Bureau du Conseil privé (Re), 2025 CI 54
Date : 2025-11-07
Numéro de dossier du Commissariat : 5824-02892
Numéro de la demande d’accès : S.O.
Sommaire
La partie plaignante allègue que les pratiques de tenue des documents du Bureau du Conseil privé (BCP) relatifs aux processus de nomination ne sont pas conformes à la Loi sur l’accès à l’information.
L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)f).
Le BCP a expliqué que, durant le processus d’entrevue, les membres du comité de sélection peuvent prendre des notes pour les aider à l’étape des délibérations. Les conclusions qui en découlent sont transcrites dans une lettre d’avis. Du point de vue des obligations qui incombent au BCP (tant à l’interne qu’en vertu de la Loi) en matière de tenue de documents, la lettre d’avis finale transmise au ministre se veut le document officiel des délibérations. Le BCP a confirmé que tous les autres documents, y compris les notes manuscrites, sont considérés comme des documents éphémères; ils ne sont pas conservés après les nominations.
La partie plaignante a aussi fait valoir que les pratiques de tenue des documents du BCP peuvent mener à une possible infraction à la Loi. L’enquête a permis de conclure qu’il n’y a aucune preuve selon laquelle des documents ont été détruits dans « l’intention d’entraver le droit d’accès ». La preuve indique plutôt que les notes d’entrevue étaient des documents éphémères qui ont servi à rédiger des lettres d’avis transmises au ministre de l’époque. Le droit d’accès dépend d’une documentation adéquate par les institutions et de la conservation des documents. La Commissaire à l’information a recommandé auparavant d’établir une obligation législative pour les fonctionnaires et la haute direction visant à documenter adéquatement les activités clés, faisant observer qu’il n’est pas nécessaire de conserver les documents éphémères pour assurer la responsabilité et la transparence du gouvernement.
La plainte est non fondée.
Plainte
[1] La partie plaignante allègue que les pratiques de tenue des documents du Bureau du Conseil privé (BCP) relatifs aux nominations faites par les membres du comité de sélection ne sont pas conformes à la Loi sur l’accès à l’information.
[2] L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)f).
Enquête
Contexte
[3] Le 23 octobre 2024, le Comité permanent des comptes publics (le Comité) s’est réuni afin d’obtenir des précisions sur le processus de nomination de la présidente de Technologies du développement durable Canada (TDDC) en 2019. Un témoin du BCP a comparu devant le Comité au sujet du processus de nomination. En discutant des entrevues menées dans le cadre du processus de sélection, le témoin a expliqué que les membres du comité de sélection servent de jury et prennent des notes.
[4] Certains membres du Comité ont exprimé leurs préoccupations quant au manque de documents pouvant être retrouvés relativement aux nominations qui sont dirigées par les ministères. Du point de vue des obligations qui incombent au BCP (tant à l’interne qu’en vertu de la Loi) en matière de tenue de documents, le témoin a expliqué que la lettre d’avis finale transmise au ministre se veut le document officiel des délibérations des membres du comité de sélection. Il a ajouté que tous les autres documents, y compris les notes manuscrites, sont considérés comme des documents éphémères; ils ne sont pas conservés après les nominations.
Observations du Bureau du Conseil privé
[5] Le 8 mai 2025, le Commissariat à l’information a demandé au BCP de présenter des observations au sujet de ses pratiques de tenue des documents relatifs aux processus de sélection et de la façon dont les renseignements recueillis sont gérés. Il lui a aussi été demandé d’expliquer en quoi, selon lui, ces documents sont éphémères.
[6] Dans sa réponse, le BCP a confirmé les informations fournies par le témoin lors de sa comparution devant le Comité et a expliqué ses pratiques de tenue des documents relatifs aux processus de sélection.
[7] En ce qui concerne les documents éphémères, le BCP soutient ce qui suit :
- Durant le processus d’entrevue, chaque membre du comité de sélection peut prendre les notes qu’il juge nécessaires pour l’aider à l’étape des délibérations, car le BCP ne procède pas à la transcription des entrevues.
- À l’issue des entrevues, les membres du comité de sélection délibèrent sur le rendement global de chaque candidat et peuvent se référer à leurs notes personnelles, s’ils le souhaitent, pendant la discussion.
- Le scribe du BCP transcrit les conclusions qui découlent de ces délibérations dans un document officiel et dans la lettre d’avis transmise au ministre. Le BCP ne recueille ni ne conserve les notes manuscrites personnelles des membres du comité de sélection, car elles sont considérées comme des documents éphémères, et non pas comme des documents officiels.
[8] Les responsables du BCP ont aussi fait référence à la section du Manuel de l’accès à l’information du Secrétariat du Conseil du Trésor qui porte sur les documents éphémères (dont il sera question plus loin) pour soutenir leur position.
Observations de la partie plaignante
[9] Après avoir reçu les observations du BCP, le Commissariat a demandé à la partie plaignante de présenter des observations pour connaître son point de vue, mais elle n’a pas répondu à la demande.
