Bureau du Conseil privé (Re), 2025 CI 52

Date : 2025-10-16
Numéro de dossier du Commissariat : 5820-03810
Numéro de la demande d’accès : A-2017-00251

Sommaire

La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise : [traduction] Tous les rapports du CCR (évaluations du renseignement, comptes rendus renseignement spécial et autres rapports; toutes les versions de ces rapports, y compris les versions codées, non codées, PDG et alliées) concernant l’URSS et/ou des membres de l’ancien Pacte de Varsovie et la Yougoslavie produits durant la période du 1er janvier au 31 décembre 1990.

L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

L’enquête a permis de conclure que les bureaux de première responsabilité n’ont pas récupéré tous les documents pertinents lorsqu’ils ont été chargés de le faire. Le BCP n’a pas été en mesure de démontrer qu’il avait effectué une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès. Une recherche supplémentaire effectuée durant l’enquête a permis de fournir 1 352 pages supplémentaires à la partie plaignante. Celle-ci soutient toutefois que davantage de documents devraient exister. En réponse, le BCP a ciblé 98 autres pages de documents.

La Commissaire à l’information a ordonné au BCP de fournir la réponse subséquente à la demande d’accès au plus tard le 22 janvier 2026.

Le BCP a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance.

La plainte est fondée.

Plainte

[1] La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise les documents suivants :

[2] [Traduction] Tous les rapports du CCR (évaluations du renseignement, comptes rendus renseignement spécial et autres rapports; toutes les versions de ces rapports, y compris les versions codées, non codées, PDG et alliées) concernant l’URSS et/ou des membres de l’ancien Pacte de Varsovie et la Yougoslavie produits durant la période du 1^er janvier au 31 décembre 1990.

[3] L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Enquête

[4] Le BCP est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[5] Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[6] Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[7] Le BCP a répondu à la demande d’accès le 30 novembre 2020. Dans sa plainte, la partie plaignante allègue que le BCP a fourni seulement des copies des procès-verbaux du CCR de 1990 qui n’étaient pas les rapports demandés. La partie plaignante allègue qu’un certain nombre de rapports du CCR de 1990 manquaient dans la réponse. À la suite de l’enquête du Commissariat à l’information, le 14 août 2023, le BCP a fourni une réponse subséquente à la partie plaignante, qui comprenait 1 352 pages renfermant certains renseignements soustraits à la communication. La partie plaignante a informé le Commissariat que 252 pages de la communication subséquente étaient d’autres rapports du CCR de 1990. Cependant, la partie plaignante soutient que les documents suivants manquent toujours dans la réponse du BCP :

« IAC Assessment 90-10-25 - USSR USA-Chemical Weapons Control... » (une copie communiquée par BAC se trouve dans la base de données du CFIHP)
« IAC CIN 142/90 USSR/USA: Chemical Weapons Control – only two can play successfully »
« IAC CIN 152/90 Eastern Europe: Trimming the ties with Soviet intelligence »
« East German leadership succession and domestic crisis »
« USSR: Security and doctrinal implications of East European Liberalization »
« CZECHOSLOVAKIA: VACLOV HAVEL — PHILOSOPHER PRESIDENT, SIR 6/90, 13/02/90 »
« THE CZECH AND SLOVAK FEDERAL REPUBLIC: HIGH HOPE FOR THE FUTURE, CIN 103/90, 28/06/90 »
« POLAND: PREMIER TADEUSZ MAZOWIECKI AN INSPIRED AND INSPIRING CHOICE (CEO), 22/03/90 »
« USSR: A NOVEL AND SECRET CHEMICAL WEAPON?, CIN 72/90, 31/05/90 »
« SOVIET INTELLIGENCE-RELATED ORGANIZATIONS: STRUCTURES AND METHODS, CIE VI/90, 01/06/90 »
« Soviet Scientific and Technical Trends and Prospects, CIE?/90, date? »

[8] Le Commissariat n’était pas convaincu qu’une recherche raisonnable avait été effectuée pour trouver les documents demandés ni que tous les documents pertinents avaient été localisés et traités. Le Commissariat a donc demandé des observations au BCP concernant la recherche secondaire qu’il a effectuée pour les documents demandés. Dans sa réponse, le BCP soutenait ce qui suit :

