Foire aux questions

Les personnes physiques et les personnes morales suivantes, qui ont le droit, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, de présenter des demandes d'accès visant des documents relevant d'institutions fédérales, peuvent déposer des plaintes auprès de la Commissaire à l'information :

• citoyens canadiens;
• résidents permanents [au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés];
• personnes physiques présentes au Canada qui ne sont pas des citoyens canadiens ou des résidents permanents;
• personnes morales présentes au Canada.

Pour les plaintes liées à des demandes d'accès, la partie plaignante doit être la personne physique ou la personne morale qui a présenté la demande d'accès. Par exemple, une plainte au sujet d'un refus de communication doit provenir de la personne à qui l'on a refusé la communication des documents.

Cependant, les parties plaignantes peuvent autoriser une autre personne à déposer des plaintes pour elles et à agir en leur nom durant les enquêtes.

Vous pouvez déposer une plainte au sujet de questions liées à une demande d'accès que vous avez présentée à une institution fédérale assujettie à la Loi sur l'accès à l'information, y compris la réponse que vous avez reçue, le fait que vous n'avez pas reçu de réponse ou le fait que l'institution a traité votre demande incorrectement d'une façon ou d'une autre.

Il est également possible de déposer une plainte concernant d'autres questions relatives à la demande ou à l'obtention de documents en vertu de la partie 1 de la Loi, y compris des questions qui ne sont pas directement liées à une demande d'accès.

Pour en savoir plus : Types de plaintes

Infractions criminelles

La Commissaire à l'information n'a pas le pouvoir de faire enquête sur des infractions criminelles en vertu de la Loi. Celle-ci prévoit deux types d'infractions : l'article 67, qui, en résumé, interdit d'entraver les enquêtes, et l'article 67.1, qui interdit de détruire ou de traiter incorrectement, d'une façon ou d'une autre, des documents dans l'intention d'entraver un droit d'accès. Cependant, il convient de noter que, bien que la Commissaire ne puisse pas enquêter sur l'intention derrière la destruction de documents, elle peut enquêter sur la destruction elle-même, en tant que refus de communication.

Lorsque la Commissaire est d'avis qu'il existe des éléments de preuve concernant la perpétration possible d'une infraction par un dirigeant, un administrateur ou un employé d'une institution, elle peut faire part de cette information au procureur général du Canada.

La Loi sur l'accès à l'information prévoit deux infractions :

• L'article 67 interdit à quiconque d'entraver l'action de la Commissaire ou des personnes qui agissent en son nom ou sous son autorité dans l'exercice des pouvoirs et fonctions qui lui sont conférés en vertu de la Loi.
• L'article 67.1 interdit à quiconque de détruire, de tronquer, de modifier, de falsifier ou de cacher des documents dans l'intention d'entraver le droit d'accès prévu par la Loi. Il interdit aussi à quiconque d'ordonner, de proposer ou d'amener une autre personne à commettre l'un des actes interdits.

La Commissaire n'a pas le pouvoir de faire enquête sur des infractions criminelles. Elle peut seulement faire part de l'information au procureur général, si, à son avis, il existe des éléments de preuve touchant la perpétration possible d'une infraction par un administrateur, un dirigeant ou un employé d'une institution fédérale [paragraphe 63(2)]. Par le passé, une telle information a été transmise au procureur général.

En plus de recevoir des plaintes déposées par des personnes et de faire enquête sur ces plaintes, la Commissaire peut entreprendre une enquête systémique lorsqu'elle estime qu'il y a des motifs raisonnables d'enquêter sur une question en particulier.

Le but d'une enquête systémique est de se pencher sur des questions d'ordre systémique et non d'enquêter sur des plaintes individuelles ou une demande d'accès en particulier. Une enquête systémique ne propose pas de solution propre à la situation d'une partie plaignante.

La Commissaire peut décider d’entreprendre une enquête systémique dans les circonstances suivantes, entre autres :

• lorsqu'elle prend connaissance d'un problème généralisé concernant les demandes ou la communication de renseignements et estime qu'une enquête systémique sur la question est nécessaire pour promouvoir le droit d'accès;
• lorsqu'elle observe des tendances ou des lacunes systémiques (p. ex. des plaintes similaires déposées fréquemment au sujet d'une même institution ou au sujet de l'accès au même type d'information).

Au cours d'une enquête systémique, les enquêteurs du Commissariat à l'information peuvent réaliser des entrevues avec des fonctionnaires de l'institution et examiner des documents afin de mieux comprendre comment une institution répond aux demandes d'accès. En s'appuyant sur cette information, la Commissaire cible les problèmes, fait part de ses conclusions et formule des recommandations à l'institution. La Commissaire ne peut pas rendre d'ordonnance à l'issue d'une enquête systémique.

Rapports des enquêtes systémiques antérieures : Enquêtes systémiques

La Loi sur l'accès à l'information s'applique à environ 250 institutions fédérales, au sens de l'article 3, c'est-à-dire celles qui figurent à l'annexe I de la Loi, ainsi que les sociétés d'État mères et leurs filiales à cent pour cent, au sens de l'article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Cela signifie que la Loi sur l’accès à l’information ne s'applique pas aux organisations comme les corps policiers (sauf la Gendarmerie royale du Canada), aux municipalités (p. ex. la Ville d'Ottawa), aux organisations provinciales et territoriales ni aux entreprises privées. Le Commissariat à l'information n'enquête pas sur les plaintes contre ces organisations ou contre des personnes.

