2017-2018 Rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information

Table des matières

• Introduction
• À propos du Commissariat
  • Structure organisationnelle en 2017–2018
• Activités d’accès à l’information au Commissariat
  • Secrétariat
  • Commissaire à l’information ad hoc
• Statistiques et tendances pour 2017-2018
  • Charge de travail
  • Délai de traitement
  • Communication
  • Exemptions réclamées
  • Plaintes
• Annexe A : Ordonnances de délégation en vigueur en 2017-2018
• Annexe B : Ordonnance de délégation, commissaire à l’information ad hoc
• Annexe C : Rapport statistique de 2017-2018

Introduction

L’objectif de la Loi sur l’accès à l’information est de protéger le droit du public d’avoir accès aux documents sous le contrôle des institutions gouvernementales, tout en veillant à ce que l’utilisation des exceptions et des exclusions soit limitée et précise. La Loi prévoit également que toute décision relative à la communication de l’information doit être examinée indépendamment du gouvernement. À cette fin, le Commissariat à l’information du Canada (Commissariat) a été créé en 1983 à titre d’institution publique indépendante relevant du Parlement.

Le Commissariat a été assujetti à la Loi sur l’accès à l’information le 1er avril 2007. À ce moment, l’organisation s’est engagée à fournir des services exemplaires aux demandeurs qui cherchent à obtenir de l’information à propos de ses enquêtes et de ses opérations.

Le Commissariat a toujours respecté cet engagement, a répondu rapidement aux demandes et a divulgué un large éventail de renseignements. Pour mieux servir les demandeurs, le Commissariat a cessé d’imposer des frais pour la présentation de demandes d’accès à l’information en 2010.

Ce rapport, préparé et déposé conformément à l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information, examine les activités du Commissariat liées à l’accès à l’information pour 2017-2018.

Le Commissariat a reçu 51 demandes officielles d’accès à l’information en 2017-2018. Il s’agit d’une baisse de 40 % par rapport à 2016-2017, où 85 demandes avaient été reçues. Le délai de traitement moyen du Commissariat était de 18,1 jours pour les 51 dossiers traités en 2017-2018.

À propos du Commissariat

Le Commissariat est une institution publique indépendante qui a été créé en 1983 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Sa principale responsabilité consiste à soutenir le mandat de la commissaire à l’information dans la réalisation d’enquêtes efficaces, équitables et confidentielles lorsqu’une plainte est formulée quant au traitement d’une demande d’accès à l’information par une institution fédérale. Le Commissariat privilégie le recours à la médiation et à la persuasion afin de résoudre les plaintes, mais peut porter des affaires devant la Cour fédérale pour veiller à ce que la Loi soit correctement interprétée et appliquée.

Le Commissariat soutient également la commissaire à l’information dans son rôle consultatif auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions se rapportant à l’accès à l’information. Il fait la promotion active d’un plus grand accès à l’information au Canada au moyen d’initiatives ciblées, comme la Semaine du droit à l’information, et par un dialogue constant avec les Canadiens, le Parlement et les institutions fédérales.

Structure organisationnelle en 2017–2018

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Cet organigramme présente le titre de deux hauts fonctionnaires du Commissariat à l’information qui relèvent de la commissaire à l’information : sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance; et sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques.

Sous la responsabilité de la sous-commissaire aux enquêtes et à la gouvernance, la Direction du règlement des plaintes et respect de la Loi du Commissariat a recours à la médiation concernant les plaintes relatives au traitement des demandes d’accès à l’information, ainsi que toutes les questions liées au fait de solliciter ou d’obtenir l’accès à des dossiers en vertu de la Loi, et mène des enquêtes à leur égard. Les responsabilités de gouvernance sont dirigées par la Direction des services organisationnels. Cette équipe assure un leadership stratégique et institutionnel en matière de planification, de reddition de comptes, de ressources humaines, de gestion financière, de services de sécurité et d’administration, de vérification interne et d’évaluation ainsi que de gestion de l’information et de technologie de l’information.

Sous la responsabilité du sous-commissaire aux services juridiques et aux affaires publiques, la Direction des services juridiques du Commissariat offre des conseils juridiques relativement aux enquêtes et aux questions législatives ou administratives, et fournit de la formation sur l’évolution de la jurisprudence. Elle assure également le suivi de l’évolution des lois et des règlements pour établir son incidence éventuelle sur les travaux de la commissaire et sur l’accès à l’information en général. La Direction des services juridiques représente la commissaire devant les tribunaux lorsqu’elle tente de clarifier des questions relatives au droit d’accès et de faire respecter le droit à l’information. L’Unité des affaires publiques dirige les communications et les relations externes avec un large éventail d’intervenants, notamment le Parlement, les gouvernements et les médias. Elle fournit également une rétroaction au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sur l’amélioration de l’administration de la Loi. Elle est aussi chargée de gérer la fonction d’accès à l’information et de protection de la vie privée au Commissariat.

