2013-2014 Comité de vérification et d’évaluation rapport annuel

Commissariat à l’information du Canada

 

1. But

Les membres externes du Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat à l’information (le Commissariat) ont préparé le présent rapport à l’intention de la commissaire à l’information afin de faire le sommaire du travail réalisé par le Comité entre avril 2013 et mars 2014.

Le présent rapport permet aussi aux membres externes du Comité de présenter leurs réflexions sur les éléments à améliorer en s’appuyant sur les évaluations et les discussions du Comité au cours de l’année.

2. Rôle et membres du Comité

Le Comité de vérification ne relève pas de la direction du Commissariat; son rôle consiste à offrir des conseils à la commissaire à l’information. Les membres du Comité donnent des conseils objectifs et formulent des recommandations concernant l’adéquation, la qualité et les résultats des activités d’assurance liées aux cadres et aux processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

Le Comité compte trois membres, dont deux qui ne font pas partie du gouvernement fédéral. Les membres externes sont Bernard Bougie et Dyane Adam, qui assure la présidence. Mme Adam a été nommée en octobre 2008 et M. Bougie s’est joint au Comité en février 2013. Ils possèdent un savoir étendu et une vaste expérience dans les domaines de la vérification, des contrôles internes et de la gestion du risque, tant au secteur public qu’au secteur privé. La commissaire à l’information Suzanne Legault est le troisième membre du Comité.

La dirigeante principale des finances et directrice générale des Services organisationnels du Commissariat et un cadre du Bureau du vérificateur général ont assisté à toutes les réunions de l’année.

Le Comité est également conscient que le Bureau du contrôleur général (BCG) continue de développer des pratiques de vérification interne au sein du gouvernement fédéral et de les mettre à jour. Dans la mesure du possible, tout en respectant la nécessité de préserver l’indépendance du Commissariat, le Comité se conforme à la préférence du BCG. La Charte du Comité de vérification et d’évaluation, qui établit les responsabilités et le fonctionnement du Comité, et la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada donnent plus de renseignements à ce sujet.

3. Réunions

Entre le 1er avril 2013 et le 31 mars 2014, le Comité de vérification et d’évaluation s’est réuni quatre fois en personne et une fois par téléconférence. Des séances à huis clos auxquelles ne participent que la commissaire et les membres externes du Comité se sont tenues à chacune des réunions du Comité.

Les comptes rendus approuvés de chacune de ces réunions se trouvent sur le site Web du Commissariat – Procès-verbaux.

4. Sommaire des activités

Les prochaines sections présentent le sommaire des activités, qui entrent dans huit catégories. Il faut toutefois remarquer que les secteurs de responsabilité sont liés entre eux de bien des façons. Les membres du Comité en tiennent toujours compte lorsqu’ils font leurs évaluations ou donnent des conseils.

4.1 Valeurs et éthique

Le Comité examine toutes les dispositions prises par la direction du Commissariat pour incarner et promouvoir les valeurs de la fonction publique et garantir le respect des lois, des règlements, des politiques et des normes de comportement éthique.

Durant la réunion d’avril 2013, les membres du Comité ont discuté des valeurs du Commissariat.

4.2 Gestion du risque

Les évaluations et les stratégies d’atténuation du risque constituent un sujet de préoccupation constant du Comité.

Le Comité a rencontré des représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) afin de discuter des risques de fraude et d’erreur au Commissariat en prévision de la vérification des états financiers annuels de l’organisation. Cela est fait est conformité avec la pratique courante du BVG.

La commissaire adjointe, Règlement des plaintes et respect de la Loi (RPRL), présente régulièrement, lors des réunions du Comité, une mise à jour du profil de risque lié à l’efficacité et à la qualité du règlement des plaintes. Le risque majeur ciblé est la capacité à toujours garantir des enquêtes efficaces et un règlement de qualité des plaintes.

Le directeur, Services financiers, sécurité et administration (SFSA), a tenu le Comité informé des progrès et des coûts liés au déménagement au 30, rue Victoria, à Gatineau. Le déménagement a eu lieu le 31 janvier 2014.

4.3 Cadre de contrôle de la gestion

Les activités et les discussions concernant le cadre de contrôle de la gestion, qui est lié à tous les autres secteurs de responsabilité, étaient fréquentes et continues.

4.4 Fonction de vérification interne

Une Charte du Comité de vérification et d’évaluation révisée, qui reflète le nouveau rôle d’évaluation du Comité a été approuvée. La Charte et les politiques connexes ont été élaborées après consultation auprès du Commissariat aux langues officielles et le Secrétariat du Conseil du Trésor.

