Processus de traitement des plaintes et d’enquête au Commissariat à l’information

Le Greffe du Commissariat reçoit toutes les plaintes, que celles-ci aient été déposées par voie électronique, par courriel ou par la poste.

D’après les renseignements et les documents fournis par la partie plaignante (p. ex. des accusés de réception, des avis et des réponses en lien avec la demande d’accès initiale, le cas échéant, ou tout détail provenant d’autres communications avec l’institution), le personnel du Greffe vérifie chaque plainte en fonction d’un certain nombre de critères afin de décider si elle est recevable ou non. Ainsi, il doit vérifier si :

• la partie plaignante a le droit de déposer une plainte en vertu de la Loi (voir Foire aux questions : Qui peut déposer une plainte?);
• la plainte relève du mandat de la Commissaire. Autrement dit, il faut que la plainte corresponde à l’un des types de plaintes visés au paragraphe 30(1) de la Loi. Pour en savoir plus : Types de plaintes;
• la plainte a été déposée dans le délai prescrit de 60 jours (voir Délai de dépôt d’une plainte);
• la plainte est déposée contre une institution assujettie à la Loi.

Une plainte doit aussi contenir tous les détails nécessaires. Elle ne doit pas non plus être prématurée. Par exemple, dans le cadre d’une plainte prématurée, la partie plaignante allègue qu’une institution a erronément appliqué des exceptions pour refuser la communication de renseignements alors qu’elle n’a pas encore répondu à la demande d’accès.

Enfin, les pouvoirs d’enquête de la Commissaire quant à la plainte ne doivent pas avoir été épuisés.

Si la plainte est recevable, le Greffe en informe la partie plaignante et envoie un avis d’enquête à l’institution et à la partie plaignante, à moins que la Commissaire décide de refuser de faire enquête sur la plainte (voir « Refuser ou cesser de faire enquête sur des plaintes»).

Si le Greffe conclut que la plainte n’est pas recevable, il en informe la partie plaignante.

Dans l’éventualité où le personnel du Greffe ne serait pas en mesure de déterminer la recevabilité de la plainte en fonction des renseignements qu’elle contient, il essaiera de communiquer avec la partie plaignante une seule fois pour lui demander plus de détails. Le Greffe assurera un suivi auprès de la partie plaignante, au besoin, afin de clarifier tout renseignement supplémentaire fourni. Toutefois, si la partie plaignante ne fournit pas les renseignements demandés, le Greffe considérera la plainte comme n’étant pas recevable.

Renseignements complémentaires sur le Greffe et ce qu’il peut faire pour vous

Une fois que l’avis d’enquête est envoyé, le personnel du Greffe recueille des documents et des renseignements auprès de l’institution en vue d’entreprendre l’enquête. Ces documents peuvent comprendre le dossier de l’institution précisant comment elle a traité la demande d’accès, le cas échéant, les avis qu’elle a envoyés à la partie plaignante, la correspondance acheminée au sein de l’institution, les communications avec la partie plaignante et les autres parties (p. ex., les tiers) de même que les documents demandés.

L’enquêteur communique avec la partie plaignante, l’institution et les autres parties pour en savoir plus sur les circonstances de la plainte. Des recherches indépendantes pourraient également être réalisées dans le cadre de l’enquête (p. ex., la recherche de renseignements déjà accessibles au public sur des sites Web).

Afin de bien comprendre le fond de la plainte et les circonstances qui y ont mené (dont le traitement de toute demande d’accès), l’enquêteur examine tous les documents, renseignements, faits et points de vue dont il dispose. Il peut aussi effectuer un suivi auprès de la partie plaignante, de l’institution et des autres parties pour leur poser des questions ou clarifier certains points. Il peut notamment demander des observations écrites à l’une ou l’autre des parties.

Le Commissariat considère tous les documents, renseignements et faits recueillis auprès des parties plaignantes, institutions et autres parties, ainsi que les points de vue de toutes les parties sur les questions faisant l’objet de l’enquête, comme étant des observations. Pour en savoir plus : Présenter des observations dans le cadre d’une enquête

Au fur et à mesure que les circonstances de la plainte se précisent, l’enquêteur peut collaborer avec la partie plaignante et l’institution afin de régler ou réduire les questions en litige (p. ex., faire en sorte que l’institution ne traite que les documents auxquels la partie plaignante s’intéresse tout particulièrement).

D’après l’analyse, l’enquêteur recommande à la Commissaire à l’information un résultat concernant la plainte.

Lorsque la Commissaire conclut au bien-fondé de la plainte (autrement dit, une ou plusieurs allégations sont fondées), elle peut ordonner des mesures à l’institution qu’elle estime adéquates pour régler les questions en litige. Par exemple, elle pourrait ordonner à l’institution de répondre à la demande d’accès avant une certaine date lorsqu’elle ne l’a pas encore fait ou de communiquer les documents lorsqu’elle en a refusé la communication. (Remarque : Le Commissariat ne peut pas fournir aux parties plaignantes les documents qu’elles ont demandés. Ceux-ci doivent être fournis par l’institution.) Elle peut aussi formuler toute recommandation qu’elle juge à propos.

