Rapport annuel 2020-2021

 

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Image de la couverture du rapport annuel 2020-2021

Table des matières


Photo of the Information Commissioner of Canada, Caroline Maynard

Message de la Commissaire

Le présent rapport souligne le travail et le dévouement des employés du Commissariat à l’information au cours de la période d’avril 2020 à mars 2021, résume les efforts que le Commissariat a déployés pour veiller à ce que le droit d’accès des Canadiens soit pleinement respecté et présente certaines observations concernant l’état du système d’accès à l’information.

Au cours de la dernière année, des changements importants ont été apportés à la manière dont le Commissariat mène ses enquêtes et accomplit les autres travaux qui soutiennent mon mandat. En s’adaptant à ces transformations, les membres de mon personnel ont fait preuve de résilience et d’une compétence élevée.

Le Commissariat n’avait d’autre choix que d’accroître de façon considérable l’utilisation de la technologie en raison de la pandémie. Qui plus est, il devait veiller à la mise en place de mesures sanitaires et sécuritaires pour les employés devant se rendre au bureau de même que leur communiquer de l’information pour les aider à veiller à leur santé, tant physique que mentale, et à leur sécurité à la maison. Plus important encore, il devait trouver des moyens pour continuer à mener les enquêtes qui sont au cœur de son mandat, et ce, dans un environnement où l’accès aux locaux était considérablement restreint pendant de longues périodes. Les objectifs fixés ont pu être atteints, tout en terminant plusieurs enquêtes systémiques. Ces dernières sont devenues un catalyseur de changement au sein des institutions.

L’année a également apporté une heureuse nouvelle sur le plan financier : en août 2020, le Conseil du Trésor du Canada a approuvé la demande du Commissariat de rendre permanent le financement temporaire dont il bénéficiait depuis quatre ans. Ce financement permanent d’un montant de 3 millions de dollars a été alloué au Commissariat pour qu’il puisse continuer de jouer efficacement son rôle de surveillance. Grâce à ce financement permanent, le Commissariat sera en mesure de maximiser l’efficacité de ses ressources et les résultats qu’il peut obtenir pour les Canadiens. 

Par ailleurs, dans mes observations présentées dans le cadre de l’examen du système d’accès à l’information, j’ai souligné un certain nombre de domaines nécessitant un leadership de la part du gouvernement, notamment l’investissement dans les ressources humaines et l’innovation technologique. Je continue d’insister, comme je le fais depuis des mois, sur la nécessité immédiate de prendre des mesures concrètes, indépendantes du processus d’examen, pour remédier à l’état critique du système, qui ne peut être réglé uniquement par des modifications à la Loi sur l’accès à l’information (la Loi).

Comme je l’ai déclaré dans les premiers jours de la pandémie, c’est seulement en faisant preuve d’une transparence totale, en suivant de bonnes pratiques de gestion de l’information et en respectant le droit d’accès que le gouvernement peut constituer un registre public ouvert et complet des décisions et mesures prises pendant cette période extraordinaire de notre histoire – une période qui servira de fondement aux décisions sur les politiques futures. Sans ces mesures, la capacité du gouvernement à répondre aux demandes d’accès et à fournir l’information que les Canadiens recherchent continuera d’être restreinte, ce qui met en péril le droit quasi constitutionnel d’accès à l’information. 

Caroline Maynard's signature

Caroline Maynard
Commissaire à l’information du Canada

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Bilan de l’exercice 2020-2021

Faire respecter le droit d’accès pendant la pandémie

Photo for annex heading

 

Avril 2020

Le Commissariat passe à un environnement virtuel

En ce début d’exercice 2020-2021, tous les employés du Commissariat à l’information travaillent à distance, et les enquêtes sont menées à plein rendement.

Un processus décisionnel agile pour guider nos activités 

Dans le cadre du Plan de continuité des activités (PCA) du Commissariat, les membres d’un comité interne se réunissent deux fois par semaine avec la Commissaire et les sous-commissaires pour communiquer de l’information, répondre aux orientations stratégiques, mettre en œuvre des décisions opérationnelles et informer les organismes centraux de l’état des activités et des mesures prises en raison de la pandémie de COVID-19.

L’accès à l’information en cette période extraordinaire

La Commissaire fait une déclaration remarquée sur l’importance du droit d’accès et la nécessité pour les institutions de saisir et de conserver correctement les documents gouvernementaux en temps de crise. 

Une phase critique pour le système d’accès à l’information

La Commissaire fait part de ses préoccupations au président du Conseil du Trésor, car de nombreux signes présagent l’effondrement possible d’un système qui est en proie à des difficultés depuis un certain temps.

 

Mai 2020

À plein régime!

Les employés travaillent efficacement depuis leur domicile et ils complètent plus de 500 enquêtes depuis le début de la pandémie. Le Commissariat accroît son effectif alors que de nouveaux membres du personnel sont embauchés et formés dans un environnement entièrement virtuel.

Planification du retour au bureau

Les activités se déroulant sans heurts, les membres du Comité du PCA se penchent sur la planification de l’éventuel retour au bureau. Le groupe crée une feuille de route qui comporte des phases et des exigences claires.

Juin 2020

Intervention devant le Parlement : premières observations sur l’état de l’accès à l’information pendant la pandémie

La Commissaire comparaît devant le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires de la Chambre des communes pour discuter de l’accès à l’information et de l’obligation de rendre des comptes.

Un appel à une plus grande ouverture

La Commissaire réclame davantage d’ouverture et de transparence lors d’une baladoémission sur Maclean’s Live.

 

Juillet 2020

Des mesures immédiates sont requises pour rétablir le système d’accès fédéral

La Commissaire réaffirme la nécessité d’un leadership ferme et de mesures concrètes de la part du gouvernement – en plus de son examen du système d’accès – pour résoudre les problèmes de longue date et ceux qui ont surgi pendant la pandémie.

Question d’accès : Neuf recommandations à l’intention de la Défense nationale

Dans son premier rapport spécial au Parlement, la Commissaire rend compte de son enquête systémique sur les procédures, politiques et systèmes en place à la Défense nationale pour traiter les demandes d’accès. La couverture médiatique du rapport donne à la Commissaire l’occasion de souligner la nécessité pour le gouvernement fédéral d’être plus ouvert et transparent. 

Août 2020

Financement permanent : Une nouvelle ère pour le Commissariat

Le financement temporaire que le Commissariat recevait pour les enquêtes pendant quatre ans devient permanent. Ainsi, il permet d’assurer la stabilité et la viabilité du programme d’enquêtes, qui appuie le mandat de la Commissaire. Cette dernière se réjouit de ces ressources, tout en soulignant qu’un financement supplémentaire est également nécessaire pour les unités responsables des demandes d’accès dans l’ensemble des institutions fédérales afin de provoquer un véritable changement.

