Défense nationale (Re), 2023 CI 04

Date : 2023-02-27
Numéro de dossier du Commissariat : 5822-02572
Numéro de dossier de l’institution : A-2022-00555

Sommaire

La partie plaignante allègue que le ministère de la Défense nationale (MDN) n’a pas effectué une recherche raisonnable en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cette demande vise à obtenir tous les documents portant sur des signalements de phénomènes aériens non identifiés (PANI) ou traitant de ce thème général, que possèdent deux personnes désignées. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

L’enquête a permis de conclure que le bureau de première responsabilité avait mal interprété le libellé de la demande d’accès et s’était limité à une recherche par mots clés. Le Commissariat à l’information a demandé au MDN d’entreprendre une autre attribution de tâches et recherche de documents, ce qui a permis de récupérer 11 pages de documents supplémentaires.

La Commissaire à l’information a ordonné au MDN de communiquer la totalité des documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la Loi, ainsi que de fournir une nouvelle réponse à la partie plaignante au plus tard le 36^e jour ouvrable suivant la date du compte rendu.

Le MDN a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite aux ordonnances.

La plainte est fondée.

Plainte

[1] La partie plaignante allègue que le ministère de la Défense nationale (MDN) n’a pas effectué une recherche raisonnable en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cette demande vise à obtenir tous les documents portant sur des signalements de phénomènes aériens non identifiés (PANI) ou traitant de ce thème général, que possèdent deux personnes désignées. La plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Enquête

[2] Le MDN est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[3] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[4] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[5] Le MDN a initialement répondu à la demande d’accès en précisant qu’il n’avait pu localiser aucun document au sein du ministère.

[6] Le Commissariat à l’information a communiqué avec la partie plaignante pour tenter d’obtenir une preuve qui corrobore l’allégation selon laquelle la recherche qu’a effectuée le MDN est déraisonnable. Dans un premier temps, la partie plaignante a fourni des courriels destinés à l’une des personnes désignées dans la demande qui, selon toute vraisemblance, gèrent le dossier des PANI, ainsi que des courriels provenant de cette personne. La partie plaignante a ensuite fourni d’autres courriels destinés à la même personne, qui comprennent des mots clés pertinents en lien avec le thème général des PANI.

[7] Par ailleurs, le Commissariat a demandé au MDN de fournir des détails concernant sa réponse à la partie plaignante. Ce dernier a donné des précisions sur la méthodologie adoptée quant à l’attribution des tâches et la recherche et a fourni une explication selon laquelle le courriel initial de la partie plaignante ne comprenait aucun mot clé lui permettant de localiser des documents.

[8] Le MDN a aussi mentionné que, lorsque le bureau de première responsabilité (BPR) avait procédé à la recherche initiale des documents, ce dernier avait mal interprété le libellé de la demande, de manière qu’elle ne se rapportait qu’aux signalements de PANI, sans inclure le thème général des PANI. Ainsi, la Direction de l’accès à l’information et à la protection des renseignements (AIPRP) du MDN a reçu une réponse selon laquelle il n’y avait pas de documents pertinents. Le BPR a reconnu son erreur dans l’interprétation du libellé de la demande.

[9] À la question de savoir s’il existait d’autres documents pertinents outre ceux fournis par la partie plaignante, le MDN a répondu par la négative. Le Commissariat lui a par la suite demandé d’entreprendre une nouvelle attribution de tâches et recherche de documents, ce qui a permis de récupérer 11 pages de documents supplémentaires.

[10] Le MDN a fait savoir qu’une consultation interne avec l’un de ses BPR serait nécessaire avant de faire une communication supplémentaire, laquelle comprend ces pages. Compte tenu de la charge de travail actuelle de la Direction de l’AIPRP, le MDN a indiqué qu’il ne serait pas en mesure de faire cette communication supplémentaire avant avril 2023.

[11] L’article 2 de la Loi prévoit un droit d’accès général aux documents relevant des institutions fédérales. Des « exceptions indispensables à ce droit » sont prévues par la même loi, tout en « étant précises et limitées ». Le fait qu'il soit possible ou non de trouver les documents en faisant une recherche par mots clés ne doit pas limiter davantage ce droit d’accès.

[12] Qui plus est, l’article 6 énonce qu’une demande « doit être rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux ». Une recherche qui se limite uniquement aux documents identifiés par mots clés pourrait se faire sans qu’un fonctionnaire expérimenté ait à effectuer la recherche. Si une telle interprétation est admise, le droit d’accès pourrait être compromis puisque des documents sans mots clés pourraient être créés afin qu’ils ne soient pas repérés lors d’une recherche de documents.

[13] Compte tenu de ce qui précède, je conclus que le MDN n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à la demande d’accès.

Résultat

[14] La plainte est fondée.

Ordonnance

Conformément au paragraphe 36.1(1) de la Loi, j’ordonne à la ministre de la Défense nationale ce qui suit :

Communiquer la totalité des 11 pages de documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, le MDN doit nommer la ou les dispositions invoquée(s);
Fournir une nouvelle réponse à la partie plaignante au plus tard le 36^e jour ouvrable suivant la date du compte rendu.

Le 15 février 2023, j’ai transmis à la ministre de la Défense nationale mon rapport dans lequel je présentais mon ordonnance.

Le 15 février 2023, la chef des Opérations de la Direction de l’AIPRP m’a avisée que le MDN donnerait suite à mon ordonnance.

Lorsque la plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante et l’institution ont le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Celles-ci doivent exercer leur recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu et doivent signifier une copie de leur demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.