2017: mai 18 - Procès-verbaux

Réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat à l’information du Canada

18 mai 2017
9 h à 12 h 30
Commissariat à l’information du Canada

Présidente de la réunion : Dyane Adam

Secrétaire du Comité : Richard Rizok

Présents
Membres : Dyane Adam, présidente; David Rattray, membre externe; et Suzanne Legault, commissaire à l’information
Participants habituels : Layla Michaud, dirigeante principale des finances et directrice générale, Services organisationnels, et commissaire adjointe par intérim; Nancy Bélanger, avocate générale et directrice des Services juridiques; et Richard Rizok, agent principal des services financiers

Invités : Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général du Canada (BVG); Patricia Garand, directrice par intérim, Services financiers; Sandra George, directrice, Unité de réception et de règlement rapide; Carmen Garrett, chef des opérations; Marc-André Bujold, directeur des enquêtes, Règlement des plaintes; Allison Knight, directrice principale, Enquêtes; Eric Guertin, directeur, GI-TI; Gino Grondin, avocat général; et Nadine Gendron, avocate.

Compte rendu des décisions

Résumé de la réunion

De l’information est transmise par les Services juridiques, les Finances, la TI et les Enquêtes.

Les participants discutent du Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVER), de Phénix ainsi que de la vérification de la GI et de la TI.

Mot de bienvenue et observations préliminaires

La présidente souhaite la bienvenue à tous les participants et se dit reconnaissante des efforts déployés tout au long de l’exercice financier.

Procès-verbal et mesures de suivi de la réunion du 19 janvier 2017

Les membres approuvent le procès-verbal de la réunion du 19 janvier 2017 à la suite de l’apport d’un petit changement dans le libellé du BVG au sujet de Phénix et de la vérification du BVG. La nouvelle version sera publiée sur le site Web du Commissariat à l’information du Canada (Commissariat).

Il n’y a pas de questions ni de commentaires concernant les mesures de suivi en cours.

Le point sur l’affectation à but spécial (ABS) et les dossiers de plaintes – Présentation par L. Michaud

La commissaire adjointe par intérim aborde la question du nombre de plaintes (1 389) liées aux cas fermés de l’arriéré ainsi que du financement découlant de l’ABS utilisée au cours de l’exercice financier 2016-2017.

Le membre externe demande pourquoi le nombre de plaintes administratives a doublé.

  • La commissaire adjointe par intérim explique que certains ministères ont du mal à répondre en temps opportun aux demandes d’accès à l’information. Ils ont toutefois tendance à transmettre l’information dans les deux mois suivant la réception d’une plainte par le Commissariat.

Le membre externe demande s’il y a des leçons apprises par rapport à la gestion de l’ABS.

  • Les participants discutent des nouveaux processus, de la méthode d’évaluation des dossiers de l’inventaire, de la meilleure compréhension des exigences liées à l’affichage des postes à combler, de la présélection des candidats potentiels de façon à éviter les conflits d’intérêts, de l’établissement de l’infrastructure de la TI, et de la prise de mesures d’adaptation pour les nouveaux employés (emplacement des postes de travail).

La commissaire adjointe par intérim et le secrétaire du CVE abordent la question de la demande de financement pour 2017-2018.

La commissaire adjointe par intérim informe les participants au sujet des statistiques les plus récentes sur l’inventaire des plaintes ainsi que de la nature et de la complexité de certaines des nouvelles plaintes reçues en 2017-2018.

Le point sur les finances – Présentation par P. Garand

Le budget et la demande de financement supplémentaire sont présentés et font l’objet d’une discussion.

Mesure de suivi

Le secrétaire fera parvenir aux membres externes le bilan financier des activités de l’exercice financier 2016-2017 à la suite de sa mise au point définitive.

Renouvellement de la politique sur la gestion financière et la vérification interne – Présentation par R. Rizok

Les participants discutent des changements apportés à la politique sur la gestion financière et la vérification interne ainsi que des répercussions connexes sur le Commissariat et le CVE.

Ils discutent également de l’examen de la délégation des pouvoirs financiers au Commissariat.

Ils abordent aussi la question de la vérification printanière par le BVG de l’approvisionnement et de la fraude, et discutent de la façon dont elle s’applique au Commissariat et aux services d’approvisionnement sous-traités et fournis à la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP).

Le point sur les affaires juridiques – Présentation par N. Bélanger

Les participants discutent de l’année difficile pour les affaires juridiques qu’a été 2016-2017.

Ils passent en revue les affaires en instance pour lesquelles une décision est attendue.

Enfin, ils parlent des stratégies juridiques et des priorités de l’équipe juridique pour 2017-2018.

Activités parlementaires – Présentation par N. Gendron

Les participants discutent des défis sur le plan de la dotation de l’équipe des activités parlementaires.

On fait le point sur les réunions tenues avec les comités ETHI et OGGO.

Le rapport annuel de 2016-2017 est en cours d’achèvement.

Problèmes liés au système de paye Phénix – Présentation par L. Michaud

Les participants discutent des payes rétroactives effectuées et des complications relatives aux calculs de Phénix.

Ils abordent aussi la question des complications découlant des retards sur le plan du transfert des dossiers des employés.

Ils parlent du lien de travail solide établi entre les RH et les Finances en vue du règlement des problèmes de paye.

Le directeur principal du BVG signale que le volet de la vérification portant sur Phénix sera axé principalement sur l’échantillonnage et non pas sur les mesures de contrôle.

Suivi de la vérification de la GI-TI – Présentation par E. Guertin

Les participants examinent les recommandations issues de la vérification de la GI-TI; aucune question ni aucune préoccupation n’est soulevée.

PVER – Présentation par R. Rizok et D. Rattray

Le PVER sera élaboré au cours des prochains mois par le membre externe et le secrétaire, qui évalueront la conjoncture liée aux risques.

Aux prochaines réunions, le membre externe se récusera et s’abstiendra de participer à la prise de toute décision susceptible de causer un conflit d’intérêts.

Séance à huis clos

Une séance à huis clos s’est poursuivie avec la commissaire, la présidente et le membre externe.

Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le 17 août 2017.

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