2015-2016 Comité de vérification et d’évaluation rapport annuel

Commissariat à l’information du Canada

 

1. But

Les membres externes du Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat à l’information (le Commissariat) ont préparé le présent rapport à l’intention de la commissaire à l’information afin de résumer le travail réalisé par le Comité entre avril 2015 et mars 2016.

Le présent rapport permet aussi aux membres externes du Comité de présenter leurs réflexions sur les éléments à améliorer en s’appuyant sur les évaluations et les discussions qu’ils ont menées au cours de l’année.

2. Rôle et membres du Comité

Le Comité de vérification ne relève pas de la direction du Commissariat; son rôle consiste à offrir des conseils à la commissaire à l’information. Les membres du Comité donnent des conseils objectifs et formulent des recommandations concernant l’adéquation, la qualité et les résultats des activités d’assurance liées aux cadres et aux processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

Le Comité compte trois membres, dont deux qui ne font pas partie du gouvernement fédéral. Les membres externes sont David Rattray et la présidente, Dyane Adam. Mme Adam a été nommée en octobre 2008 et M. Rattray s’est joint au Comité en avril 2015. Ils possèdent un savoir étendu et une vaste expérience dans les domaines de la vérification, des contrôles internes et de la gestion du risque, tant au secteur public qu’au secteur privé. La commissaire à l’information Suzanne Legault est le troisième membre du Comité.

Layla Michaud, dirigeante principale des finances et commissaire adjointe par intérim du Commissariat, et un cadre du Bureau du vérificateur général ont assisté à toutes les réunions de l’année.

Le Comité est également conscient que le Bureau du contrôleur général (BCG) continue de développer des pratiques de vérification interne au sein du gouvernement fédéral et de les mettre à jour. Dans la mesure du possible, tout en respectant la nécessité de préserver l’indépendance du Commissariat, le Comité se conforme à la préférence du BCG. La Charte du Comité de vérification et d’évaluation, qui établit les responsabilités et le fonctionnement du Comité, et la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada donnent plus de renseignements à ce sujet.

3. Réunions

Entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016, le Comité de vérification et d’évaluation s’est réuni trois fois en personne et une fois par téléconférence. Des séances à huis clos auxquelles ne participent que la commissaire et les membres externes du Comité se sont tenues à chacune des réunions du Comité.

Les procès-verbaux approuvés de chacune de ces réunions se trouvent sur le site Web du Commissariat – Procès-verbaux.

4. Sommaire des activités

Les prochaines sections présentent le sommaire des activités, qui entrent dans huit catégories. Il faut toutefois remarquer que les secteurs de responsabilité sont liés entre eux de bien des façons. Les membres du Comité en tiennent toujours compte lorsqu’ils font des évaluations ou donnent des conseils.

4.1 Valeurs et éthique

Le Comité examine toutes les dispositions prises par la direction du Commissariat pour incarner et promouvoir les valeurs de la fonction publique et garantir le respect des lois, des règlements, des politiques et des normes de comportement éthique.

Pendant la réunion de novembre 2015, le champion du code de valeurs et d’éthique du Commissariat a discuté des changements ayant été apportés au Code de valeurs et d’éthique du Commissariat.

4.2 Gestion du risque

Les évaluations et les stratégies d’atténuation du risque constituent un sujet de préoccupation constant du Comité.

Le Comité a rencontré des représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) afin de discuter des risques de fraude et d’erreur au Commissariat en prévision de la vérification des états financiers annuels de l’organisation. Cela est fait est conformité avec la pratique courante du BVG.

La commissaire adjointe par intérim présente régulièrement une mise à jour sur l’inventaire des dossiers sur les enquêtes depuis que le Commissariat a pris conscience du risque que représente la nécessité de garantir, de manière uniforme, des enquêtes efficaces et un règlement de qualité des plaintes.

Au cours de l’exercice 2015-2016, le budget restreint et le fait que le Commissariat n’avait pas de marge de manœuvre financière ni de fonds de prévoyance ont été des sujets de préoccupation constants pour les membres. Ceux-ci estiment que cela représente un risque important pour l’organisation, et les rapports sur le rendement du Commissariat en ont fait état en termes clairs. Le directeur, Services financiers, sécurité et administration (SFSA), a tenu les membres informés en présentant de fréquentes mises à jour sur le budget aux réunions. Pour leur part, les membres ont fait de cette question un point récurrent à l’ordre du jour.

La DPV discute du Plan intégré de vérification et d’évaluation axé sur les risques et, en janvier 2016, on a déterminé qu’il doit être examiné et mis à jour. Ces travaux seront exécutés en 2016-2017.

Les membres ont été informés des progrès réalisés quant à la migration du système financier vers le système GX en avril 2015, car ce point avait été identifié comme un risque important par le BVG.

4.3 Cadre de contrôle de la gestion

Les activités et les discussions concernant le cadre de contrôle de la gestion, qui est lié à tous les autres secteurs de responsabilité, étaient fréquentes et continues.

4.4 Fonction de vérification interne

Nathalie Houle a présenté son rapport annuel 2014-2015 à titre de dirigeante principale de la vérification, et il a été approuvé par les membres du Comité de vérification lors de la réunion de janvier 2016.

