2011-2012 Comité de vérification et d’évaluation rapport annuel

But

Les membres externes du Comité de vérification du Commissariat à l’information (le Commissariat) ont préparé le présent rapport à l’intention de la commissaire afin de faire le sommaire du travail réalisé par le Comité entre avril 2011 et mars 2012.

Le présent rapport permet aussi aux membres externes du Comité de présenter leurs réflexions sur les éléments à améliorer en s’appuyant sur les évaluations et les discussions qu’ils ont menées au cours de l’année.

Rôle et membres du Comité

Le Comité de vérification ne relève pas de la hiérarchie du Commissariat; son rôle consiste à offrir des conseils à la commissaire à l’information. Les membres du Comité donnent des conseils objectifs et formulent des recommandations concernant l’adéquation, la qualité et les résultats des activités d’assurance liées aux cadres et aux processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

Le Comité compte trois membres, dont deux qui ne font pas partie du gouvernement fédéral. Les membres externes, John McCrea et la présidente Dyane Adam, ont été nommés en octobre 2008. Ils possèdent un savoir étendu et une vaste expérience, surtout en ce qui concerne la gestion des bureaux des Agents du Parlement. La commissaire à l’information Suzanne Legault est le troisième membre du Comité.

La dirigeante principale des finances et directrice générale des Services ministériels par intérim du Commissariat, un membre de l’équipe de vérification et un cadre du Bureau du vérificateur général ont assisté à toutes les réunions de l’année.

(La Charte du Comité de vérification, qui établit les responsabilités et le fonctionnement du Comité, et la Directive sur les comités ministériels de vérification donnent plus de renseignements à ce sujet.)

Réunions

Entre le 1er avril 2011 et le 31 mars 2012, le Comité de vérification s’est réuni à quatre reprises et a tenu une téléconférence. Les comptes rendus approuvés de chacune de ces réunions se trouvent sur le site Web du Commissariat.

Sommaire des activités

Les activités du comité sont réparties en sept catégories. Les prochaines sections présentent le sommaire des ces activités. Il faut toutefois remarquer que les secteurs de responsabilité sont liés entre eux de bien des façons. Les membres du Comité en tiennent toujours compte lorsqu’ils font des évaluations ou donnent des conseils.

Valeurs et éthique

Le Comité examine toutes les dispositions prises par la direction du Commissariat pour incarner et promouvoir les valeurs de la fonction publique et garantir le respect des lois, des règlements, des politiques et des normes de comportement éthique.

Durant la réunion de mai 2011, le Comité a reçu de l’information sur la gestion des ressources humaines au Commissariat. Il a notamment examiné le travail visant à mettre à jour le code de valeurs et d’éthique à la lumière des commentaires sur les valeurs qui ont été formulés par les employés dans le cadre du processus de planification stratégique.

Les membres du Comité ont aussi appris que les employés assisteraient, en février et mars 2012, à une formation obligatoire visant à garantir un milieu de travail sans harcèlement.

Gestion du risque

Les évaluations et les stratégies d’atténuation du risque constituent un sujet de préoccupation constant du Comité.

Par exemple, le Comité a rencontré des représentants du Bureau du vérificateur général afin de discuter des risques de fraude et d’erreur au Commissariat en prévision de la vérification des états financiers annuels de l’organisation. Les membres se sont surtout penchés sur les risques d’erreur liés à la rémunération puisque les salaires représentent 85 % des dépenses totales du Commissariat. Ils croient cependant que les risques sont faibles en raison de l’expérience de l’équipe responsable des finances du Commissariat et de la qualité et de la quantité des documents fournis par la direction au Comité durant l’année.

Les membres du Comité ont discuté des mesures d’atténuation des coûts et du Plan d’action pour la réduction du déficit du gouvernement tout au long de l’année. En retour, les fonctionnaires ont informé le Comité des mesures prises par le Commissariat pour répondre à ces contraintes financières sans omettre de satisfaire aux exigences opérationnelles.

