2020-2021 Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels préserve la vie privée des individus en protégeant leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales. Elle accorde également aux individus un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent. Le Commissariat à l’information du Canada est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 2007. Le Commissariat utilise toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels et fournir un accès rapide aux renseignements personnels qu’il détient lorsqu’il en reçoit la demande.

Le présent rapport, préparé et déposé conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, examine les activités du Commissariat en matière de protection de la vie privée pour l’exercice 2020-2021.

Le Commissariat a reçu 14 demandes de renseignements personnels en 2020-2021, et aucune demande n’a été reportée de l’exercice précédent. Les 14 demandes de renseignements personnels ont été réglées au cours de l’exercice. L’organisation a également réalisé un temps moyen de traitement de ces dossiers de 17,6 jours. Veuillez consulter la section « Respect des délais » pour plus d’information.

À propos du Commissariat à l’information

Le Commissariat à l’information a été créé en 1983 aux termes de la Loi sur l’accès à l’information pour appuyer la Commissaire à l’information du Canada dans ses fonctions.

Le personnel du Commissariat mène des enquêtes confidentielles sur les plaintes concernant le traitement des demandes d’accès par les institutions fédérales et donne l’occasion aux parties plaignantes et aux institutions de faire valoir leur point de vue.

Le Commissariat s’efforce de maximiser la conformité à la Loi. Pour ce faire, la Commissaire dispose d’un vaste éventail d’outils, d’activités et de pouvoirs à sa disposition, notamment la capacité de négocier avec les parties plaignantes et les institutions sans qu’il soit nécessaire de procéder à des enquêtes officielles ainsi que la capacité de formuler des recommandations et/ou de rendre des ordonnances pour régler les questions à l’issue des enquêtes.

Le Commissariat appuie la Commissaire dans son rôle de conseillère auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions touchant l’accès à l’information. De plus, le Commissariat encourage la sensibilisation des gens au droit d’accès à l’information au Canada, par des initiatives ciblées comme la Semaine du droit à l’information et par un dialogue constant avec les Canadiens et Canadiennes, le Parlement et les institutions fédérales.

La Commissaire est épaulée par un effectif d’environ 150 employés, dont une équipe de direction composée de 3 sous-commissaires :

  • Sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance
  • Sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques
  • Sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation

L’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du Secteur des services juridiques et des affaires publiques. La gestionnaire de l’AIPRP et le sous-commissaire des Services juridiques et des Affaires publiques détiennent le plein pouvoir délégué en vertu de la Loi. Une copie de l’arrêté de délégation est incluse à l’annexe A du présent rapport.

Le Commissariat dispose d’une petite équipe de spécialistes qui s’occupent des activités de l’organisation en matière d’AIPRP. En 2020-2021, l’Unité de l’AIPRP était composée de la gestionnaire de l’AIPRP (à temps plein), soutenue par une analyste de l’AIPRP à temps plein et un étudiant à temps partiel. Une analyste de l’AIPRP supplémentaire a fait partie de l’équipe pendant à peu près la moitié de l’exercice.

Le personnel de l’Unité traite les demandes, offre une formation sur les questions d’accès et de protection des renseignements personnels aux nouveaux employés, et élabore et met en œuvre des politiques et des procédures pour veiller à ce que l’institution respecte ses obligations en vertu des lois.

Statistiques et tendances pour l’exercice 2020-2021

L’annexe B contient le rapport statistique du Commissariat sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice 2020-2021. La section suivante présente certains faits saillants de ce rapport, ainsi que quelques tendances liées à la charge de travail, au respect des délais et à la communication au cours des exercices où le Commissariat a été assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Charge de travail

Le Commissariat a reçu 14 nouvelles demandes en 2020-2021, et aucune demande n’a été reportée de l’exercice précédent. Il s’agit d’une légère baisse par rapport aux 18 dossiers reçus en 2019-2020. Le Commissariat a traité 3 416 pages dans le cadre de ces demandes. L’une d’entre elles a nécessité le traitement de plus 1 000 pages. Le Commissariat a également traité une demande de consultation provenant d’une autre institution.

Le Commissariat a continué de s’adapter avec efficacité au contexte évolutif de la pandémie, tout en maintenant ses activités au service des Canadiens et Canadiennes.

Respect des délais

Le Commissariat a terminé toutes les demandes au cours de la période de référence. Aucune des demandes terminées en 2020-2021 par le Commissariat n’était en retard. Ce dévouement constant à assurer un accès à l’information en temps opportun est l’un des piliers du programme d’AIPRP du Commissariat depuis plus de 10 ans. L’état des dossiers est surveillé en permanence par tous les membres de l’équipe de l’AIPRP pour s’assurer que tous les dossiers reçoivent une réponse dans les délais prévus par la Loi. Cela se fait à l’aide de rapports courants tirés de notre système de gestion des dossiers.