Si votre plainte concerne une demande d'accès présentée au Commissariat à l'information, déposez-la auprès de la commissaire à l'information ad hoc.

Le Commissariat est assujetti à la Loi sur l'accès à l'information, mais il ne peut enquêter lui-même sur les plaintes à son égard.

Puisque la Commissaire à l'information ne peut pas déléguer son pouvoir de rendre des ordonnances, la commissaire à l'information ad hoc peut seulement formuler des recommandations.

La commissaire à l'information ad hoc n'a pas le pouvoir de réviser les enquêtes menées par le Commissariat ni leur résultat, y compris les ordonnances de la Commissaire à l'information. Les parties plaignantes peuvent néanmoins exercer un recours en révision devant la Cour fédérale.

La commissaire à l'information ad hoc n'a pas non plus le pouvoir de réviser les décisions de la Commissaire à l'information sur les demandes d'autorisation que lui présentent les institutions pour ne pas donner suite à des demandes d'accès (soit lorsque la Commissaire à l'information conclut que la demande d'accès est vexatoire, entachée de mauvaise foi ou constitue autrement un abus du droit de faire une demande de communication).

Si votre plainte porte sur une demande présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou toute autre question visée par cette loi, déposez votre plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée :

30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3
Tél. : 1-800-282-1376

Vous pouvez aussi déposer une plainte en ligne.

Vous devez déposer une plainte dans un délai de 60 jours suivant l'une ou l'autre des dates suivantes :

• la date à laquelle vous avez reçu un avis en vertu de l'article 7 de la Loi sur l'accès à l'information vous informant que l'institution refuse de communiquer une partie ou la totalité des documents que vous avez demandés;
• la date à laquelle vous avez reçu communication d'une partie ou de la totalité des documents que vous avez demandés;
• dans toute autre situation, la date à laquelle vous prenez connaissance des motifs de votre plainte.

Il est important de respecter le délai de 60 jours, car la Commissaire à l'information n'a pas le pouvoir de le prolonger.

La Loi ne prévoit aucun motif permettant aux institutions de « suspendre » une demande d'accès, sauf lorsqu'elles présentent une demande d'autorisation à la Commissaire pour ne pas donner suite à la demande d'accès. Si une institution « suspend » une demande d'accès pour un autre motif, le Commissariat à l'information ne compte pas les jours pendant lesquels la demande a été « suspendue » lorsqu'il établit si l'institution a répondu dans le délai prévu à l'article 7. Les personnes qui ont fait une demande d'accès ne devraient pas attendre que l'institution reprenne son travail sur leur demande d'accès pour déposer une plainte.

Pour en savoir plus : Délai de dépôt d'une plainte; Types de plaintes

Déposer une plainte

Non. Cependant, un membre du personnel du Commissariat à l'information peut vous aider à établir la priorité de vos plaintes afin de les gérer efficacement tout en respectant vos droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

À l'occasion, le Commissariat peut décider d'attendre pour enquêter sur de nouvelles plaintes présentées par une même partie plaignante jusqu'à ce que les enquêtes en cours soient terminées. Ainsi, le Commissariat peut répartir équitablement ses ressources entre toutes les parties plaignantes.

Il est possible de remplir un formulaire de plainte en ligne ou un formulaire PDF. L'utilisation du formulaire en ligne permet d'assurer un examen optimal de votre plainte afin de déterminer la recevabilité de celle-ci. Cliquez sur l'onglet « Déposer une plainte » au bas de l'écran pour commencer.

Le Greffe du Commissariat à l'information peut répondre à vos questions concernant le dépôt d'une plainte, la marche à suivre pour remplir le formulaire de plainte ainsi que l'endroit où faire parvenir vos documents et dans quel format.

Pour demander des mesures d'adaptation en raison d'un handicap ou pour discuter de besoins liés à l'un des motifs de discrimination en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, communiquez avec le Greffe du Commissariat (Greffe-Registry@oic-ci.gc.ca ou 1-800-267-0441).

Pour en savoir plus : Ce que le Greffe du Commissariat fait; Politique : mesures d'adaptation dans la prestation de services par le Commissariat à l'information

Pour demander des mesures d'adaptation en raison d'un handicap ou pour discuter de besoins liés à l'un des motifs de discrimination en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, communiquez avec le Greffe du Commissariat à l'information (Greffe-Registry@oic-ci.gc.ca ou 1-800-267-0441).

Pour en savoir plus : Politique : mesures d'adaptation dans la prestation de services par le Commissariat à l'information

• Avant de déposer votre plainte, assurez-vous que le délai de 60 jours pour ce faire n'est pas écoulé. Pour en savoir plus : Délai de dépôt d'une plainte
• Lorsque vous déposez votre plainte, assurez-vous qu'elle est claire, concise et complète, et qu'elle contient tous les détails et les documents pertinents, comme une copie de la demande d'accès ainsi que de tout avis ou toute communication que vous avez reçus de l'institution (p. ex. la réponse à votre demande d'accès ou un avis concernant une prolongation de délai). Pour en savoir plus : « De quels renseignements le Commissariat à l’information a-t-il besoin pour décider si ma plainte est recevable ou non? » ci-dessous.
• Vous pouvez fournir tout autre renseignement pertinent que le Commissariat à l'information doit connaître relativement à votre plainte.
• Conservez tous les documents pertinents jusqu'à la fin de l'enquête.
• Lorsque vous utilisez le formulaire en ligne, vous pouvez déposer plusieurs plaintes contre la même institution.
• Lorsque vous utilisez le formulaire PDF, il est préférable de déposer un formulaire de plainte par demande d'accès, à moins que les mêmes allégations s'appliquent à plusieurs demandes d'accès que vous avez présentées à la même institution (p. ex. retard dans la réponse).