Cadre de contrôle de la gestion

Les activités et les discussions concernant le cadre de contrôle de la gestion, qui est lié à tous les autres secteurs de responsabilité, étaient fréquentes et continues.

À titre d’exemple, le Comité recevait des renseignements concernant les initiatives du Commissariat destinées à renforcer et à améliorer les contrôles relatifs à la sécurité ministérielle, aux finances et à l’approvisionnement ainsi qu’au budget, y compris aux risques et aux coûts découlant du déménagement imprévu des bureaux du Commissariat en 2013. Les membres du Comité ont remarqué que le Commissariat réussissait à bien gérer ses ressources limitées.

À la réunion d’août 2011, les membres du Comité ont examiné et commenté le sommaire des résultats de l’évaluation du système de contrôle interne lié aux rapports financiers et des dispositions prises par le Commissariat pour réagir à des enjeux importants. Ce sommaire était joint à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers, comme l’exige la Politique sur le contrôle interne.

Fonction de vérification interne

Comme le proposait le Groupe de travail des hauts fonctionnaires du Parlement, le Commissariat a décidé d’appliquer la Politique sur la vérification interne sans renoncer à son indépendance par rapport au gouvernement.

Les membres du Comité ont consacré une bonne partie des réunions de 2011 2012 à la fonction de vérification interne. Ils ont étroitement surveillé son rendement et l’ont stimulé pour veiller à ce qu’elle fournisse une assurance et une orientation indépendante et objective, comme il se doit. Le Comité a demandé au groupe de vérification du Commissariat de faire le point à la fin de chaque étape importante de toute vérification interne.

• À la réunion de février 2012, le Comité a examiné et approuvé la charte de vérification interne et il a effectué son examen périodique de la Charte du Comité de vérification (avant de l’approuver telle quelle).
• Pendant plusieurs réunions, les membres du Comité ont examiné l’évolution et les résultats de la vérification interne de la Direction du règlement des plaintes et du respect de la Loi (RPRL) du Commissariat.
• Au cours de la réunion d’août 2011, les membres du Comité ont examiné la lettre à l’intention de la direction et le rapport du vérificateur concernant la vérification sur le RPRL. Le Comité a recommandé l’approbation des rapports et du plan d’action correspondant de la direction qui était destiné à appliquer les recommandations. La réunion de novembre 2011 comportait un exposé approfondi sur le plan de RPRL pour s’attaquer aux causes profondes des problèmes relatifs au rendement et aux délais d’exécution dans le cadre des cas complexes et des cas de refus.
• Le Comité a aussi assuré un suivi des mesures prises par la direction à la suite d’une vérification antérieure de l’Unité de réception et de règlement rapide.
• À la réunion de février 2012, le Comité a pris connaissance de la mise à jour annuelle du plan de vérification axé sur les risques du Commissariat. Les membres seront renseignés sur la situation de la mise à jour à la réunion de mai 2012.

Le Comité continuera de surveiller le travail de la fonction de vérification interne, ce qui fait partie de ses responsabilités.

Vérifications menées par la Commission de la fonction publique et le Bureau du contrôleur général

En mai 2011, le Comité a appris que, pour une troisième année consécutive, la Commission de la fonction publique (CFP) avait formulé des commentaires positifs au sujet du Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation du Commissariat.

Cependant, les résultats de la vérification préliminaire de la dotation menée par la CFP à l’automne 2011 n’étaient pas positifs. Les membres du Comité ont discuté de ces premières observations lors de la réunion de février 2012 en se fondant sur leurs propres préoccupations à l’égard de la gestion des ressources humaines au Commissariat et ils ont établi un plan d’action en conséquence. Le rapport sur la vérification complète de la dotation sera disponible à l’automne 2012.

