Santé Canada (Re), 2020 CI 9

Date : 2020-10-16
Numéro de dossier du Commissariat : 5819-03982
Numéros de dossiers de l’institution :

A-2014-00280 (EDIMS) et A-2014-01444 (FLOW)

Sommaire

[1]      Une partie plaignante alléguait que Santé Canada n’avait pas repéré tous les documents pertinents en réponse à une demande déposée au titre de la Loi sur l’accès à l’information et que Santé Canada aurait dû fournir un répertoire des documents pertinents.

[2]      La plainte était non fondée.

[3]      Santé Canada a effectué une recherche raisonnable pour trouver les documents pertinents et rien n’indique que des documents ont été omis.

[4]      Le refus par Santé Canada de fournir à la partie plaignante un répertoire des documents pertinents ne contrevenait pas à son obligation de prêter assistance au titre du paragraphe 4(2.1), car la création d’un répertoire, en ce qui a trait à cette demande en particulier, aurait été déraisonnable.

Plainte

[5]      La plainte alléguait que Santé Canada n’avait pas repéré tous les documents pertinents en réponse à une demande déposée au titre de la Loi sur l’accès à l’information. La plainte alléguait également que Santé Canada aurait dû fournir un répertoire des documents pertinents.

Enquête

Recherche raisonnable

[6]      Lorsqu’elle répond à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, une institution fédérale est tenue d’effectuer une recherche raisonnable pour trouver les documents pertinents.

[7]      Après avoir reçu la demande d’accès, Santé Canada a demandé à la Section de l’évaluation de l’information scientifique et de propriété (Section de l’évaluation de l’information scientifique et de propriété) du Ministère de repérer et de récupérer les documents pertinents. La SEISP a été correctement désignée comme la division de Santé Canada où les documents pertinents se trouvaient. Les responsables de l’accès à l’information de Santé Canada n’avaient aucun motif raisonnable de croire que d’autres documents pertinents pouvaient se trouver ailleurs au Ministère.

[8]      Le dossier de traitement de Santé Canada démontre que la SEISP a effectué une recherche raisonnable de documents contenant les mots et les sujets mentionnés dans la demande d’accès à l’information. La SEISP a d’abord estimé qu’il y aurait environ 36 250 pages de documents pertinents. À la suite de communications ultérieures entre la partie plaignante et les responsables de l’accès à l’information de Santé Canada, la partie plaignante a clarifié et réduit la portée de sa demande d’accès à l’information (la « demande modifiée »).

[9]      Finalement, il a été déterminé qu’un total de 1 434 pages de documents pertinents répondaient à la demande modifiée. Il n’y a pas d’élément de preuve qui permettrait au Commissariat de conclure raisonnablement que des documents pertinents ont été omis en réponse à cette demande.

[10]    Selon la partie plaignante, « même si 90 % de ceux-ci ont été caviardés, les documents communiqués laissent croire que certains documents n’ont pas été communiqués » [traduction]. Lorsqu’on lui a demandé de préciser sur quoi se fondait sa conviction que l’on aurait dû trouver des documents supplémentaires, la partie plaignante n’a indiqué aucune partie du dossier qui prouverait l’absence de documents. La partie plaignante a plutôt affirmé : « Chaque fois que je demande d’autres documents à Santé Canada, on m’en fournit davantage » [traduction].

[11]    Le fait que Santé Canada ait repéré des documents supplémentaires en réponse à des demandes d’accès à l’information antérieures n’établit pas que l’institution n’a pas effectué de recherche raisonnable ou a omis de repérer des documents pertinents en réponse à la présente demande. La Cour fédérale a clairement indiqué que « […] un simple soupçon ou une conviction qu’un dossier existe ne constituent pas, en soi, un motif suffisant pour établir le principe que d’autres dossiers existent. Certains éléments de preuve au-delà du simple soupçon sont requis » (voir : Tomar c. Agence Parcs Canada, 2018 CF 224; voir également Olumide c. Canada (Procureur général), 2016 CF 934).

