2014-2015 Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers (non vérifiée)

1. Introduction

Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Commissariat se trouvent dans le Rapport sur les plans et les priorités, le Rapport ministériel sur le rendement, le Rapport annuel et le Plan stratégique 2011-2014.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Commissariat est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par l'administrateur général, est instauré et englobe :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
• un code de valeurs et d'éthique;
• la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
• la surveillance de la gestion interne, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action à l'administrateur général et à la haute direction du ministère et au comité de vérification et d’évaluation.

Le Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat fournit des conseils à l'administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Le Commissariat compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes courantes

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l'approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs du Commissariat, en plus de fournir des locaux.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au Commissariat les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ et le régime d’avantages sociaux des employés, et paie la part de l’employeur des primes d’assurance santé et dentaire.
• Le Bureau du vérificateur général (BVG) fournit des services de vérification au Commissariat.
• Services partagés Canada fournit des services d’infrastructure de technologies de l’information (TI) au Commissariat dans les domaines de la connectivité Internet et de la sécurité des courriels. Le champ d’application et les responsabilités sont précisés dans l’entente interministérielle entre Services partagés Canada et le Commissariat à l’information du Canada.
• Aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) présentent leurs balances de vérification conjointement à TPSGC.
• Le Commissariat a mandaté l’équipe des Services partagés à TPSGC de lui fournir des services en ressources humaines, y compris la rémunération et la dotation.
• Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, Gatineau, ont conclu un protocole d’entente avec TPSGC pour les services de l’immeuble et les services de sécurité. ^{Remarque 1}
• Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, Gatineau, partagent les installations et les services de la salle de courrier. ^{Remarque 1}

Ententes particulières

• Le 1^er avril 2015, le Commissariat et le CPVP ont conclu avec la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) un protocole d’entente lui permettant d’accéder à sa plateforme de systèmes de gestion des finances et des salaires GX. ^{Remarque 2}
• Le 1^er avril 2015, le Commissariat a conclu un autre protocole d’entente avec la CCDP au sujet de la prestation de services de gestion financière, dont le traitement de toutes les demandes de remboursement et factures aux fins de paiement. ^{Remarque 2}

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2014-2015

Les principales constatations et adaptations requises d’après les activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumées ci-après.

Contrôles clés nouveaux ou ayant fait l’objet de modifications importantes : Au cours de l’exercice 2014-2015, le Commissariat et le CPVP ont mené un projet en vue de passer du système FreeBalance au système GX, hébergé par CCDP, pour la gestion des finances et des salaires. Comme cela exigeait certaines modifications aux processus opérationnels, un examen initial a été effectué afin de déterminer s’il y avait des répercussions importantes sur les processus de contrôle. Cet examen n’a révélé aucune incidence importante. Seuls de petits changements devaient être apportés au processus interne (p. ex., gestion des immobilisations au moyen du système GX compte tenu des nouveaux processus d’amortissement.)

Programme de surveillance continue : Le Commissariat dispose d’un cadre de contrôle interne global pour la gestion des finances et des RH qui s’aligne sur le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Il gère ses fonds selon un processus de contrôle des budgets et des engagements inclus dans son système financier intégré et son système d’établissement des budgets salariaux. La répartition appropriée des tâches est effectuée dans le contexte de processus de fonctionnement systématisés. Les dépenses sont approuvées aux étapes de leur engagement, de la conclusion des marchés, de l’attestation d’exécution et de l’approbation de paiement. Les paiements sont soumis à un processus de contrôle de la qualité qui adapte les processus de vérification aux risques. L’efficacité des contrôles relatifs aux paiements est vérifiée tous les mois. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés et approuvés par la direction.

4. Plan d’action

4.1 Progrès réalisés au cours de l'exercice 2014-2015

Le Commissariat maintient sa surveillance continue conformément au plan de rotation de l’exercice précédent, comme le montre le tableau suivant.

Progrès réalisés au cours de l’exercice 2014-2015

En 2014-2015, outre les progrès qu’il a accomplis au chapitre de la surveillance continue, le Commissariat a procédé à ce qui suit :

• Migration vers le système de gestion des finances et des salaires GX. Cette migration a représenté beaucoup de travail : configuration des systèmes, transfert des données, examen des nouveaux processus opérationnels et formation. Le système a été instauré le 1^er avril 2015.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et pour les exercices ultérieurs

Dans le cadre de son programme de vérification interne, le Commissariat procédera à une vérification de la conformité aux diverses politiques du SCT afin de s’assurer qu’il les respecte entièrement.

Le Commissariat continuera de veiller à ce que la surveillance continue des principaux mécanismes de contrôle soit axée sur le risque. La haute direction s’engage à assurer le maintien et l’amélioration continus d’un cadre solide pour un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers, notamment par l’exercice d’une surveillance continue pour s’assurer que les principaux mécanismes de contrôle répondent aux attentes de l’administration et des intervenants et qu’ils atténuent adéquatement les risques qui en découlent.

Enfin, la commissaire et la haute direction se tiendront à la disposition des comités parlementaires qui voudront discuter avec elles du système de contrôle du Commissariat.

Le plan de surveillance continue par rotation du Commissariat pour les trois prochaines années, qui est fondé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.

Plan de surveillance continue par rotation