Activités d’accès à l’information au Commissariat

Secrétariat

Le Commissariat dispose d’une petite équipe de spécialistes qui mènent à bien les activités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) de l’organisme. En 2017-2018, le Secrétariat de l’AIPRP comprenait le directeur de l’AIPRP (temps plein), secondé par un agent de l’AIPRP (temps plein).

Le personnel du Secrétariat traite les requêtes, offre de la formation sur les questions d’accès et de protection de la vie privée aux nouveaux employés, en plus d’élaborer et de mettre en œuvre des politiques et des procédures.

En 2017-2018, le directeur de l’AIPRP a formé l’agent de l’AIPRP et le personnel du Secrétariat a offert, sur demande, des conseils aux employés et aux gestionnaires du Commissariat sur les questions relatives à l’accès à l’information.

En vertu de la Loi, le directeur de l’AIPRP et le sous-commissaire aux services juridiques et aux affaires publiques détiennent la pleine délégation de pouvoirs. En annexe A, vous trouverez une copie de l’arrêté de délégation signé à la fois par l’ancienne commissaire à l’information, Suzanne Legault, dont le mandat a pris fin le 28 février 2018, et par Caroline Maynard, qui occupe le poste de commissaire à l’information depuis le 1er mars 2018.

Commissaire à l’information ad hoc

Les demandeurs qui sont d’avis que le Commissariat a incorrectement traité leur demande d’accès à l’information sont en droit de déposer une plainte. Pour éviter tout conflit d’intérêts et assurer l’intégrité du processus de plainte, un commissaire à l’information ad hoc indépendant enquête sur les plaintes concernant les demandes d’accès présentées au Commissariat.

David Loukidelis a été nommé commissaire à l’information ad hoc le 4 mai 2015. Le commissaire à l’information ad hoc, qui est aidé par un enquêteur, dispose des mêmes pouvoirs et des mêmes obligations que la commissaire à l’information en ce qui a trait à la réalisation d’enquêtes et à la formulation de recommandations. L’annexe B contient l’ordonnance de délégation de pouvoirs qui était en vigueur pour M. Loukidelis en 2017-2018. Le mandat de M. Loukidelis s’est terminé au début de l’exercice 2018-2019; Anne E. Bertrand a pris la relève.

Statistiques et tendances pour 2017-2018

L’annexe C contient les rapports statistiques du Commissariat sur la Loi sur l’accès à l’information pour 2017-2018. La section suivante présente certains faits saillants de ce rapport, ainsi que des tendances significatives liées à la charge de travail, au délai de traitement et à la communication pour les années pendant lesquelles le Commissariat a été assujetti à la Loi.

Faits saillants de la charge de travail, 2016-2017

Charge de travail

Le Commissariat a reçu 51 nouvelles demandes en 2017-2018, représentant une baisse de 34 demandes (40 %) reçues par le Commissariat par rapport à l’année précédente. Une demande a été reportée de 2016-2017 et une demande a été reportée à 2018-2019.

Comme on peut le voir à la figure 1, le volume annuel de nouvelles demandes a fluctué au cours de 11 années pendant lesquelles le Commissariat a été assujetti à la Loi. Après une première vague de demandes, le nombre de demandes a chuté et s’est stabilisé entre 2009-2010 et 2013-2014, suivi par une augmentation notable en 2014-2015 et 2015-2016. Après avoir atteint ce sommet, le nombre de nouvelles demandes a chuté au cours des deux dernières années.

Figure 1 : Nouvelles demandes, de 2007-2008 à 2017-2018

Text Version

	Nombre de demandes
2007-2008	93
2008-2009	113
2009-2010	28
2010-2011	46
2011-2012	48
2012-2013	44
2013-2014	33
2014–2015	89
2015-2016	120
2016-2017	85
2017-2018	51

De toutes les nouvelles demandes envoyées en 2017-2018, la majorité (43 %) provenait du public. Les membres des médias et les entreprises ont soumis presque toutes les autres demandes. Il est normal que la majorité des demandes envoyées au Commissariat provienne du public. Ce n’était pas le cas lors des deux premières années où l’organisme était assujetti à la Loi, alors que la majorité des demandes provenaient d’entreprises.