Le Comité a été consulté à propos du processus d’approvisionnement et de la portée de la vérification de la technologie de l’information, laquelle a débuté en mars 2016.

Dans le cadre de ses responsabilités, le Comité surveille le travail de la fonction de vérification interne.

4.5 Soutien aux vérifications effectuées par le BVG ou d’autres organismes

On a présenté les résultats de la vérification financière annuelle 2014-2015 du BVG aux membres du Comité de vérification. Ce dernier a reconnu le professionnalisme de la directrice principale du BVG et de son équipe.

4.6 Suivi des plans d’action de la direction

À chaque réunion, les membres reçoivent le compte rendu de la réunion précédente et une mise à jour sur les mesures de suivi qui en découlaient. En date de mars 2016, toutes les mesures de suivi avaient été réalisées.

Le Comité a accueilli Services partagés Canada en mai 2015 afin de discuter de sa surveillance de la dotation et des activités liées ressources humaines au Commissariat. Les résultats étaient excellents.

4.7 États financiers et rapports des comptes publics

Les résultats de la vérification financière du BVG pour l’exercice 2014-2015 ont été présentés à la réunion d’août 2015. Les membres étaient satisfaits du bon travail effectué par l’équipe des SFSA relativement à la vérification et à la préparation des états financiers, ainsi qu’à leur appui du BVG.

Les membres du Comité ont examiné les états financiers du Commissariat pour l’année ayant pris fin le 31 mars 2015, et ils ont recommandé leur approbation. Le Bureau du vérificateur général (BVG) a présenté un rapport de vérification comprenant une opinion non modifiée, car il n’a trouvé aucune lacune grave relativement aux contrôles internes, et il n’est pas nécessaire d’apporter des modifications importantes. Depuis que le BVG a commencé à vérifier le Commissariat, c’est-à-dire depuis l’exercice 2003-2004, ce dernier a toujours reçu un rapport de vérification des états financiers comprenant une opinion non modifiée.

Le plan du BVG pour la vérification des états financiers de l’exercice 2015-2016 a été présenté à la réunion de janvier 2016.

4.8 Rapports concernant les risques et la responsabilité

Au cours de diverses réunions, le Comité a discuté de plusieurs rapports et outils de responsabilisation, dont les suivants :

• Rapport ministériel sur le rendement 2014-2015
• Rapport sur les plans et les priorités 2016-2017
• Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques 2014-2018

5. Évaluation globale de la gestion du risque, du contrôle et de la gouvernance

Selon les examens et les discussions qu’il a menés tout au long de 2015-2016, le Comité est raisonnablement convaincu que les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat fonctionnent généralement bien.

Le Comité apprécie la diligence raisonnable dont le Commissariat a fait preuve en ce qui concerne l’élaboration de processus et de pratiques solides et il se réjouit du fait que la direction cherche sans cesse des améliorations.

6. Efficacité du Comité

Les membres externes sont satisfaits de l’évolution constante du Comité et de la maturité de son rôle consultatif. Les membres ont recueilli de l’information pertinente et transparente qui a permis au Comité de s’acquitter de son mandat. Les membres étaient ravis du professionnalisme des membres du personnel, de leur franchise par rapport aux enjeux auxquels ils font face et de leur empressement à appliquer les suggestions.

Le Comité est devenu une partie intégrante du régime de gouvernance du Commissariat. Malgré les contraintes découlant de priorités concurrentes et les multiples tâches qui sont confiées aux employés, comme c’est souvent le cas dans les petites organisations, les cadres supérieurs et les analystes fonctionnels ont fait preuve d’un engagement et d’une détermination inestimables afin d’aider le Comité à remplir son mandat. Compte tenu des observations effectuées l’an dernier, le Comité conclut que le Commissariat semble avoir une approche systématique et rationnelle quant à l’exécution de son mandat, à la surveillance des résultats et à la publication de rapports.

7. Planification

Le Comité devrait se rencontrer quatre fois en 2016-2017. Il souhaite continuer de fournir des conseils qui sont harmonisés avec les principes de base du secteur public, de tenir compte de l’indépendance des agents du Parlement et d’apporter des perspectives novatrices et créatrices.

Les membres ont quelques priorités pour le prochain exercice :

• surveiller étroitement l’affectation à but spécial approuvée en juin 2016 et les progrès réalisés dans l’arriéré de l’inventaire des dossiers de plaintes;
• surveiller de près les éventuelles modifications législatives à la Loi sur l’accès à l’information en 2016-2017;
• surveiller étroitement les problèmes liés à la transition du système de paye vers Phénix en avril 2016;
• examiner la nécessité d’effectuer des évaluations et des vérifications à l’avenir, et en discuter;
• préparer un plan de transition pour le nouveau président du Comité de vérification et d’évaluation à la fin du mandat de la commissaire en juin 2017.

Annexe A : Calendrier 2015-2016 des activités du Comité de vérification

Légende

A – Approbation/Mesures requises
R – Révision/Approbation recommandée
I – Information/Discussion