2012-2013 Rapport annuel du dirigeant principal de la vérification
31 mars 2013
1. Introduction
Le présent rapport du dirigeant principal de la vérification du Commissariat à l’information (CI) passe en revue les activités de la fonction de vérification interne entre le 1er avril 2012 et le 31 mars 2013. Il répond à l’exigence relative à la préparation d’un rapport annuel énoncée au point 6.6 de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor.
2. Survol de la fonction de vérification interne du CI
2.1 Aperçu général
La fonction de vérification interne permet au Commissariat de réaliser ses objectifs grâce à une méthode systématique et structurée d’évaluer et d’améliorer l’efficacité des processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques.
La fonction de vérification interne met avant tout l’accent sur la prestation de services d’assurance de la conformité, c’est à dire sur l’examen objectif des éléments probants dans le but de fournir une évaluation indépendante de la validité des stratégies et pratiques de gestion des risques, des cadres et pratiques de contrôle de la gestion et des renseignements utilisés pour la prise de décisions et l’établissement de rapports.
2.2 Changements dans la fonction de vérification interne en 2012-2013
L’exercice 2012 2013 a été une année de changements pour la fonction de vérification interne au CI :
- En raison d’un rendement insatisfaisant, le CI a mis fin à son association avec l’entreprise qui lui fournissait des services de vérification depuis 2011. En lieu et place, le CI a retenu les services de deux entreprises pour mener à terme divers projets.
- L’un des membres du Comité de vérification, John McCrae, a décidé de quitter ses fonctions à la fin de son mandat. En février 2013, le CI a embauché Bernard Bougie pour combler le poste vacant.
- Le secrétaire du Comité de vérification a accepté un poste dans un autre organisme. Depuis, le directrice générale de la Gestion intégrée assume ce rôle par intérim.
- Pour se conformer à la Politique sur l’évaluation du Conseil du Trésor, le CI a décidé de combiner ses fonctions de vérification et d’évaluation. La charte du Comité de vérification a été modifiée à cet effet. Deux nouvelles politiques, propres au CI, ont également été élaborées : l’une sur la vérification et l’autre sur l’évaluation. Le CI est en train d’élargir le mandat du Comité de vérification pour inclure les fonctions d’évaluation et, par conséquent, ce comité a été renommé Comité de vérification et d’évaluation.
Malgré ces changements, la fonction de vérification interne a pu fournir à la Commissaire à l’information des renseignements, des avis et une assurance lui permettant de déterminer si les importants services administratifs et processus et systèmes de gestion du Commissariat sont conçus de façon appropriée et fonctionnent efficacement, conformément aux politiques et aux principes directeurs.
2.3 Indépendance
Comme le Commissariat est un petit organisme, la dirigeante principale des finances du CI a joué le rôle de dirigeante principale de la vérification (DPV). Étant donné que ce modèle compromettait dans une certaine mesure l’indépendance et l’intégrité de la fonction de vérification interne, le CI a mis en place des stratégies d’atténuation, par exemple en accordant en sous traitance la conduite de ses missions de vérification et la mise à jour annuelle de son Plan de vérification axé sur les risques à des professionnels de la vérification. Ce modèle fonctionnait bien, mais le CI estimait qu’il pouvait encore l’améliorer en établissant une plus grande distance entre la DPV et la direction du Commissariat, sans créer un poste à plein temps. Par conséquent, le Commissariat a confié les responsabilités de la DPV à l’un des membres externes du Comité de vérification et d’évaluation, Bernard Bougie, en février 2013. Le DPV sera appuyé par la directrice générale des Services intégrés. Cependant, comme ce modèle n’est en place que depuis quelques mois, le CI travaille encore à mettre au point les détails opérationnels.
La directrice générale de la Gestion intégrée veille à ce que les vérificateurs aient accès à tous les documents, bases de données, lieux de travail et employés du Commissariat dont ils ont besoin pour effectuer leur travail. Les vérificateurs ont un lien direct avec la Commissaire et les membres externes du Comité de vérification et d’évaluation pendant la réalisation des vérifications. Par ailleurs, il est important de signaler que le Bureau du vérificateur général effectue chaque année une vérification financière indépendante du CI et qu’il en présente les résultats au Comité de vérification et d’évaluation.