À la demande du Comité, le Commissariat s’est autoévalué à la lumière des constatations et des recommandations formulées par le Bureau du contrôleur général dans ses vérifications horizontales de 2011 sur les petits ministères et organismes. Les résultats de l’évaluation ont été présentés à la réunion de novembre 2011. La présidente a recommandé que le Commissariat effectue régulièrement de telles autoévaluations. Cette mesure rendrait la commissaire plus confiante envers la qualité des cadres et des processus du Commissariat, alimenterait le processus d’évaluation du risque et permettrait d’anticiper la nécessité d’entreprendre des vérifications de ce type au sein de l’organisation.

Vérification des états financiers et rapports financiers trimestriels

Les membres du Comité ont examiné les états financiers du Commissariat pour l’année terminée le 31 mars 2011 et ils ont recommandé leur approbation. Le Bureau du vérificateur général (BVG) a présenté un rapport de vérification comprenant une opinion non modifiée, car il n’a trouvé aucune lacune grave relativement aux contrôles internes et il n’est pas nécessaire d’apporter des modifications importantes. Les membres du Comité ont remarqué que cette conclusion témoigne de l’amélioration considérable de la gestion financière au Commissariat au cours des dernières années.

Les vérificateurs du BVG ont souligné la collaboration de la direction du Commissariat, qui a permis de réaliser la vérification facilement et plus rapidement que prévu.

Le Comité a formulé des commentaires sur les rapports financiers trimestriels que le Commissariat a préparés en conformité avec la nouvelle Norme comptable 1.3 du Conseil du Trésor. Les membres sont satisfaits de la qualité de ces rapports.

Rapports au Parlement

Au cours de diverses réunions, le Comité a discuté de plusieurs rapports et outils de responsabilisation, dont les suivants :

• Rapport ministériel sur le rendement de 2010-2011
• Rapport sur les plans et les priorités 2012-2013
• Plan stratégique 2010 2014

Dans le cadre de l’examen de divers rapports et plans, les membres du Comité ont soulevé des préoccupations concernant les indicateurs de rendement et les stratégies du Commissariat. Des fonctionnaires ont signalé que le Commissariat collabore avec le Secrétariat du Conseil du Trésor depuis plusieurs années dans le but de modifier la structure de gestion des ressources et des résultats et le cadre de mesure du rendement. Les membres du Comité apprécient la qualité et la concision des rapports du Commissariat, notamment du nouveau plan opérationnel intégré qui a été examiné et approuvé par le Comité, mais ils recommandent fortement que les indicateurs de tous les rapports soient mieux adaptés au contexte actuel de l’organisation.

Évaluation globale de la gestion du risque, du contrôle et de la responsabilisation

Selon les examens et les discussions qu’il a menés tout au long de 2011 2012, le Comité est raisonnablement convaincu que les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat fonctionnent généralement bien. Cependant, comme le mentionne la sous section 4.5, le processus de dotation qui fait actuellement l’objet d’une vérification de la CFP soulève des préoccupations.

Le Comité apprécie la diligence raisonnable dont le Commissariat a fait preuve en ce qui concerne l’élaboration de processus et de pratiques solides et il se réjouit du fait que la direction cherche sans cesse des améliorations.

Efficacité du Comité

Les membres externes en sont à la quatrième année de leur mandat et sont satisfaits de l’évolution constante du Comité et de la maturité de son rôle consultatif. Le Comité est devenu une partie intégrante du régime de gouvernance du Commissariat. Malgré les contraintes découlant de priorités concurrentes et les multiples tâches qui sont confiées aux employés, comme c’est souvent le cas dans les petites organisations, les cadres supérieurs et les analystes fonctionnels ont fait preuve d’un engagement et d’une détermination inestimables afin d’aider le Comité à remplir son mandat.

Planification à long terme

Le Comité devrait se rencontrer quatre fois en 2012 2013. Il souhaite continuer de fournir des conseils qui sont harmonisés avec les principes de base du secteur public, tiennent compte de l’indépendance des Agents du Parlement et apportent des perspectives novatrices et créatrices. En outre, il veillera à ce que le processus de renouvellement des membres se fasse en douceur.

Légende
A – Approbation/Mesures requises
R – Révision/Approbation recommandée
I – Information/Discussion