Pour que le Commissariat puisse décider si votre plainte est recevable ou non, il a besoin des renseignements suivants :

• la demande d'accès (si vous en avez présenté une) ainsi que le moment où vous l'avez envoyée à l'institution (il peut s'agir d'une copie du courriel ou de la lettre ayant été envoyé(e) ou d'une copie du sommaire du service de Demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne);
• le moyen utilisé pour envoyer la demande d'accès, c'est-à-dire par la poste, par courriel ou par le service de Demande d'AIPRP en ligne (si c'est par la poste, indiquez la date et l'adresse de l'expéditeur et/ou fournissez des documents justificatifs);
• tout accusé de réception écrit provenant de l'institution qui atteste qu'elle a reçu la demande d'accès et les droits versés – veuillez indiquer à quel moment il a été reçu;
• tout avis de l'institution indiquant qu'il a prolongé le délai pour répondre à la demande d'accès;
• toute autre communication provenant de l'institution qui se rapporte à la demande d'accès;
• la lettre accompagnant la réponse à la demande d'accès (si votre plainte concerne la réponse reçue de l'institution).

Dans chaque cas, assurez-vous d'envoyer toutes les pages des documents ou des communications, surtout celles qui indiquent votre nom, le numéro de suivi temporaire ou le numéro de la demande d'accès ainsi que les dates pertinentes.

Si le Commissariat ne reçoit pas ces renseignements avec la plainte, il communiquera avec vous afin de les obtenir avant une certaine date. S'il ne les reçoit pas au plus tard à la date prévue, il ne donnera pas suite à la plainte et fermera le dossier.

Le Greffe du Commissariat à l'information peut répondre à vos questions concernant le dépôt d'une plainte et le processus d'enquête, la marche à suivre pour remplir le formulaire de plainte ainsi que l'endroit où faire parvenir vos documents et dans quel format.

Communiquez avec le Greffe du Commissariat : Greffe-Registry@oic-ci.gc.ca ou 1-800-267-0441

Pour en savoir plus : Ce que le Greffe du Commissariat fait

Non. La Commissaire peut conclure que votre plainte n'est pas recevable si elle est contre une personne ou contre une organisation qui n'est pas assujettie à la Loi sur l'accès à l'information ou si vous l'avez déposée après le délai prescrit de 60 jours. Pour en savoir plus : Délai de dépôt d'une plainte

La Commissaire ne fera pas enquête non plus sur les plaintes qui ne relèvent pas de son mandat (p. ex. au sujet des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels) ou au sujet desquelles la partie plaignante ne fournit pas suffisamment d'information pour évaluer si elles sont recevables.

La Commissaire peut aussi décider de refuser de faire enquête sur une plainte recevable parce que l'enquête est inutile ou parce que la plainte est futile, vexatoire ou entachée de mauvaise foi. Pour en savoir plus : Quels sont les résultats possibles de ma plainte?; Processus d'examen des plaintes et d'enquête au Commissariat à l'information

Dans tous les cas, le Commissariat à l'information attribue les plaintes aux enquêteurs le plus rapidement possible. Cependant, il y a parfois des retards, généralement en raison du nombre de plaintes dans l'inventaire du Commissariat et du nombre de nouvelles plaintes à examiner à des fins de recevabilité avant qu'une enquête puisse être menée.

Le Commissariat s'efforce d'attribuer 85 % des plaintes concernant les retards et les prolongations de délai dans un délai de 30 jours après avoir établi qu'elles sont recevables et recueilli les renseignements et documents nécessaires à l'enquête. Pour les plaintes concernant des refus de communication (p. ex. celles concernant l'utilisation d'exceptions ou le défaut d'effectuer une recherche raisonnable pour les documents demandés), la cible est semblable, à savoir 85 % des demandes assignées dans un délai de 120 jours.

Il incombe aux parties plaignantes, aux institutions et aux tiers de tenir leurs coordonnées à jour auprès du Commissariat à l'information. Si vous déménagez ou que votre numéro de téléphone, votre adresse de courriel ou votre adresse postale changent, veuillez en aviser le Greffe du Commissariat dans les plus brefs délais : Greffe-Registry@oic-ci.gc.ca ou 1-800-267-0441. Les parties peuvent aussi fournir leurs nouvelles coordonnées à l'enquêteur au cours de l'enquête.

Lorsque le Commissariat ne peut pas joindre une partie, il fera des efforts raisonnables pour entrer en contact avec elle, mais si ceux-ci ne sont pas fructueux, il poursuivra l'enquête sans sa contribution.

