La partie plaignante allègue que la Défense nationale, en réponse à une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, a erronément refusé de transmettre une nouvelle lettre de réponse. La demande vise des documents de politique, des règlements, des directives, des ordonnances et des instructions concernant les personnes qui, au sein des Forces armées canadiennes (FAC), ont le pouvoir de créer des ordres permanents de branche. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)f) de la Loi.
La réponse de la Défense nationale à la demande d’accès était la suivante :
[Traduction]
[…]
À la suite d’une recherche rigoureuse et complète pour trouver tous les documents en réponse à votre demande, il a été établi qu’aucun document n’a pu être localisé au sein du ministère de la Défense nationale.
Les experts en la matière ont indiqué que la section 4.1 des Directives et ordonnances administratives de la défense (DOAD) 5070-0 confère au Chef du personnel militaire (CPM) le pouvoir de « nommer des conseillers de branches sur recommandation des responsables des GPM ». L’Instruction du personnel militaire des Forces armées canadiennes 02/08 établit les responsabilités du conseiller de branche, ce qui pourrait donner lieu à la création d’ordres permanents de branche aux fins de communication d’information et pour l’aider à remplir les obligations prévues aux sections 4.8 et 4.9 (p. ex. 4.8.h et 4.9.c).
DOAD 5070-0, Structure des emplois militaires - Canada.ca
Instructions du personnel militaire des Forces armées canadiennes 02/08 – Conseillers de branche - Rôles et responsabilités - Canada.ca
[…]
La partie plaignante allègue que, en incluant de l’information contextuelle au sujet de documents pertinents possibles, la Défense nationale avançait des hypothèses sur la justification sur laquelle repose une pratique, sans se fonder sur des documents consignés, ce qui contrevenait à la Loi et, plus précisément, à son obligation de prêter assistance en vertu du paragraphe 4(2.1).
Le paragraphe 10(1) prévoit que, si le responsable d’une institution refuse la communication totale ou partielle d’un document demandé, il doit mentionner ce qui suit dans l’avis transmis en vertu de l’alinéa 7a) :
- soit le fait que le document n’existe pas;
- soit la disposition précise de la présente partie sur laquelle se fonde le refus ou, s’il n’est pas fait état de l’existence du document, la disposition sur laquelle il pourrait vraisemblablement se fonder si le document existait.
Le responsable de l’institution est également tenu de mentionner le droit de la personne qui a fait la demande de déposer une plainte auprès de la Commissaire à l’information au sujet du refus.
En l’espèce, la Défense nationale a effectué une recherche rigoureuse de documents. En fin de compte, elle a conclu qu’aucun document n’existait et a transmis une réponse présentant cette conclusion, ainsi qu’un avis concernant la possibilité de déposer une plainte auprès de la Commissaire à l’information.
La Défense nationale a ajouté un paragraphe, dans la lettre de réponse, contenant des hyperliens et de l’information contextuelle visant à prêter assistance à la personne qui a fait la demande en l’orientant vers de l’information accessible au public. Bien que cette information supplémentaire ne réponde pas à la demande, elle était présentée de manière transparente et était clairement distincte de la réponse officielle.
En vertu du paragraphe 4(2.1) de la Loi, les institutions doivent faire tous les efforts raisonnables pour prêter assistance à une personne qui fait une demande, ce qui inclut communiquer clairement les résultats de la recherche.
Le Commissariat a conclu que le fait que la Défense nationale a fourni du contexte ne donnait pas une fausse impression quant à l’existence des documents et ne créait pas de nouveaux documents. L’explication a été offerte de bonne foi, formulée de manière prudente, en utilisant notamment le conditionnel, et respectait l’obligation de prête assistance prévue par la Loi.
Le Commissariat a conclu que la Défense nationale n’était pas obligée de transmettre une nouvelle réponse qui ne contenait pas l’information contextuelle et qu’elle n’a manqué à aucune obligation prévue par la Loi ou son règlement.