Pour en savoir plus : Quels sont les résultats possibles de ma plainte?; Foire aux questions : Ordonnances de la Commissaire à l’information

De manière générale, la Commissaire doit faire enquête sur toutes les plaintes recevables. Cependant, il existe deux situations qui lui permettent de refuser ou cesser (arrêter) de faire enquête sur des plaintes, et ce, même si celles-ci sont de son ressort [paragraphe 30(4)] :

• compte tenu des circonstances, l’enquête est inutile;
• la plainte est futile, vexatoire ou entachée de mauvaise foi.

Le fait de refuser ou cesser de faire enquête sur des plaintes permet à la Commissaire d’utiliser ses ressources d’enquête de la manière la plus efficace possible pour le Commissariat et le système d’accès. Il en est ainsi notamment parce que les enquêtes, ou la poursuite de celles-ci, sur des questions qui ont déjà été réglées n’auraient aucune utilité pratique et n’apporteraient rien de plus à la partie plaignante.

Enquêtes inutiles

La Commissaire peut décider de refuser ou cesser de faire enquête sur une plainte jugée inutile lorsque la question au centre de la plainte a été réglée avant qu’elle n’entame ou ne termine son enquête. Il peut s’agir, par exemple, d’une institution qui répond à la demande d’accès avant que l’enquête concernant un retard n’ait commencé ou ne soit terminée. Il peut aussi s’agir d'un cas où l’institution communique les renseignements qu’elle avait précédemment refusés de communiquer avant la fin de l’enquête sur une plainte concernant l’application d’exceptions.

Plaintes futiles, vexatoires ou entachées de mauvaise foi

La Commissaire peut décider de refuser ou cesser de faire enquête sur une plainte qui, à son avis, est futile, vexatoire ou entachée de mauvaise foi :

• Une plainte futile est généralement une plainte qui est banale ou qui n’a que peu ou pas d’importance.
• Une plainte frivole concerne généralement des questions sans intérêt. Ces plaintes peuvent aussi être dépourvues de sens, absurdes ou farfelues.
• Une plainte vexatoire consiste généralement en une plainte déposée, délibérément ou non, à des fins inappropriées. Il peut s’agir de plaintes visant principalement à harceler ou à opprimer les autres, comme les institutions et les personnes.
• Une plainte entachée de mauvaise foi suppose de causer délibérément du tort et/ou d’avoir un motif inapproprié ou malhonnête. Elle ne relève pas seulement d’un mauvais jugement ou d’une négligence. L’objectif d’une telle plainte est notamment d’induire en erreur et/ou de tromper.

Il peut s’agir, par exemple, d’une plainte qui porte sur la communication de documents. Or, la partie plaignante avait affirmé qu’elle ne tenait pas à recevoir ces documents, mais qu’elle en voulait à l’institution ou qu’elle souhaitait lui causer du tort.

Lorsque la Commissaire décide de refuser ou cesser de faire enquête sur une plainte, elle transmet un avis en vertu du paragraphe 30(5).

La Commissaire doit présenter un compte rendu à la partie plaignante, à l’institution et aux autres parties une fois que l’enquête est terminée et qu’elle est parvenue à une conclusion relativement à la plainte.

• Lorsqu’une plainte est fondée et que la Commissaire a l’intention de rendre des ordonnances et/ou de formuler des recommandations, le Commissariat transmet d’abord un rapport à l’institution.
  • Celui-ci fait état des conclusions de la Commissaire à l’issue de l’enquête.
  • Il comprend aussi le libellé des ordonnances et/ou des recommandations et demande à l’institution d’informer la Commissaire des mesures qu’elle a prises ou qu’elle prévoit de prendre pour donner suite aux ordonnances et/ou aux recommandations, ou des raisons pour lesquelles elle n’y donnera pas suite.

• Pour toutes les enquêtes dont le résultat de la plainte est « fondée » ou « non fondée », le Commissariat transmet un compte rendu à la partie plaignante et à l’institution.
  • Celui-ci fait état des résultats obtenus par la Commissaire à l’issue de l’enquête.
  • Lorsque la Commissaire rend des ordonnances et/ou formule des recommandations, le compte rendu les mentionne et précise si l’institution a l’intention de les mettre en œuvre.
  • Si le commissaire à la protection de la vie privée et/ou les tiers ont eu le droit de présenter des observations au cours de l’enquête et l’ont fait, le Commissariat leur transmet aussi une copie du compte rendu.

Le Commissariat publie sur son site Web de même que sur le site Web de l’Institut canadien d’information juridique les comptes rendus des enquêtes sur les plaintes concernant un refus de communication (p. ex. lorsque l’information est visée par une exception), qui contiennent des ordonnances. Le Commissariat publie aussi sur son site Web les ordonnances formulées à l’issue d’enquêtes sur les plaintes concernant un retard.

Une fois que la Commissaire transmet son compte rendu, la partie plaignante, l’institution et les autres parties peuvent exercer un recours en révision devant la Cour fédérale, selon délais prévus. Lorsqu’une institution n’a pas l’intention de donner entièrement suite aux ordonnances, elle doit exercer ce recours. Les ordonnances de la Commissaire prennent effet après l’expiration des délais.

Pour en savoir plus : Comptes rendus de la Commissaire à l’information; Exercer un recours en révision devant la Cour fédérale; Foire aux questions : Ordonnances de la Commissaire à l’information