Le délai moyen pour répondre aux demandes de renseignements personnels était de 17,6 jours en 2020-2021, ce qui concorde avec les tendances récentes. Aucune prorogation n’a été prise en vertu de l’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le délai moyen de traitement était de 17,5 jours en 2019-2020 et de 17,75 jours en 2018-2019.

Communication

En 2020-2021, le Commissariat a communiqué tous les documents en réponse à 2 demandes. Ceux-ci ont été partiellement communiqués pour 4 autres dossiers. Une demande a été abandonnée. Quant aux 7 demandes restantes, aucun document n’a été trouvé pour répondre à celles-ci. Dans l’ensemble, le Commissariat a communiqué 3 236 pages, soit presque 95 % du nombre de pages traitées.

En 2020-2021, le Commissariat a invoqué des exceptions pour justifier son refus de communiquer des renseignements dans 4 des 14 demandes traitées. L’exception la plus souvent invoquée était l’article 26 (renseignements personnels d’une personne autre que le demandeur; 2 cas), suivi de l’alinéa 22(1)b) (enquêtes) et de l’article 27 (secret professionnel de l’avocat), à raison d’une occurrence pour chaque type. Il s’agit là d’un changement par rapport aux tendances récentes, selon lesquelles l’alinéa 22(1)b) était traditionnellement l’exception la plus souvent invoquée.

Le Commissariat n’a appliqué aucune exclusion aux documents en 2020-2021.

Le Commissariat n’a pas communiqué de renseignements personnels dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m).

Plaintes

Le Commissariat à la protection de la vie privée n’a reçu aucune plainte à propos du traitement, par le Commissariat à l’information, de questions relatives à la vie privée en 2020-2021.

Activités relatives à la protection de la vie privée au Commissariat à l’information

En 2020-2021, l’Unité de l’AIPRP a organisé des séances de sensibilisation et de formation pour tous les nouveaux employés sur leurs responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au total, environ 28 employés ont participé à ces séances.

Aucune nouvelle politique, ligne directrice, procédure ou initiative n’a été mise en œuvre au cours de la période de référence.

Atteintes à la vie privée

Il n’y a pas eu de violations substantielles en 2020-2021.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été menée en 2020-2021. Le but était d’évaluer les répercussions sur la vie privée du fait de retenir les services d’une entreprise pour faire passer des examens dans le cadre de processus de dotation .

Annexe A : Arrêté de délégation, Loi sur la protection des renseignements personnels

Arrêté de délégation, Loi sur la protection des renseignements personnels

Version texte

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Delegation orders for the purpose of the Access to Information Act and the Privacy Act

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Commissaire à l’information du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est investie en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire le Commissariat à l’information du Canada.  Le présent arrêté de délégation annule et remplace tout arrêté antérieur fait en vertu de l’article 73.

Cet arrêté de délégation prend effet le 22 mai 2018.

Daté, à la ville de Gatineau, ce 22 jour de mai 2018

Original signé par

The Information Commissioner of Canada, pursuant to Section 73 of the Access to Information Act and of the Privacy Act, hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto, or the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise the powers and functions of the Information Commissioner of Canada as the head of a government institution that is, the Office of the Information Commissioner of Canada. This Delegation Order supersedes all previous Delegation Orders pursuant to section 73.

This delegation order is effective on May 22, 2018

Dated, at the City of Gatineau, this 22 day of May 2018

Original signed by

______________________________________________

Caroline Maynard

Commissaire à l’information du Canada

Information Commissioner of Canada

Arrêté de délégation, Loi sur la protection des renseignements personnels

Version texte
Caption Here
Schedule / Annexe
Position / Poste Privacy Actand Regulations/Loi sur la protection des renseignements personnels et règlement. Access to Information Act and Regulations/Loi sur l’accès à l’informationet règlement.
Deputy Commissioner, Legal Services and Public Affairs/ Sous commissaire, Services juridiques et Affaires publiques Autorité Absolue / Full Authority Autorité Absolue / Full Authority
Gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels / Manager, Access to Information and Privacy Autorité Absolue / Full Authority Autorité Absolue / Full Authority
Agent de l’AIPRP / ATIP Officer Articles de la Loi / Sections of the Act : aucune délégation  no delegation Articles du Règlement / Sections of the Regulations : 11(2), 11(4) Articles de la loi / Sections of the Act : 4(2.1), 8(1), 11(6), 27(1), 27(4). Articles du Règlement / Sections of the Regulations : 6(1)

