Message aux institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information concernant l’utilisation d’outils de collaboration numériques et la conservation des documents

Le 4 février 2026

Au cours des prochains mois, alors que les institutions devront composer avec des restrictions budgétaires, des réductions de l’effectif, des départs d’employés et la possibilité d’un remaniement ou d’une restructuration, il est important qu’elles continuent de s’appuyer sur de solides politiques et pratiques de gestion de l’information qui protègent le droit d’accès à l’information.

Je reconnais que la gestion de l’information dans la fonction publique est la responsabilité du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Je reconnais également que Bibliothèque et Archives Canada (BAC) est responsable des autorisations de conserver et de disposer qui régissent la gestion, la conservation et l’élimination des documents par les institutions fédérales, y compris les documents éphémères.

Toutefois, certains aspects de la gestion de documents par les institutions assujetties à la Loi sur l’accès à l’information deviennent pertinents pour le Commissariat à l’information dès qu’une demande d’accès est présentée. Ils sont d’autant plus pertinents que l’utilisation d’outils de collaboration numériques comme Microsoft Teams est répandue. Ces outils visent à moderniser et à simplifier le travail de la fonction publique, mais leurs périodes de conservation de l’information sont souvent limitées et, à défaut de bien les gérer, ils peuvent compromettre le droit d’accès à l’information.

Les institutions doivent veiller à ce que les documents créés au moyen de ces outils soient gérés de manière à assurer le respect du droit d’accès à l’information.

À cette fin, j’aimerais vous rappeler les points suivants :

Les institutions devraient seulement adopter des outils numériques qui leur permettent de continuer à respecter leurs responsabilités et leurs obligations en vertu de la Loi.
Après la réception des demandes d’accès, les institutions doivent charger les secteurs de programme d’effectuer une recherche dans les plus brefs délais, et ce, afin d’empêcher que des documents pertinents soient supprimés par inadvertance, particulièrement sur les plateformes dotées de processus de suppression automatiques.
Pour leur part, les secteurs de programme doivent fournir à leur unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels tous les documents visés par la demande d’accès, peu importe qu’ils soient éphémères ou qu’ils constituent de l’information ayant une valeur opérationnelle.
Si de l’information ayant une valeur opérationnelle détenue sur Microsoft Teams ou toute autre plateforme de collaboration numérique qui n’a pas été sauvegardée ailleurs conformément aux politiques de conservation est détruite, l’institution pourrait ne pas être en mesure de fournir les renseignements demandés dans le cadre d’une demande d’accès.
Bien que les politiques de gestion et de conservation du SCT et de BAC constituent un cadre solide, il est essentiel de les mettre en œuvre efficacement. Une application inadéquate de ces politiques, particulièrement en ce qui concerne les paramètres de conservation dans les outils de collaboration numériques, peut compromettre la capacité d’une institution de s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi.
En vertu de l’article 67.1 de la Loi, la suppression d’information dans l’intention d’entraver le droit d’accès constitue une infraction.

Je suis convaincue que, si elles mettent en œuvre ces politiques en prenant ces points en considération, les institutions peuvent gérer correctement leur information, de même que faire respecter le droit d’accès à l’information et assurer la transparence et la responsabilité à l’égard du public.

Caroline Maynard
Commissaire à l’information du Canada