Services publics et Approvisionnement Canada (Re), 2021 CI 29

Date : 2021-10-27
Numéro de dossier du Commissariat : 5820-03499
Numéro de dossier de l’institution : A-2020-00590

Sommaire

La partie plaignante allègue que Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) n’a pas effectué une recherche raisonnable pour trouver un enregistrement d’une réunion qui s’est tenue sur Microsoft Teams de même que toutes les communications concernant cette réunion, en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

L’enquête a révélé que, bien qu’il soit possible d’enregistrer les réunions sur Microsoft Teams, cette fonction n’a pas été utilisée pour enregistrer la réunion en question. De plus, les fonctionnaires de SPAC ont indiqué qu’il s’agissait d’une réunion informelle et qu’il n’y était pas question d’activités ou de décisions à valeur opérationnelle pour lesquelles il y avait une obligation de créer un document.

Compte tenu de la preuve et des observations reçues, le Commissariat à l’information estime que SPAC a fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents visés. Toutefois, aucun document n’a été repéré.

La plainte est non fondée.

Plainte

[1]      La partie plaignante allègue que Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) n’a pas effectué une recherche raisonnable pour trouver un enregistrement d’une réunion qui s’est tenue sur Microsoft Teams de même que toutes les communications concernant cette réunion, en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Enquête

Recherche raisonnable

[2]      SPAC est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[3]      Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[4]      Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[5]      Au cours de l’enquête, le Commissariat à l’information a appris qu’avant de répondre à la demande, SPAC a demandé au secteur de programme pertinent de chercher un enregistrement de la réunion sur Microsoft Teams et les communications concernant cette réunion. Comme la recherche a été infructueuse, SPAC a consulté sa direction de la technologie de l’information (TI), qui a confirmé que, bien qu’il soit possible d’enregistrer les réunions sur Microsoft Teams, cette fonction n’a pas été utilisée pour enregistrer la réunion en question. Par conséquent, il n’existe aucun enregistrement de la réunion.

[6]      La partie plaignante soutenait que, puisque la politique de gestion de l’information de SPAC prévoit que les conférences audio et vidéo tenues sur Microsoft Teams sont assujetties aux politiques sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, la réunion aurait dû être enregistrée et le document demandé aurait dû être créé. Cependant, la politique prévoit seulement que les politiques sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels s’appliquent si un enregistrement est créé au moyen de Microsoft Teams. Ni la Loi sur l’accès à l’information ni les politiques sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels mentionnées par la partie plaignante n’imposent une obligation de créer des documents.

[7]      Conformément à la Politique sur les services et le numérique, les administrateurs généraux sont tenus de veiller à ce que les décisions et les processus décisionnels soient consignés. De même, la Directive sur les services et le numérique exige que tous les employés de la fonction publique consignent leurs activités et leurs décisions ayant une valeur opérationnelle.

[8]      Toutefois, la Politique et la Directive sur les services et le numérique n’imposent aucune obligation de créer ou de conserver des documents éphémères, c.-à-d. des documents qui ne sont pas nécessaires pour contrôler, appuyer ou documenter la réalisation de programmes, pour effectuer des opérations, pour prendre des décisions ou pour rendre compte d’activités du gouvernement. [Voir Disposition des documents gouvernementaux : Foire aux questions (FAQ) de Bibliothèque et Archives Canada.]

[9]      Au cours de l’enquête, SPAC a de nouveau demandé aux participants à la réunion de confirmer l’existence ou non d’un enregistrement de la réunion ou d’autres communications concernant celle-ci. Aucun document n’a été repéré.

[10]    Lorsqu’on leur a demandé d’expliquer l’absence de documents visés par la demande, les fonctionnaires de SPAC ont indiqué qu’il s’agissait d’une réunion informelle et qu’il n’y était pas question d’activités ou de décisions à valeur opérationnelle pour lesquelles il y avait une obligation de créer un document.

[11]    Durant l’enquête, la partie plaignante a soutenu que les documents visés devraient exister et qu’elle avait des preuves de leur existence (c.-à-d. sous la forme de notes de réunion). Cependant, lorsqu’on lui a demandé de communiquer cette information au Commissariat, elle a refusé de le faire.

[12]    Compte tenu de la preuve et des observations reçues, le Commissariat estime que SPAC a fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents visés. Toutefois, aucun document n’a été repéré.

Résultat

[13]    La plainte est non fondée.

L’article 41 de la Loi sur l’accès à l’information confère à la partie plaignante qui reçoit le présent compte rendu le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante doit exercer ce recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.

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