enquête dans les délais.

Bien que les parties à une plainte n'aient pas le droit de recevoir communication des observations des autres parties, le Commissariat pourrait décider de communiquer une partie ou la totalité des observations d'une partie aux autres, s'il estime qu'il est nécessaire de le faire pour mener l'enquête. Cependant, en vertu de l'article 64, le Commissariat doit prendre toutes les précautions pour éviter que soient divulgués des renseignements que l'institution pourrait légitiment refuser de communiquer, y compris des renseignements personnels ou toute information faisant état de l'existence ou non d'un document lorsque l'institution n'a pas indiqué si celui-ci existait ou non.

Quand le Commissariat demande-t-il des observations?

Le Commissariat peut demander des observations pertinentes aux parties et celles-ci peuvent les fournir de leur propre initiative à tout moment au cours d'une enquête, jusqu'à ce que la Commissaire ait terminé son enquête et formulé ses conclusions au sujet de la plainte.  

Au début de l'enquête

Le Commissariat examine généralement tous les renseignements et documents reçus de la part de la partie plaignante et de l'institution, puis communique avec ces dernières pour leur demander des observations initiales sur les allégations dans la plainte.

À d'autres étapes de l'enquête

Le Commissariat peut demander d'autres observations, y compris des renseignements et des documents, à la partie plaignante, à l'institution et aux autres parties pour faire avancer l'enquête.

Une fois que le Commissariat a formulé ses conclusions préliminaires

Le Commissariat peut envoyer aux parties une demande écrite d'observations finales concernant les conclusions préliminaires sur les questions faisant l'objet de la plainte et toute autre question en suspens.

Quand le Commissariat demande des observations, il fixe une date de réponse. Lorsqu'une partie ne respecte pas ce délai, le Commissariat peut décider de poursuivre l'enquête sans ces observations. Il pourrait notamment conclure l'enquête et la Commissaire peut formuler ses conclusions au sujet de la plainte.

Observations de la part des institutions une fois que l'enquête est conclue

Lorsqu'une plainte est fondée et que la Commissaire a l'intention de rendre des ordonnances et/ou de formuler des recommandations, elle transmet d'abord un rapport à l'institution. Ce rapport présente les conclusions de la Commissaire au sujet de la plainte et comprend le texte des ordonnances et/ou recommandations.

Dans celui-ci, on demande à l'institution donner avis à la Commissaire des mesures qu'elle a prises ou qu'elle prévoit de prendre pour donner suite aux ordonnances et/ou aux recommandations, ou des raisons pour lesquelles elle n'y donnera pas suite [comme l'exige l'alinéa 37(1)c)].

Le seul but de cet avis est de fournir à la Commissaire dont elle a besoin pour respecter ses obligations en vertu de l'alinéa 37(3)a). En vertu de cette disposition, elle est tenue d'informer la partie plaignante, dans son compte rendu, des intentions de l'institution concernant la mise en œuvre de ses ordonnances et/ou recommandations.  

La transmission de cet avis n'est pas une occasion pour une institution de présenter des observations nouvelles ou supplémentaires sur des questions qui ont déjà fait l'objet d'une enquête. Ce n'est pas non plus une occasion de demander à la Commissaire de réviser ses conclusions, ordonnances et/ou recommandations ou les délais pour y donner suite.

Le rapport indique clairement que la Commissaire ne tiendra compte d'aucune information ou observation nouvelle ou supplémentaire fournie par les institutions à cette étape. L'enquête est terminée, et la Commissaire a pris sa décision quant au résultat de la plainte et toute mesure qu'elle veut que l'institution prenne ainsi que dans quel délai.

Les institutions ont la possibilité de fournir des observations précises, pertinentes et complètes au cours de l'enquête, conformément à l'alinéa 35(2)b). La Commissaire tient ensuite compte de ces observations, ainsi que de toute information supplémentaire recueillie durant l'enquête, lorsqu'elle formule ses conclusions et prépare ses ordonnances et/ou recommandations.

Décisions connexes : Agence des services frontaliers du Canada (Re), 2025 CI 16; Trans Mountain Corporation (Re), 2022 CI 20

Quand les plaintes concernent des renseignements de tiers

Les plaintes peuvent comprendre des allégations selon lesquelles les institutions ont erronément refusé, en vertu du paragraphe 20(1), de communiquer des renseignements concernant des tiers. Ceux-ci peuvent être des entreprises privées, d'autres organisations non gouvernementales et des personnes, mais non pas la personne qui a fait la demande d'accès.

