Lettre à la sous-ministre de la Défense nationale (Mars 2025)

Le 19 mars 2025

Madame Stephanie Beck
Sous-ministre
Ministère de la Défense nationale
stefanie.beck@forces.gc.ca

Madame la Sous-ministre,

Compte tenu des difficultés qui persistent en ce qui a trait à l’accès à l’information au ministère de la Défense nationale (MDN), la présente est pour vous informer que je prévois d’inclure une section sur votre institution dans mon rapport annuel 2024-2025, dans le cadre de ma surveillance continue de l’état du système d’accès à l’information.

Il s’est écoulé près de cinq ans depuis que mon enquête systémique sur le MDN a révélé des préoccupations dans neuf grands domaines, y compris l’incidence des priorités concurrentes sur la capacité des bureaux de première responsabilité (BPR) de respecter leur obligation de répondre aux demandes d’accès et leur sensibilisation aux responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Dans mon rapport annuel 2021-2022, le MDN a eu l’occasion de présenter les mesures prises pour donner suite à ces conclusions et les résultats obtenus.

Bien que je reconnaisse que des progrès ont été accomplis au cours des trois années qui se sont écoulées depuis mon enquête systémique, mes enquêtes continuent de montrer que le MDN a de la difficulté à fournir des réponses en temps opportun aux demandes d’accès à l’information, principalement en raison de deux facteurs :

Certains BPR ne tiennent pas compte de la responsabilité qui leur incombe de fournir des documents à l’unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) en temps opportun;
L’unité de l’AIPRP ne peut donc pas prendre les mesures appropriées, comme proroger les délais en se fondant sur un calendrier raisonnable et fiable, pour répondre aux personnes qui font des demandes.

Votre dernier rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information fait état de cette difficulté. En effet, le MDN a répondu à moins de 58 % des demandes dans les délais prévus par la loi en 2023-2024, ce qui représente une diminution de 4,5 % par rapport aux périodes de référence précédentes. Cette tendance à la baisse est préoccupante, car près de la moitié des demandes n’ont pas été traitées dans les délais prescrits, ce qui permet de douter de l’engagement du MDN envers la transparence et la responsabilité.

Comme vous vous le rappellerez, j’ai également exprimé mes préoccupations concernant la conformité du MDN à mes ordonnances lorsque j’ai rencontré votre comité de direction en décembre dernier. Depuis que j’ai rendu ma première ordonnance à l’égard de votre institution en juin 2022, concernant des retards dans la réponse à une demande d’accès, j’ai rendu un total de 117 ordonnances :

105 concernant des retards;
5 concernant des prorogations de délai;
7 concernant des recherches de documents incomplètes.

Comme je l’ai fait remarquer dans une lettre envoyée récemment à la présidente du Conseil du Trésor, bien que mes ordonnances soient juridiquement contraignantes, certaines institutions, dont le MDN, omettent d’y donner suite et n’exercent aucun recours en révision devant la Cour fédérale. Je n’ai donc pas eu le choix de faire une demande de bref de mandamus pour demander à la Cour fédérale de s’assurer que ces institutions respectent mes ordonnances. Sur les huit demandes de bref de mandamus que j’ai faites jusqu’à présent, cinq étaient contre le ministre de la Défense nationale concernant le MDN.

De plus, au cours des derniers mois, j’ai formulé deux recommandations précises au MDN dans des comptes rendus produits à l’issue d’enquêtes sur des plaintes concernant des retards :

Je recommande au ministre de la Défense nationale d’élaborer des processus et des procédures appropriées pour veiller à ce que les BPR de la Défense nationale s’acquittent de leur responsabilité de fournir en temps opportun les documents pertinents à la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP).
Je recommande au ministre de la Défense nationale d’élaborer des indicateurs de rendement afin de tenir ses cadres supérieurs responsables des retards dans la transmission des documents pertinents à la DAIPRP.

En réponse à mes recommandations, en juin 2024, j’ai été informée que le MDN a entrepris des démarches pour y donner suite, dont la mise sur pied d’une équipe multidisciplinaire pour se pencher sur les préoccupations relatives à l’accès à l’information. Ce groupe de travail est chargé de consulter différents intervenants afin de cerner les défis et de mettre en œuvre différentes améliorations possibles, notamment des changements dans les processus et les procédures, la création et la mise en œuvre d’outils et l’adoption de nouvelles technologies. Mes enquêtes ne m’ont cependant pas permis de constater de résultat — ni d’amélioration — jusqu’à maintenant.

Comme vous le savez, il est indispensable de faire preuve de leadership pour opérer un changement au sein d’une organisation. J’ai souvent déclaré que les responsables des institutions doivent donner l’exemple et constamment rappeler aux fonctionnaires leur responsabilité de communiquer l’information aux Canadiens et Canadiennes en temps opportun. La responsabilité d’assurer la conformité à la Loi n’incombe pas seulement au bureau de l’AIPRP; c’est une responsabilité partagée dans l’ensemble des institutions. C’est aux dirigeants et dirigeantes comme vous qu’il incombe de veiller à ce que cette responsabilité soit comprise et assumée à l’échelle de l’institution.

Je vous saurais gré de faire le point sur tout autre progrès accompli par le MDN dans les domaines susmentionnés ainsi que dans la mise en œuvre de mes recommandations. Je vous serais également reconnaissante de me faire parvenir les statistiques relatives à l’accès à l’information de votre institution pour l’exercice 2024-2025. En outre, si vous souhaitez signaler d’autres développements importants, je pourrais inclure cette information dans mon rapport annuel 2024-2025.

Veuillez me faire part de votre réponse au plus tard le 18 avril 2025. N’hésitez pas à communiquer avec moi si vous avez besoin de plus amples renseignements.

Je vous prie d’agréer, Madame la Sous-ministre, mes salutations distinguées.

Caroline Maynard
Commissaire à l’information du Canada