Rapport financier trimestriel pour le trimestre se terminant le 31 décembre 2020

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et au programme

1. Introduction

Le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) a préparé le présent rapport trimestriel aux termes de l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce document devrait être lu de pair avec le Budget principal des dépenses. Il n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen.

La Commissaire à l’information représente le premier niveau d’examen indépendant des décisions du gouvernement en ce qui concerne les demandes d’accès à l’information relevant des institutions fédérales. La Loi sur l’accès à l’information (LAI) exige que la Commissaire fasse enquête sur toutes les plaintes qu’elle reçoit. (En vertu des modifications apportées à la Loi en juin 2019, la Commissaire peut maintenant refuser ou cesser d’enquêter sur les plaintes qu’elle juge comme étant futiles, frivoles, vexatoires, entachées de mauvaise foi ou autrement un abus du droit d’accès.) Le deuxième niveau d’examen indépendant est la Cour fédérale.

Pour de plus amples renseignements sur le mandat, les responsabilités et les activités de programme du Commissariat, on peut consulter son Plan ministériel 2020-2021.

1.1.  Méthode de présentation du rapport

Le présent rapport trimestriel a été préparé selon la comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du Commissariat accordées par le Parlement et utilisées par le Commissariat, en conformité avec le Budget principal des dépenses 2020-2021. Les organismes fédéraux ne peuvent dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les organisations reçoivent, par l’entremise de lois de crédits, des limites annuelles approuvées ou, par l’entremise de lois, des pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées. À la lumière de ce qui précède, ce rapport trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière concernant l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le Commissariat utilise la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation et la présentation des états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les autorisations de dépenser votées par le Parlement sont encore établies en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

Au troisième trimestre, l’état des autorisations ci-dessous indique que le Commissariat a dépensé 57,4 % de ses autorisations disponibles pour l’exercice 2020-2021. Cet état indique aussi une augmentation des crédits totaux disponibles pour utilisation de 223 000$ ou de 1,4% par rapport à la même période en 2019-2020. Cette augmentation nette s’explique principalement par une augmentation du financement permanent pour les enquêtes relevant de la responsabilité essentielle du Commissariat, le report de fonds de 2019-2020 et la fin du financement temporaire pour la réduction du nombre de plaintes à l’inventaire.

Comme le tableau 1 l’indique, les dépenses budgétaires totales du Commissariat ont augmenté de 290 000 $ ou de 3,1 % au 31 décembre 2020 par rapport à la même période en 2019-2020. Cela s’explique principalement par une augmentation des dépenses en personnel pour accroître sa capacité interne de mener des enquêtes et pour offrir le soutien nécessaire. Cette augmentation est contrebalancée par une diminution significative des services professionnels suite à la cessation de la majorité des contrats d’aide temporaires en raison de la pandémie et des gains d’efficacité des ressources internes. Par ailleurs, il y a une augmentation de l’acquisition de matériel et d’outillage suite à l’achat d’un nouveau serveur.

3. Risques et incertitudes

La COVID-19, déclarée pandémie en mars 2020, a eu une incidence sur les enquêtes du Commissariat. Puisque l’organisation a amélioré ses processus pour mener des enquêtes uniquement par voie électronique en 2019-2020 et grâce au travail extraordinaire de l'équipe des technologies de l'information du Commissariat, tous les employés ont pu, en quelques jours, travailler à domicile avec accès au réseau. Dans l’ensemble, les fonctions corporatives se sont déroulées normalement, facilitées par la mise en œuvre rapide de la transmission des versions électroniques des documents et la mise en place des signatures électroniques. Au premier trimestre, le Commissariat a commencé à planifier un accès sélectif au bureau, par ailleurs fermé, pour les services essentiels et à planifier pour de nouveaux outils afin de faciliter davantage le travail à distance. Bien que les fonctions corporatives n'aient pas été significativement touchées par la pandémie et que les enquêteurs sont en mesure de poursuivre leurs activités, les enquêtes ont été entravées par l'arrêt des opérations liées à l’accès à l’information dans de nombreux ministères.