Chaque enquête est unique, mais, de façon générale, toutes les enquêtes sur les plaintes recevables suivent les mêmes étapes :

• L'enquêteur recueille et analyse les renseignements et les documents, puis communique avec vous et les autres parties, comme l'institution, lorsque nécessaire. (Voir aussi Présenter des observations au cours d'une enquête.)
• Une fois qu'il dispose de tous les faits et qu'il les a analysés, l'enquêteur recommande à la Commissaire à l'information un résultat, à savoir si la plainte est fondée ou non fondée, ou si la Commissaire doit cesser (arrêter) de faire enquête sur celle-ci.
• Le Commissariat à l'information vous envoie un compte rendu présentant l'analyse et les conclusions de l'enquêteur, et indiquant le résultat de l'enquête. Le compte rendu présentera également toute ordonnance et/ou recommandation faite par la Commissaire et indiquera si l'institution a l'intention de la mettre en œuvre.

Pour en savoir plus : Processus d'examen des plaintes et d'enquête au Commissariat à l'information; Quels sont les résultats possibles de ma plainte?

Les enquêteurs peuvent conclure certaines enquêtes rapidement, alors que d'autres nécessitent beaucoup de temps et de ressources.

Dans tous les cas, le Commissariat à l'information enquête sur les plaintes de la manière la plus efficace. Cependant, chaque dossier étant différent, il est difficile de prédire exactement la durée d'une enquête.

Les facteurs suivants peuvent influer sur la durée d'une enquête :

• le nombre de nouvelles plaintes reçues et les ressources disponibles pour enquêter sur celles-ci;
• le nombre de documents à examiner;
• la complexité d'un dossier ou le nombre d'allégations sur lesquelles il faut enquêter;
• le degré de coopération ou la facilité de communication avec les institutions, les parties plaignantes et les autres parties;
• la disponibilité des documents et renseignements relatifs à la plainte;
• l'exhaustivité et la qualité de l'information fournie par les institutions, les parties plaignantes et les autres parties;
• les questions juridiques.

De façon générale, les enquêteurs visent à terminer les enquêtes sur les plaintes concernant les retards et les prolongations de délai dans un délai de 60 jours et celles concernant les refus de communication (p. ex. celles qui portent sur le refus de communication fondé sur des exceptions), dans un délai de 9 mois après qu'elles leur sont attribuées.

Les observations comprennent les documents, les renseignements et les faits que recueille le Commissariat à l'information au cours des enquêtes, de la part des parties plaignantes, des institutions et d'autres parties. Elles comprennent aussi les points de vue et les arguments des parties se rapportant aux questions faisant l'objet d'une enquête. Par exemple, dans ses observations, une institution pourrait expliquer pourquoi elle refuse de communiquer un document suivant une exception prévue par la Loi sur l'accès à l'information, alors qu'une partie plaignante pourrait énumérer les raisons pour lesquelles les renseignements ne doivent pas être visés par une exception.

La Commissaire à l'information doit, au cours des enquêtes, donner aux parties plaignantes, aux institutions et aux autres parties une occasion raisonnable de présenter leurs observations.

Les réponses organisées, pertinentes et rapides aux demandes d'observations des enquêteurs, ainsi que la coopération des parties, aident le Commissariat à conclure les enquêtes plus rapidement.

Pour en savoir plus : Présenter des observations au cours d'une enquête

Exception : Les institutions ont recours aux exceptions pour refuser de communiquer des renseignements. Les exceptions sont prévues aux articles 13 à 24 et à l'article 26 de la Loi sur l'accès à l'information.

Exclusion : La Loi ne s'applique pas à certains documents (autrement dit, ils sont exclus de la Loi), dont les documents publiés ou mis en vente dans le public (article 68) et les documents confidentiels du Cabinet (article 69).

Pour en savoir plus : Loi sur l'accès à l'information : dispositions pertinentes

L'institution doit fournir des documents et des renseignements au Commissariat à l'information au début de l'enquête. Parmi les documents qu'elle doit fournir, il y a la demande d'accès originale et toute réponse à celle-ci (y compris tout document communiqué) ou avis de prolongation de délai transmis par l'institution. Cette dernière doit également fournir des copies d'écran de son système de gestion des cas concernant les mesures prises par rapport à la demande, ainsi que la correspondance entre l'institution et la personne qui a fait la demande d'accès au sujet de cette dernière.

Durant une enquête, l'institution doit justifier les décisions qu'elle a prises lorsqu'elle a répondu à la demande d'accès, lesquelles se rapportent aux allégations de la partie plaignante.

La participation et la coopération des institutions dès le début du processus facilitent le déroulement de l'enquête.

Pour en savoir plus : Documents et renseignements pertinents dans le cadre des enquêtes; Présenter des observations au cours d'une enquête

La Loi sur l'accès à l'information permet à la Commissaire de cesser (arrêter) de faire enquête pour deux raisons :

• À son avis, compte tenu des circonstances, l'enquête est inutile ou il est inutile de la poursuivre. Par exemple, cette situation peut survenir lorsque l'institution répond à la demande d'accès avant que l'enquête ne soit terminée;
• Elle constate en cours d'enquête que la plainte est futile, vexatoire ou entachée de mauvaise foi. Il peut s'agir, par exemple, d'une plainte qui porte sur le refus de communiquer des documents, alors que la partie plaignante avait dit à l'enquêteur qu'elle ne tenait pas à recevoir ces documents, mais qu'elle en veut à l'institution ou qu'elle souhaite lui causer du tort.

Le fait de cesser de faire enquête sur des plaintes permet à la Commissaire d'utiliser ses ressources d'enquête de la manière la plus efficace possible pour le Commissariat et le système d'accès. Il en est ainsi notamment parce que les enquêtes, ou la poursuite de celles-ci, sur des questions qui ont déjà été réglées n'auraient aucune utilité pratique et n'apporteraient rien de plus à la partie plaignante.

