21 mai 2020

Réunion du Comité de vérification et d'évaluation (CVE)

Le 21 mai 2020
9 h 30 à 11 h 30
Téléconférence

Président de la réunion : Graham Fraser Secrétaire du Comité : Éloïse Ouellet

Participants Membres :

Graham Fraser, président

Caroline Maynard, commissaire à l’information David Rattray, membre externe

Participants habituels :

France Labine, sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances et dirigeante principale de la vérification Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance

Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques

Stephen Campbell, directeur, Planification stratégique, Gouvernance et Services de vérification et d’évaluation

Invités :

Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général

Sébastien Lafond, directeur, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité James Ellard, directeur, Communications et Affaires publiques

Serge Galipeau, directeur, GI/TI

Compte rendu des décisions

Résumé de la réunion

Approbation du compte rendu et des mesures de suivi de la réunion du 30 janvier 2020. Approbation du calendrier 2020 révisé.

Approbation du calendrier modifié du Plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques (PVEAR). Discussion du plan de vérification 2019-2020 du Bureau du Vérificateur général du Canada.

Discussion sur l’évaluation de la menace et des risques (EMR) et l’évaluation de la menace et la vulnérabilité (EMV).

Informations transmises par les Finances, les Services corporatifs, les Enquêtes, les Services juridiques, les Affaires parlementaires et les Communications.

Accueil et mot d’ouverture

Le président souhaite la bienvenue à tous les participants. En raison de la pandémie, l’environnement de risque va changer. La nouvelle normalité sera différente. Davantage de risques seront associés aux activités de la fonction publique et il faudrait revoir et évaluer l’ancienne façon de faire. Il y aura un retour du balancier un jour. En tant que petite organisation, le Commissariat est bien placé pour poursuivre ses activités et le fait de pouvoir travailler à la maison lui permet de bien s’en sortir. Ce succès est attribuable au soutien qu’accorde la direction aux employés en ce qui a trait aux obligations familiales et à leur santé et sécurité. M. Fraser signale qu’à titre de président de notre Comité de vérification, il a été invité à assister à une séance d’information du BCG le 19 mai et qu’il communiquera ses notes et un document sur la COVID-19 pour évaluer les risques à l’échelle du gouvernement et les méthodes/outils de vérification interne connexes.

Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 30 janvier 2020

Les membres approuvent le compte rendu de la réunion du 30 janvier 2020. Les mesures de suivi en cours sont revues et approuvées.

Action requise : publication du compte rendu de la réunion du 30 janvier 2020 sur le site Web du Commissariat à l’information

Plan de vérification BVG – présenté par R. Abgrall

La situation exceptionnelle actuelle a réduit la capacité du BVG d’effectuer toutes ses vérifications dans les délais prévus et il doit donc prioriser son travail. Par conséquent, le BVG a pris la difficile décision de repousser la vérification des états financiers du Commissariat à une date indéterminée.

R. Abgrall et son personnel au BVG travailleront en étroite collaboration avec le Commissariat pour établir une approche coordonnée afin de reprendre le travail de vérification du BVG selon de nouveaux délais qui conviennent aux deux parties.

Action requise : Le DPV et le BVG discuteront d’une nouvelle date potentielle pour la vérification de fin d’année et soumettront un nouveau calendrier 2020 à l’approbation du Comité à la prochaine réunion (on vise octobre ou novembre).

Calendrier 2020 – présenté par G. Fraser

Compte tenu la situation exceptionnelle actuelle, le Comité révise le calendrier 2020 et convient de continuer à se réunir régulièrement pour discuter des nouveaux risques et de l’incidence de la COVID-19 sur les activités.

Action requise : Les membres du Comité doivent confirmer les changements apportés au calendrier 2020 révisé dont ils ont discuté et proposer un calendrier pour 2021.

Évaluation de la menace et des risques (EMR) et Évaluation de la menace et de la vulnérabilité (EMV) – présenté par S. Galipeau

S. Galipeau présentation l’état actuel et les prochaines étapes concernant les évaluations du Commissariat et fait le point sur la situation en matière de sécurité.