 

Septembre 2020

L’accès à l’information éclaire les décisions gouvernementales dans le monde entier

À l’occasion de la Semaine du droit à l’information, la Commissaire se joint à la communauté mondiale de l’accès à l’information pour rappeler aux dirigeants politiques que l’accès joue un rôle essentiel en temps de crise, puisqu’il permet aux citoyens de faire la lumière sur les décisions des gouvernements.

Planification au-delà de 2020

Le Commissariat commence à envisager l’avenir au-delà de la pandémie en planifiant les activités post-pandémie, en dégageant les leçons tirées des six premiers mois de travail effectué par le personnel à domicile et en explorant les moyens d’optimiser ses locaux. C’est aussi l’occasion de créer une vision qui se rapporte à la manière dont l’organisation accomplira ses travaux à l’avenir.

Octobre 2020

Enquêtes concernant le Bureau du Conseil privé

En octobre et en novembre 2020, quatre enquêtes révèlent que le Bureau du Conseil privé a fermé des demandes sans les traiter complètement parce qu’il n’avait pas reçu les recommandations des autres institutions fédérales, ce qui va à l’encontre des exigences et de l’esprit de la Loi. 

 

Novembre 2020

Question d’accès : Le besoin de leadership

Dans un rapport spécial au Parlement, la Commissaire expose en détail les résultats de son enquête sur les problèmes systémiques touchant le traitement des demandes d’accès à l’information par la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Le rapport, qui a suscité une attention médiatique à l’échelle nationale, donne lieu à des actions concrètes de la part de la GRC. La Commissaire en discute sur CPAC.

Décembre 2020

Enquête notable : La pandémie ne suspend pas le droit d’accès des Canadiens

La Commissaire rend compte d’une plainte contre Patrimoine canadien dont elle a pris l’initiative, après avoir appris qu’il avait suspendu le traitement de ses demandes d’accès en raison de la pandémie. 

Communication (virtuelle) avec les institutions 

Tout au long de l’année, des représentants du Commissariat participent à diverses rencontres avec des institutions. Ces activités varient d’un exposé devant un groupe de fonctionnaires pendant la Semaine du droit à l’information aux réunions de tout le personnel ​de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le Commissariat participe également à un séminaire de la Bibliothèque du Parlement afin d’expliquer le rôle et les priorités de la Commissaire. 

 

Janvier 2021

Examen du système d’accès par le gouvernement : La Commissaire se prononce

La Commissaire présente ses observations au président du Conseil du Trésor, lesquelles comprennent un éventail de moyens visant à améliorer le système d’accès et dont plusieurs ne nécessitant pas de modifications législatives. Les mesures qui entrent dans cette catégorie peuvent et doivent être mises en œuvre immédiatement.

Février 2021

Informer les parlementaires sur l’état de l’accès pendant la pandémie

La Commissaire comparaît de nouveau devant le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires de la Chambre des communes dans le cadre de son examen de la réponse du gouvernement à la pandémie. 

 

March 2021

Insister sur la nécessité d’un leadership auprès des hauts dirigeants

La Commissaire rencontre les ministres dont les portefeuilles comprennent des institutions faisant l’objet du plus grand nombre de plaintes liées à l’accès. Elle incite les ministres à jouer un rôle accru dans le respect du droit d’accès en soulignant l’importance de disposer de ressources, de processus et d’outils nécessaires pour que les institutions puissent remplir leurs obligations en vertu de la Loi. Elle offre également un aperçu de la manière dont les institutions peuvent améliorer leur rendement dans le domaine de l’accès.

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Influence du Commissariat sur le système d’accès

Enquêter et faire rapport sur les plaintes

Tout au long de l’exercice 2020-2021, le Commissariat a continué d’exécuter son mandat qui consiste à mener des enquêtes. Malgré les difficultés liées à la pandémie, le Commissariat s’est fixé un objectif de terminer 4 000 dossiers en 2020‑2021.

Grâce à la résilience, au travail acharné et à l’engagement de ses employés, en collaboration avec les institutions, le Commissariat a atteint l’objectif qu’il s’était fixé en réglant 4 060 plaintes au 31 mars 2021. Il a aussi mené des enquêtes sur quatre plaintes déposées par la Commissaire, y compris trois enquêtes systémiques. En outre, le Commissariat a enregistré une diminution du nombre de plaintes en 2020‑2021, soit de 34 %. Cette diminution pourrait être attribuable à la pandémie et au fait que les institutions semblent avoir reçu moins de demandes d’accès au cours de la dernière année, selon les données compilées à ce jour.

 

Résultats en 2019-2020 et 2020-2021
RÉSULTATS 2019–2020   2020–2021  
Fondées 597 11 % 643 16 %
Non fondées 344 6 % 225 5 %
Réglées 4 057 73 % 2 867 71 %
Abandonnées 530 10 % 325 8 %
TOTAL 5 528 100 % 4 060 100 %
Photo of people discussing in an office

 

Depuis juin 2019, la Loi sur l’accès à l’information donne à la Commissaire à l’information le pouvoir de publier des comptes rendus. Ceux de certaines des enquêtes clés que le Commissariat a terminées en 2020-2021 fournissent des orientations aux institutions et aux parties plaignantes relativement à la position de la Commissaire sur divers articles de la Loi. En 2020‑2021, le Commissariat a aussi publié des documents d’orientation à l’intention des parties plaignantes et des institutions, tout en augmentant du même coup sa gamme de ressources internes pour les enquêteurs.

 

Image de graphiques sur le traitements des plaintes en 2020 et 2021

 

Version textuelle

Résultats des plaintes pour 2020-2021

Fondées 16 %
Non fondées 5 %
Réglées 71 %
Abandonnées 8 %

 

Plaintes enregistrées en 2019-2020 et 2020-2021

Plaintes enregistrées   2019-2020 2020-2021
Plaintes administratives 5 134 3 240
Plaintes de refus 1 038 828
Total de plaintes enregistrées 6 172 4 068

 

Enquêtes terminées en 2019-2020 et 2020–2021

Enquêtes terminées  2019-2020 2020-2021
Plaintes administratives 4 275 3 246
Plaintes de refus 1 253 814
Total de plaintes enregistrées 5 528 4 060

 

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Traitement des plaintes en 2020-2021

Sélectionnez une institution gouvernementale :

 

Dossiers 
actifs au 
1er avril 2020

 

Nouvelles plaintes enregistrées en 2020-2021

 

Enquêtes terminées
en 2020-2021

Résultats

 

Fondées

 

Non fondées

 

Réglées

 

Abandonnées

 

