La partie plaignante allègue que l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès faite en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise à obtenir des messages rédigés entre le 1er septembre 2023 et le 6 décembre 2023 dans Microsoft Teams (MS Teams), lesquels contiennent une liste de mots clés en lien avec l’application ArriveCAN. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.
L’ASFC conserve les messages dans MS Teams pendant 30 jours. Cependant, elle n’a commencé à traiter la demande d’accès que plus de 30 jours après l’avoir reçue, parce qu’elle ne l’avait pas saisie rapidement dans son système de gestion des cas. En partant du principe que tous les documents pertinents avaient déjà été supprimés, les responsables de l’accès à l’information n’ont donc pas demandé aux secteurs de programme de leur fournir des documents. L’ASFC a plutôt indiqué à la partie plaignante qu’il n’existait aucun document de ce genre.
La politique de l’ASFC exige que les renseignements à valeur opérationnelle échangés dans MS Teams soient sauvegardés dans les dépôts ministériels avant l’expiration de la période de conservation de 30 jours. Compte tenu des questions soulevées au cours de l’enquête, l’ASFC a effectué une recherche de documents dans les dépôts ministériels et a repéré un document pertinent, lequel a été fourni à la partie plaignante. Quoi qu’il en soit, il n’y a aucun doute que le retard pris pour demander aux secteurs de programme de récupérer les documents pertinents a eu un effet préjudiciable sur le droit d’accès de la personne à l’origine de la demande.
La plainte est fondée.
Une ordonnance n’était pas nécessaire, étant donné que l’ASFC a communiqué le seul document pertinent.