[12]    Le Commissariat est convaincu que la recherche effectuée par Santé Canada pour trouver les documents pertinents était raisonnable et qu’il n’y a aucune preuve que Santé Canada a omis de repérer des documents qui répondaient à la demande modifiée.

Le répertoire de documents

[13]    La demande d’accès initialement présentée à Santé Canada concernait des documents, datés de février 2003 au 6 mars 2015, contenant certains mots et sujets.

[14]    Cela étant dit, dans les premières communications entre la partie plaignante et les responsables de l’accès à l’information de Santé Canada, la partie plaignante a déclaré : « Pour m’aider à préciser ma demande, ils auraient dû me fournir un répertoire de documents approprié qui me permettrait de faire le “gros du travail” pour décider quels types de documents répondraient à ma demande » [traduction]. La partie plaignante a ensuite expressément demandé la création d’un tel répertoire, en indiquant que sans celui-ci, elle ne serait pas en mesure de restreindre la recherche de documents qu’elle demandait à Santé Canada.

[15]    Selon le paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l’accès à l’information, « Le responsable de l’institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »

[16]    Il ne fait guère de doute que la création d’un répertoire de documents aurait bel et bien pu aider la partie plaignante à indiquer les documents d’intérêt détenus par le Ministère. Toutefois, la question de savoir si Santé Canada était dans l’obligation ou non de créer un tel répertoire dépend de la question de savoir si, dans les circonstances, cela aurait dépassé l’obligation de Santé Canada de faire tous les efforts raisonnables pour aider le demandeur.

[17]    La partie plaignante soutenait que les Archives publiques de l’Ontario et les Archives provinciales de l’Alberta ont utilisé des répertoires de documents et que ceux-ci constituent « une norme de l’industrie pour les organismes provinciaux et internationaux » [traduction]. De plus, la partie plaignante a ajouté que Santé Canada avait déjà fourni un répertoire de documents au titre de la Loi visant à protéger les Canadiens contre les drogues dangereuses (Loi de Vanessa), suggérant que Santé Canada aurait également pu créer un tel répertoire pour faciliter sa demande d’accès.

[18]    Le Commissariat reconnaît que les répertoires de documents (parfois appelés « répertoires Vaughn ») sont des outils procéduraux utiles. Ces répertoires font partie de la procédure de communication préalable élaborée dans le cadre de litiges au titre de la Freedom of Information Act (fédérale) des États-Unis, et ont été préconisés dans certains contextes par des commissaires provinciaux à l’information et à la protection de la vie privée. Malgré l’utilité d’un tel répertoire, la question de savoir si une institution est tenue d’en créer un au terme de la Loi sur l’accès à l’information dépend de la question de savoir si les efforts nécessaires pour créer un tel répertoire sont raisonnables dans les circonstances.

[19]    Dans les circonstances, l’effort requis de Santé Canada pour créer un répertoire de documents n’était pas raisonnable au sens du paragraphe 4(2.1). Le logiciel utilisé par Santé Canada ne facilite pas la création de listes de documents détaillées contenant les descriptions, les dates ou les auteurs. Il aurait donc fallu créer le répertoire de documents manuellement. Ensuite, cette liste aurait dû être examinée pour s’assurer que les descriptions n’étaient pas visées par une exception au titre de la Loi sur l’accès à l’information. Compte tenu du nombre de documents en cause (en particulier l’estimation initiale) et du temps nécessaire pour créer et examiner un répertoire, la création d’un répertoire n’était pas un effort raisonnable.

[20]    Le Commissariat est convaincu que Santé Canada n’était pas tenu de créer un répertoire en vertu du paragraphe 4(2.1). Par conséquent, Santé Canada n’a pas manqué à son obligation de prêter assistance lorsqu’il a refusé de créer un répertoire des documents.

Résultats

[21]    La plainte est non fondée.

[22]    L’article 41 de la Loi confère à la partie plaignante qui reçoit le présent compte rendu le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante doit exercer ce recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.

Rachel Laurin

Directrice des enquêtes

Affaires économiques, sociales et culturelles

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