Services partagés Canada (Re), 2022 CI 24

Date : 2022-05-12
Numéro de dossier du Commissariat : 5820-02800
Numéro de dossier de l’institution : A-2020-00107

Sommaire

La partie plaignante allègue que Services partagés Canada (SPC) a erronément refusé de traiter une demande d’accès, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, visant des plaintes informelles relatives aux langues officielles.

SPC a refusé de traiter la demande, car il estimait qu’elle ne satisfaisait pas aux critères de l’article 6 de la Loi.

SPC allègue que le traitement de la demande telle qu’elle est rédigée nécessiterait de charger chaque employé de chercher les documents pertinents, soit plus de 8 300 personnes. En outre, le fardeau imposé par la demande à SPC sur le plan administratif nuirait considérablement aux activités essentielles.

La Commissaire à l’information n’était pas d’accord et a ordonné à la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement d’accepter la demande d’accès, puisqu’elle satisfait aux critères de l’article 6, et de la traiter en conséquence.

SPC n’a pas répondu au rapport de la Commissaire. On ne sait donc pas si SPC donnera suite à l’ordonnance de la Commissaire.

La plainte est fondée.

Plainte

[1]      La partie plaignante allègue que Services partagés Canada (SPC) a erronément refusé de traiter une demande d’accès, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, visant des plaintes informelles relatives aux langues officielles.

[2]      SPC a demandé à plusieurs reprises à la partie plaignante de réduire la portée de sa demande. Durant ce processus, la partie plaignante a accepté de restreindre la portée de la demande à une période d’un an et l’a modifiée ainsi [traduction] :

Je demande tous les courriels dont la ligne Objet contient les mots « Officielles », « officielles », « Officielle », « officielle », « LO », « lo », « Langues », « langues », « Langue », ou « langue » ET QUI CONTIENNENT N’IMPORTE QUEL DES MOTS SUIVANTS : « Plainte », « plainte », « Plaintes » ou « plaintes », pour l’année civile 2020. Il n’est pas nécessaire que la réponse contienne les signatures ou les pièces jointes.

[3]      Même si la demande a été reformulée, SPC a refusé de la traiter, car il estimait qu’elle ne satisfaisait pas aux critères de l’article 6 de la Loi.

Enquête

[4]      Lorsqu’une institution refuse de traiter une demande en vertu de la Loi, il lui incombe de démontrer que ce refus est justifié.

[5]      J’ai attentivement examiné et pris en considération toutes les observations soumises par SPC. Si je n’en fais pas état dans le présent compte rendu, c’est parce que j’estimais qu’elles n’étaient pas pertinentes en l’espèce.

Article 6 : demandes de communication

[6]      L’ article 6 de la Loi prévoit que la demande de communication d’un document se fait par écrit auprès de l’institution fédérale dont relève le document et qu’elle « doit être rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux ».

La demande d’accès satisfait-elle aux critères de l’article 6?

[7]      SPC allègue que le traitement de la demande telle qu’elle est rédigée nécessiterait de charger tous ses employés de chercher les documents pertinents. SPC compte plus de 8 300 employés.

[8]      Dans ses observations, SPC a déclaré qu’une demande nécessitant de charger un aussi grand nombre d’employés de chercher des documents n’est pas rédigée en des termes suffisamment précis pour satisfaire aux critères de l’article 6. De plus, selon SPC, il y a une obligation légale implicite de cibler des groupes précis de personnes pour la récupération des documents afin que la demande soit considérée comme valide.

[9]      SPC soutient également que le critère de « trouver le document sans problèmes sérieux » prévu à l’article 6 devrait tenir compte du fardeau administratif que représente une demande en particulier pour le fonctionnement d’une institution. SPC est d’avis que le fardeau occasionné par la demande entraîne des « problèmes sérieux », en raison du travail nécessaire pour charger les employés de chercher les documents et récupérer ceux-ci. En outre, l’effort requis sur le plan administratif pour traiter la demande dans le délai prévu par la Loi nuirait considérablement aux activités essentielles de chaque direction.

[10]    Je ne peux pas être d’accord avec la position de SPC. Le terme « sans problèmes sérieux » n’est pas un critère indépendant; il doit être lu dans le contexte global, dans lequel ce sont les efforts déployés pour « trouver » les documents qui ne doivent pas entraîner de problèmes sérieux. La Cour suprême du Canada a appuyé cette approche dans l’arrêt Rizzo & Rizzo Shoes Ltd. (Re), [1998] 1 RCS 27, au para 21, et a déclaré qu’il « faut lire les termes d’une loi dans leur contexte global en suivant le sens ordinaire et grammatical qui s’harmonise avec l’esprit de la loi, l’objet de la loi et l’intention du législateur. »  

[11]    Je suis également d’avis que le critère prévu à l’article 6 ne limite pas le nombre de personnes que l’on peut charger de chercher et de fournir des documents répondant à la demande, et il ne requiert pas non plus que des groupes précis soient ciblés. L’alinéa 9(1)a) de la Loi prévoit plutôt une prorogation de délai lorsque l’observation du délai de 30 jours entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande.