[9] [Traduction] Après un examen de la liste fournie par la partie plaignante, nos experts en la matière ont conclu que plusieurs rapports ont initialement été fournis, mais qu’ils demeurent soustraits à la communication dans leur entièreté :

« IAC Assessment 90-10-25 - USSR USA-Chemical Weapons Control (paginated pages 001275-001276) »
« IAC CIN 142/90 USSR/USA: Chemical Weapons Control - only two can play successfully (duplicate of the above withheld report) »
« CZECHOSLOVAKIA: VACLOV HAVEL - PHILOSOPHER PRESIDENT, SIR 6/90, 13/02/90 (paginated pages 58-59, 60-61) »
« POLAND: PREMIER TADEUSZ MAZOWIECKI AN INSPIRED AND INSPIRING CHOICE (CEO), 22/03/90 CIN 30/90 (paginated pages 001149- 001150) »

[10] Les représentants du BCP ont également indiqué ce qui suit :

[11] [Traduction] Trois (3) des titres de documents demandés n’ont pas été localisés dans les fonds du BCP :

« East German leadership succession and domestic crisis »
« USSR: Security and doctrinal implications of East European Liberalization »
« IAC CIN 152/90 Eastern Europe: Trimming the ties with Soviet intelligence »

[12] Enfin, à la suite de leur examen, nos experts en la matière ont localisé 100 pages supplémentaires qui comprennent quatre (4) des autres documents demandés dans la liste présentée par la partie plaignante :

« THE CZECH AND SLOVAK FEDERAL REPUBLIC: HIGH HOPE FOR THE FUTURE, CIN 103/90, 28/06/90 »
« USSR: A NOVEL AND SECRET CHEMICAL WEAPON?, CIN 72/90 (CIN 72/90 - USSR: The Greening Reds), 31/05/90 CIN 74/90 »
« SOVIET INTELLIGENCE-RELATED ORGANIZATIONS: STRUCTURES AND METHODS, CIE VI/90, 01/06/90 »
« Soviet Scientific and Technical Trends and Prospects, CIE?/90, date? »

[13] Le BCP a informé le Commissariat que les documents supplémentaires doivent faire l’objet de consultations auprès d’autres institutions fédérales ainsi qu’être approuvés par la personne ayant le pouvoir délégué. Compte tenu du travail qu’il reste à faire, y compris la numérisation et la préparation des dossiers de consultation classifiés, le BCP a informé le Commissariat qu’il prévoyait de fournir une réponse supplémentaire au plus tard le 22 janvier 2026.

[14] Compte tenu de ce qui précède, je suis maintenant d’avis que le BCP a effectué une recherche raisonnable de documents pertinents. Je conclus que le 22 janvier 2026 est une échéance appropriée pour fournir la réponse supplémentaire à la demande.

Résultat

[15] La plainte est fondée.

Ordonnance

J’ordonne au greffier du Conseil privé ce qui suit :

Finir de récupérer tous les documents pertinents dans le cadre de la demande;
Traiter toutes les pages de documents supplémentaires localisées à la suite des recherches supplémentaires;
Fournir une réponse supplémentaire à la demande d’accès au plus tard le 22 janvier 2026;
Communiquer à la partie plaignante les documents pertinents dans le cadre de la demande, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou de plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquées.

Rapport et avis de l’institution

Le 2 septembre 2025, j’ai transmis au greffier du Conseil privé mon rapport dans lequel je présentais mes ordonnances.

Le 2 octobre 2025, le secrétaire adjoint du Cabinet, Affaires et services ministériels, m’a avisée que le BCP donnerait suite à mes ordonnances. Le BCP m’a avisée qu’il y a 98 pages de documents pertinents dans le cadre de la demande et que des consultations sont requises avec la Défense nationale, Affaires mondiales Canada, le Centre de la sécurité des télécommunications Canada et le Service canadien du renseignement de sécurité. Ces consultations devraient être terminées au plus tard le 14 novembre 2025. Une fois les consultations reçues, un examen par le personnel de l’Évaluation du renseignement du BCP sera requis. Le BCP accélère l’examen des documents afin de fournir une réponse conformément à l’ordonnance.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale.

Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, toute ordonnance rendue prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.