Total
  Dossiers actifs au 1er avril 2020 Plaintes enregistrées en 2020-2021 Enquêtes terminées en 2020-2021 Fondées Non fondées Réglées Abandonnées Total
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada 938 2 507 2 602 100 27 2 429 46 2 602
Gendarmerie royale du Canada 324 275 344 117 25 178 24 344
Agence du revenu du Canada 478 102 129 47 18 37 27 129
Bureau du Conseil privé 202 99 61 35 5 8 13 61
Agence des services frontaliers du Canada 147 137 102 35 13 37 17 102
Défense nationale 219 61 106 69 9 13 15 106
Bibliothèque et Archives Canada 191 51 21 8 8 4 1 21
Affaires mondiales Canada 148 47 81 28 5 10 38 81
Ministère de la Justice Canada 100 91 39 17 11 6 5 39
Service correctionnel Canada 53 92 48 18 1 21 8 48
Parcs Canada 113 16 19 11 1 1 6 19
Services publics et Approvisionnement Canada 51 69 35 11 4 12 8 35
Transports Canada 56 63 39 14 8 12 5 39
Santé Canada 84 27 52 22 8 14 8 52
Ministère des Finances Canada 75 26 23 10 4 4 5 23
Service canadien du renseignement de sécurité 66 33 38 4 19 4 11 38
Environnement et Changement climatique Canada 44 35 18 10 2 4 2 18
Innovation, Sciences et Développement économique Canada 54 14 21 7 1 2 11 21
Société Radio-Canada 47 20 43 6 10 1 26 43
Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada 56 9 24 11 4 3 6 24
Emploi et Développement social Canada 41 18 13 10 2 0 1 13
Sécurité publique Canada 37 20 11 2 1 4 4 11
Services aux Autochtones Canada 35 14 3 1 0 0 2 3
Ressources naturelles Canada 34 6 11 5 0 4 2 11
Régie de l'énergie du Canada 35 0 3 1 1 1 0 3
Sous-total 3,628 3,832 3,886 599 187 2,809 291 3,886
Autres institutions 357 236 174 44 38 58 34 174
Total 3 985 4 068 4 060 643 225 2 867 325 4 060

 

Version textuelle

Traitement des plaintes en 2020-2021

  Dossiers actifs de plainte en 2020-2021     Enquêtes terminées en 2020-2021     Résultats        
  Dossiers actifs au 1er avril 2020 Plaintes enregistrées entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021 Total Plaintes enregistrées avant le 1er avril 2020 Plaintes enregistrées entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021 Total Fondées Non fondées Réglées Abandonnées Total
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada 938 2 507 3 445 892 1 710 2 602 100 27 2 429 46 2 602
Gendarmerie royale du Canada 324 275 599 204 140 344 117 25 178 24 344
Agence du revenu du Canada 478 102 580 95 34 129 47 18 37 27 129
Bureau du Conseil privé 202 99 301 41 20 61 35 5 8 13 61
Agence des services frontaliers du Canada 147 137 284 58 44 102 35 13 37 17 102
Défense nationale 219 61 280 95 11 106 69 9 13 15 106
Bibliothèque et Archives Canada 191 51 242 20 1 21 8 8 4 1 21
Affaires mondiales Canada 148 47 195 75 6 81 28 5 10 38 81
Ministère de la Justice Canada 100 91 191 33 6 39 17 11 6 5 39
Service correctionnel Canada 53 92 145 28 20 48 18 1 21 8 48
Parcs Canada 113 16 129 16 3 19 11 1 1 6 19
Services publics et Approvisionnement Canada 51 69 120 19 16 35 11 4 12 8 35
Transports Canada 56 63 119 23 16 39 14 8 12 5 39
Santé Canada 84 27 111 39 13 52 22 8 14 8 52
Ministère des Finances Canada 75 26 101 18 5 23 10 4 4 5 23
Service canadien du renseignement de sécurité 66 33 99 27 11 38 4 19 4 11 38
Environnement et Changement climatique Canada 44 35 79 15 3 18 10 2 4 2 18
Innovation, Sciences et Développement économique Canada 54 14 68 20 1 21 7 1 2 11 21
Société Radio-Canada 47 20 67 29 14 43 6 10 1 26 43
Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada 56 9 65 22 2 24 11 4 3 6 24
Emploi et Développement social Canada 41 18 59 12 1 13 10 2 0 1 13
Sécurité publique Canada 37 20 57 7 4 11 2 1 4 4 11
Services aux Autochtones Canada 35 14 49 3 0 3 1 0 0 2 3
Ressources naturelles Canada 34 6 40 6 5 11 5 0 4 2 11
Régie de l'énergie du Canada 35 0 35 3 0 3 1 1 1 0 3
Sous-total 3 628 3 832 7 460 1 800 2 086 3 886 599 187 2 809 291 3 886
Autres institutions 357 236 593 110 64 174 44 38 58 34 174
Total 3 985 4 068 8 053 1 910 2 150 4 060 643 225 2 867 325 4 060

 

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Parmi les milliers d’enquêtes terminées par le Commissariat cette année, quatre d’entre elles, dont trois enquêtes systémiques, ont porté sur des questions clés concernant les institutions ci-dessous.

Défense nationale

Heading image for National Defence

 

L’enquête systémique sur le traitement global des demandes d’accès à l’information par la Défense nationale a été lancée en partie en réponse à de sérieuses allégations faites au cours des audiences préalables au procès du vice-amiral Mark Norman, en plus de conclusions tirées par le Commissariat dans le cadre d’une enquête antérieure mettant en cause le Cabinet du Juge-avocat général.

Dans les deux cas, il a été allégué que la Défense nationale avait indûment prélevé de l’information pour répondre à une demande. Les préoccupations soulevées par ces conclusions et allégations ont justifié une intervention immédiate et ont incité le Commissariat à enquêter davantage.

La Commissaire a relevé des points et a communiqué ses conclusions au ministre de la Défense nationale, qui a convenu que d’importantes améliorations étaient nécessaires pour veiller à ce que la Défense nationale respecte pleinement ses obligations en vertu de la Loi

En réponse aux recommandations du Commissariat, la Défense nationale a entrepris des changements pour améliorer ses processus d’accès à l’information, dont les suivants :

  • élaborer et mettre en œuvre une instruction permanente d’opérations qui établira clairement les critères permettant de s’assurer que l’intention initiale de la demande est respectée;
  • élaborer et tenir à jour un document de référence qui énumère et explique les programmes 
    et le mandat de chaque direction générale ou secteur de programme ainsi que les principaux domaines d’intérêt;
  • veiller à ce que les consultations et les discussions soient aussi efficaces que possible en accordant aux secteurs de programme un délai raisonnable, mais précis, pour répondre aux demandes et aux consultations, et en encourageant le recours aux discussions en personne et en téléconférences, plutôt que le recours aux courriels et aux lettres, afin de faciliter les consultations;
  • examiner les options technologiques et les systèmes sans papier qui permettent le transfert électronique sécurisé des documents à l’intérieur des systèmes classifiés de la Défense nationale afin de réduire les risques de perte ou d’endommagement des documents et de faciliter la gestion de l’information;
  • accroître la communication et la formation à l’intention des employés afin de s’assurer que les secteurs de programme comprennent pleinement leurs responsabilités en vertu de la Loi concernant les conséquences d’une entrave et de faire en sorte que la conformité à la Loi soit un objectif de travail obligatoire pour tous les employés dont les responsabilités principales ou secondaires se rapportent à l’accès à l’information.