La Loi n’oblige pas l’institution à conserver les notes d’entrevue
[10] La création et/ou la conservation des documents sont régies par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et la Politique sur les services et le numérique du Conseil du Trésor, et non pas la Loi sur l’accès à l’information.
[11] Le paragraphe 12(1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada exige que les institutions fédérales obtiennent l’autorisation écrite de l’administrateur général avant d’aliéner tout document fédéral ou de l’éliminer :
L’élimination ou l’aliénation des documents fédéraux ou ministériels, qu’il s’agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l’autorisation écrite de l’administrateur général ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir.
[12] L’administrateur général a émis des autorisations de disposition de documents aux institutions pour qu’elles puissent disposer de leurs documents, y compris les documents éphémères. Ainsi, les institutions peuvent éliminer les documents qu’elles jugent éphémères sans devoir se référer à Bibliothèque et Archives Canada. L’autorisation de disposition de documents prévoit ce qui suit :
Les documents éphémères ne sont pas des documents à valeur opérationnelle. Ils peuvent inclure des copies ou des exemplaires de documents conservés dans le dépôt d’une institution gouvernementale, mais ne comprennent pas les documents requis pour surveiller, soutenir ou documenter l’exécution des programmes, mener à bien les opérations, prendre des décisions, ou fournir des preuves à l’appui de la reddition de comptes et du rapport sur les activités du gouvernement.
[13] La Loi sur l’accès à l’information prévoit un droit d’accès aux documents relevant d’une institution fédérale lorsqu’une demande d’accès est faite [voir les paragraphes 2(2) et 4(1)]. Ce droit s’applique sans égard à la valeur opérationnelle des documents.
[14] En l’espèce, rien n’indique que les notes d’entrevue faisaient l’objet d’une demande d’accès ni même qu’elles relevaient du BCP lorsque la demande d’accès a été faite.
[15] Par conséquent, rien ne me permet de conclure que le BCP était tenu de conserver les notes d’entrevue en vertu de la Loi.
La destruction des notes d’entrevue ne contrevient pas à la Loi
[16] La partie plaignante a aussi fait valoir que les pratiques de tenue des documents du BCP peuvent mener à une possible infraction à la Loi.
[17] Même si la Loi ne régit pas la création ou la conservation des documents, l’article 67.1 érige en infraction le fait, entre autres, de détruire des documents dans l’intention d’entraver le droit d’accès, dont voici le libellé :
67.1(1) Nul ne peut, dans l’intention d’entraver le droit d’accès prévu par la présente partie :
a) détruire, tronquer ou modifier un document;
b) falsifier un document ou faire un faux document;
c) cacher un document;
d) ordonner, proposer, conseiller ou amener de n’importe quelle façon une autre personne à commettre un acte visé à l’un des alinéas a) à c).
(2) Quiconque contrevient au paragraphe (1) est coupable :
a) soit d’un acte criminel passible d’un emprisonnement maximal de deux ans et d’une amende maximale de dix mille dollars, ou de l’une de ces peines;
b) soit d’une infraction punissable sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire et passible d’un emprisonnement maximal de six mois et d’une amende maximale de cinq mille dollars, ou de l’une de ces peines.
[18] En tant que Commissaire à l’information, mon rôle n’est pas de mener des enquêtes criminelles sur de possibles infractions prévues à l’article 67.1. Cependant, si j’estime qu’il existe une preuve selon laquelle une infraction prévue à l’article 67.1 a été commise, je suis autorisée à divulguer les renseignements relatifs à cette infraction au procureur général du Canada, conformément au paragraphe 63(2).
[19] En l’espèce, je suis d’avis qu’il n’y a aucune preuve selon laquelle des documents ont été détruits dans « l’intention d’entraver le droit d’accès ». J’estime plutôt que la preuve permet de conclure que les notes d’entrevue étaient des documents éphémères qui ont servi à rédiger des lettres d’avis transmises au ministre de l’époque.
[20] Je n’ai donc aucune raison de conclure que la destruction des notes d’entrevue contrevient à la Loi.
Observation
[21] Le droit d’accès dépend d’une documentation adéquate par les institutions et de la conservation des documents.
[22] C’est d’ailleurs pour cette raison que j’ai recommandé auparavant d’établir une obligation législative pour les fonctionnaires et la haute direction visant à documenter adéquatement les activités clés. J’estime qu’une telle mesure cadrerait avec l’un des principaux objets de la Loi, soit la responsabilité des institutions, et qu’elle renforcerait la responsabilité, la transparence, la bonne gouvernance et la confiance du public. [Observations et recommandations de la Commissaire à l’information dans le cadre de l’examen du système d’accès à l’information au sein du gouvernement du Canada, janvier 2021]
[23] Cette obligation ne doit toutefois pas être interprétée de sorte que « chaque » document créé doive être conservé, dans l’éventualité d’une demande d’accès. Si les renseignements relatifs aux activités clés sont correctement gérés, il n’est pas nécessaire de conserver les documents éphémères pour assurer la responsabilité et la transparence du gouvernement.
Résultat
[24] La plainte est non fondée.
Révision devant la Cour fédérale
Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante doit exercer ce recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.