Gendarmerie royale du Canada (Re), 2025 CI 57

Date : 2025-11-25
Numéro de dossier du Commissariat : 5822-05050
Numéro de la demande d’accès : A-2020-00607

Sommaire

La partie plaignante allègue que la Gendarmerie royale du Canada (GRC) n’a pas effectué une recherche raisonnable en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise les dépenses engagées par la GRC chaque année pour assurer la sécurité de personnes jouissant d’une protection internationale qui visitent le Canada, y compris toute ventilation de ces coûts disponible par visiteur, du 1^er janvier 2015 au 24 janvier 2020. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi. En réponse à la demande, la GRC a fourni un sommaire des coûts comportant deux pages. La GRC a expliqué que les documents demandés n’ont pas été repérés et localisés parce que, selon elle, il est très probable que tous les renseignements soient visés par une exception ou une exclusion prévue dans la Loi. La GRC n’a pas démontré qu’en fournissant le sommaire, elle s’était acquittée de sa responsabilité de récupérer et de traiter tous les documents pertinents. La Commissaire à l’information a ordonné à la GRC d’effectuer une nouvelle recherche de documents et de fournir une nouvelle réponse à la partie plaignante. La GRC a avisé la Commissaire qu’elle donnerait suite à l’ordonnance. La plainte est fondée.

Plainte

[1] La partie plaignante allègue que la Gendarmerie royale du Canada (GRC) n’a pas effectué une recherche raisonnable en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise tous les documents concernant les dépenses engagées par la GRC chaque année pour assurer la sécurité de personnes jouissant d’une protection internationale qui visitent le Canada, y compris toute ventilation de ces coûts disponible par visiteur. La demande vise la période du 1er janvier 2015 au 24 janvier 2020. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

[2] Le Commissariat à l’information mène actuellement une enquête distincte sur l’allégation de la partie plaignante selon laquelle la GRC a erronément refusé de communiquer des renseignements en vertu du paragraphe 16(2) (faciliter la perpétration d’une infraction) et du paragraphe 19(1) (renseignements personnels) de la Loi en réponse à la même demande (dossier 5822-05049).

Enquête

[3] La GRC est tenue d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[4] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[5] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[6] La partie plaignante recherchait des documents indiquant les dépenses relatives à des dizaines d’individus sur une période couvrant de nombreuses années — des documents qui, selon elle, comporteraient des milliers de pages. La GRC a plutôt fourni un sommaire des documents comportant deux pages, qui présente les totaux annuels des dépenses engagées par la GRC pour assurer la sécurité de personnes jouissant d’une protection internationale, du 1er janvier 2015 au 24 janvier 2020. La partie plaignante allègue que de nombreux documents relatifs aux dépenses manquent, comme des communications et des courriels, des notes de breffage et des lettres types utilisées pour demander qu’une personne soit désignée pour des services de protection.

[7] Le Commissariat a demandé à la GRC des observations sur le caractère raisonnable de la recherche effectuée pour repérer tous les documents pertinents. La GRC a indiqué que la Police fédérale et la Division nationale ont toutes les deux été chargées de récupérer l’information en réponse à la demande d’accès parce que la responsabilité de ce travail a changé au milieu de 2017; elle incombait initialement à la Police fédérale, puis elle a été confiée à la Division nationale. Je suis d’avis que la GRC a confié la recherche aux bureaux de première responsabilité (BPR) qui connaissaient le sujet de la demande et qui étaient susceptibles de détenir des documents pertinents.

[8] La GRC a reconnu que les BPR n’ont pas récupéré les documents demandés en réponse à la demande d’accès et ont plutôt créé un sommaire des coûts comportant deux pages. La GRC a expliqué que les documents demandés n’ont pas été repérés et localisés parce que, selon elle, il est très probable que tous les renseignements soient visés par une exception ou une exclusion prévue dans la Loi.

[9] Dans ses observations, la GRC a indiqué au Commissariat que [traduction] « Bien que la demande précise “tous les documents concernant les dépenses”, le document produit au moyen du système de gestion financière pouvait présenter la liste de personnes et un total pour chaque exercice financier, ce qui donne un aperçu de tous les documents demandés. » À mon avis, cela indique en quoi les documents peuvent avoir donné un aperçu des documents recherchés, mais pas en quoi le sommaire de deux pages constituait une réponse à une demande visant tous les documents.

[10] De plus, la GRC a affirmé que la production d’un sommaire au moyen de documents lisibles par machine pouvait se faire en quelques minutes, alors que le repérage, la localisation et l’examen des quelque 150 000 pages connexes demanderait beaucoup de temps aux BPR et au bureau de l’accès à l’information et de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de la GRC. Cette dernière a également indiqué que le retard causé par l’examen de l’ensemble des documents, en raison de leur nature sensible, n’aurait probablement pas permis de communiquer beaucoup de documents supplémentaires, voire aucun, à la partie plaignante. La GRC a aussi mentionné son arriéré de demandes et a reconnu qu’il y avait déjà du retard dans la réponse à la demande. Enfin, la GRC a déclaré que le bureau de l’AIPRP a régulièrement traité des demandes similaires par le passé et, selon cette expérience, il a établi que le sommaire de deux pages répond aux critères de la demande, et ce, sans entraîner de retard supplémentaire.

[11] Je ne suis pas d’accord avec la position de la GRC selon laquelle le sommaire fourni à la partie plaignante satisfaisait aux critères de la demande, qui visait tous les documents concernant les dépenses. La GRC a affirmé que, puisque la plupart des documents pertinents n’auraient pas pu être communiqués pour des raisons de sécurité, il n’était pas nécessaire de repérer et de localiser les documents en entier, et qu’un sommaire répondait à la demande. Cependant, lorsqu’elle a présenté les catégories de documents pertinentes, la GRC n’a pas démontré pourquoi des ensembles complets de documents, comme ceux indiquant les mesures de sécurité physique mises en place, ne pourraient pas être communiqués, pour appuyer sa position. La GRC a plutôt insisté sur le fait que fournir un sommaire serait plus opportun.

[12] Bien que je convienne que la production d’un sommaire au moyen de documents lisibles par machine permettrait à la GRC d’économiser du temps et des ressources, et donc de répondre plus rapidement, la GRC n’a pas démontré qu’en fournissant le sommaire, elle s’acquittait de sa responsabilité de récupérer et de traiter tous les documents pertinents.

[13] Je conclus que la GRC n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents lorsqu’elle a répondu à la demande.

Résultat

[14] La plainte est fondée.

Ordonnance

J’ordonne au ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile ce qui suit :

Effectuer une recherche raisonnable afin de localiser les documents répondant à la demande d’accès;
Fournir une nouvelle réponse à la partie plaignante une fois la recherche terminée;
Communiquer à la partie plaignante tous les documents pertinents localisés par la GRC à la suite des recherches supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s).

Rapport et avis de l’institution

Le 2 octobre 2025, j’ai transmis au ministre mon rapport dans lequel je présentais mon ordonnance.

Le 31 octobre 2025, le directeur général de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de la GRC m’a avisée que cette dernière donnerait suite à mon ordonnance.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, l’ordonnance prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.