Bureau du Conseil privé (Re), 2025 CI 58

Date : 2025-12-05
Numéro de dossier du Commissariat : 5824-02937
Numéro de la demande d’accès : A-2024-00337

Sommaire

La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise la totalité des documents, des mémoires, des courriels, de la correspondance, des notes de breffage, des messages textes, des messages sur Microsoft Teams ou toute autre plateforme de messagerie, ainsi que tout autre document, y compris des ébauches, du 25 juillet 2023 à aujourd’hui.

L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

L’enquête a permis de conclure qu’un bureau de première responsabilité n’a pas récupéré tous les documents pertinents lorsqu’il a été chargé de le faire. Le BCP n’a pas été en mesure de démontrer qu’il avait effectué une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès. Une recherche supplémentaire effectuée au cours de l’enquête a permis de localiser et de traiter 26 pages supplémentaires de documents pertinents.

La Commissaire à l’information a ordonné au BCP de fournir une réponse subséquente à la demande d’accès au plus tard 36 jours ouvrables après la date du compte rendu.

Le BCP a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance.

La plainte est fondée.

Plainte

[1]La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise les documents suivants :

[2]La totalité des documents, des mémoires, des courriels, de la correspondance, des notes de breffage, des messages textes, des messages sur Microsoft Teams ou toute autre plateforme de messagerie, ainsi que tout autre document, y compris des ébauches, du 25 juillet 2023 à aujourd’hui, concernant la gestion du programme parlementaire du gouvernement à la Chambre des communes, y compris (1) les notes de la « réunion de stratégie parlementaire » hebdomadaire, les points de discussion pour la rencontre hebdomadaire des sous-ministres et les produits similaires; (2) les documents préparés pour les réunions bilatérales entre le leader du gouvernement à la Chambre des communes et le sous-secrétaire du Cabinet, (Gouvernance); (3) la motion du gouvernement n^o 30, concernant les délibérations sur le projet de loi C-56, étudiée par la Chambre les 22 et 23 novembre 2023; (4) la motion du gouvernement n^o 31, concernant les délibérations sur le projet de loi C-50, étudiée par la Chambre les 1^er et 4 décembre 2023; (5) la motion du gouvernement n^o 34, concernant les délibérations sur le projet de loi C-62, étudiée par la Chambre les 12 et 13 février 2024; (6) la motion du gouvernement no 35, concernant la prolongation des heures de séance et le déroulement des délibérations prolongées pour le reste de la première session de la 44e législature, étudiée par la Chambre les 26 et 28 février 2024; et (7) la motion du gouvernement n^o 39, concernant les délibérations sur le projet de loi C-64, étudiée par la Chambre les 10 et 22 mai 2024.

[3]L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Enquête

[4]Le BCP est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande. Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés. Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[5]Au moment où la demande a été traitée, le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du BCP a chargé les secrétariats Appareil gouvernemental, Institutions démocratiques, Législation et planification parlementaire, et Politique du développement social de chercher les renseignements demandés. Chacun des bureaux de première responsabilité (BPR) a répondu au bureau de l’AIPRP qu’il n’avait pas trouvé de document.

[6]Le BCP a répondu à la demande d’accès le 20 septembre 2024 et a informé la partie plaignante qu’aucun document pertinent n’avait été trouvé. Cependant, dans les observations reçues par le Commissariat à l’information, la partie plaignante allègue qu’une recherche incomplète a été effectuée. Plus précisément, elle a fait valoir les points suivants :