Annexe B : Rapport statistique de 2018-2019

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat à l'information

Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 to 2021-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la périodes d'établissement de rapports 14
En suspens à la fin de la périodes d'établissement de rapports précédent 0
Total 14
Fermées pendant la périodes d'établissement de rapports 14
Reportées à la prochaine périodes d'établissement de rapports 0

Section 2 : Demandes fermées pendant la périodes d'établissement de rapports

2.1 Disposition délai de traitement

Dispositions des demandes Délais de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 2 0 0 0 0 0 2
Communication partielle 0 4 0 0 0 2 0 4
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 4 3 0 0 0 0 0 7
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 1
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 5 9 0 0 0 0 0 14

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 0
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 1
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 0
26 2
27 0
27.1 0
28 0

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Papier Électronique Autres
0 6 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
3 416 3 236 7
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Dispositions Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages commu-niquées Nombre de demandes Pages commu-niquées
Communication totale 2 33 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 32 1 178 1 825 1 2168 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 65 1 178 1 825 1 2168 0 0
2.5.3 Autres complexités
Dispositions Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autre Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 6
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
  Demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi 14
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) 100

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect du délai prévu par la loi
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi Motif principal
Entrave au fonctionnement / Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autre
0 0 0 0 0
2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi
Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n'a été prise Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.8 Demandes de traduction

Demande de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais vers le français 0 0 0
Du français vers l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Section 4 : Demandes de correction des renseignements personnels et mentions

Dispositions prises relativement aux demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et dispositions associées aux demandes

Nombre de demandespour lesquelles une prorogation a été prise  15a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution  15a)(ii) Consultation  15b)
Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages à traiter Grand nombre de demandes à traiter Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (article 70) Externe Interne
0 0 0 0 0 0 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations  15a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution  15a)(ii) Consultation  15b)
Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages à traiter Grand nombre de demandes à traiter Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (article 70) Externe Interne
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0 0 0 0 0
31 jours et plus               0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et d’autres organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la périodes d'établissement de rapports 1 14 0 0
En suspens à la fin de la périodes d'établissement de rapports précédent 0 0 0 0
Total 1 14 0 0
Fermées pendant la périodes d'établissement de rapports 1 0 0 0
Reportées à la prochaine périodes d'établissement de rapports 0 14 0 0

6.2 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandations Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 1 0 0 0 0 0 0 1
Communication partielle 1 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 0 0 0 1

6.3 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandations Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 7 : Délais de traitement des consultations sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de
demandes
Pages communi-quées Nombre de
demandes
Pages communi-quées Nombre de
demandes
Pages communi-quées Nombre de
demandes
Pages communi-quées Nombre de
demandes
Pages communi-quées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de
demandes
Pages communi-quées Nombre de
demandes
Pages communi-quées Nombre de
demandes
Pages communi-quées Nombre de
demandes
Pages communi-quées Nombre de
demandes
Pages communi-quées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 8 : Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et des Fichiers de renseignements personnel (FRP)

Nombre d’EFVP complétées 1

Section 9.2: Fichiers de renseignements personnels

Fichiers de renseignements personnels Actifs Créés Supprimés Modifiés
  56 0 0 0

Section 10 : Atteintes substantielles à la vie privée

Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au Secrétariat du Conseil du Trésor 0
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au Commissariat à la protection de la vie privée 0

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

Dépenses Montant
Salaires 109 286 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 155 $
Contrats de services professionnels 0 $
Autres 155 $
Total 109 441 $

11.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 1.245
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 1.245

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat à l’information

Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d'AIPRP

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par différents canaux.

Capacité de recevoir des demandes d'AIPRP
  Nombre de semaines
En mesure de recevoir des demandes par la poste 52
En mesure de recevoir des demandes par courriel 52
En mesure de recevoir des demandes en moyen d'un service de demande numérique 52

Section 2: Capacité de traiter les dossiers

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classification.

Section 2: Capacité de traiter les dossiers
  Ne peut pas traiter Peut traiter en partie Peut traiter en totalité Total
Documents papiers non classifiés 0 52 0 52
Documents papiers Protégé B 0 52 0 52
Documents papiers Secret et Très secret 0 52 0 52

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques dans différents niveaux de classification.

Section 2: Capacité de traiter les dossiers
  Ne peut pas traiter Peut traiter en partie Peut traiter en totalité Total
Documents électroniques non classifiés 0 0 52 52
Documents électroniques Protégé B 0 0 52 52
Documents électroniques Secret et Très secret 52 0 0 52
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