En 2017–2018, la majorité des demandes acheminées au Commissariat concernait des documents administratifs, tels que de la correspondance, des notes d’information et des statistiques. Le Commissariat a aussi reçu une poignée de demandes à propos d’enquêtes précises entreprises par la commissaire à l’information.

Figure 2 : Nombre de pages traitées, de 2010-2011 à 2017-2018

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	Nombre de pages traitées
2010-2011	7 206
2011-2012	25 187
2012-2013	27 083
2013-2014	25 782
2014-2015	36 457
2015-2016	43 327
2016-2017	17 460
2017-2018	12 295

En 2017-2018, le Commissariat a traité 12 925 pages pour les 51 demandes complétées (Figure 2). Il s’agit d’une baisse de 26 % par rapport à 2016-2017 et le nombre annuel de pages traitées le plus faible depuis 2010-2011.

Parallèlement, il y a eu trois demandes (6 % du total) nécessitant le traitement de plus de 1 000 pages chacune, ce qui correspond aux statistiques des dernières années. Dans plus de la moitié des demandes complétées en 2017-2018, moins de 100 pages ont été traitées.

Le Commissariat n’a reçu aucune demande informelle en 2017-2018.

La dernière composante de la charge de travail relative aux demandes d’accès à l’information du Commissariat concerne les consultations, c’est-à-dire lorsque d’autres institutions demandent l’avis du Commissariat sur les demandes qu’elles ont reçues touchant aux affaires du Commissariat ou impliquant ses documents. Les institutions demandent en général des recommandations concernant la communication de l’information et les exceptions applicables. Le Commissariat a généralement pour pratique de ne pas fournir de recommandations sur l’application d’exceptions en réponse aux demandes de consultation. En effet, la commissaire à l’information pourrait ultérieurement être tenue d’enquêter sur les plaintes relatives à l’utilisation par l’institution de ces dispositions de la Loi pour refuser de communiquer des renseignements. La décision de refuser de formuler des recommandations permet à la commissaire à l’information de maintenir son impartialité et d’éviter les conflits d’intérêts.

Néanmoins, le Commissariat a reçu 16 demandes de ce genre en 2017-2018, soit une légère hausse comparativement à l’année précédente. Toutes les demandes ont reçu une réponse en 15 jours ou moins.

Délai de traitement

Une caractéristique principale du service exemplaire du Commissariat est la rapidité d’exécution. En effet, répondre aux demandes d’accès aussi rapidement que possible est à la base de tout le système d’accès à l’information.

Figure 3 : Délai de traitement des demandes, 2017-2018

Text Version

1 à 15 jours	37 %
16 à 30 jours	57 %
31 à 60 jours	6 %

La Loi sur l’accès à l’information prévoit que les institutions doivent répondre aux demandes dans un délai de 30 jours. Lorsque les institutions déterminent qu’elles seront incapables de répondre à une demande dans un délai de 30 jours, elles peuvent bénéficier d’une prorogation de délai. En conformité avec le principe de rapidité de réponse, le Commissariat s’efforce de garder ces prorogations aussi courtes que possible.

Des 51 demandes que le Commissariat a complétées en 2017-2018, 94 % ont été réglées en moins de 30 jours (figure 3), 57 % en 16 à 30 jours et 37 % en 15 jours ou moins.

En 2017-2018, le Commissariat a bénéficié de trois prorogations de délai afin de répondre aux demandes, les trois pour moins de 30 jours. Deux de ces prorogations de délai étaient dues à une entrave au fonctionnement, alors qu’une troisième prorogation a été demandée pour permettre au Commissariat de consulter d’autres organismes.

Le Commissariat a mené à bien toutes les 51 demandes de 2016-2017 avant leur échéance (soit 30 jours ou l’échéance de la prorogation), de sorte que le Commissariat n’a eu à déclarer aucune « présomption de refus ».

Figure 4 : Délai de traitement moyen des demandes, de 2008-2009 à 2017-2018

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	Nombre de jours
2008-2009	36,11
2009-2010	32,97
2010-2011	15
2011-2012	22
2012-2013	30,4
2013-2014	25,5
2014-2015	19
2015-2016	16,56
2016-2017	13,9
2017-2018	18,1

Une autre mesure du délai de traitement est le temps moyen pour régler une demande.

Le délai moyen de traitement du Commissariat pour régler les demandes en 2016-2017 était de 18,1 jours. Nous sommes encore bien en dessous du délai de 30 jours prescrit par la Loi. Comme le montre la figure 4, le Commissariat affichait un délai moyen de traitement des demandes de moins de 30 jours depuis les 5 dernières années.