Gendarmerie royale du Canada 

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Le Commissariat a entrepris une enquête sur les problèmes systémiques concernant l’incapacité de la GRC à répondre en temps opportun aux demandes d’accès. Il a reçu de nombreuses plaintes selon lesquelles la GRC était constamment incapable de respecter les délais prévus par la Loi pour répondre à ce type de demandes.

Le rapport spécial déposé au Parlement à la suite de cette enquête expose en détail six domaines problématiques ayant une incidence sur la capacité de la GRC à répondre aux demandes d’accès en temps opportun. Il propose également 15 recommandations pour s’attaquer efficacement à ces problèmes.

La Gendarmerie royale du Canada a réagi à l’appel au leadership lancé par le Commissariat à l’information

Jusqu’à présent, l’enquête a mené à la création d’une équipe spécialisée dans les technologies de l’information à la GRC. Celle-ci est chargée d’examiner des solutions technologiques qui faciliteront la transition d’une organisation ayant recours à des systèmes d’archivage désuets vers une organisation sans papier. La GRC a également créé un comité de consultation des divisions, où chaque division fournit des ressources pour assurer une bonne représentation de l’ensemble des secteurs et des régions de l’organisation.

Au cours de la dernière année, la GRC a fait figure d’exemple en matière de réactivité pendant la pandémie, en raison du nombre de dossiers fermés et d’un arriéré qui n’a pas augmenté. La GRC cherche des moyens d’ajouter des ressources et d’améliorer ses processus généraux, son système d’approbation ainsi que la numérisation et la réception de l’information en temps opportun. La commissaire de la GRC et le ministre de la Sécurité publique ont tous deux réaffirmé leur engagement à régler pleinement les problèmes mis en lumière par l’enquête. La Commissaire à l’information attend avec impatience les résultats concrets de ces mesures et continuera de surveiller le rendement de cette institution au cours de l’année à venir..

Patrimoine canadien

Heading photo for Canadian Heritage

 

La Commissaire a pris l’initiative d’une plainte contre Patrimoine canadien (PCH) après avoir appris que l’institution aurait suspendu le traitement des demandes d’accès en raison de la pandémie de COVID‑19.

L’enquête a permis de révéler que, entre le 16 mars et le 10 juillet 2020, PCH n’a pas respecté ses obligations juridiques en matière d’accès à l’information, lesquelles n’avaient pas été suspendues pendant la pandémie.

Pendant cette période, le personnel du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de PCH n’a pas eu accès à son lieu de travail et a été incapable d’accéder à distance à son réseau. Cette situation a créé un arriéré de 224 demandes d’accès.

L’enquête a eu une incidence sur Patrimoine canadien  

Le ministre du Patrimoine canadien a assuré le Commissariat que, même si des « choix difficiles » ont dû être faits dans les premiers jours de la pandémie, PCH s’est engagé à fournir en tout temps aux Canadiens un accès à l’information et que des mesures ont été mises en place pour assurer le plein respect de l’intention et de l’esprit de la Loi.

À la suite de cette enquête, PCH a pris des mesures pour respecter ses obligations juridiques et s’est efforcé de traiter l’arriéré de demandes découlant de la suspension de ses activités en matière d’accès. Il a également publié ses progrès sur son site Web.

En partenariat avec Services partagés Canada, PCH a aussi fait l’acquisition d’un serveur avec accès à distance sur lequel sont hébergés tous les dossiers de classification « Protégé B » ou inférieure. Le nouveau serveur, assorti de tous les logiciels requis, permet au personnel de répondre aux demandes à distance.

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada 

Photo for IRCC heading

 

En 2020‑2021, la Commissaire a conclu une enquête systémique qu’elle avait entreprise concernant Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). L’enquête s’est penchée sur le traitement des demandes d’accès à l’information pour mieux comprendre l’augmentation spectaculaire du nombre de demandes qu’IRCC a reçues entre le 1er avril 2017 et le 26 février 2020 ainsi que du nombre de plaintes déposées contre cette institution auprès du Commissariat. Elle visait aussi à proposer des mesures à cet égard. Le Commissariat a fermé 2 601 dossiers de plainte mettant en cause IRCC en 2020‑2021, essentiellement des plaintes administratives concernant des réponses tardives. Dans de nombreux cas, le Commissariat a constaté qu’IRCC avait déjà répondu aux demandes d’accès. Par conséquent, il a été en mesure de régler rapidement la grande majorité des plaintes.

Bien que l’enquête ait été terminée en 2020‑2021, le rapport spécial, qui s’y rapporte et qui fournit des recommandations à IRCC, a été déposé plus tard, à savoir en mai 2021. Ce rapport spécial met en évidence les priorités auxquelles l’institution est invitée à se consacrer, notamment la nécessité de transformer sa façon de fournir de l’information à ses clients, de sorte à réduire le besoin de présenter des demandes d’accès. 

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada s’efforce d’améliorer l’expérience client en matière d’immigration 

Quelques jours après que le Commissariat a terminé son enquête, IRCC a envoyé à la Commissaire un plan détaillant ses engagements, accompagné des délais correspondants, en réponse aux questions soulevées dans le cadre de l’enquête. Ce plan souligne également d’autres initiatives en matière d’accès à l’information entreprises par divers secteurs de l’institution.

La Commissaire se dit encouragée par la réaction favorable d’IRCC concernant ses recommandations.

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Au chapitre des litiges

La Cour fédérale est actuellement saisie de trois recours, dans le cadre desquels la Commissaire à l’information comparaît au nom des parties plaignantes. Ces recours visent la communication, par Santé Canada, des deuxième et troisième caractères des codes postaux et des noms de villes concernant les personnes autorisées à cultiver la marijuana et à l’utiliser à des fins médicales depuis 2017.

Santé Canada n’a communiqué que le premier caractère des codes postaux. Il n’a pas dévoilé les deuxième et troisième caractères ni le nom des villes, au motif qu’il s’agissait de renseignements personnels. Dans le cadre d’enquêtes menées sur des plaintes relatives aux réponses de Santé Canada à des demandes d’accès, la Commissaire a conclu qu’il était possible de révéler des caractères supplémentaires de codes postaux ainsi que d’autres noms de villes sans divulguer de renseignements personnels, car cela ne permettrait pas d’identifier les personnes concernées. Comme ces données ne sont pas des renseignements personnels, elles doivent être prélevées et communiquées à la partie plaignante. La Commissaire a recommandé à Santé Canada de communiquer des caractères supplémentaires de codes postaux ainsi que d’autres noms de villes. Or, Santé Canada a refusé.