2.4 Assurance de la qualité
Durant la conduite des vérifications internes du Commissariat, les professionnels de la vérification sont tenus de se conformer aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Chaque rapport de vérification interne doit inclure une attestation que la vérification a été effectuée conformément à ces normes.
3. Rendement et résultats
3.1 Vérification de la dotation des Ressources humaines
La Commission de la fonction publique (CFP) a effectué une vérification pour déterminer si, d’une part, le CI avait un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats en place pour gérer ses activités de nomination et si, d’autre part, les nominations et les processus de nomination du CI étaient conformes aux prescriptions de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). La vérification portait sur la période du 1er janvier 2010 au 31 août 2011; le rapport a été déposé à l’automne 2012. La CFP a constaté que certains aspects n’étaient pas conformes ou devaient être portés à l’attention des intéressés. Le CI a immédiatement élaboré un plan d’action visant à intensifier ses efforts pour protéger l’intégrité du système de dotation. En outre, la Commissaire à l’information a décidé, le 23 mars 2012, de confier l’ensemble des fonctions de RH en sous traitance à un fournisseur de services externes, soit Services partagés en ressources humaines (SPRH), une composante de Travaux publics et Services gouvernementaux. Le transfert de tous les services a eu lieu le 10 avril 2012.
L’une des activités prévue dans le plan d’action consistait à entreprendre, par le biais de la fonction de vérification interne, une vérification de suivi. Le contrat a été adjugé à Samson et associés à l’hiver 2013. Le suivi avait pour but de déterminer si le CI avait mis en place, depuis la vérification menée par la CFP, un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats pour gérer ses activités de nomination et si les nominations étaient conformes à la LEFP, au Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, au Cadre de nomination de la CFP et aux autres politiques. Les résultats de la vérification de suivi ont été présentés au Comité de vérification et d’évaluation en mai 2013. La présidente de la CFP a assisté à la réunion du Comité, et elle a noté dans ses observations qu’elle appréciait la façon dont le CI avait réagi à la vérification et le fait que la direction avait élaboré et mis en œuvre sans tarder un plan d’action. Elle a également demandé que le CI fasse part de son expérience dans l’intérêt des autres petits organismes.
3.2 Vérification du Bureau du vérificateur général
Le CI a reçu une opinion non modifiée de la part du Bureau du vérificateur général pour 2011 2012. On peut consulter le rapport de vérification sur le site Web du CI.
3.3 Examen des contrôles internes
En 2010, le CI a confié à Samson et associés la tâche de documenter les principaux processus financiers qui étaient en place du 1er avril 2010 au 30 septembre 2010 et d’en faire un examen préliminaire. Ces procédures et contrôles importants ont été documentés : dépenses salariales, achats de biens et services et paiements aux fournisseurs, gestion des actifs et des stocks, processus et contrôles liés à la fermeture de la période comptable. En 2012 2013, il est apparu qu’il était temps de revoir et de mettre à jour tous les documents portant sur les contrôles internes en matière de ressources humaines et les processus connexes puisque le CI avait confié sa fonction de gestion des ressources humaines à SPRH et que la sous traitance avait entraîné certains changements quant aux processus et aux points de contrôle.
Ce projet visait à valider les contrôles internes en matière de ressources humaines que le CI avait déjà documentés et à mettre à jour ces contrôles, au besoin, en tenant compte des nouveaux processus. L’examen portait notamment sur les contrôles relatifs à l’entrée de données dans le Système d’information sur les ressources humaines (utilisé seulement par le CI) et sur les renseignements que le CI transmet aux SPRH pour qu’ils soient entrés dans le Système régional de paye. Cet examen a été mené pour fournir à la direction une assurance raisonnable de l’existence de contrôles permettant de garantir que les employés sont rémunérés conformément à leurs conditions d’emploi, aux conventions collectives et aux politiques du SCT et du CI. De plus, Samson a examiné les contrôles relatifs aux approbations nécessaires en vertu des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques tout au long du cycle d’administration de la paye.
