Défense nationale (Re), 2025 CI 49

Date : 2025-09-23
Numéro de dossier du Commissariat : 5824-01584
Numéro de la demande d’accès : A-2024-01826

Sommaire

La partie plaignante allègue que la Défense nationale, en réponse à une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, a erronément refusé de transmettre une nouvelle lettre de réponse. La demande vise des documents de politique, des règlements, des directives, des ordonnances et des instructions concernant les personnes qui, au sein des Forces armées canadiennes (FAC), ont le pouvoir de créer des ordres permanents de branche. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)f) de la Loi.

La réponse de la Défense nationale à la demande d’accès était la suivante :

[Traduction]

[…]

À la suite d’une recherche rigoureuse et complète pour trouver tous les documents en réponse à votre demande, il a été établi qu’aucun document n’a pu être localisé au sein du ministère de la Défense nationale.

Les experts en la matière ont indiqué que la section 4.1 des Directives et ordonnances administratives de la défense (DOAD) 5070-0 confère au Chef du personnel militaire (CPM) le pouvoir de « nommer des conseillers de branches sur recommandation des responsables des GPM ». L’Instruction du personnel militaire des Forces armées canadiennes 02/08 établit les responsabilités du conseiller de branche, ce qui pourrait donner lieu à la création d’ordres permanents de branche aux fins de communication d’information et pour l’aider à remplir les obligations prévues aux sections 4.8 et 4.9 (p. ex. 4.8.h et 4.9.c). 

DOAD 5070-0, Structure des emplois militaires - Canada.ca

Instructions du personnel militaire des Forces armées canadiennes 02/08 – Conseillers de branche - Rôles et responsabilités - Canada.ca

[…]

La partie plaignante allègue que, en incluant de l’information contextuelle au sujet de documents pertinents possibles, la Défense nationale avançait des hypothèses sur la justification sur laquelle repose une pratique, sans se fonder sur des documents consignés, ce qui contrevenait à la Loi et, plus précisément, à son obligation de prêter assistance en vertu du paragraphe 4(2.1).

Le paragraphe 10(1) prévoit que, si le responsable d’une institution refuse la communication totale ou partielle d’un document demandé, il doit mentionner ce qui suit dans l’avis transmis en vertu de l’alinéa 7a) :

1. soit le fait que le document n’existe pas;
2. soit la disposition précise de la présente partie sur laquelle se fonde le refus ou, s’il n’est pas fait état de l’existence du document, la disposition sur laquelle il pourrait vraisemblablement se fonder si le document existait.

Le responsable de l’institution est également tenu de mentionner le droit de la personne qui a fait la demande de déposer une plainte auprès de la Commissaire à l’information au sujet du refus.

En l’espèce, la Défense nationale a effectué une recherche rigoureuse de documents. En fin de compte, elle a conclu qu’aucun document n’existait et a transmis une réponse présentant cette conclusion, ainsi qu’un avis concernant la possibilité de déposer une plainte auprès de la Commissaire à l’information.

La Défense nationale a ajouté un paragraphe, dans la lettre de réponse, contenant des hyperliens et de l’information contextuelle visant à prêter assistance à la personne qui a fait la demande en l’orientant vers de l’information accessible au public. Bien que cette information supplémentaire ne réponde pas à la demande, elle était présentée de manière transparente et était clairement distincte de la réponse officielle.

En vertu du paragraphe 4(2.1) de la Loi, les institutions doivent faire tous les efforts raisonnables pour prêter assistance à une personne qui fait une demande, ce qui inclut communiquer clairement les résultats de la recherche.

Le Commissariat a conclu que le fait que la Défense nationale a fourni du contexte ne donnait pas une fausse impression quant à l’existence des documents et ne créait pas de nouveaux documents. L’explication a été offerte de bonne foi, formulée de manière prudente, en utilisant notamment le conditionnel, et respectait l’obligation de prête assistance prévue par la Loi.

Le Commissariat a conclu que la Défense nationale n’était pas obligée de transmettre une nouvelle réponse qui ne contenait pas l’information contextuelle et qu’elle n’a manqué à aucune obligation prévue par la Loi ou son règlement.

Plainte

[1]La partie plaignante allègue que la Défense nationale, en réponse à une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, a erronément refusé de transmettre une nouvelle lettre de réponse. La demande vise des documents de politique, des règlements, des directives, des ordonnances et des instructions concernant les personnes qui, au sein des Forces armées canadiennes (FAC), ont le pouvoir de créer des ordres permanents de branche. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)f) de la Loi.

Enquête

[2]La réponse de la Défense nationale à la demande d’accès était la suivante :

[Traduction]

[…]

À la suite d’une recherche rigoureuse et complète pour trouver tous les documents en réponse à votre demande, il a été établi qu’aucun document n’a pu être localisé au sein du ministère de la Défense nationale.

Les experts en la matière ont indiqué que la section 4.1 des Directives et ordonnances administratives de la défense (DOAD) 5070-0 confère au Chef du personnel militaire (CPM) le pouvoir de « nommer des conseillers de branches sur recommandation des responsables des GPM ». L’Instruction du personnel militaire des Forces armées canadiennes 02/08 établit les responsabilités du conseiller de branche, ce qui pourrait donner lieu à la création d’ordres permanents de branche aux fins de communication d’information et pour aider à remplir les obligations prévues aux sections 4.8 et 4.9 (p. ex. 4.8.h et 4.9.c). 