Les observations écrites et les éléments de preuve des parties seront déposés auprès de la Cour à l’été 2021. Une audience est prévue à l’automne 2021

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Observations sur l’état du système d’accès

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En janvier 2021, la Commissaire à l’information a transmis au président du Conseil du Trésor ses observations écrites concernant l’examen du système d’accès à l’information entrepris en juin 2020. Ces observations comportaient deux parties, la première contenant des constatations générales sur l’état du système d’accès et la seconde proposant des solutions concrètes sur la manière d’améliorer ce système sans attendre les modifications législatives. Les observations font la synthèse des mesures pouvant être prises dès maintenant pour améliorer le système dans son ensemble.

Au cours des enquêtes menées en 2020‑2021, le Commissariat à l’information a compilé des observations supplémentaires sur les vulnérabilités du système d’accès au Canada. Certaines vulnérabilités sont une conséquence directe de la pandémie. D’autres sont des problèmes de longue date exacerbés par la pandémie.

En voici quelques-unes :

  • le manque de réactivité dans les bureaux de première responsabilité;
  • les déficiences dans l’infrastructure de traitement des demandes;
  • les unités responsables de l’accès à l’information en manque de ressources et submergées de demandes, ce qui entraîne des retards.

Le fait que bon nombre de fonctionnaires ont passé l’année à travailler à distance, sans accès aux dossiers papier, aux renseignements protégés et à d’autres ressources, a considérablement entravé la collecte des documents demandés et, par conséquent, la capacité de traiter les demandes et de réagir aux plaintes. Le défaut de ne pas adopter de bonnes pratiques en matière de gestion de l’information peut également avoir eu pour conséquence l’absence de création de certains documents d’intérêt public, tandis que le fait de ne pas avoir trié ou classé correctement les documents peut avoir entraîné l’absence de documents pertinents.

La surclassification des documents a créé des problèmes dans certaines institutions : l’hébergement de ces documents sur des serveurs sécurisés hors de portée des employés travaillant à distance. S’ils avaient été correctement classifiés, ces documents auraient été plus facilement accessibles.

Le Commissariat a aussi constaté que le système d’accès à l’information repose largement sur des logiciels qui n’ont pas été mis à jour depuis des années et sur des procédures bureaucratiques qui n’ont pas évolué. Même avant la pandémie et l’adoption généralisée de modalités de travail souples, le manque chronique de ressources a créé des arriérés dans le traitement des demandes d’accès qui n’ont cessé d’augmenter d’une année à l’autre. Bien qu’une lente amélioration ait été observée l’année dernière, il existe encore des institutions où le réseau ne peut pas gérer la quantité de documents à traiter, ce qui oblige les employés à travailler le soir, la nuit ou les fins de semaine.

Un autre problème propre à la pandémie est la façon dont les nouvelles modalités de travail adoptées dans le cas d’une grande partie de la fonction publique ont eu une incidence sur les pratiques de documentation. En effet, le travail à distance a nécessité le recours à d’autres outils, tels que la technologie des réunions en ligne et la messagerie instantanée. Il est à craindre que les décisions ne soient pas correctement consignées lors de l’usage de ces outils, ce qui soulève des questions sur la manière dont l’information est gérée et stockée, et sur la façon dont elle pourrait être communiquée aux Canadiens.

Dans certaines institutions, le personnel non essentiel avait un accès limité au réseau, ce qui a posé problème dans la gestion de l’information et la réponse aux demandes d’accès visant cette information. Certaines pratiques archaïques, comme les processus reposant sur support papier, sont devenues encore plus inefficaces à cause des restrictions d’accès aux lieux de travail.

La pandémie a également précipité l’adaptation aux progrès technologiques, comme l’amélioration de la capacité de télétravail des institutions et des unités de l’AIPRP dans l’ensemble du gouvernement. La transmission de documents par voie électronique, la signature électronique et le passage des documents papier aux documents électroniques sont autant de facteurs qui renforcent le système d’accès. Il convient de noter que les institutions mettent en commun les pratiques exemplaires par l’entremise de divers réseaux interministériels, ce qui doit être encouragé et félicité.

À la fin de l’exercice 2020‑2021, la plupart des institutions subissaient encore les effets défavorables du travail à distance et des restrictions imposées relativement à l’accès aux lieux de travail. En fait, si certaines institutions ont amélioré leur capacité au cours de l’année, beaucoup d’autres fonctionnaient encore à capacité restreinte au 31 mars 2021

Il y a eu un manque de réactivité de la part de certains bureaux de première responsabilité, les secteurs de programme (internes aux institutions) qui sont chargés de répondre aux demandes d’accès reçues par les unités de l’AIPRP.

S’il est vrai que certains bureaux de première responsabilité participaient activement à l’intervention du gouvernement face à la crise liée à la COVID‑19 et qu’ils devaient trouver un équilibre entre cette responsabilité supplémentaire et la réponse aux demandes d’accès, ce manque de réactivité pourrait également provenir d’une complaisance dans le domaine de l’accès.

Cette culture de complaisance se caractérise par l’idée que le fait de répondre aux demandes d’accès distrait les employés de leur travail, alors qu’il s’agit en réalité d’une partie essentielle de leurs responsabilités en tant que fonctionnaires, soit de promouvoir la transparence dans les activités du gouvernement.

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Parmi les observations recueillies par le Commissariat dans le cadre des enquêtes menées en 2020-2021, celles qui suivent pourraient aussi bénéficier aux institutions qui cherchent à améliorer leur rendement en matière d’accès. 

Respect du délai de trente jours

Toutes les institutions fédérales doivent garder à l’esprit que le délai de trente jours alloué pour répondre aux demandes n’est pas une simple suggestion. Il est imposé par la Loi, sous réserve de prorogations de délai valablement invoquées. Il faut cesser de faire peu de cas des prorogations et des retards injustifiés ou de les tolérer.

L’ensemble des institutions doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour respecter la lettre et l’esprit de la Loi. Comme le montrent les statistiques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ainsi que les nombreuses plaintes traitées par le Commissariat, la Loi n’est souvent pas respectée. 

Communiquer les renseignements utiles et précieux

Au-delà de la nécessité de disposer de meilleurs outils pour documenter les mesures et les décisions clés, un changement total de culture s’impose dans l’ensemble des institutions quant à la manière dont les renseignements gouvernementaux utiles et précieux sont communiqués. De nombreux Canadiens n’ont tout simplement pas accès à l’information qui leur permettrait de comprendre les politiques du gouvernement et de remettre en question ses décisions.

C’est la raison pour laquelle la divulgation volontaire doit être plus largement appliquée, en plus du respect des exigences législatives se rapportant à la divulgation proactive. Les institutions doivent faire preuve de transparence dès le départ et divulguer davantage de renseignements de manière systématique, indépendamment de leurs obligations juridiques en la matière.