Samson a constaté que, même si le CI avait modifié ses pratiques et son cadre de contrôle en matière de ressources humaines, notamment en redéfinissant les rôles et les responsabilités des intervenants, les principaux contrôles relatifs à la gestion des fonctions des ressources humaines sont en place. La firme a noté que seules quelques améliorations mineures s’imposaient et a formulé une série de recommandations pour renforcer davantage la gérance et la reddition de comptes et améliorer l’efficacité des processus du CI en matière de ressources humaines et d’administration de la paye. Les recommandations tenaient compte de la petite taille du CI et de la difficulté qui s’ensuit d’atteindre un niveau élevé de séparation des tâches, de même que des ressources disponibles et de la transition vers les SPRH. Elles visaient en outre à renforcer l’efficacité des contrôles tout en faisant en sorte qu’il soit possible de mettre en œuvre les solutions proposées.
3.4 Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques
Le Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR) du CI combine les plans d’évaluation et de vérification interne pour les cinq prochains exercices (2014 à 2018). Le PVEAR a pour objectif d’affecter les ressources aux secteurs qui présentent les risques les plus importants et qui sont prioritaires pour le CI, et aussi de satisfaire aux exigences des politiques du Conseil du Trésor sur la vérification interne et l’évaluation.
Par ailleurs, le PVEAR met à profit le Plan de vérification axé sur les risques 2010 2013 du CI en intégrant les projets d’évaluation conformément à la Politique sur l’évaluation du Conseil du Trésor. Le plan indique les ressources nécessaires pour que l’on puisse répondre de manière efficace et en temps opportun aux demandes du Comité de vérification et d’évaluation et du Comité exécutif. Le PVEAR reconfirme l’objectif d’allouer les ressources aux secteurs qui représentent les priorités les plus importantes pour l’organisation et de veiller à ce que les services de vérification interne et d’évaluation procurent les plus grands avantages au CI.
La portée de la vérification et de l’évaluation proposée par le PVEAR intégré vise à atteindre un bon équilibre entre diverses exigences et considérations dans le contexte des hypothèses sur les contraintes budgétaires, sur lesquelles se fonde le plan, et prévoit la réalisation d’un ou deux projets par année. Le plan quinquennal tient compte de l’harmonisation nécessaire avec les risques et les priorités de l’organisation. Le PVEAR présuppose que des fonds supplémentaires seront octroyés pour financer l’évaluation des dépenses de programme directes.
3.5 Capacité et utilisation des ressources
La capacité interne de la fonction de vérification interne a atteint entre 0,5 et 0,75 équivalent temps plein au cours de l’année. Des professionnels de la vérification ont fourni, en sous traitance, les principales ressources de la fonction interne de vérification pour la conduite des missions de vérification et la mise à jour du Plan de vérification axé sur les risques.
Le CI collabore avec d’autres agents du Parlement pour trouver une meilleure solution en ce qui concerne la vérification interne. Par exemple, le CI et le Commissariat aux langues officielles (CLO) ont commencé à partager divers documents, comme leurs chartes de vérification, politiques et PVEAR respectifs.
4. L’année qui vient
En 2013 2014, le CI continuera de mettre en place son nouveau modèle pour la fonction de vérification interne, notamment en confiant les responsabilités du DPV à un membre externe du Comité de vérification et d’évaluation. Il commencera également à mettre en œuvre le PVEAR 2013 2014, ce qui comprend une vérification de la sécurité de l’infrastructure matérielle après son déménagement à la fin de 2013. Pour le CI, ce sera la première occasion de confier les services de vérification à des professionnels de l’extérieur dans le cadre d’un contrat établi par le CLO. Enfin, le CI continuera de partager avec les autres agents du Parlement de l’information sur la question de la vérification interne pour que les organisations concernées puissent acquérir expertise et compétence.