En ce qui concerne les notes de « réunion de stratégie parlementaire », selon l’expérience de la partie plaignante, depuis plus de dix ans au moins, le Secrétariat de la législation et de la planification parlementaire du BCP prépare les notes de breffage pour le ou la leader du gouvernement à la Chambre et ses collègues au sein de l’équipe de gestion parlementaire du gouvernement, chaque semaine que siège la Chambre des communes, afin de donner un aperçu des travaux de la Chambre, généralement en vue d’une réunion qui a lieu le lundi matin et lors de laquelle ces questions sont discutées.
En ce qui concerne les produits relatifs à la « rencontre hebdomadaire des sous-ministres », pendant de nombreuses années, le sous-secrétaire du Cabinet, (Gouvernance) (ou une personne portant un titre similaire) breffait ses collègues administrateurs généraux au sujet des travaux parlementaires lors d’une rencontre hebdomadaire (à une époque connue sous le nom du « déjeuner des sous-ministres »), qui se tenait généralement le mercredi. Le Secrétariat de la législation et de la planification parlementaire du BCP préparait normalement des points de discussion en vue de cette présentation.
En ce qui concerne les documents de breffage pour les rencontres bilatérales, la partie plaignante a remarqué, en réponse à d’autres demandes d’accès, que des documents de breffage étaient régulièrement préparés par les secrétariats compétents du BCP pour appuyer le sous-secrétaire du Cabinet, (Gouvernance), Paul MacKinnon, lorsqu’il rencontrait le récent leader du gouvernement à la Chambre, Mark Holland.
En ce qui concerne les autres éléments de la demande, en ce qui a trait à des points précis des travaux de la Chambre, le Secrétariat de la législation et de la planification parlementaire du BCP fournit généralement des mises à jour régulières sur ce qui se passe au Parlement. Que des documents de breffage sur ces points précis aient été préparés ou non, ils auraient probablement fait l’objet de discussions et/ou été mentionnés dans ces mises à jour.

[7]J’ai également cherché à savoir pourquoi il n’y avait pas de document en lien avec la gestion du programme parlementaire à la Chambre des communes, compte tenu du rôle et des responsabilités du leader du gouvernement à la Chambre quant à la gestion de ce programme. J’ai noté que la demande indique sept (7) questions différentes, dont cinq (5) motions du gouvernement, qui doivent être « comprises » dans la recherche de documents. Cela signifie que la liste n’est pas exhaustive et que d’autres éléments pourraient aussi être compris dans les paramètres de la demande : La totalité des documents, des mémoires, des courriels, de la correspondance, des notes de breffage, des messages textes, des messages sur Microsoft Teams ou toute autre plateforme de messagerie, ainsi que tout autre document, y compris des ébauches, du 25 juillet 2023 à aujourd’hui, concernant la gestion du programme parlementaire du gouvernement à la Chambre des communes […]

[8]Je n’étais donc pas convaincue qu’une recherche raisonnable avait été effectuée pour trouver les documents demandés ni que tous les documents pertinents avaient été localisés et traités.

[9]Le Commissariat a donc demandé des observations au BCP concernant la recherche secondaire qu’il a effectuée pour les documents demandés. Le BCP a répondu que les recherches subséquentes ont été effectuées par les quatre BPR énumérés par le Commissariat. Les secrétariats Institutions démocratiques (ID), Politique du développement social (PDS), Législation et planification parlementaire (LPP) et Appareil gouvernemental (AG) ont été chargés de chercher les documents. Le BCP a révélé les résultats suivants :