Ainsi, l’application de ce principe, qui est au cœur d’un gouvernement ouvert par défaut, peut réduire le nombre de demandes d’accès que les institutions reçoivent. Cela dit, les renseignements divulgués volontairement doivent être réellement pertinents pour le public et permettre une meilleure compréhension des décisions et des politiques du gouvernement. Voilà qui explique pourquoi les pratiques de divulgation proactive consistant à déverser sans discernement des données sans intérêt ou à publier des renseignements sans importance, dans le seul but de faire preuve de transparence et d’ouverture, ne respectent pas pleinement ce principe.

Pour déterminer quelle information revêt un grand intérêt pour le public, les institutions peuvent mettre à profit leur expertise interne en matière d’accès. En effet, lorsqu’une information de valeur n’est pas facilement accessible, les personnes se tournent vers le système d’accès à l’information. Les unités de correspondance représentent également une bonne source d’informations relativement aux questions fréquemment posées et aux sujets d’intérêt 
pour les citoyens.

Investir dans les ressources humaines

Sans perdre de vue l’objectif de traiter un grand nombre de demandes d’accès, un besoin urgent s’impose à l’échelle du gouvernement : investir adéquatement dans les ressources humaines de ce domaine en créant des bassins, en embauchant du personnel suffisamment qualifié et en élaborant une formation continue appropriée aux employés. L’article 96 de la Loi permet aux institutions fédérales de « fournir des services relatifs aux attributions conférées au responsable d’une institution fédérale au titre de la présente loi à une autre institution fédérale placée sous l’autorité du même ministre ».

La création d’un bassin central de « capacité d’intensification », composé de ressources expérimentées passant d’une institution à l’autre en fonction des besoins, pourrait également être étudiée à l’échelle fédérale. En pleine pandémie de COVID‑19, un tel bassin aurait pu être affecté aux petites institutions qui ne disposaient pas des ressources nécessaires pour faire face à la crise.

La création d’un tel bassin pourrait minimiser la forte concurrence qui existe entre les institutions pour s’approprier les spécialistes du domaine. De plus, des partenariats avec le monde universitaire pourraient être explorés afin de créer une expertise en matière d’accès à l’information, par exemple, au moyen d’un programme d’accréditation.

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Adaptation à une nouvelle réalité

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Maintenir nos activités

Investir dans nos ressources

Cette année, le programme de perfection­nement professionnel (PPP) du Commissariat à l’information, mis en place pour faciliter l’avancement professionnel des enquêteurs, a été reconfiguré et étendu à des niveaux subalternes. Au fur et à mesure que les enquêteurs progressent dans le programme, des dossiers plus complexes leur sont confiés. Le PPP étendu a été lancé le 1er avril 2020 afin de permettre l’avancement professionnel des enquêteurs dès le premier échelon. Compte tenu de l’engagement visant à investir dans nos ressources, le personnel reçoit de la rétroaction, de la formation de même que de l’encadrement sous forme de mentorat nécessaires pour terminer le programme.

Lorsque le financement permanent pour embaucher des enquêteurs supplémentaires que la Commissaire à l’information demandait depuis le début de son mandat a été obtenu en août 2020, le Commissariat a pu agir rapidement afin d’accroître son effectif global, malgré les modalités de travail à distance en cours et les difficultés associées à la gestion des processus de recrutement en temps de pandémie.

Approche par portefeuille

Cette année, le Secteur des enquêtes et de la gouvernance a profité de l’occasion pour renforcer l’approche par portefeuille adoptée avant la pandémie. Cette approche consolide la gestion des plaintes administratives et de refus au sein de chacune des équipes, ce qui donne à chaque direction la responsabilité globale de traiter les plaintes de tous les types à l’égard des institutions qui lui sont assignées.

La mise en œuvre complète de l’approche par portefeuille, associée au PPP, permet aux enquêteurs de comprendre le type d’information produite par un groupe particulier d’institutions ainsi que l’application de la Loi aux documents en question.

Technologie de l’information

Étant donné que le personnel a travaillé à distance tout au long de l’exercice, le Commissariat a vu sa demande d’accès au réseau augmenter considérablement. Le passage soudain à des activités et à des enquêtes essentiellement électroniques a nécessité l’accélération de l’introduction de plateformes en ligne, telles que MS Teams et SharePoint, afin de donner aux employés la possibilité de transmettre des documents et de collaborer dans un environnement virtuel. Ce changement a également engendré les essais et le lancement d’un logiciel de vidéoconférence et l’ajout de plateformes de sondages et de formation en ligne. Les plateformes de clavardage ont, elles aussi, renforcé la capacité du Commissariat à être pleinement fonctionnel dans un espace virtuel.

Les mesures introduites au cours de cette période, notamment les enquêtes entièrement électroniques (passage à un environnement sans papier et numérisation de toutes les étapes du processus d’enquête), la collaboration en ligne, la souplesse, le travail à distance ainsi que d’autres solutions, continueront dans l’avenir à être au cœur des activités du Commissariat. 

Gouvernance

En 2020‑2021, le Commissariat a mis en place une nouvelle structure de gouvernance qui officialise son mode de fonctionnement, en fonction des priorités de la Commissaire. Par exemple, dorénavant, un nouveau Comité de gouvernance du Web et des médias sociaux encadre les sites intranet et Web du Commissariat, en plus de la présence de ce dernier sur les médias sociaux, en collaboration avec l’ensemble de l’organisation. La structure de gouvernance est également conçue pour permettre la création de nouveaux organes ad hoc ainsi que fournir plusieurs forums facilitant la contribution du personnel et l’échange de renseignements.

Plus que jamais au cours du dernier exercice, le bien-être du personnel du Commissariat a été au cœur des priorités de la Commissaire et de son équipe de direction. Alors que les membres du Comité de la haute direction se réunissent chaque semaine, un groupe de cadres supérieurs dévoués sont également bien représentés et participent pleinement aux travaux de divers comités organisationnels, notamment au Comité de santé, de sécurité et de mieux-être au travail.

Enfin, un nouveau Cadre ministériel des résultats a été élaboré et diffusé afin de mieux refléter les priorités de la Commissaire. Devant entrer en vigueur en 2021-2022, il orientera aussi l’élaboration d’indicateurs de rendement clés et d’objectifs à atteindre dans les enquêtes.

Se concentrer sur l’avenir

Au-delà de 2020

L’exercice 2020‑2021 a vu la mise en œuvre du premier PCA du Commissariat et la mise sur pied du Comité du PCA. Au début de la pandémie, les membres de ce comité se réunissaient deux fois par semaine avec la Commissaire et les sous-commissaires pour communiquer de l’information, répondre aux orientations stratégiques, mettre en œuvre des décisions opérationnelles et informer les organismes centraux de l’état des activités et des mesures prises en raison de la COVID‑19. Afin de faciliter les modalités de travail à distance et de prévoir le retour à un environnement de travail « normal » après la pandémie, le Comité du PCA a finalement été remplacé par le Groupe de travail au-delà de 2020. Ce dernier a été chargé de définir la vision du Commissariat pour son futur milieu de travail ainsi que les principes directeurs qui aideront à tracer la voie à suivre pour l’organisation au cours des mois à venir.

