Services publics et Approvisionnement Canada (Re), 2025 CI 22
Date : 2025-03-21
Numéro de dossier du Commissariat : 5821-03623
Numéro de la demande d’accès : A-2021-00283
Sommaire
La partie plaignante allègue que Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a refusé de traiter une demande d’accès présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise tous les courriels d’un membre du personnel désigné. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi. SPAC n’a pas démontré que la demande d’accès ne satisfaisait pas aux critères de l’article 6 et, par conséquent, qu’elle n’était pas une demande. Plus particulièrement, SPAC n’a pas montré en quoi un fonctionnaire expérimenté de l’institution n’aurait pas pu trouver sans problèmes sérieux les courriels d’un seul membre du personnel, même si la partie plaignante n’avait pas précisé de sujet et/ou de période pour les courriels. La Commissaire à l’information a ordonné à SPAC de fournir une réponse complète à la demande d’accès. La Commissaire a également recommandé, puisque 50 000 pages de courriels ont été repérées, que SPAC veille à ce que son personnel reçoive de la formation et du soutien relativement aux responsabilités et aux procédures en matière de gestion de l’information. Le tout aiderait SPAC à améliorer ses processus de classification, d’organisation et de récupération de documents, et, par conséquent, de répondre plus efficacement aux demandes. SPAC a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance et à la recommandation. La plainte est fondée.
Plainte
[1] La partie plaignante allègue que Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a refusé de traiter une demande d’accès présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise tous les courriels d’un membre du personnel. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.
Enquête
Article 6 : acceptation des demandes d’accès
[2] En vertu de l’article 6, les institutions doivent accepter une demande d’accès qui satisfait à tous les critères suivants :
- Elle doit être faite par écrit.
- Elle doit être faite auprès de l’institution dont relèvent les documents demandés.
- Elle doit être rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux.
[3] Si la demande d’accès n’est pas rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux, l’institution doit rapidement demander des précisions à la personne qui a fait la demande, conformément au paragraphe 4.2(1).
[4] Si la demande d’accès n’est toujours pas claire après que l’institution a fait tous les efforts raisonnables pour obtenir des précisions, il n’est plus nécessaire de faire d’autres efforts et l’institution peut décider de ne pas accepter la demande. Lorsque la personne qui fait la demande la rédige en termes suffisamment précis, l’institution doit accepter la demande.
Était-il raisonnable que SPAC refuse de traiter la demande en vertu de l’article 6 de la Loi?
[5] En l’espèce, il est évident que la demande d’accès a été faite par écrit et qu’elle a été faite auprès de l’institution fédérale dont relèvent les documents demandés; elle satisfaisait donc aux deux premiers critères de l’article 6.
[6] Pour ce qui est du troisième critère de l’article 6, SPAC n’a pas démontré que la demande, telle qu’elle était originalement formulée, n’était pas rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux.
[7] Bien que SPAC critique le fait que la personne qui a fait la demande n’a pas précisé de sujet et/ou de période pour les courriels demandés, il n’a pas expliqué en quoi, en l’absence de ces renseignements supplémentaires, les documents pertinents n’auraient pas pu être repérés sans problèmes sérieux par des fonctionnaires expérimentés de l’institution.
[8] À mon avis, la situation est différente des faits sur lesquels repose la décision Khoury c. Canada (Emploi et Développement social), 2022 CF 101, dans laquelle la demande était si générale que des précisions supplémentaires étaient requises pour récupérer les documents pertinents. En l’espèce, la partie plaignante a fourni de l’information assez précise pour récupérer les documents demandés.
[9] Je conclus qu’il n’était pas raisonnable que SPAC refuse la demande d’accès.
[10] L’échéance du délai de réponse demeure donc de 30 jours suivant la réception de la demande (selon l’article 7). SPAC n’a pas répondu à la demande avant cette date. Par conséquent, SPAC est réputé avoir refusé de communiquer les documents demandés en vertu du paragraphe 10(3).
[11] SPAC demeure néanmoins tenu de fournir une réponse à la demande d’accès.
[12] Dans sa réponse à la demande de renseignements du Commissariat concernant le traitement de la demande d’accès, SPAC estimait qu’il y avait environ 50 000 pages de documents pertinents. La découverte de 50 000 pages pertinentes dans le cadre de la demande montre des lacunes importantes en matière de gestion de l’information, notamment l’absence de processus de classification, d’organisation et de récupération, ce qui a donné lieu à un énorme volume de documents potentiellement pertinents. Le ministre devrait rappeler à ses fonctionnaires qu’une bonne gestion de l’information relative aux mesures clés est essentielle pour répondre efficacement aux demandes d’accès.
[13] À ce jour, certains de ces documents, mais pas tous, ont été importés dans le logiciel d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels de SPAC. Par la suite, il est prévu que des consultations soient nécessaires auprès d’autres ministères, notamment la Défense nationale, la Gendarmerie royale du Canada et Affaires mondiales Canada. Ces consultations s’ajoutent aux consultations nécessaires auprès de tiers ainsi qu’aux consultations potentielles auprès des services juridiques de SPAC. Il faudra donc beaucoup de temps pour répondre à la demande.
[14] SPAC a indiqué qu’il faudrait jusqu’à cinq ans pour traiter la demande et fournir une réponse finale. Pour sa part, la partie plaignante a indiqué qu’elle ne souhaitait pas fixer ou limiter la portée de la demande d’accès et elle ne s’oppose pas à un délai de réponse de cinq ans. La partie plaignante propose par contre que des communications intérimaires soient faites avant cette date.
[15] En l’espèce, le conclus qu’il est raisonnable que SPAC fournisse une réponse finale à la demande dès que possible, mais au plus tard le 9 juillet 2029.
Résultat
[16] La plainte est fondée.
Ordonnances et recommandations
J’ordonne au ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux de fournir une réponse complète à la demande d’accès dès que possible, mais au plus tard le 9 juillet 2029.
Je recommande au ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux de veiller à ce que son personnel reçoive de la formation et du soutien relativement aux responsabilités et aux procédures en matière de gestion de l’information, et de veiller à ce que le personnel s’acquitte de ces responsabilités.
Rapport et avis de l’institution
Le 18 février 2025, j’ai transmis au ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux mon rapport dans lequel je présentais mon ordonnance et ma recommandation.
Le 18 mars 2025, le directeur principal, Accès à l’information, Protection des renseignements personnels et Gouvernance, m’a avisé qu’il donnerait suite à mon ordonnance et à ma recommandation.
Révision devant la Cour fédérale
Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, toute ordonnance rendue prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.