La dirigeante principale des finances a présenté son rapport annuel de 2012-2013 à titre de dirigeante principale de la vérification. Le rapport a été approuvé par les membres du Comité de vérification. En février 2013, le Commissariat a décidé qu’un membre indépendant de son Comité de vérification assumerait le poste de dirigeant principal de la vérification.

Dans le cadre de ses responsabilités, le Comité surveille le travail de la fonction de vérification interne.

4.5 Soutien aux vérifications effectuées par le BVG ou d’autres organismes

On a présenté les résultats de la vérification annuelle de 2012-2013 du BVG aux membres du Comité de vérification. Ce dernier a reconnu l’approche professionnelle de la nouvelle équipe de vérification.

4.6 Suivi des plans d’action de la direction

À chaque réunion, les membres reçoivent le compte rendu de la réunion précédente et une mise à jour sur les mesures de suivi qui en découlaient. Le secteur des ressources humaines a fait l’objet d’une restructuration importante au cours de la dernière année, à la suite d’une vérification de la fonction publique en 2011. Les membres du Comité ont été tenus au courant du plan de redressement de suivi et de la vérification de suivi de cette année, et ils tiennent à féliciter le Commissariat pour la mise en œuvre efficace de l’impartition de ses fonctions de ressources humaines aux Services partagés en ressources humaines (SPRH) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

4.7 États financiers et rapports des comptes publics

Le Plan de vérification des états financiers du BVG de 2012-2013 a été présenté à la réunion de mai 2013, et le rapport final, à la réunion d’août. Les membres étaient satisfaits du bon travail effectué par l’équipe des SFSA relativement à la vérification et à la préparation des états financiers.

Les membres du Comité ont examiné les états financiers du Commissariat pour l’année ayant pris fin le 31 mars 2013, et ils ont recommandé leur approbation. Le Bureau du vérificateur général (BVG) a présenté un rapport de vérification comprenant une opinion non modifiée, car il n’a trouvé aucune lacune grave relativement aux contrôles internes nécessitant des modifications importantes. En fait, les membres du Comité sont impressionnés par le degré de professionnalisme et d’ouverture dont fait preuve chaque année, le personnel du Commissariat à l’égard de cette vérification externe du BVG. Le Commissariat a toujours reçu du BVG, un rapport de vérification des états financiers comprenant une opinion non modifiée.

4.8 Rapports concernant les risques et la responsabilité

Au cours de diverses réunions, le Comité a révisé et discuté de plusieurs rapports et outils de responsabilisation, dont les suivants :

• Rapport ministériel sur le rendement de 2012-2013;
• Rapport sur les plans et les priorités 2014-2015;
• Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques 2014-2018

5. Évaluation globale de la gestion du risque, du contrôle et de la responsabilisation

Selon les examens et les discussions qu’il a menés tout au long de 2013-2014, le Comité est raisonnablement convaincu que les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat fonctionnent généralement bien.

Le Comité apprécie la diligence raisonnable dont le Commissariat a fait preuve en ce qui concerne l’élaboration de processus et de pratiques solides, et il se réjouit du fait que la direction cherche sans cesse des améliorations.

6. Efficacité du Comité

Les membres externes sont satisfaits de l’évolution constante du Comité et de la maturité de son rôle consultatif. Les membres ont recueilli de l’information pertinente et transparente qui a permis au Comité de s’acquitter de son mandat. Les membres étaient ravis du professionnalisme des membres du personnel, de leur franchise par rapport aux enjeux auxquels ils font face et de leur empressement à appliquer les suggestions.

Le Comité est devenu une partie intégrante du régime de gouvernance du Commissariat. Malgré les contraintes découlant de priorités concurrentes et les multiples tâches qui sont confiées aux employés, comme c’est souvent le cas dans les petites organisations, les cadres supérieurs et les analystes fonctionnels ont fait preuve d’un engagement et d’une détermination inestimables afin d’aider le Comité à remplir son mandat. Compte tenu des observations effectuées au cours de l’an dernier, le Comité conclut que le Commissariat semble avoir une approche systématique et rationnelle quant à l’exécution de son mandat, la surveillance des résultats et la publication de rapports.

7. Planification à long terme

Le Comité devrait se rencontrer quatre fois en 2014-2015. Il souhaite continuer de fournir des conseils qui sont harmonisés avec les principes de base du secteur public, tenir compte de l’indépendance des Agents du Parlement et apporter des perspectives novatrices et créatrices.

Appendice A : Calendrier 2013-2014 des activités du Comité de vérification

Légende

• A – Approbation/Mesures requises
• R – Révision/Approbation recommandée
• I – Information/Discussion