Au cours de l’exercice, le Groupe de travail au-delà de 2020 a effectué un sondage auprès des employés sur les besoins en équipements afin qu’ils puissent faire du télétravail de manière efficace. Il a également publié une feuille de route pour le retour au bureau qui définit plusieurs étapes à suivre ainsi que les exigences pour chacune d’entre elles. La feuille de route a été présentée à l’ensemble du personnel et a fait l’objet d’une communication par la Commissaire lors d’une réunion mensuelle virtuelle de tout le personnel, connue sous le nom de « l’Heure de la Commissaire ».

Au fil du temps, le Groupe de travail s’est de plus en plus concentré sur la définition d’une vision pour le Commissariat de l’avenir. La hausse du nombre d’embauches, attribuable au financement permanent, avait déjà amené le Commissariat à se demander si ses bureaux actuels pouvaient être rénovés ou si des locaux supplémentaires seraient nécessaires dans l’avenir. Cependant, le succès continu du travail à distance a mené le Commissariat à revoir ses besoins réels en matière de locaux et la façon dont il effectuera ses activités dans l’avenir.

Soutenir notre équipe

L’exercice 2020‑2021 était le premier du nouveau plan stratégique quinquennal, mis en place à l’automne 2020. Le plan a permis d’établir de nouvelles vision et mission pour l’organisation, ainsi que cinq nouvelles valeurs et trois piliers stratégiques qui guideront son travail au cours des cinq prochaines années. Faisant écho à l’un des piliers, « Investir dans nos ressources et les appuyer », le Commissariat a mené deux sondages sur la santé mentale des membres du personnel pour évaluer la façon dont ils gèrent le travail à distance et le type de soutien dont ils ont besoin ainsi que pour connaître leur avis sur le retour au travail.

Le Commissariat a également revu et mis à jour sa Directive sur le télétravail de même que son Code de valeurs et d’éthique, en plus de lancer de nouveaux programmes et services par l’intermédiaire de fournisseurs, tels que le Bureau de l’ombudsman de la santé mentale. Grâce à un protocole d’entente avec Santé Canada, la capacité du Commissariat à mener des enquêtes externes relativement à des plaintes de harcèlement ou des actes répréhensibles a été élargie.

Un programme triennal d’activités et de ressources visant à soutenir la santé mentale des employés est actuellement mis à jour, conformément aux commentaires recueillis lors des sondages auprès du personnel. Des stratégies révisées et un plan d’action détaillé seront lancés en 2021-2022. Qui plus est, le Commissariat veillera à promouvoir la diversité et l’inclusion en milieu de travail, en accueillant et en valorisant les contributions des femmes, des peuples autochtones, des personnes handicapées ainsi que des membres des groupes racialisés et des communautés LGBTQ2.

Dans les premiers mois de la pandémie

Le Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR) et le Plan de sécurité de l’organisation constituaient les principales références du Commissariat en matière de risques. Il s’agit de documents exhaustifs qui ont été mis à jour grâce aux contributions de toute l’organisation. Le Commissariat a pris en compte les risques qu’il a cernés lorsqu’il a mis à jour le Plan de continuité des activités (PCA) au début de 2020 et l’a mis en œuvre au cours des premiers mois de la pandémie. Les nombreuses réunions relatives au PCA ont permis de prendre des mesures à l’égard des risques immédiats, tout en s’appuyant sur le PVEAR.

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À propos du Commissariat à l’information

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Au Canada, la Loi sur l’accès à l’information est entrée en vigueur en 1983 et elle permet aux Canadiens d’accéder à de l’information provenant de dossiers gouvernementaux. La Loi a défini l’information à laquelle il était possible d’accéder et a imposé des délais de réponse.

Le Commissariat à l’information a été créé la même année pour soutenir le travail du Commissaire à l’information du Canada. Le Commissariat mène des enquêtes confidentielles sur des plaintes concernant le traitement des demandes d’accès à l’information par les institutions fédérales et donne l’occasion aux parties plaignantes et aux institutions de faire valoir leur point de vue.

Le Commissariat s’efforce de maximiser la conformité à la Loi en utilisant toute la gamme d’outils, d’activités et de pouvoirs à la disposition de la Commissaire. Ceux-ci comprennent notamment la capacité de négocier avec les parties plaignantes et les institutions sans qu’il soit nécessaire de procéder à des enquêtes officielles ainsi que la formulation de recommandations et/ou d’ordonnances pour régler les questions à l’issue des enquêtes. Le Commissariat appuie aussi la Commissaire dans son rôle de conseillère auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions touchant l’accès à l’information. De plus, il plaide continuellement en faveur d’un accès accru à l’information au Canada, par des initiatives ciblées comme la Semaine du droit à l’information et par un dialogue constant avec les Canadiens, le Parlement et les 
institutions fédérales.

La Commissaire est épaulée par un personnel d’environ 135 employés, sous la direction de trois sous-commissaires : Enquêtes et Gouvernance, Services juridiques et Affaires publiques ainsi que Services organisationnels, Planification stratégique et Services de transformation.

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Annexe – Rapport annuel de la commissaire à l’information ad hoc

L’année qui vient de s’écouler a été éprouvante pour chacun d’entre nous, que ce soit du point de vue personnel ou professionnel. Néanmoins, ce fut un réel plaisir de poursuivre mon travail au service de tous ceux qui ont sollicité mon aide. À cet égard, bien des personnes ont pris le temps de me faire part de leurs préoccupations par écrit, assorties d’observations détaillées et de documents à l’appui. Ces préoccupations découlaient aussi bien d’enquêtes en cours menées par le Commissariat que des résultats obtenus à l’issue de celles-ci.

Les pouvoirs qui me sont délégués en tant que commissaire à l’information ad hoc ne me permettent pas d’examiner les enquêtes du Commissariat mettant en cause d’autres organismes publics. Ce sont des cas qui doivent être portés devant les tribunaux et qui, en tant que tels, ne sont pas de mon ressort. Quoi qu’il en soit, j’ai tout de même pris soin de répondre aux personnes concernées en leur expliquant pourquoi je ne pouvais intervenir. Par ailleurs, j’ai informé le Commissariat de ces cas. Ainsi, ce dernier sera en mesure d’aborder ces préoccupations directement avec les personnes concernées, le cas échéant.

Du 1er avril 2020 au 31 mars 2021, j’ai reçu un total de 42 cas, dont 20 concernaient des dossiers individuels.

