La partie plaignante allègue que la prorogation de délai prise par Services partagés Canada (SPC), en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information, pour répondre à une demande d’accès est déraisonnable. La demande vise tous les documents concernant la préparation de documents d’invitation à soumissionner, les approbations et les décisions de SPC pour la période du 1er janvier 2020 au 8 avril 2024. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)c) de la Loi.
La Commissaire à l’information a conclu que le chiffre utilisé comme référence par SPC pour évaluer combien des 15 000 pages de documents pertinents prévues il était possible de traiter durant un mois (500 pages) était déraisonnable. Elle était également en désaccord avec la décision de prendre en considération les retards prévus en raison des problèmes avec ATIP Express, le nouveau logiciel d’accès de SPC, pour déterminer la durée de la prorogation. Bien qu’elle reconnaisse les difficultés de l’institution, la Commissaire a fait remarquer que la mise en œuvre d’un nouveau logiciel ne devrait pas affecter outre mesure les droits des personnes qui présentent des demandes d’accès. Les institutions doivent s’assurer que les logiciels font l’objet d’essais rigoureux et comprennent les caractéristiques nécessaires pour faciliter un accès rapide avant d’être mis en œuvre, puisqu’un mauvais fonctionnement de la technologie peut nuire à l’efficacité et, par conséquent, entraîner des retards. Comme le Secrétariat du Conseil du Trésor a approuvé l’utilisation d’ATIP Express par les institutions et ce logiciel a une incidence sur l’application de la Loi, la Commissaire entend surveiller étroitement son rendement afin de voir si les problèmes existants sont réglés ou si de nouveaux surviennent.
La Commissaire conclut que la prorogation de délai est déraisonnable. Elle a ordonné à SPC de fournir des communications provisoires tous les trois mois ainsi qu’une réponse complète à la demande d’accès au plus tard le 30 septembre 2025. Le président de Services partagés Canada a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite aux ordonnances.
La plainte est fondée.