13 octobre 2020
Compte rendu de la réunion du Comité de vérification et d’évaluation
Le 13 octobre 2020
De 10 h 30 à 12 h
Réunion via Microsoft Teams
Membres :
Graham Fraser, membre externe – président
André Grondines, membre externe
Caroline Maynard, Commissaire à l’information
Secrétaire du Comité :
Stephen Campbell, directeur associé, Planification stratégique, politique et services de vérification
Participants habituels :
France Labine, sous-commissaire, Services organisationnels, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances (DPF) et dirigeante principale de la vérification (DPV)
Comité de la haute direction :
Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance (absente)
Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques (absent) Invités :
Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général du Canada
Sébastien Lafond, directeur, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité, et adjoint à la dirigeante principale des finances (ADPF)
Chantal Laberge, analyste de la gestion des finances
Résumé de la réunion
Approbation du compte rendu et des mesures de suivi de la réunion du 21 mai 2020. Approbation des calendriers 2020 et 2021.
Approbation des états financiers par le Comité de vérification et d’évaluation (CVÉ) en vue de la signature par la Commissaire.
Présentation du rapport au comité de vérification par le Bureau du vérificateur général (BVG).
Accueil et mot d’ouverture
Le président et la Commissaire souhaitent la bienvenue à M. Grondines à titre de nouveau membre externe et ils soulignent que sa participation active à un autre agent du Parlement (Élections Canada) apportera une valeur ajoutée au comité de vérification. M. Grondines déclare qu’il est très heureux de se joindre à l’équipe.
Le président félicite le Commissariat à l’information, qui a démontré sa résilience pendant cette période plutôt unique dans l’histoire du gouvernement canadien en poursuivant ses activités pendant la pandémie.
La Commissaire déclare que les locaux du Commissariat demeureront fermés jusqu’au début du mois d’avril 2021, ce qui permettra au personnel de planifier à long terme. La santé des employés est la plus grande priorité, et tous les employés travaillent maintenant bien à domicile. Certains employés chargés de tâches essentielles sont autorisés à se rendre au bureau environ une fois par semaine. Le contexte de la pandémie a permis de démontrer qu’il est possible pour les employés de travailler efficacement à partir de la maison. Le comité au-delà de 2020 examine actuellement la forme que prendra le nouveau Commissariat.
Les employés aiment beaucoup la souplesse que la pandémie leur procure. La DPF et l’ADPF se pencheront sur cette question et chercheront à fournir une politique (notamment en ce qui concerne le télétravail et le travail à distance) et une procédure appropriées visant à assurer la souplesse voulue à l'égard du cadre de retour au bureau.
La Commissaire note également que le Commissariat a reçu un financement permanent après quatre ans de financement temporaire (3 M$).
La DPF et DPV déclare que le nouveau site Internet est maintenant lancé, et comprend le formulaire de plainte en ligne.
Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 21 mai 2020
Les membres approuvent le compte rendu de la réunion du 21 mai 2020. Les mesures de suivi en cours sont revues et approuvées.
Mesure de suivi :
Publication du compte rendu de la réunion du 21 mai 2020 sur le site Web du Commissariat.
Calendrier 2020 – présenté par G. Fraser
Compte tenu de la situation exceptionnelle actuelle, le Comité approuve les calendriers 2020 et 2021, et convient de continuer à se réunir régulièrement pour discuter des nouveaux risques et de l’incidence de la pandémie de COVID-19 sur les activités du Commissariat.
Mesure de suivi : Aucune mesure requise.
États financiers et annexe – présentés par S. Lafond
L’ADPF souhaite la bienvenue au nouveau membre externe. Il félicite J. Dusseault, qui a travaillé activement pour répondre aux questions du Bureau du vérificateur général (BVG) pendant la vérification ainsi que
C. Laberge pour la préparation des états financiers et de l’annexe. L’ADPF remercie également l’équipe du BVG pour sa collaboration dans le cadre de cette vérification.
L’ADPF fournit un examen détaillé des états financiers de 2019-2020, y compris l’annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Les points saillants et les écarts importants sont expliqués et discutés à l’aide de la présentation PowerPoint fournie.