Les équipes des secrétariats ID et PDS ont indiqué qu’elles n’avaient trouvé aucun document relatif à la demande. AG n’est pas le secrétariat qui prend part à l’établissement du programme parlementaire et ne possède donc pas de document. Le BPR compétent pour récupérer ce type de document est LPP, puisqu’il est responsable du programme parlementaire et des prévisions législatives.
Lors de la recherche secondaire, LPP a repéré deux notes de breffage préparées pour le leader du gouvernement à la Chambre des communes concernant le projet de loi C-64, pour un total de 26 pages de documents supplémentaires. Ces documents n’avaient pas été récupérés lors de la recherche initiale, parce qu’ils se trouvaient dans une bibliothèque de notes de breffage tenue par le bureau de l’AIPRP du BCP, et non directement par LPP. Ce n’est que lors de la recherche secondaire, quand le bureau de l’AIPRP a cherché dans cette bibliothèque, que les documents ont été découverts.
En ce qui concerne la demande de renseignements relative à la portée des paramètres de recherche initiaux, l’équipe des ID a confirmé que sa recherche portait sur d’autres éléments que les sept éléments énumérés dans le texte de la demande et qu’elle englobait des dossiers liés à relation avec le leader du gouvernement à la Chambre et son bureau, ainsi que des documents sur le programme parlementaire du 25 juillet 2023 au 26 août 2024. L’équipe de PDS, pour sa part, a affirmé que sa recherche se limitait strictement aux éléments précisés dans la demande. LPP a répondu que l’information pertinente n’était plus disponible, car elle était détenue par des cadres supérieurs qui ont quitté le BCP et qu’elle n’était pas en la possession de cadres de niveau inférieur, de gestionnaires ou de membres du personnel. Quant à l’équipe de l’AG, elle a répété qu’elle n’est pas le BPR compétent pour cette demande, car la responsabilité du travail relatif au programme parlementaire incombe à LPP, qui devrait posséder un nombre considérable de documents sur la question.
En réponse à la question de savoir s’il existe des documents concernant la gestion du programme parlementaire du gouvernement à la Chambre des communes durant la période visée, l’équipe des ID a confirmé qu’elle n’en possède pas. C’est parce que son mandat consiste à soutenir le sous-secrétaire du Cabinet (Gouvernance) et le ministre responsable des Institutions démocratiques, qui était l’honorable Dominic LeBlanc durant la période visée. Les responsabilités et les tâches de l’équipe des ID durant cette période ne comprenaient pas la gestion du programme parlementaire du gouvernement et, par conséquent, aucun document pertinent n’a été produit.
En ce qui a trait aux notes de « réunion de stratégie parlementaire » du 25 juillet au 26 août 2024, l’équipe des ID a précisé qu’elle ne détenait pas de tels documents. Bien que cette équipe fasse partie du bureau de la Gouvernance du BCP, avec LPP et AG, ses responsabilités sont distinctes et elle ne soutient pas LPP, le leader du gouvernement à la Chambre ou leur bureau sur les questions relatives aux réunions de stratégie parlementaire ou le programme parlementaire. LPP, après avoir effectué une recherche exhaustive dans ses propres bibliothèques et dans la bibliothèque du bureau de l’AIPRP du BCP contenant les notes de breffage de LPP, a également confirmé qu’elle ne détenait pas de documents concernant ce type de notes de réunion. Ce résultat a été obtenu même si la recherche a été faite en visant explicitement ces documents précis. L’équipe de l’AG a répété qu’elle n’est pas l’équipe compétente pour les tâches relatives à la gestion du programme parlementaire, car ce travail relève exclusivement de LPP. PDS a également affirmé que ces documents relèveraient de LPP et a confirmé n’avoir aucun document de ce type en sa possession.
En ce qui concerne les produits relatifs à la « rencontre hebdomadaire des sous-ministres » et les points de discussion connexes, aucun des bureaux n’a indiqué qu’il détenait de documents de cette nature pour la période du 25 juillet 2023 au 26 août 2024. L’équipe des ID a précisé que le soutien qu’elle apporte au sous-secrétaire du Cabinet (Gouvernance) se limite aux questions concernant le portefeuille du ministre responsable des Institutions démocratiques et ne comprend pas les activités de LPP liées à la coordination du programme législatif du gouvernement. LPP a indiqué ne pas posséder de document de ce type, malgré les recherches exhaustives effectuées dans ses propres bibliothèques et dans la bibliothèque du bureau de l’AIPRP du BCP contenant les notes de breffage de LPP, dans lesquelles n’ont été trouvé aucun des documents demandés. AG a répété qu’elle n’est pas l’équipe compétente pour chercher des documents visés par cette demande, et a insisté sur le fait que la responsabilité de la gestion du programme parlementaire et des documents connexes incombe à LPP. PDS a également confirmé que ces documents appartiendraient logiquement à LPP et a affirmé n’avoir aucun document de ce type en sa possession.
En réponse à la demande de renseignements concernant les documents de breffage préparés pour les rencontres bilatérales entre le sous-secrétaire du Cabinet (Gouvernance) et le leader du gouvernement à la Chambre durant la période du 25 juillet 2023 au 26 août 2024, aucun document pertinent n’a été trouvé. L’équipe des ID a confirmé qu’elle n’était pas responsable du soutien au sous-secrétaire du Cabinet (Gouvernance) dans le cadre de ce type de réunion durant la période indiquée. LPP a également affirmé ne pas avoir de document de cette nature en sa possession. Malgré les recherches exhaustives effectuées dans les bibliothèques de LPP et dans celle du bureau de l’AIPRP du BCP contenant des documents de breffage provenant de LPP, aucun document relatif à ces réunions n’a été localisé. L’équipe de l’AG a répété qu’elle n’était pas le bureau compétent pour récupérer ce type de documents. L’équipe de PDS a aussi confirmé que, si de tels documents existent, ils appartiennent à LPP et elle a indiqué n’avoir aucun document de ce genre en sa possession.
En réponse à la question au sujet des documents relatifs à des éléments précis de travaux de la Chambre et des mises à jour sur les travaux du Parlement du 25 juillet 2023 au 26 août 2024, l’équipe des ID a confirmé qu’elle ne possède pas de tels documents. Elle a précisé que ses responsabilités durant cette période ne comprenaient pas la contribution aux questions relatives aux éléments précis des travaux parlementaires énumérés dans la demande, car ces questions ne se rapportent pas au portefeuille du ministre des Institutions démocratiques. De plus, comme les activités de l’équipe des ID sont distinctes de celles de LPP, cette équipe n’était pas concernée par les mises à jour ou documents fournis par LPP sur ces sujets.