  • Avis du Commissariat : 1 (prorogation de délai, aucune plainte n’a été déposée)
  • Plaintes non recevables : 9
  • Plaintes faisant l’objet d’une enquête : 32
    • Rapidité de réponse de la part du Commissariat : 2 (réglées)
    • Conclusion – aucune enquête supplémentaire n’est nécessaire / non recevable : 28 (délais échus, au-delà de ma compétence, etc.)
    • Rapport de conclusions – nécessite une réponse de la part du Commissariat : 
      2 (aucune recommandation)

Parmi les plaintes examinées cette année, deux ont fait l’objet d’un rapport de conclusions quant au caractère licite des réponses qu’a données le Commissariat à la suite de demandes d’accès à l’information. Quant à ces deux plaintes, j’ai constaté que les réponses ont été données conformément aux règles prescrites par la Loi, sans autre recommandation. Il convient de souligner la question abordée : les demandeurs souhaitaient avoir accès au contenu des dossiers d’enquête du Commissariat.

Ayant traité des cas similaires dans le passé, je crois qu’il est approprié de souligner les règles sur lesquelles se base le Commissariat pour décider d’accorder ou non l’accès aux renseignements qui se trouvent dans ses dossiers d’enquête.

La Loi sur l’accès à l’information accorde à toute personne le droit de demander et d’obtenir l’accès à tout document pertinent relevant d’une institution fédérale, dont le Commissariat qui est lui-même assujetti à la Loi.

Dans certains cas, la Loi peut limiter ce droit d’accès et ainsi empêcher la communication des renseignements demandés. Dans une telle situation, le demandeur peut déposer une plainte, un droit que lui confère la Loi. Une plainte concernant une demande d’accès faite auprès du Commissariat est adressée à la commissaire ad hoc, nommée pour mener ce type d’enquête mettant en cause le Commissariat.

Il est communément admis que l’accès du public aux renseignements contenus dans les dossiers des autorités publiques chargées de l’application de la Loi et des enquêtes est limité et qu’il dépend de facteurs tels que l’identité du demandeur, l’objet de l’enquête et le moment de la demande elle-même (que ce soit pendant le processus d’application de la Loi / l’enquête ou à la fin de ceux-ci).

La Loi reconnaît ce fait et étend l’application de ce principe au Commissariat (ainsi qu’aux autres agents du Parlement) :

16.1(1) Sont tenus de refuser de communiquer les documents qui contiennent des renseignements créés ou obtenus par eux ou pour leur compte dans le cadre de tout examen, enquête ou vérification fait par eux ou sous leur autorité :

a) le vérificateur général du Canada;
b) le commissaire aux langues officielles du Canada;
c) le Commissaire à l’information;
d) le Commissaire à la protection de la vie privée.

En termes simples, cette disposition limite l’accès aux documents faisant l’objet de vérifications, d’examens ou d’enquêtes, ce qui constitue une exception au droit d’accès dont la portée est autrement large. Le paragraphe 16.1(1) prévoit que les renseignements obtenus par le Commissariat et les documents contenus dans ses dossiers d’enquête ne peuvent jamais être communiqués. Ainsi, le Commissariat n’a d’autre choix que de refuser l’accès à ce type de renseignements. D’autre part, le paragraphe 16.1(2) sert d’exception à cette règle :

16.1(2) Toutefois, aucun des commissaires mentionnés […] ne peut […] refuser de communiquer les documents qui contiennent des renseignements créés par lui ou pour son compte dans le cadre de toute enquête […] faite par lui ou sous son autorité une fois que l’enquête ou la vérification et toute instance afférente sont terminées. (Soulignement ajouté)

Le passage que j’ai souligné porte sur les renseignements qui ont été créés au cours d’une enquête par opposition à ceux qui ont été obtenus de la manière indiquée au paragraphe 16.1(1) ci-dessus. Cela signifie que les renseignements créés par le Commissariat au cours de ses enquêtes doivent être communiqués sur demande. Il existe toutefois une condition préalable à cet accès : l’enquête sur la plainte doit d’abord être terminée.

Dans le cadre de mon examen de ces cas, un autre élément en est ressorti : la source des renseignements demandés. Nous savons que le Commissariat dispose de différentes équipes qui exécutent diverses tâches, comme la fonction d’enquête. Des gens demandent au Commissariat des renseignements qui ont été consignés par d’autres équipes, telles que le groupe chargé des enquêtes. La Loi ne tient cependant pas compte de la source des renseignements demandés. C’est la raison pour laquelle le Commissariat a adopté une approche selon laquelle ses équipes sont considérées comme distinctes les unes des autres pour appliquer les règles en matière d’accès à l’information susmentionnées.

Par exemple, des demandes d’accès sont présentées au Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Commissariat. Lorsqu’un demandeur cherche à accéder à des renseignements se trouvant dans les dossiers d’une autre équipe du Commissariat, le Secrétariat de l’AIPRP doit traiter cette équipe comme une source distincte et indépendante, tout comme s’il s’agissait d’une autre institution. Dans le cadre de son traitement de la demande, le Secrétariat de l’AIPRP recevra de cette équipe les documents contenant les renseignements qui se rapportent à la demande. 

Les règles de communication des renseignements sont alors appliquées de la manière suivante : tout renseignement obtenu dans le cadre de l’enquête menée par le Commissariat est considéré comme un « renseignement obtenu » et ne peut donc jamais être communiqué à la personne qui le demande. Toutefois, en ce qui concerne ces mêmes documents, les renseignements créés dans le cadre de l’enquête menée par le Commissariat sont considérés comme des « renseignements créés ». Ils peuvent donc être communiqués au demandeur une fois l’enquête terminée.

La communication des renseignements demandés découlant de telles situations peut être difficile à comprendre, puisque nous percevons le Commissariat comme une seule entité. Cependant, en ce qui concerne les cas que j’ai examinés à ce jour, j’ai constaté que les processus appliqués par le Commissariat et son évaluation des renseignements qu’il examine, selon qu’ils ont été obtenus ou créés, sont efficaces et conformes au droit.

Somme toute, dans le but d’informer le public et de mettre en évidence l’application des règles importantes concernant l’accès à l’information se trouvant dans les dossiers d’enquête du Commissariat, je souligne que :

  • les renseignements obtenus par le Commissariat (tels que ceux recueillis dans le cadre d’enquêtes menées par le Commissariat) ne peuvent jamais être communiqués par celui-ci;
  • les renseignements créés par le Commissariat (tels que ceux créés dans le cadre d’enquêtes menées par le Commissariat) peuvent être communiqués par celui-ci à la personne qui en fait la demande, à condition que l’enquête en question soit terminée;
  • le Commissariat considère son équipe des enquêtes comme une source distincte aux fins d’application de ces deux règles dans le cadre du traitement des demandes d’accès.

Pour terminer, j’espère que mon rapport annuel a réussi à expliquer de manière utile le travail que je fais en tant que commissaire ad hoc et qu’il contribuera à atteindre cet objectif. Je me réjouis aussi à l’idée de continuer à rendre service à ceux qui solliciteront mon aide au cours de l’année à venir.

Respectueusement soumis,

Anne E. Bertrand, c.r.
Commissaire ad hoc

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