Comparution de la Commissaire à l’information devant le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique

Le 9 février 2026
Ottawa (Ontario)

(Le discours prononcé fait foi)

Je vous remercie de m’avoir donné une autre occasion de comparaître devant le Comité pour parler d’accès à l’information.

Je comprends que le Comité souhaite aborder deux sujets aujourd’hui, soit l’utilisation de la messagerie instantanée et la gestion de l’information au sein de la fonction publique, et le rendement du Bureau du Conseil privé (ou BCP) dans le domaine de l’accès à l’information.

J’aimerais commencer par clarifier certaines responsabilités en ce qui concerne la gestion de l’information.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (ou SCT) établit les politiques de gestion de l’information pour l’ensemble de la fonction publique.

C’est néanmoins Bibliothèque et Archives Canada (ou BAC) qui est responsable de définir les autorisations de conservation et d’élimination qui déterminent comment les institutions fédérales doivent gérer, conserver ou détruire leurs documents.

Ensuite, chaque institution gouvernementale doit mettre en place ses propres règles internes de gestion de l’information, y compris pour les documents éphémères.

Cela étant dit, certains aspects de la gestion de documents deviennent pertinents pour mes enquêtes dès qu’une demande d’accès est présentée à une institution assujettie à la Loi sur l’accès à l’information.

J’aimerais souligner que la Loi n’oblige pas à créer des documents. Elle s’applique seulement une fois qu’un document existe — sous quelle forme que ce soit. Cela comprend les documents éphémères.

Les politiques de conservation sont différentes selon le type de document et elles varient de quelques jours à quelques décennies.

Ces politiques sont pertinentes et nécessaires afin d’assurer une saine gestion de l’information. Elles doivent toutefois être accompagnées de formation et fondées sur des principes fondamentaux.

Certains de ces principes sont énoncés dans le message que j’ai envoyé aux institutions la semaine dernière et que j’ai transmis au Comité en vue de la comparution d’aujourd’hui. J’espère que vous avez eu l’occasion d’en prendre connaissance. Ce message affirme que les documents créés au moyen d’outils de collaboration numériques, dont l’application Microsoft Teams, doivent être utilisés et gérés de manière à assurer le respect du droit d’accès à l’information.

Pour ce qui est du deuxième sujet que je souhaite aborder avec vous aujourd’hui, permettez-moi d’abord de souligner que le pouvoir de rendre des ordonnances est un outil essentiel dont je dispose. Les ordonnances me permettent de conclure des plaintes que nous n’avons pas pu régler par d’autres moyens.

J’aimerais donc vous parler des statistiques sur les ordonnances qui se trouvent dans le document que j’ai fait parvenir au Comité. Ces statistiques révèlent une tendance importante.

Bien que ce soit le ministère de la Défense nationale et BAC qui ont fait l’objet du plus grand nombre d’ordonnances depuis 2019, le nombre d’ordonnances que je dois rendre à l’égard de ces deux institutions diminue. Malheureusement, les données montrent une tendance inverse pour le BCP.

L’exemple de la Défense et de BAC montre que les institutions peuvent améliorer leur rendement lorsqu’elles règlent les problèmes qui étaient à l’origine d’ordonnances.

Au BCP, le plus grand défi, du point de vue de la transparence, semble être le respect des délais, qui a donné lieu à un grand nombre d’ordonnances de répondre à des demandes qui étaient en retard. Le transfert des documents ayant une valeur archivistique à BAC dans les délais prévus est une bonne pratique de gestion de l’information. Cependant, le BCP est toujours aux prises avec un grand nombre de demandes qui visent des documents datant de 35 à 69 ans.

L’accès à information relevant du BCP en temps opportun est d’autant plus crucial que cette institution joue un rôle central dans la mise en œuvre des priorités du gouvernement. L’amélioration de l’accès à l’information au BCP constitue une occasion de donner l’exemple.

C’est avec plaisir que je répondrai maintenant à vos questions sur ces sujets ou sur tout autre sujet que vous souhaitez aborder avec moi aujourd’hui. Je ne pourrai cependant pas parler des enquêtes, car celles-ci sont confidentielles.

Merci.