[10]Enfin, des représentants du BCP affirment que son bureau de l’AIPRP avait chargé l’équipe des Opérations de gestion de l’information (la GI) de faire une recherche initiale de documents afin de s’assurer que le BCP cherchait des documents auprès de tous les bureaux qui auraient pu en posséder. La GI n’a trouvé aucun document. Elle a cherché dans les répertoires BNET GCdocs et CABNET GCdocs pour des documents créés durant la période du 25 juillet 2023 au 26 août 2024, en utilisant les critères de recherche suivants :

Gestion PROX [1OJ programme ET Chambre des communes
« réunion de stratégie parlementaire »
points de discussion PROX [10] rencontre hebdomadaire des sous-ministres
rencontre bilatérale ET leader du gouvernement à la Chambre des communes ET sous-secrétaire du Cabinet (Gouvernance)
« Motion du gouvernement 30 » OU « Motion du gouvernement n^o 30 » OU « Motion du gouvernement numéro 30 » OU « motion 30 » OU « motion n^o 30 » OU « motion numéro 30 »
« Motion du gouvernement 31 » OU « Motion du gouvernement n^o 31 » OU « Motion du gouvernement numéro 31 » OU « motion 31 » OU « motion n^o 31 » OU « motion numéro 31 »
« Motion du gouvernement 34 » OU « Motion du gouvernement n^o 34 » OU « Motion du gouvernement numéro 34 » OU « motion 34 » OU « motion n^o 34 » OU « motion numéro 34 »
« Motion du gouvernement 35 » OU « Motion du gouvernement n^o35 » OU « Motion du gouvernement numéro 35 » OU « motion 35 » OU « motion n^o 35 » OU « motion numéro 35 »
« Motion du gouvernement 39 » OU « Motion du gouvernement n^o 39 » OU « Motion du gouvernement numéro 39 » OU « motion 39 » OU « motion n^o 39 » OU « motion numéro 39 »

[11]Le bureau de l’AIPRP du BCP soutient que les BPR ont cherché les documents demandés dans toutes les bibliothèques du BCP et qu’ils ont localisé un total de deux notes de breffage totalisant 26 pages. Le BCP s’est engagé à examiner rapidement les deux documents pour voir s’il y a lieu d’y appliquer des exceptions et des exclusions en vertu de la Loi, en consultation avec les BPR concernés. Une fois l’examen terminé, le bureau de l’AIPRP du BCP fournira une communication supplémentaire à la partie plaignante pour lui transmettre les documents.

[12]Je suis d’avis que le BCP a maintenant effectué une rechercher raisonnable pour les documents demandés.

Résultat

[13]La plainte est fondée.

Ordonnance

J’ordonne au greffier du Conseil privé ce qui suit :

Finir de récupérer tous les documents pertinents dans le cadre de la demande;
Traiter toutes les pages de documents supplémentaires localisées à la suite des recherches supplémentaires;
Fournir une réponse supplémentaire à la demande d’accès au plus tard 36 jours ouvrables suivant la date du compte rendu;
Communiquer à la partie plaignante les documents pertinents dans le cadre de la demande, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou de plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquées.

Rapport et avis de l’institution

Le 29 octobre 2025, j’ai transmis au greffier du Conseil privé mon rapport dans lequel je présentais mon ordonnance.

Le 28 novembre 2025, le secrétaire adjoint du Cabinet, Affaires et services ministériels, m’a avisée que le BCP donnerait suite à l’ordonnance. Le BCP a avisé le Commissariat qu’il y a 26 pages de documents pertinents dans le cadre de cette demande et qu’il est nécessaire de consulter le ministère de la Justice Canada. Il est prévu que cette consultation soit terminée au plus tard le 17 décembre 2025. Une fois la consultation reçue, un examen devra être effectué par le Secrétariat de la législation et de la planification parlementaire. Le BCP accélère l’examen des documents afin de fournir une réponse dans les délais indiqués ci-dessus.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision.

Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, toute ordonnance rendue prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.