Pour en savoir plus : Quels sont les résultats possibles de ma plainte?; Processus d'examen des plaintes et d'enquête au Commissariat à l'information

Lorsque la Commissaire à l'information a l'intention d'ordonner à une institution de communiquer des renseignements que celle-ci a refusé de communiquer en vertu du paragraphe 19(1), elle doit consulter le commissaire à la protection de la vie privée et lui donner la possibilité raisonnable de présenter des observations.

La Commissaire à l'information pourrait également décider de consulter le commissaire à la protection de la vie privée à n'importe quel moment au cours d'une enquête.

La Commissaire à l'information peut communiquer des renseignements personnels au commissaire à la protection de la vie privée lorsqu'elle le consulte.

Pour en savoir plus : Présenter des observations au cours d'une enquête

Lorsque la Commissaire a l'intention d'ordonner la communication de documents qui, selon elle, pourraient contenir des renseignements décrits au paragraphe 20(1) (renseignements de tiers) ou de formuler une recommandation à cet effet, elle doit faire ce qui suit :

• Durant l'enquête : donner aux tiers que les renseignements concernent la possibilité raisonnable de présenter des observations.
• À la fin de l'enquête : faire tous les efforts raisonnables pour aviser les tiers que les renseignements concernent de son intention d'ordonner à l'institution de les communiquer, et leur demander de présenter des observations quant à la raison pour laquelle l'institution ne devrait pas communiquer les renseignements. Si les tiers avaient le droit de présenter des observations au cours de l'enquête et l'ont fait, le Commissariat à l'information leur transmet aussi une copie du compte rendu. Ce dernier contient le résultat de la plainte, ainsi que toute ordonnance et/ou recommandation, et précise si l'institution a l'intention de les mettre en œuvre.

Les tiers comprennent les entreprises privées et les personnes autres que celle qui a fait la demande d'accès.

Pour en savoir plus : Présenter des observations au cours d'une enquête

Pour demander des mesures d'adaptation en raison d'un handicap ou discuter de besoins liés à l'un des motifs de discrimination en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, communiquez avec l'enquêteur à qui votre plainte a été attribuée.

Pour en savoir plus : Politique : mesures d'adaptation dans la prestation de services par le Commissariat à l'information

Le résultat d'une plainte correspond à la conclusion de la Commissaire à l'information à son sujet, à savoir si la plainte est fondée ou non fondée. Le résultat d'une plainte pourrait aussi être que la Commissaire décide de cesser (arrêter) de faire enquête parce que, par exemple, l'institution a répondu à la demande d'accès visée par la plainte.

Pour en savoir plus : Quels sont les résultats possibles de ma plainte?

La Commissaire doit présenter un compte rendu à la partie plaignante, à l'institution et aux autres parties une fois que l'enquête est terminée et qu'elle est parvenue à une conclusion relativement à la plainte.

• Lorsqu'une plainte est fondée et que la Commissaire a l'intention de rendre des ordonnances et/ou de formuler des recommandations, le Commissariat à l'information transmet d'abord un rapport à l'institution. Entre autres, ce rapport présente le libellé des ordonnances et/ou recommandations de la Commissaire. Le rapport demande également à l'institution de donner avis à la Commissaire indiquant si elle compte mettre en œuvre ou non les ordonnances et/ou recommandations et, dans l'affirmative, quelles mesures précises ont été ou seront prises.
• Pour toutes les enquêtes dont le résultat de la plainte est « fondée » ou « non fondée », le Commissariat transmet un compte rendu à la partie plaignante et à l'institution. Le compte rendu contient le résultat de la plainte et toute ordonnance et/ou recommandation et précise si l'institution a l'intention de la mettre en œuvre.

Si le commissaire à la protection de la vie privée et/ou les tiers ont eu le droit de présenter des observations au cours de l'enquête et l'ont fait, le Commissariat leur transmet aussi une copie du compte rendu.

Lorsque la Commissaire décide de refuser ou cesser (arrêter) de faire enquête sur une plainte, elle transmet un avis, et non un rapport ou un compte rendu.

Pour en savoir plus : Processus d'examen des plaintes et d'enquête au Commissariat à l'information

Comptes rendus

Si vous êtes insatisfait(e) du résultat de votre plainte ou d'une ordonnance rendue par la Commissaire à l'information, vous pouvez exercer un recours en révision devant la Cour fédérale.

N'envoyez pas les plaintes au sujet d'une enquête ou du résultat d'une plainte à la commissaire à l'information ad hoc. Elle n'a pas le pouvoir de réviser les enquêtes menées par le Commissariat à l'information.

La commissaire à l'information ad hoc n'a pas non plus le pouvoir de réviser les décisions de la Commissaire à l'information sur les demandes d'autorisation que lui présentent les institutions pour ne pas donner suite à des demandes d'accès.

Pour en savoir plus : Exercer un recours en révision devant la Cour fédérale; Quels sont les résultats possibles de ma plainte?

Les actes introductifs d'instance (documents permettant d'engager une procédure judiciaire) peuvent être signifiés à la Commissaire à l'information ou au Commissariat à l'information par courriel, à l'adresse signification.service@ci-oic.gc.ca.

Les actes introductifs d'instance signifiés à cette adresse peuvent être acceptés.

Les actes introductifs d'instance signifiés à toute autre adresse de courriel ne seront pas acceptés.