[12]    À ce sujet, SPC est d’avis qu’une prorogation de délai n’allège pas le fardeau imposé à une institution, mais qu’elle le prolonge et crée une obligation qui durera des années. Bien que je reconnaisse l’effort requis d’une institution pour traiter ce type de demande, la Loi ne permet pas à une institution de refuser de traiter une demande au seul motif qu’elle impose un fardeau qui aura une incidence sur le fonctionnement de l’institution.

[13]    Outre le fardeau administratif, SPC affirme que la demande n’est pas rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux. SPC soutient que c’est parce que la recherche par mots‑clés produira un grand nombre de documents qui ne répondent pas à la demande.

[14]    Une demande sera généralement considérée comme « rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux » si elle contient une période et un sujet. Les mots-clés dans la demande sont assez précis pour permettre à un employé de repérer les documents recherchés par la partie plaignante. La demande dont la portée a été réduite vise des courriels dont la ligne Objet, et non le corps du courriel ou les pièces jointes, contient les mots-clés énumérés. De plus, la partie plaignante a exclu les signatures contenant les mots-clés et restreint la demande à une période d’un an.

[15]    Je note également que, lorsque les fonctionnaires de SPC tentaient de faire modifier la portée de la demande, ils ont suggéré à la partie plaignante qu’un groupe de personnes au sein du ministère (p. ex., les Ressources humaines) soit le bureau de première responsabilité (BPR) chargé de la demande. Cette suggestion se fondait sur le raisonnement suivant : charger un plus petit groupe de personnes de trouver les documents et recevoir ceux-ci de ce petit groupe réduirait le fardeau administratif associé au fait de charger l’ensemble des employés du ministère de chercher des documents, et pourrait permettre de fournir à la partie plaignante des documents liés à des plaintes relatives aux langues officielles. Pour sa part, la partie plaignante a confirmé à plusieurs reprises qu’elle ne souhaitait pas recevoir les courriels d’un petit groupe de personnes contenant les mots-clés dans la ligne Objet, mais qu’elle recherchait tous les courriels créés durant une période précise.

[16]    S’il était possible pour un petit groupe de personnes (c.-à-d. les Ressources humaines) de repérer les documents répondant à la demande telle qu’elle est rédigée, à l’aide de mots-clés, il est raisonnable de croire qu’un plus grand groupe de personnes pourrait également repérer les documents pertinents.

[17]    Je suis donc d’avis que la demande est rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux.

[18]    Je suis également en désaccord avec les observations de SPC selon lesquelles il n’y a pas de raison valide de charger chaque employé de chercher les documents, au motif que la recherche donnerait lieu à une grande quantité de renseignements personnels qui seraient caviardés en vertu de la Loi. Ce n’est pas une justification valide pour refuser de traiter une demande. Le paragraphe 19(1) de la Loi existe pour protéger les renseignements personnels; il n’y a donc pas de raison pour que SPC refuse de traiter la demande au motif que des renseignements seraient caviardés. Le fait que la totalité ou une partie de l’information demandée consiste en des renseignements personnels qui seraient visés par une exception en vertu de la Loi n’est pas pertinent en ce qui concerne la capacité d’une institution de repérer les documents répondant à la demande.

[19]    Compte tenu de ce qui précède, je conclus que l’information satisfait aux critères de l’article 6.

Observation

[20]    Je note qu’en défendant sa décision de ne pas traiter la demande, SPC a fait des observations suggérant que la demande est vexatoire et constitue un abus du droit de faire une demande de communication. L’article 6.1 de la Loi prévoit un processus distinct pour les demandes qui, selon les institutions, sont vexatoires, entachées de mauvaise foi ou constituent un abus du droit de faire une demande de communication. Ce processus, dans le cadre duquel mon autorisation est requise pour ne pas donner suite à une demande, n’a pas été suivi en l’espèce. Comme SPC ne s’en est pas prévalu, je n’aborderai pas ces observations.

Résultat

[21]    La plainte est fondée.

Ordonnance

Conformément au paragraphe 36.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information, j’ordonne à la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement d’accepter la demande d’accès, puisqu’elle satisfait aux critères de l’article 6, et de la traiter en conséquence.

Le 29 mars 2022, j’ai transmis à la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement mon rapport dans lequel je présentais l’ordonnance prévue. La date limite pour répondre était le 22 avril 2022, puis j’ai prolongé le délai jusqu’au 6 mai 2022. Au moment de signer le présent compte rendu, je n’avais pas reçu de réponse.

L’ article 41 de la Loi confère à tous les destinataires du présent compte rendu le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante et l’institution doivent exercer leur recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu. La personne qui exerce un recours en révision doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’ article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, l’ordonnance prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.

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