Les membres examinent les informations présentées et en discutent. Le président du Comité déclare que c’est un excellent moment pour améliorer la technologie. C’était un défi considérable durant la pandémie que tout le personnel soit connecté à distance.

Action requise : le consultant terminera le rapport final avant la fin de juin. À moins que cela ne soit nécessaire, aucune autre mise à jour à ce sujet ne sera faite au Comité.

Mise à jour – Finances – présenté par S. Lafond

S. Lafond, le nouveau ADPF, présente les résultats financiers préliminaires 2019-2020 du Commissariat en date du 27 mars 2020 et les dépenses prévues du Commissariat pour 2020-2021. Le Commissariat s’attend à une réponse rapide de Finances/SCT concernant la décision sur la présentation au sujet de la demande budgétaire 2020 qui fournirait des ressources permanentes assurant la viabilité et la durabilité du programme des enquêtes.

Les membres examinent les informations présentées et en discutent, et signalent que le risque en matière de gestion accepté par la haute direction est acceptable pour le moment.

Action requise : aucune action requise

Mise à jour – Services corporatifs – Présenté par F. Labine

F. Labine présente les différents dossiers en cours au sein des Services corporatifs.

Depuis le 16 mars 2020, tous les employés du Commissariat travaillent à la maison en raison de la pandémie de COVID-19. Presque tous les employés étaient connectés au réseau et disposaient des outils de travail nécessaires dès le début. Le Plan de continuité des activités (PCA) a été déclenché le 13 mars. Le CHD et l’équipe du PCA se réunissent toutes les semaines pour discuter de toutes les décisions et des répercussions liées à la COVID-19.

On propose un changement au calendrier du Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR) : prolonger la durée de l’évaluation des Enquêtes prévue pour l’exercice 2020-2021 jusqu’à l’exercice 2021- 2022 et remettre l’examen de la gestion du rendement et des talents à 2021-2022.

Vu la situation sans précédent que représente la pandémie de COVID-19, le Commissariat a connu des retards dans l’approvisionnement. Cependant, cela pourrait être l’occasion de mettre au point ou d’améliorer des plans assurant une transition sans heurts et l’adoption de processus plus efficients. Ces changements seraient donc plus bénéfiques, car ils permettraient d’obtenir de meilleurs résultats.

Les membres discutent des changements proposés et les acceptent.

Action requise : mettre à jour le Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR) sur le site Web du Commissariat à l’information.

Mise à jour – Enquêtes – Présenté par L. Michaud

L. Michaud fait le point sur les priorités, les statistiques et les stratégies adoptées pour réaliser les priorités aux Enquêtes en 2019-2020.

Les priorités établies au début de l’exercice ont été surpassées. Les enquêteurs ont pu obtenir ces résultats grâce à une saine gestion de l’inventaire, des processus en évolution constante et une gestion optimale des ressources humaines. Le dévouement total des gestionnaires, de même que la collaboration établie avec les Services juridiques et corporatifs, ont également contribué à ce succès.

Les membres examinent les informations présentées et en discutent. Action requise : aucune action requise

Mise à jour – Services juridiques – Présenté par G. Grondin

G. Grondin fait le point sur les dossiers de litige en cours et les dernières décisions de la cour ayant une incidence sur le Commissariat à l’information.

Les membres examinent les informations présentées et en discutent. Action requise : aucune action requise

Mise à jour – Affaires parlementaires et Communications – Présenté par J. Ellard

J. Ellard fait le point sur les Politiques et les Affaires parlementaires, les Communications, les conférences et présentations et l’AIPRP, qui a continué de maintenir un taux de conformité de 100 %.

Action requise : aucune action requise

Huis clos

Une brève discussion à huis clos se poursuit avec la commissaire, le président et le membre externe.

Prochaine réunion

La prochaine réunion est prévue pour octobre 2020, en raison des retards dus à la pandémie. Entre-temps, si une brève réunion est requise pour discuter de dossiers urgents, elle se fera par courriel ou par téléconférence, p. ex. pour examiner le Rapport sur les résultats ministériels ou tout autre dossier important durant la période estivale (juillet à septembre).

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