DOAD 5070-0 : DOAD 5070-0, Structure des emplois militaires - Canada.ca

Instruction du personnel militaire des Forces armées canadiennes 02/08 – Conseillers de branche - Rôles et responsabilités - Canada.ca

[…]

[3]La partie plaignante allègue que, en incluant de l’information contextuelle au sujet de documents pertinents possibles, la Défense nationale avançait des hypothèses sur la justification sur laquelle repose une pratique, sans se fonder sur des documents consignés, ce qui contrevenait à la Loi et, plus précisément à son obligation de prêter assistance en vertu du paragraphe 4(2.1).

La Défense nationale a-t-elle erronément refusé de transmettre une nouvelle réponse à la demande?

[4]Le paragraphe 10(1) prévoit que, si le responsable d’une institution refuse la communication totale ou partielle d’un document demandé, il doit mentionner ce qui suit dans l’avis transmis en vertu de l’alinéa 7a) :

1. soit le fait que le document n’existe pas;
2. soit la disposition précise de la présente partie sur laquelle se fonde le refus ou, s’il n’est pas fait état de l’existence du document, la disposition sur laquelle il pourrait vraisemblablement se fonder si le document existait.

[5] Le responsable de l’institution est également tenu de mentionner le droit de la personne qui a fait la demande de déposer une plainte auprès de la Commissaire à l’information au sujet du refus.

[6] En l’espèce, la Défense nationale a traité la demande en se fondant sur une version modifiée du texte de la demande qui a fait l’objet d’une entente et a recherché les documents demandés, pour finalement conclure qu’aucun document pertinent n’existait. L’avis de réponse de la Défense nationale indiquait qu’aucun document n’avait été localisé et comprenait un avis concernant le dépôt d’une plainte auprès de la Commissaire à l’information. De l’avis du Commissariat, il s’agit d’une réponse complète et appropriée en vertu de la Loi.

[7] La Défense nationale a ajouté un paragraphe, dans le corps de la lettre de réponse, contenant des hyperliens et une brève explication de la raison pour laquelle il est possible qu’il n’existe pas de documents pertinents. Bien que cette information supplémentaire ne réponde pas à la demande, la Défense nationale a expliqué qu’elle visait à préciser le contexte et à porter à l’attention de la partie plaignante les documents accessibles au public qui pourraient lui être utiles.

[8]La partie plaignante se dit préoccupée par le fait que l’information se basait sur des suppositions et ne se fondait sur un aucun document consigné, et qu’elle n’aurait donc pas dû être incluse dans la réponse. Elle cite les Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs du Secrétariat du Conseil du Trésor, selon lesquels les institutions doivent « fournir des réponses exactes et complètes ». Elle fait également référence au Manuel de l’accès à l’information pour affirmer que les institutions ne sont pas tenues de créer de nouveaux renseignements ou des explications en réponse à une demande.

[9]Selon le paragraphe 4(2.1) de la Loi, les institutions doivent faire tous les efforts raisonnables pour prêter toute l’assistance indiquée à la personne qui a fait la demande, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé.

[10]Selon l’interprétation du Commissariat, cette obligation de prêter assistance n’englobe pas seulement la recherche de documents, mais aussi la manière dont les institutions communiquent les résultats de la recherche. Le fait que l’institution ait inclus de l’information contextuelle, bien qu’elle ne provienne pas d’un document répondant à la demande, a été présenté de manière transparente et elle ne prétendait pas qu’il s’agissait d’une information factuelle trouvée. L’utilisation du conditionnel, notamment, signalait clairement qu’une explication était offerte à titre de possible interprétation et non de fait vérifié. Cette distinction est importante. L’institution n’a pas donné une fausse impression quant à l’existence des documents ni contrefait des documents ou créé de nouveaux documents. Elle a plutôt essayé d’aider la personne qui a fait la demande en lui offrant des ressources accessibles au public et une explication plausible, ce qui est conforme à l’esprit de l’obligation de prêter assistance.

[11]Le Manuel de l’accès à l’information confirme que les institutions ne sont pas tenues de créer des documents pour répondre aux demandes. Cependant, il ne leur interdit pas d’inclure de l’information contextuelle dans leurs réponses, dans la mesure où cette information est clairement distincte des documents répondant à la demande et n’induit pas en erreur la personne qui fait la demande.

[12]La réponse de la Défense nationale contient l’affirmation suivante : À la suite d’une recherche rigoureuse et complète pour trouver tous les documents en réponse à votre demande, il a été établi qu’aucun document n’a pu être localisé au sein du ministère de la Défense nationale. (Nous soulignons.)

[13]L’inclusion de cette affirmation respecte l’obligation qui incombe à la Défense nationale d’informer la personne qui a fait la demande du résultat de cette dernière. Le paragraphe supplémentaire contenant des hyperliens et de l’information contextuelle est présenté comme étant de l’information supplémentaire et non comme un document répondant à la demande. Il ne change pas ou ne cache pas la conclusion fondamentale qu’aucun document n’a été localisé.

[14]Le Commissariat conclut que la Défense nationale a inclus cette information de bonne foi, dans le cadre de l’obligation de prêter assistance qui lui incombe en vertu du paragraphe 4(2.1) de la Loi.

[15]Le Commissariat est d’avis que l’inclusion de cette information supplémentaire ne constitue pas un manquement aux obligations imposées par la Loi ou le Règlement sur l’accès à l’information.

[16]Compte tenu de ce qui précède, le Commissariat conclut que la Défense nationale n’est pas obligée de transmettre une nouvelle réponse à la demande qui ne contient pas l’information contextuelle supplémentaire et qu’elle n’a circonvenu aucune obligation prévue par la Loi lorsqu’elle a refusé de le faire.

Résultat

[17]La plainte est non fondée.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante doit exercer ce recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.