La partie plaignante allègue que les pratiques de tenue des documents du Bureau du Conseil privé (BCP) relatifs aux processus de nomination ne sont pas conformes à la Loi sur l’accès à l’information.

L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)f). 

Le BCP a expliqué que, durant le processus d’entrevue, les membres du comité de sélection peuvent prendre des notes pour les aider à l’étape des délibérations. Les conclusions qui en découlent sont transcrites dans une lettre d’avis. Du point de vue des obligations qui incombent au BCP (tant à l’interne qu’en vertu de la Loi) en matière de tenue de documents, la lettre d’avis finale transmise au ministre se veut le document officiel des délibérations. Le BCP a confirmé que tous les autres documents, y compris les notes manuscrites, sont considérés comme des documents éphémères; ils ne sont pas conservés après les nominations.

La partie plaignante a aussi fait valoir que les pratiques de tenue des documents du BCP peuvent mener à une possible infraction à la Loi. L’enquête a permis de conclure qu’il n’y a aucune preuve selon laquelle des documents ont été détruits dans « l’intention d’entraver le droit d’accès ». La preuve indique plutôt que les notes d’entrevue étaient des documents éphémères qui ont servi à rédiger des lettres d’avis transmises au ministre de l’époque. Le droit d’accès dépend d’une documentation adéquate par les institutions et de la conservation des documents. La Commissaire à l’information a recommandé auparavant d’établir une obligation législative pour les fonctionnaires et la haute direction visant à documenter adéquatement les activités clés, faisant observer qu’il n’est pas nécessaire de conserver les documents éphémères pour assurer la responsabilité et la transparence du gouvernement.

La plainte est non fondée.