Comme pour tous les types de plaintes, le Commissariat peut demander aux parties plaignantes et aux institutions des observations sur les questions faisant l'objet de l'enquête à tout moment durant l'enquête jusqu'à ce que la Commissaire formule ses conclusions. Durant cette période, ces parties peuvent également présenter des observations de leur propre initiative. Dans le cas des plaintes concernant des renseignements de tiers, ces observations peuvent porter sur les raisons pour lesquelles la communication des renseignements de tiers devrait ou ne devrait pas être refusée en vertu du paragraphe 20(1).

De plus, la Commissaire doit donner au tiers auquel les renseignements se rapportent la possibilité de présenter des observations sur la communication de ces renseignements [alinéa 35(2)c)] lorsque les deux circonstances suivantes existent :

  • la Commissaire a l'intention d'ordonner à l'institution de communiquer des renseignements qui pourraient être visés au paragraphe 20(1);
  • il est possible de joindre le tiers auquel les renseignements se rapportent sans difficulté.

La Commissaire doit aussi faire tous les efforts raisonnables pour donner aux tiers intéressés avis écrit de son intention d'ordonner à une institution fédérale de communiquer des renseignements qui pourraient être visés au paragraphe 20(1) (article 36.3). Cet avis doit décrire les renseignements et donner aux tiers un délai de 20 jours pour présenter des observations.

Quand la Commissaire consulte le commissaire à la protection de la vie privée

Les plaintes peuvent comprendre des allégations selon lesquelles les institutions ont erronément refusé de communiquer des renseignements personnels en vertu du paragraphe 19(1). Les parties plaignantes et aux institutions pourraient se voir demander de présenter des observations ou elles pourraient en présenter de leur propre initiative, tout au long de l'enquête.

Cependant, lorsque la Commissaire a l'intention d'ordonner à une institution de communiquer des renseignements que celle-ci a refusé de communiquer en vertu du paragraphe 19(1), en vertu de l'article 36.2, elle doit aussi consulter le commissaire à la protection de la vie privée et lui donner la possibilité de présenter des observations.

La Commissaire peut également décider, en vertu du paragraphe 36(1.1), de consulter le commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête et lui donner la possibilité de présenter des observations.

Coordonnées

Le Commissariat communique avec les parties en utilisant les coordonnées que celles-ci lui fournissent.

Il incombe aux parties de tenir leurs coordonnées à jour afin que le Commissariat puisse les joindre en tout temps. Par conséquent, si leurs coordonnées changent, les parties doivent en aviser rapidement le Commissariat en envoyant un courriel au Greffe (Greffe-Registry@oic-ci.gc.ca) ou à l'enquêteur ou enquêteuse.

Parties plaignantes

À tout moment, si le Commissariat est incapable de joindre une partie plaignante parce qu'il n'a pas ses coordonnées les plus récentes, il fera une dernière tentative de communiquer avec elle par écrit et lui donner un délai de 15 jours (civils) pour répondre. Si la partie plaignante ne répond pas, l'enquêteur ou enquêteuse recommandera que la Commissaire cesse de faire enquête sur la plainte.

Les parties plaignantes peuvent autoriser quelqu'un à agir en leur nom durant une enquête. Dans cette situation, le Commissariat a besoin des coordonnées de la personne ainsi que de l'autorisation écrite de la partie plaignante pour que cette personne agisse en son nom.

Tiers

Le Commissariat fera des efforts raisonnables pour joindre les tiers lorsqu'il sera temps de leur donner la possibilité de présenter des observations. Si le Commissariat est incapable de joindre un tiers, il poursuivra l'enquête et la Commissaire formulera ses conclusions sans les observations du tiers.

Les tiers peuvent également demander à une partie externe (comme un cabinet d'avocats) d'agir en leur nom au cours d'une enquête. Si c'est le cas, le Commissariat a également besoin des coordonnées de la partie externe ainsi que de l'autorisation écrite du tiers pour que la partie externe agisse en son nom.

Date de modification :
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