Tous les autres documents concernant une procédure judiciaire contre la Commissaire ou le Commissariat doivent être signifiés à l'adresse de courriel de l'avocat inscrit au dossier, comme l'indique le dernier document déposé auprès de la cour par celui-ci.

La Commissaire peut ordonner à une institution de prendre n'importe quelle mesure qu'elle juge appropriée à l'égard d'un document pour régler l'objet de l'enquête. Cependant, les allégations dans la plainte doivent s'inscrire dans le cadre de l'alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) [et non l'alinéa 30(1)f)] de la Loi sur l'accès à l'information. La Commissaire doit également avoir conclu que la plainte est fondée.

Exemple : la Commissaire peut ordonner à l'institution de communiquer des renseignements qu'elle avait refusé de communiquer en vertu d'un article de la Loi ou de répondre à une demande d'accès.

Puisque les ordonnances doivent se rapporter à un document, la Commissaire ne peut pas ordonner à une institution, par exemple, de donner de la formation supplémentaire aux employés sur les réponses aux demandes d'accès ou de sanctionner un employé parce qu'il n'a pas répondu à une demande d'accès rapidement. Elle pourrait cependant formuler une recommandation à cet égard.

La date à laquelle une ordonnance prend effet se fonde sur la date du compte rendu de la Commissaire concernant l'enquête et sur tout recours en révision éventuel devant la Cour fédérale :

• Lorsque seules la partie plaignante et l'institution reçoivent le compte rendu et qu'aucune des deux n'exerce de recours en révision, l'ordonnance prend effet le 36^e jour ouvrable après la date du compte rendu.
• Lorsqu'un tiers, le commissaire à la protection de la vie privée ou les deux reçoivent une copie du compte rendu et qu'aucune des parties n'exerce un recours en révision, l'ordonnance prend effet le 46^e jour ouvrable après la date du compte rendu.

Si l'une des parties à la plainte exerce un recours en révision, la mise en œuvre de l'ordonnance est suspendue jusqu'à ce que la Cour rende une décision.

Lorsqu'une allégation dans une plainte est visée par l'alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) [et non l'alinéa 30(1)f)] de la Loi sur l'accès à l'information, les parties plaignantes peuvent exercer devant la Cour fédérale un recours en révision des questions qui font l'objet de la plainte, en vertu du paragraphe 41(1). Elles doivent exercer ce recours dans les 35 jours ouvrables suivant la date du compte rendu.

Remarque : La commissaire à l'information ad hoc enquête sur les plaintes concernant les demandes d'accès présentées au Commissariat à l'information. Elle n'a pas le pouvoir de réviser les ordonnances de la Commissaire à l'information. Dans ce cas, les parties plaignantes peuvent exercer un recours en révision devant la Cour fédérale.

Pour en savoir plus : Exercer un recours en révision devant la Cour fédérale

L'institution doit se conformer à l'ordonnance dans son intégralité.

Si une institution choisit de ne mettre en œuvre qu'une partie de l'ordonnance ou de ne pas la mettre en œuvre du tout, elle doit exercer un recours en révision de la question dont traite l'ordonnance devant la Cour fédérale, en vertu du paragraphe 41(2). (La section 4.3.12 de la Politique sur l'accès à l'information du Conseil du Trésor fait valoir ce point.) Elle doit exercer ce recours dans les 35 jours ouvrables suivant la date du compte rendu. Pour en savoir plus : Exercer un recours en révision devant la Cour fédérale

Les parties plaignantes ont le droit de comparaître devant la Cour en tant que partie à la révision. Les tiers et le commissaire à la protection de la vie privée peuvent également participer en tant que parties à la révision, mais seulement lorsqu'ils ont pris part à l'enquête et la Commissaire à l'information leur a transmis le compte rendu.

La Commissaire à l'information peut également recommander des mesures que l'institution peut prendre pour régler les problèmes soulevés dans le cadre de l'enquête, comme le besoin de formation supplémentaire et de meilleures pratiques de gestion de l'information. La Loi ne permet pas aux institutions de contester les recommandations devant les tribunaux.

Si ni la partie plaignante ni l'institution n'exercent un recours en révision, les tiers qui ont reçu le compte rendu disposent de 45 jours ouvrables après la date de celui-ci pour exercer un recours. Cela s'applique également au commissaire à la protection de la vie privée.

La partie plaignante a le droit de comparaître devant la Cour en tant que partie à un recours en révision exercé par un tiers ou le commissaire à la protection de la vie privée.

Si la partie plaignante ou l'institution exercent un recours en révision, les tiers et le commissaire à la protection de la vie privée ont le droit de comparaître devant la Cour en tant que parties à la révision, s'ils ont reçu le compte rendu.

Une fois que la Commissaire a transmis son compte rendu contenant ses conclusions et son ordonnance, son pouvoir d'enquêter sur la plainte en vertu de la Loi sur l'accès à l'information est épuisé. La Commissaire n'a aucun pouvoir de forcer une institution à mettre en œuvre son ordonnance.

Le Commissariat à l'information n'assure généralement pas un suivi de la conformité des institutions aux ordonnances de la Commissaire. Cependant, le défaut de mettre en œuvre les ordonnances est une préoccupation pour la Commissaire, puisqu'elles sont légalement contraignantes.

Les institutions sont légalement tenues de mettre en œuvre une ordonnance de la Commissaire, à moins d'exercer devant la Cour fédérale un recours en révision de toute question dont traite l'ordonnance. Cette révision a pour effet de suspendre la mise en œuvre de l'ordonnance jusqu'à ce que la Cour rende une décision. La Loi ne prévoit pas d'autre mécanisme.

Lorsque la Commissaire a connaissance d'allégations voulant que ses ordonnances ne soient pas mises en œuvre, elle peut assurer un suivi auprès de l'institution en question afin de s'assurer que la mise en œuvre est une priorité ou envisager d'autres options, y compris un recours devant la Cour fédérale.

Lorsqu'une institution ne donne pas suite à une ordonnance et qu'elle n'exerce pas de recours en révision en vertu du paragraphe 41(2), les parties plaignantes ne disposent d'aucun recours prévu par la Loi sur l'accès à l'information pour la contraindre. Cependant, si l'institution exerce un recours en révision, la partie plaignante a le droit de comparaître devant la Cour en tant que partie à la révision.

Les parties plaignantes peuvent consulter un avocat pour voir si d'autres lois prévoient des recours en ce qui a trait à la mise en œuvre d'ordonnances.

En vertu du paragraphe 6.1(1) de la Loi sur l'accès à l'information, les institutions peuvent demander à la Commissaire l'autorisation écrite de ne pas donner suite à une demande d'accès si celle-ci est :

• vexatoire;
• entachée de mauvaise foi;
• un abus du droit de faire une demande d'accès.

Il est important de mentionner qu'une demande d'autorisation n'est pas une plainte contre vous. Elle porte plutôt sur la demande d'accès en tant que telle et sur la question de savoir si elle est vexatoire, entachée de mauvaise foi ou constitue autrement un abus du droit d'accès.

Le délai pour répondre à la demande d'accès est suspendu jusqu'à ce que l'institution reçoive la décision écrite de la Commissaire au sujet de sa demande d'autorisation [paragraphe 6.1(1.2)].

Pour en savoir plus : Demander l'autorisation de la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à une demande d'accès en vertu de l'article 6.1

Les articles 6 et 6.1 de la Loi sur l'accès à l'information visent chacun un objectif distinct.

L'article 6 énonce les critères auxquels doivent satisfaire les personnes qui présentent une demande d'accès :

• la demande se fait par écrit;
• elle s'adresse directement à l'institution fédérale dont relèvent les documents demandés;
• elle doit être rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l'institution de trouver les documents demandés sans problèmes sérieux.

Lorsque ces critères ne sont pas satisfaits, l'institution n'est pas tenue de répondre à la demande d'accès. Elle doit tout de même en informer, par écrit, la personne qui a fait la demande, en invoquant l'article 6. Les institutions n'ont pas besoin de l'autorisation de la Commissaire à l'information pour prendre cette décision. Cela dit, vous pouvez déposer une plainte à ce sujet auprès de la Commissaire.

Les institutions peuvent demander à la Commissaire l'autorisation de ne pas donner suite à des demandes d'accès en vertu de l'article 6.1 parce qu'elles sont vexatoires, entachées de mauvaise foi et/ou constituent autrement un abus du droit de faire une demande de communication. Vous ne pouvez pas déposer de plainte ni auprès de la Commissaire à l'information au sujet de la demande d'autorisation ni auprès de la commissaire à l'information ad hoc au sujet de la décision de la Commissaire de l'accorder ou de la refuser.

Les institutions devraient seulement présenter une demande d'autorisation après avoir fait tous les efforts raisonnables pour prêter assistance à la personne qui a fait la demande d'accès, comme l'exige le paragraphe 4(2.1).

L'obligation de prêter assistance comprend notamment le fait d'aider une personne qui fait une demande d'accès à préciser sa demande, à réduire la portée de sa demande afin que les documents demandés puissent lui être fournis plus rapidement et à fournir les renseignements nécessaires pour permettre à l'institution de repérer les documents demandés.

Pour en savoir plus : Demander l'autorisation de la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à une demande d'accès en vertu de l'article 6.1

La Commissaire examine d'abord les demandes d'autorisation afin d'établir si elles satisfont aux critères du paragraphe 6.1(1) : si la demande d'accès est vexatoire, entachée de mauvaise foi et/ou constitue autrement un abus du droit de faire une demande de communication. Elle évalue les faits pertinents et les circonstances propres à la demande. Cela peut consister à examiner les répercussions éventuelles de la demande d'accès sur l'institution, l'objet de la demande et la question de savoir si elle est répétitive.

Lorsque la Commissaire conclut que la demande d'accès satisfait aux critères du paragraphe 6.1(1), elle se penche ensuite sur toutes les circonstances et tous les facteurs pertinents, y compris ceux qui suivent, avant d'exercer son pouvoir discrétionnaire afin de décider d'accorder ou non la demande d'autorisation :

• la nature quasi constitutionnelle du droit d'accès;
• l'intérêt public à l'égard des documents demandés;
• la question de savoir si l'institution s'est acquittée de ses obligations en vertu du paragraphe 4(2.1), soit de faire tous les efforts raisonnables pour prêter toute l'assistance indiquée à la personne qui a fait la demande d'accès.

Pour en savoir plus : Demander l'autorisation de la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à une demande d'accès en vertu de l'article 6.1

Décisions connexes : Décisions

Il se peut qu'une personne qui a fait une demande d'accès dépose une plainte auprès de la Commissaire au sujet de la décision de l'institution de ne pas répondre à sa demande d'accès et que l'institution demande à la Commissaire l'autorisation de ne pas donner suite à cette même demande d'accès en vertu de l'article 6.1.