Communication

L’objectif de la Loi sur l’accès à l’information est de protéger le droit du public d’avoir accès aux documents sous le contrôle des institutions gouvernementales, tout en veillant à ce que l’utilisation des exceptions et des exclusions soit limitée et précise. Par conséquent, le Commissariat s’efforce de divulguer autant d’information que possible aux demandeurs et ne soustrait à la communication que ce que la Loi exige.

En 2017-2018, le Commissariat a divulgué tous les documents en réponse à 11 demandes (22 % des 51 dossiers réglés). Ceci comprenait les demandes pour des statistiques, des listes de notes d’information et les dossiers d’approvisionnement courants.

Le Commissariat a rendu publique une partie de l’information demandée pour 20 des 51 demandes (39 %). Plusieurs de ces demandes étaient liées à des enquêtes. Le Commissariat ne peut divulguer les documents d’enquêtes avant que ces enquêtes ne soient achevées, et seuls certains de ces documents pourront être divulgués par la suite, comme il est énoncé à l’article 16.1 de la Loi. La figure 5 illustre la tendance sur 11 ans.

Figure 5 : Divulgation des documents, de 2007-2008 à 2017-2018

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	2007-2008	2008-2009	2009-2010	2010-2011	2011-2012	2012-2013	2013-2014	2014-2015	2015-2016	2016-2017	2017-2018
Communication totale	33 %	25 %	13 %	20 %	16 %	6 %	16 %	16 %	22 %	29 %	22 %
Communication partielle	46 %	59 %	74 %	43 %	48 %	48 %	45 %	57 %	54 %	46 %	39 %

En 2017-2018, le Commissariat a reçu huit nouvelles demandes pour lesquelles aucun document n’a été trouvé. Ceci constitue 16 % du volume total de demandes, ce qui concorde avec les proportions des deux dernières années.

Exemptions réclamées

En 2017-2018, dans ses réponses aux 20 demandes pour lesquelles les documents ont été publiés en partie, le Commissariat a réclamé quatre exemptions distinctes et une exclusion afin de retrancher l’information.

Le Commissariat a invoqué l’alinéa 16.1(1)c) de la Loi, qui considère expressément les dossiers associés aux enquêtes du Commissariat comme étant des exceptions, dans le cas de 18 des 20 demandes. Il s’agit d’une exemption obligatoire.

Sauf en 2008-2009, l’alinéa 16.1(1)c) a été l’exception la plus courante ou la deuxième plus courante du Commissariat. Les articles 19 (renseignements personnels) et 23 (secret professionnel des avocats) sont parmi les exemptions les plus réclamées. Le Commissariat a invoqué l’article 19 dans le cas de six demandes et l’article 23 pour huit demandes en 2017-2018.

La Loi exclut également certains renseignements, tels que les documents confidentiels du Cabinet (article 69). La seule exclusion invoquée par le Commissariat en 2017-2018 était en vertu de cet article de la Loi.

Plaintes

En 2017-2018, le commissaire à l’information ad hoc a reçu une plainte concernant le traitement des demandes d’accès par le Commissariat. Le commissaire à l’information ad hoc a enquêté et a jugé que la plainte n’était pas fondée. Le rapport annuel du commissaire à l’information ad hoc peut être consulté ici : rapport annuel 2017–2018 du commissaire à l’information.

Annexe A : Ordonnances de délégation en vigueur en 2017-2018

Annexe B : Ordonnance de délégation, commissaire à l’information ad hoc

Annexe C : Rapport statistique de 2017-2018

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Commissariat à l’information

Période d'établissement de rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1  Nombre de demandes

1.2  Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1  Disposition et délai de traitement

2.2  Exceptions

* A.I. : Affaires internationales       Déf. : Défense du Canada       A.S. : Activités subversives

2.3  Exclusions

2.4  Support des documents communiquées

2.5  Complexité

2.5.1  Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2  Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3  Autres complexités

2.6  Présomptions de refus 

2.6.1  Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2  Nombre de jours de retard

2.7  Demandes de traduction

PARTIE 3 – Prorogations

3.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2  Durée des prorogations

PARTIE 4 – Frais

PARTIE 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

5.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

5.2  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

5.3  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

PARTIE 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1  Demandes auprès des services juridiques

6.2  Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

PARTIE 7 – Plaintes et enquêtes

PARTIE 8 – Recours judiciaire

PARTIE 9 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1  Coûts

9.2  Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales