L’accès à l’information en cette période extraordinaire
Gatineau (Québec,) le 2 avril 2020 — En cette période extraordinaire, il est normal qu’en tant que société, notre attention soit concentrée sur les questions existentielles que sont la santé publique et la sécurité. Nous reconnaissons tous que nos dirigeants et décideurs doivent être en mesure de réagir rapidement aux événements et de prendre des décisions en temps opportun pour le bien des Canadiens.
Dans ces circonstances, l’accès à l’information et la gestion de l’information ne sont pas nécessairement la priorité des institutions gouvernementales, dont le travail quotidien porte, entre autres, sur la prise rapide de décisions et de mesures concernant des enjeux primordiaux comme la santé publique et le soutien financier essentiel pour les Canadiens.
Néanmoins, si le gouvernement veut inspirer à la population canadienne la confiance nécessaire pour passer ensemble à travers cette situation difficile, il faut que la prise de décisions rapide et la documentation des décisions et des mesures qui en découlent aillent de pair.
La semaine dernière, le premier ministre a dit aux Canadiens que, pour rendre des comptes au Parlement et conserver la confiance du public, la transparence est cruciale.
Lorsque le moment viendra, et il viendra, de rendre compte de toutes les mesures prises et des vastes ressources financières déployées par le gouvernement durant cette urgence, les Canadiens s’attendront à avoir un portrait complet des données, des délibérations et des décisions sur les politiques qui ont déterminé la réponse globale du Canada à la COVID-19.
L’accès à cette information est un droit fondamental des Canadiens. Ceux-ci s’attendent à ce qu’elle soit disponible et à ce que le gouvernement la fournisse.
Bien sûr, comme il est impossible de mettre en place des mesures pour assurer la transparence de façon rétroactive, les institutions gouvernementales doivent assurer dès maintenant que des mesures de sauvegarde et des pratiques des décisions adéquates sont mises en place. Un chroniqueur a récemment comparé la situation actuelle à la construction d’un avion pendant qu'il vole. Dans les circonstances actuelles, nous ne pouvons pas nous permettre d’oublier de nous assurer du bon fonctionnement de l’enregistreur de bord, qui enregistre l’information en temps réel durant le vol.
En ce moment, alors que les bureaux du gouvernement sont fermés, je comprends que beaucoup de fonctionnaires travaillent à la maison et, parfois, en utilisant des moyens de communication privés comme leur téléphone ou leur ordinateur personnel, afin de réduire la pression sur l’infrastructure du gouvernement. Chaque jour, le travail qui s’accomplissait auparavant dans les bureaux du gouvernement s'effectue maintenant selon des modalités de travail non conventionnelles.
Cette souplesse et cette créativité sont certes tout à l’honneur de la fonction publique du Canada et illustrent bien son dévouement, mais les ministres et les sous-ministres doivent néanmoins veiller à ce qu’eux-mêmes et leurs employés produisent, sauvegardent et contrôlent les documents dans lesquels sont consignées les décisions et les mesures, et à ce que cette information soit bien gérée en tout temps.
Pour ce faire, il faut poser les bonnes questions puis fournir l’information, les outils et le soutien dont les employés ont besoin pour assumer leurs responsabilités en matière d’accès à l’information et de gestion de l’information.
Par exemple, est-ce qu’on continue à rédiger et conserver des comptes rendus des réunions, même celles qui se font par téléconférence ou vidéoconférence? Est-ce que tous les documents pertinents, y compris les décisions consignées dans un échange de textos entre collègues, se retrouvent dans les dépôts du gouvernement? Les employés comprennent-ils bien ce que constitue « un document à valeur opérationnelle » et que ce type de document doit être conservé?
En tant que commissaire à l’information, je demande aux responsables des institutions fédérales de donner l’exemple à cet égard, en donnant des directives claires et en mettant à jour les guides sur la gestion de l’information pour tenir compte de ce nouvel environnement de travail. De plus, je crois fermement que les institutions devraient montrer la voie à suivre en divulguant proactivement l’information fondamentale pour l’intérêt des Canadiens, particulièrement en cette période de crise, où les Canadiens ont besoin d’avoir confiance et d’être rassurés sans délai par leur gouvernement.
Le droit d’accès est non seulement un moyen de demander des comptes à notre gouvernement, mais c’est aussi un moyen de déterminer comment et pourquoi les décisions et les mesures sont prises, afin d’en tirer des leçons et de mieux faire à l’avenir. C’est seulement en faisant preuve d’une transparence totale, en suivant de bonnes pratiques de gestion de l’information et en respectant le droit d’accès, que le gouvernement peut constituer un registre ouvert et complet des décisions et des mesures prises durant cette période extraordinaire de notre histoire – une période qui servira de fondement aux décisions sur les politiques futures.
Caroline Maynard
Commissaire à l'information du Canada