Le Commissariat a réalisé des gains d’efficacité notables au cours des dernières années et poursuivra cet objectif en 2020 2021. Cependant, le fait de fonctionner avec un financement temporaire année après année a entraîné une rupture de la continuité et un ralentissement de l’élan, ce qui a fini par empêcher la prestation de services adéquats aux Canadiens et par engendrer une augmentation du nombre de dossiers. Par conséquent, le Commissariat a demandé des fonds dans le cadre du budget de 2020 pour augmenter de façon permanente sa capacité de mener des enquêtes pour la réduction de l’inventaire. Les fonds ont été accordés au Budget supplémentaire des dépenses (B). La stabilité qui en résultera mènera à l’amélioration de l'efficacité, à une meilleure position du Commissariat pour réagir efficacement si le volume élevé de plaintes continue de croître et à une meilleure position face à l'incertitude provoquée par la pandémie.

Le Commissariat a déterminé que les ressources humaines constituent un risque perpétuel. La question récurrente et délicate des ressources limite ce qui peut être accompli, malgré les meilleurs efforts. En augmentant sa capacité de mener des enquêtes, le Commissariat risque d’épuiser davantage le bassin déjà restreint de spécialistes de l’accès à l’information dans les institutions fédérales. Pour atténuer ce risque, le Commissariat a élargi le bassin d’employés potentiels, sur le plan de l’expérience et de la formation, dans lequel il puise. Parallèlement, face au roulement élevé du personnel, attribuable à cette forte demande et à la concurrence intense qui en découle entre les institutions pour attirer les talents, le Commissariat inscrit les nouveaux employés à son programme de perfectionnement et offre d’autres possibilités internes de croissance et d’avancement professionnels, dans le but d’accroître le maintien en poste.

Le Commissariat continue de prendre des mesures pour atténuer les problèmes liés à la mise en œuvre du nouveau système de rémunération Phénix pour ses employés et pour surveiller de près, au besoin, les rajustements au titre des salaires.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et au programme

Il n’y a pas eu de changements importants quant au fonctionnement, au personnel et au programme au cours du troisième trimestre de 2020-2021.

Document approuvé par :


Caroline Maynard
Commissaire à l’information du Canada


France Labine, M.A.P., CPA
Dirigeante principale des finances

Gatineau, Canada
31 décembre 2020

État des autorisations (non vérifié)

(en milliers de dollars) Exercice 2020-2021 Exercice 2019-2020

Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant
le 31 mars 2021 Note de bas de page*

Crédits utilisés pour le trimestre terminé
le 31 décembre 2020
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant
le 31 mars 2020
Crédits utilisés pour le trimestre terminé
le 31 décembre 2019
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses de fonctionnement 14 879 3 125 8 550 14 706 2 910 8 388
Autorisations législatives budgétaires - Régime d'avantages sociaux 1 868 357 1 070 1 818 314 942
AUTORISATIONS TOTALES 16 747 3 482 9 620 16 524 3 224 9 330

Tableau 1: Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)

(en milliers de dollars) Exercice 2020-2021 Exercice 2019-2020
Dépenses prévues pour l'exercice se terminant
le 31 mars 2021 Note de bas de page *
Dépensées durant le trimestre terminé
le 31 décembre 2020
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Dépenses prévues pour l'exercice se terminant
le 31 mars 2020
Dépensées durant le trimestre terminé
le 31 décembre 2019
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses:
Personnel 14 489 2 960 8 162 12 729 2 198 6 863
Transports et communications 131 47 116 129 43 136
Information 97 68 74 96 6 31
Services professionnels et spéciaux 1 086 279 652 2 575 711 1 649
Location 350 115 317 405 114 367
Services de réparation et d'entretien 22 2 5 22 - 8
Services publics, fournitures et approvisionnements 54 7 22 55 10 30
Acquisition de terrains, de bâtiments et ouvrages 215 - - 321 88 129
Acquisition de matériel et d'outillage 300 24 273 191 57 119
Autres subventions et paiements 3 (20) (1) 1 (3) (2)
DÉPENSES BUDGÉTAIRES TOTALES 16 747 3 482 9 620 16 524 3 224 9 330
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