Bibliothèque et Archives Canada (Re), 2021 CI 34

Date : 2021-11-22
Numéro de dossier du Commissariat : 5821-00106
Numéro de dossier de l’institution : A-2020-06688

Sommaire

La partie plaignante allègue que Bibliothèque et Archives Canada (BAC) n’a pas effectué une recherche raisonnable en réponse à une demande d’index contenant des renseignements sur tout le personnel militaire en service durant la Seconde Guerre mondiale.

L’enquête a révélé que BAC n’avait pas l’index que recherchait la partie plaignante. L’institution a expliqué que les dossiers du personnel de la Seconde Guerre mondiale ne contenaient pas seulement des renseignements sur le personnel qui était en service durant cette guerre, mais également celui qui était en service durant celle de Corée et d’autres déploiements militaires jusqu’en 1971. Ces documents sont en format papier et n’ont pas été numérisés ni utilisés pour créer une base de données électronique à partir de laquelle obtenir une liste complète du personnel en service durant la Seconde Guerre mondiale.

Bien que les réponses de BAC à des demandes d’accès à l’information précises aient pu donner au demandeur la fausse impression qu’il existait un index du personnel de la Seconde Guerre mondiale, l’institution ne possède pas d’index complet du nombre de Canadiens qui étaient en service durant cette guerre.

La plainte est non fondée.

Plainte

[1]      La partie plaignante allègue que Bibliothèque et Archives Canada (BAC) n’a pas effectué une recherche raisonnable en réponse à une demande d’index contenant des renseignements sur tout le personnel militaire en service durant la Seconde Guerre mondiale.

Enquête

[2]      BAC est tenue d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[3]      Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[4]      Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[5]      Au cours de l’enquête, le Commissariat à l’information s’est penché sur la façon dont BAC a effectué sa recherche de documents répondant à la demande afin d’évaluer si cette recherche était raisonnable. Le Commissariat a cherché à vérifier si BAC s’était acquitté de ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, à savoir de fournir tous les renseignements pertinents qui relèvent d’elle.

[6]      L’enquête a révélé que BAC n’avait pas l’index que recherchait la partie plaignante. L’institution a expliqué que les dossiers du personnel de la Seconde Guerre mondiale que lui a transférés la Défense nationale en 1971 ne contenaient pas seulement des renseignements sur le personnel qui était en service durant cette guerre, mais également celui qui était en service durant celle de Corée et d’autres déploiements militaires jusqu’en 1971. En outre, cette collection de documents ne contient pas d’information sur les réservistes qui étaient en service durant la Seconde Guerre mondiale. Ces documents sont en format papier et n’ont pas été numérisés ni utilisés pour créer une base de données électronique à partir de laquelle obtenir une liste complète du personnel en service durant la Seconde Guerre mondiale.

[7]      BAC est en mesure de répondre à des demandes d’accès à l’information concernant des personnes précises qui étaient en service durant la Seconde Guerre mondiale en fonction de renseignements d’identification (p. ex. nom, grade et numéro matricule). BAC peut utiliser ces renseignements, fournis par le demandeur, pour formuler une requête aux installations d’entreposage où se trouvent les dossiers du personnel militaire pour cette période. Les membres du personnel utilisent ensuite leur connaissance des documents pour essayer de trouver l’information demandée.

[8]      Bien que les réponses de BAC à des demandes d’accès à l’information précises aient pu donner au demandeur la fausse impression qu’il existait un index du personnel de la Seconde Guerre mondiale, l’institution ne possède pas d’index complet du nombre de Canadiens qui étaient en service durant cette guerre.

Résultat

[9]      La plainte est non fondée.

L’article 41 de la Loi sur l’accès à l’information confère à la partie plaignante qui reçoit le présent compte rendu le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante doit exercer ce recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.

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