Le membre externe est interrogé sur le fonctionnement de la paye au sein du Commissariat. L’ADPF répond que, en cas de problème avec la paye d’un employé ou un dossier de paye non transféré, le Commissariat fournira une avance. L’ADPF déclare également que, en raison des dossiers de paye non transférés, il est difficile de calculer les soldes de congé, par exemple. La Commissaire ajoute que, avec ses propres agents de rémunération maintenant en place et une moins grande dépendance envers le centre de paye central du gouvernement (Miramichi), le transfert des fichiers de paye est beaucoup plus rapide, ce qui produit de meilleurs renseignements financiers. Le BVG déclare que ces problèmes se posent dans plusieurs ministères et organismes. La DPF ajoute que, depuis que le Commissariat a conclu avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) un protocole d’entente (PE) lui accordant un accès complet au système, le transfert des dossiers de paye se fait beaucoup plus rapidement, et le Commissariat dispose de deux conseillers formés pour examiner tous les dossiers de paye.
Elle note également que, puisque le Commissariat et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) partagent leur structure et leurs systèmes comptables, un travail supplémentaire était nécessaire entre les deux organisations pour séparer leurs transactions respectives et en rendre compte avec précision, ainsi que pour respecter les autres exigences obligatoires en matière de rapports. Comme les
deux organisations devraient changer de système financier (SAP) dans un avenir proche, cela pourrait être l'occasion de créer des comptes séparés pour le Commissariat et le CPVP.
Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent. Le président propose que la Commissaire approuve les états financiers, ce qui est accepté par la Commissaire.
Mesure de suivi :
C. Laberge préparera les documents pour les signatures électroniques.
La publication des états financiers vérifiés et signés de même que de l’annexe sur le site Web du Commissariat se fera lors de l’annonce de la date de publication du Rapport ministériel sur les résultats.
La DPF et l’ADPF examineront la séparation des comptes du Commissariat et du CPVP en engageant des discussions avec ce dernier et les organismes centraux.
Rapport de vérification des états financiers du BVG et plan d’action de la direction – présentés par R. Abgrall
R. Abgrall remercie l’équipe des Finances pour sa collaboration et pour avoir été en mesure de terminer le travail de vérification, malgré les retards causés par la pandémie.
Le rapport et le plan d’action de la direction sont présentés; ils comprennent les résultats de la vérification annuelle, les risques et les mesures d’atténuation.
Le BVG a une opinion non modifiée sur les états financiers. Le principal risque lié à cette vérification (et qui ne concerne pas seulement le Commissariat) est lié au système Phénix. Le risque reste élevé, mais les mesures de contrôle en place ont permis de l’atténuer considérablement. Selon l’échantillon d’essai, le BVG était très satisfait, mais a noté les retards dans le transfert des dossiers de paye des employés, ce qui est un défi commun pour les ministères et organismes en général.
Le membre externe déclare que, puisque le Commissariat a une entente de services externe avec la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP), il se demande si le Commissariat reçoit des lettres d’attestation pour prouver à la Commissaire que le niveau des contrôles internes est respecté. R. Abgrall déclare que le Commissariat reçoit cette lettre chaque année, tout comme le CPVP (la CCDP fait une vérification mixte).
Le président demande pourquoi le nombre d’heures travaillées par le BVG pour la vérification est plus élevé cette année. R. Abgrall déclare que c’est principalement dû aux ressources limitées en raison de la pandémie et aux heures supplémentaires nécessaires pour le transfert de connaissances aux nouveaux vérificateurs affectés à la vérification. Il n’y a pas eu de retard causé par l’équipe des Finances du Commissariat.
Le membre externe déclare qu’aucune recommandation n’a été formulée relativement aux mesures de contrôle internes ou aux systèmes, et demande s’il existe des rapports de constatations. La DPF déclare que, pour la vérification précédente, une société externe (Samson) avait effectué une vérification de l’approvisionnement, qui n’avait donné lieu qu’à peu de constatations mineures, assorties de recommandations qui avaient été mises en œuvre.
Mesure de suivi :
F. Labine fournira aux membres une copie par courriel du rapport de vérification de Samson sur l’approvisionnement, ainsi qu’une attestation de la CCDP sur ses principales mesures de contrôle.
Huis clos
Une brève discussion à huis clos se poursuit avec la Commissaire, le président et le membre externe.
Prochaine réunion
La prochaine réunion est prévue pour le 26 novembre 2020. On y abordera les résultats de l’examen financier de mi-exercice, et le point sera fait sur la pandémie de COVID-19.