Services aux Autochtones Canada (Re), 2024 CI 03

Date : 2024-02-08
Numéro de dossier du Commissariat : 5823-01046
Numéro de dossier de l’institution : A-2022-00376

Sommaire

La partie plaignante allègue que Services aux Autochtones Canada (SAC) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande visait des documents concernant les prestations pour counseling en santé mentale dans le cadre du programme des services de santé non assurés, y compris l’« examen détaillé » de la façon dont les services sont offerts et des décisions connexes liées aux dépenses, les propositions reçues de la part des bureaux régionaux pour le financement de projets communautaires de mieux-être en santé mentale ne relevant pas des pouvoirs du programme des services de santé non assurés, et [traduction] « l’examen axé sur les risques visant à améliorer les contrôles financiers et les pratiques de gestion dans l’ensemble des régions ».

Au cours de l’enquête, SAC a indiqué que l’« examen détaillé » avait été effectué verbalement. Cependant, comme le terme « examen détaillé » provenait d’une note d’information préparée par SAC, il était raisonnable de conclure que ce terme était important et que des documents pertinents devraient exister. Le Commissariat a également cherché à savoir pourquoi aucun document n’avait été trouvé concernant les parties 2 et 3 de la demande.

SAC a avisé le Commissariat que les experts en la matière et les détenteurs de documents qui avaient été initialement chargés de la recherche avaient [traduction] « adopté une perspective plus vaste en ce qui a trait à la portée et à la période visée lorsqu’ils ont cherché parmi leurs documents ». SAC a confirmé que ces efforts supplémentaires ont permis jusqu’à maintenant de trouver 170 pages de documents qui n’avaient pas été trouvés lors de la recherche initiale, et que ces documents font actuellement l’objet d’un tri et d’un examen.

La Commissaire à l’information a ordonné à SAC de finir de récupérer les documents considérés comme pertinents dans le cadre de la demande et de fournir une nouvelle réponse à la partie plaignante au plus tard le 36^e jour ouvrable après la date de prise d’effet de l’ordonnance. SAC a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance.

La plainte est fondée.

Plainte

[1]     La partie plaignante allègue que Services aux Autochtones Canada (SAC) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande visait des documents concernant les sujets suivants :

[2]     1. [Traduction]     « L’examen détaillé de la façon dont les services sont offerts et des décisions connexes liées aux dépenses relativement aux prestations pour counseling en santé mentale dans le cadre du programme des services de santé non assurés » mentionné dans la note d’information n^o HW354, datée du 4 janvier 2021; 2. des informations sur les propositions reçues de la part des bureaux régionaux pour le financement de projets communautaires de mieux-être en santé mentale ne relevant pas des pouvoirs du programme des services de santé non assurés, mentionnés dans la note d’information susmentionnée; 3. [traduction] « l’examen axé sur les risques visant à améliorer les contrôles financiers et les pratiques de gestion dans l’ensemble des régions » en ce qui a trait aux prestations pour la santé mentale, mentionnée dans la note d’information n^o HW354.

[3]     La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30 (1)a) de la Loi.

Enquête

[4]     SAC est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[5]     Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[6]     Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[7]     Selon les documents du dossier de traitement de SAC, le bureau de première responsabilité (BPR) en l’espèce, à savoir la Direction générale de la santé des Premières Nations et des Inuits (la DGSPNI), croyait qu’il y avait des documents pertinents dans le cadre de la demande. Dans une note de service échangée avec l’unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de SAC, la DGSPNI a déclaré qu’elle avait besoin d’une prorogation de délai pour [traduction] « examiner et rassembler les documents, compte tenu particulièrement de l’élément régional ». En réponse aux questions de suivi du Commissariat à l’information et du bureau de l’AIPRP, la DGSPNI soutenait que l’« examen détaillé » dont il est question à la partie 1 de la demande d’accès a été effectué verbalement et qu’il n’y a pas de document pertinent. D’après les documents au dossier et les questions de suivi posées à l’unité de l’AIPRP, il est difficile de comprendre pourquoi aucun document n’a été repéré pour aucune des trois parties de la demande et de savoir si d’autres BPR ont été chargés de chercher des documents.

[8]     Le Commissariat conclut que la réponse de la DGSPNI, soit que l’« examen détaillé » a été effectué verbalement et qu’aucun document n’existe, n’était pas raisonnable, et que l’unité de l’AIPRP aurait dû la contester. Comme la personne qui a fait la demande a précisé que l’« examen détaillé » était mentionné dans une note d’information préparée par SAC, il est raisonnable de conclure que le terme « examen détaillé » était important, même s’il ne faisait pas référence à un document ou rapport en particulier.

[9]     Par conséquent, compte tenu des réponses aux questions du Commissariat et de l’absence de détails dans les documents de traitement fournis, le Commissariat a avisé SAC qu’il n’était pas convaincu qu’une recherche raisonnable avait été effectuée lors de la réponse à la demande.

[10]     En réponse, SAC a avisé le Commissariat que les experts en la matière et les détenteurs de documents qui ont été initialement chargés de la recherche avaient [traduction] « adopté une perspective plus vaste en ce qui a trait à la portée et à la période visée lorsqu’ils ont cherché parmi leurs documents ». SAC a confirmé que ces efforts supplémentaires ont permis « jusqu’à maintenant » de trouver 170 pages de documents qui n’avaient pas été trouvés lors de la recherche initiale, et que ces documents font actuellement l’objet d’un tri et d’un examen.

[11]     Bien que les fonctionnaires de SAC aient accepté de traiter ces documents, ils affirment également que ceux-ci ne sont pas pertinents dans le cadre de la demande, mais qu’ils seront quand même traités. Sans les documents ni aucune autre information supplémentaire justifiant la position de SAC, je ne peux pas être d’accord que les documents ne sont pas pertinents dans le cadre de la demande et je ne suis pas convaincue que tous les documents pertinents dans le cadre de cette demande ont été récupérés. Pendant que SAC continue de récupérer et de traiter davantage de documents, il devrait garder à l’esprit que la personne qui a fait la demande cherchait tout document lié à l’examen et non un document appelé « examen détaillé ».

[12]     SAC n’a pas précisé de délai pour cet examen ni le moment où il serait en mesure de fournir une réponse subséquente à la partie plaignante.

[13]     Compte tenu de ce qui précède, je conclus que SAC n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à la demande d’accès.

Résultat

[14]     La plainte est fondée.

Ordonnance

J’ordonne à la ministre des Services aux autochtones ce qui suit :

1. Finir de récupérer tous les documents pertinents dans le cadre de la demande;
2. Traiter toutes les pages de documents supplémentaires localisées à la suite des recherches supplémentaires;
3. Fournir une nouvelle réponse à la demande d’accès le 36e jour ouvrable suivant la date du compte rendu;
4. Communiquer à la partie plaignante les documents pertinents dans le cadre de la demande, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou de plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s).

Rapport et avis de l’institution

Le 19 décembre 2023, j’ai transmis à la ministre des Services aux Autochtones mon rapport dans lequel je présentais mes ordonnances.

Le 25 janvier 2024, la ministre m’a avisée qu’elle donnerait suite à mon ordonnance. La ministre a confirmé qu’une recherche supplémentaire de documents a été effectuée et que celle-ci a permis de localiser davantage de documents pertinents. Ceux-ci sont actuellement traités et SAC fournira une nouvelle réponse à la partie plaignante au cours des 60 prochains jours.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30 (1) a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, toute ordonnance rendue prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.