L'article 6 énonce les critères auxquels doivent satisfaire les demandes d'accès :

• elles se font par écrit;
• elles s'adressent directement à l'institution fédérale dont relèvent les documents demandés;
• elles doivent être rédigées en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l'institution de trouver les documents demandés sans problèmes sérieux.

L'article 6.1, quant à lui, permet aux institutions de demander à la Commissaire l'autorisation de ne pas donner suite à des demandes d'accès parce qu'elles sont vexatoires, entachées de mauvaise foi et/ou constituent autrement un abus du droit de faire une demande de communication.

Lorsque la Commissaire reçoit à la fois une plainte concernant l'article 6 et une demande d'autorisation en vertu de l'article 6.1 à l'égard de la même demande d'accès, la Commissaire suspend la demande d'autorisation jusqu'à ce que l'enquête sur la plainte soit terminée afin d'établir si la demande d'accès satisfait effectivement aux critères de l'article 6.

Si la Commissaire conclut que la demande d'accès satisfait aux critères de l'article 6, elle commence alors à évaluer la demande d'autorisation présentée par l'institution.

Si la demande d'accès ne satisfait pas aux critères de l'article 6, l'institution n'est pas tenue d'y répondre, ce qui rend la demande d'autorisation sans effet pratique.

Les institutions doivent demander l'autorisation à la Commissaire à l'information de ne pas donner suite à une demande d'accès en envoyant simultanément un courriel au Commissariat à l'information (permission@oic-ci.gc.ca) et à la personne qui a fait la demande d'accès.

Vous avez le droit de connaître les raisons pour lesquelles l'institution demande l'autorisation de ne pas y donner suite. De plus, si la Commissaire décide de considérer la demande d'autorisation, vous avez le droit d'y répondre et vous aurez la possibilité de le faire.

Votre réponse devrait expliquer pourquoi la demande d'accès ne satisfait pas aux critères du paragraphe 6.1(1) et pourquoi la Commissaire devrait rejeter la demande d'autorisation de l'institution. Vous pouvez également présenter des documents pertinents à l'appui.

Pour en savoir plus : Processus : demander l'autorisation de la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à une demande d'accès en vertu de l'article 6.1 et Demander l'autorisation de la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à une demande d'accès en vertu de l'article 6.1

Vous disposez de 10 jours pour répondre après avoir reçu un avis du Commissariat à l'information vous indiquant que la Commissaire à l'information a décidé de considérer la demande d'autorisation de l'institution.

Pour en savoir plus : Processus : demander l'autorisation de la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à une demande d'accès en vertu de l'article 6.1

Vous recevrez une copie de la demande d'autorisation. L'institution doit vous l'envoyer au même moment qu'elle la transmet au Commissariat à l'information. Si l'institution ne vous l'envoie pas, le Commissariat lui rappellera de vous en transmettre une copie.

Vous devrez également transmettre à l'institution une copie de votre réponse ainsi que de tout document présenté au Commissariat. Ce dernier vous rappellera de le faire si vous ne le faites pas.

Généralement, la personne qui a fait la demande d'accès et l'institution devraient s'attendre à avoir une seule possibilité de présenter leurs arguments : l'institution, dans sa demande d'autorisation, et la personne qui a fait la demande, dans sa réponse. La Commissaire à l'information considérera ensuite les observations des deux parties et prendra une décision. Dans de rares cas, après avoir reçu la réponse de la personne qui a fait la demande d'accès, la Commissaire pourrait décider de demander davantage de renseignements ou de précisions de la part de l'une des parties ou des deux.

Si la Commissaire n'accorde pas la demande d'autorisation, l'institution doit en aviser la personne qui a fait la demande d'accès et indiquer quand le délai de réponse de 30 jours ou prorogé (qui a été suspendu pendant que la Commissaire prenait sa décision) recommencera à courir.

Si la Commissaire accorde la demande d'autorisation de l'institution et que celle-ci exerce son pouvoir discrétionnaire de refuser de donner suite à la demande d'accès, l'institution doit aviser la personne qui a fait la demande d'accès en conséquence et expliquer pourquoi [comme l'exige le paragraphe 6.1(2)]. L'institution devrait aussi rembourser les droits de 5 $ versés lors de la demande.

Pour en savoir plus : Processus : demander l'autorisation de la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à une demande d'accès en vertu de l'article 6.1

Les sommaires de la plupart des décisions de la Commissaire concernant les demandes d'autorisation en vertu du paragraphe 6.1(1) pour ne pas donner suite à des demandes d'accès se trouvent dans la base de données de décisions du Commissariat.

Cette base de données est régulièrement mise à jour, et des sommaires présentant les plus récentes conclusions de la Commissaire au sujet de ces demandes d'autorisation y sont ajoutés. Les sommaires sont publiés pour orienter les personnes qui font des demandes d'accès et les institutions au sujet de l'interprétation que fait la Commissaire du paragraphe 6.1(1).

La Commissaire ne publie pas les sommaires des décisions lorsque les faits sur lesquels repose la demande d'autorisation permettraient d'identifier la personne qui a fait la demande d'accès. Elle peut également décider de ne pas publier les sommaires de décisions qui répètent d'autres décisions publiées, par exemple lorsqu'une institution présente plusieurs demandes d'autorisation similaires au même moment.