2019-2020 Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (non vérifiés)

Pour l’exercice se terminant le 31 mars 2020      

1. Introduction

Le présent document résume les mesures prises par le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Il comporte notamment des renseignements sur la gestion des contrôles internes, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.   

Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des pouvoirs, du mandat et des activités de programme du Commissariat, consultez le Plan ministériel 2019-2020 et le Rapport sur les résultats ministériels 2019 -2020.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers du Commissariat

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Commissariat dispose d’une structure de gouvernance, de responsabilisation et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les activités d’évaluation organisationnelles et de la surveillance de son système de contrôle interne. Cela comprend les éléments suivants :

• des structures de responsabilisation organisationnelles liées à la gestion du contrôle interne afin d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité en matière de gestion du contrôle;
• les valeurs et l’éthique qui orientent et guident les employés dans le cadre de leurs activités professionnelles;
• des activités de communication et de formation continues à propos des exigences législatives, ainsi que des politiques et des procédures visant à assurer une saine gestion financière et un bon contrôle des finances;
• la surveillance continue de la gestion du contrôle interne et des mises à jour régulières en ce sens, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action connexes à la Commissaire, à la haute direction de l’organisation et, le cas échéant, au Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat. 

Le Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat fournit des conseils à la Commissaire sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et processus internes de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques du Commissariat. 

2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers

Le Commissariat compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme il est indiqué ci-dessous. 

Ententes communes

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre de façon centralisée le paiement des salaires, l’approvisionnement en biens et serviceset fournit des services de gestion des locaux;
• Services partagés Canada (SPC) fournit au Commissariat des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI). La portée et les responsabilités sont énoncées dans l’accord interministériel entre SPC et le Commissariat;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au Commissariat des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses indemnités et charges à payer. Il fournit des services relatifs aux régimes d’assurance du secteur public pour les employés du Commissariat et administre de façon centralisée le paiement de la part de l’employeur dans les régimes d’avantages sociaux prévus par la loi.

Ententes particulières

• La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit au Commissariat les services suivants :
  • une plateforme de système financier pour saisir toutes les opérations financières et en faire rapport;
  • des services d’approvisionnement pour le traitement de tous les contrats et la production de rapports;
  • des services financiers pour le traitement de toutes les factures et demandes de remboursement aux fins de paiement.
• Le Bureau du vérificateur général (BVG) fournit des services d’audit au Commissariat.

3. Résultats de l’évaluation du Commissariat réalisée au cours de l’exercice 2019-2020

Le tableau suivant illustre les progrès du Commissariat en fonction des plans figurant dans l’annexe de l’exercice précédent.

Au cours de l’exercice, aucune modification importante n’a été apportée aux contrôles clés des processus existants nécessitant une réévaluation, malgré la pandémie mondiale de la COVID-19 qui a été déclarée en mars 2020. Au cours des dernières semaines de l’exercice 2019-2020, tous les employés du Commissariat ont travaillé à domicile, et les fonctions corporatives se sont déroulées normalement, facilitées par la mise en œuvre rapide de la transmission des versions électroniques des documents et la mise en place des signatures électroniques en utilisant maCLÉ pour une authentification sécurisée pour les processus d’approbation.

Programme de surveillance continue

Le Commissariat dispose d’un cadre de contrôle interne global pour la gestion des finances et des RH qui s’harmonise avec le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Il gère ses fonds selon un processus de contrôle des budgets et des engagements inclus dans son système financier intégré et son système d’établissement des budgets salariaux. La répartition appropriée des tâches est effectuée dans le contexte de processus systématisés. Les dépenses sont approuvées aux étapes de leur engagement, de la conclusion des marchés, de l’attestation d’exécution et de l’approbation de paiement. Les paiements sont soumis à un processus de contrôle de la qualité qui adapte les processus de vérification aux risques. L’efficacité des contrôles relatifs aux paiements est vérifiée mensuellement. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés et approuvés par la direction.

En 2019-2020, outre les progrès accomplis au chapitre de la surveillance continue, le Commissariat a examiné la totalité des mouvements de paye découlant de la signature de conventions collectives pour en évaluer l’exactitude et le caractère exhaustif.

Les observations recensées par l’évaluation annuelle des contrôles internes et la surveillance continue portaient principalement sur la nécessité d’améliorer davantage les procédures et la documentation connexe.

4. Plan d’action du Commissariat pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs

En tant qu’agente du Parlement, la Commissaire est seule responsable de la conformité du Commissariat à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor et les instruments connexes ainsi que pour répondre à tous cas de non-conformité.

Par conséquent, la Commissaire et les cadres supérieurs s’engagent à maintenir et à améliorer continuellement un système de CIRF efficace, notamment en effectuant une surveillance continue pour s’assurer que les contrôles clés répondent aux attentes de la direction et les intervenants, et à atténuer de façon appropriée les risques y étant associés.

Pour aider le Commissariat à respecter cet engagement annuel, particulièrement en tenant compte des enjeux pangouvernementaux liés au système de paye Phénix et des récentes révisions des lignes directrices sur l'administration de la paye du SCT, une tierce partie sera engagée en 2020-2021 pour mettre à jour la description du processus opérationnel de la paye du Commissariat, avec des visuels complémentaires. Cela comprend l'identification et l'évaluation des contrôles conçus de même que la réalisation de tests d'efficacité opérationnelle de ses contrôles clés.

Le tableau ci-dessous présente l’état d’avancement et le plan d’action des domaines de contrôle ciblés pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs.