Plan d’action de la direction – recommandations du vérificateur

Le Commissariat à l’information du Canada a élaboré le présent plan d’action de la direction après avoir reçu le rapport d’évaluation final de Samson sur la fonction de Greffe du Commissariat. Au cours de l’évaluation, Samson a fait quelques observations clés sur des questions précises, et le Commissariat s’est engagé à prendre les mesures nécessaires pour traiter chacune d’entre elles.

Plan d’action de la direction – recommandations du vérificateur

OBSERVATIONS DU VÉRIFICATEUR

ENGAGEMENTS DU COMMISSARIAT

MESURE À PRENDRE

RESPONSABLE

DATE CIBLE

PROGRÈS

1. L’amélioration des outils électroniques du Greffe (c.-à-d. Intrac) augmenterait son efficacité.

1.1 Mettre à jour les outils électroniques du Greffe et automatiser les fonctions lorsque cela est possible.

1.1.1 Déterminer les besoins de l’organisation et évaluer la faisabilité (technique et opérationnelle) des options possibles.

Secteur des services organisationnels

En continu

En cours

1.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au Comité de la haute direction (CHD)

1er décembre 2021

1.1.3 Mettre en œuvre les changements approuvés

T1 2022-2023

2. Le fait de fournir davantage d’information sur les motifs de plainte dans l’avis d’enquête du Commissariat pourrait permettre aux institutions de répondre plus rapidement et plus précisément aux demandes de documents.

2.1 Faire preuve d’une plus grande clarté dans les communications aux institutions, tout en maintenant la souplesse des processus d’enquête du Commissariat.

2.1.1 Déterminer les possibilités et les difficultés liées à des communications plus ciblées de la part du Greffe.

Secteur des enquêtes

En continu

En cours

2.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au CHD

1er décembre 2021

2.1.3 Mettre en œuvre les changements approuvés

T4 2021-2022

3. Les délais de réponse aux demandes de documents sont trop courts, et les prorogations sont devenues la norme.

3.1 Prévoir des délais raisonnables pour que les institutions fournissent des documents au Greffe.

3.1.1 Examiner les délais et les taux de respect des délais liés à la remise de documents par les institutions.

Secteur des enquêtes

En continu

En cours

3.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au CHD

1er décembre 2021

3.1.3 Mettre en œuvre les changements approuvés

T4 2021-2022

4. L’utilisation des mêmes documents pour plusieurs plaintes connexes pourrait réduire les redondances.

4.1 Explorer les possibilités d’utiliser les mêmes documents pour plusieurs plaintes.

4.1.1 Déterminer la faisabilité (opérationnelle et juridique) de l’utilisation des mêmes documents pour plusieurs plaintes connexes.

Secteur des enquêtes et Services juridiques

T4 2021-2022

Pas commencé

4.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au CHD

T1 2022-2023

4.1.3 Mettre en œuvre les changements approuvés

T2 2022-2023

5. Des rapports de situation mensuels aideraient les institutions à coordonner en continu les activités dans leurs propres services.

5.1 Accroître la transparence en fournissant des rapports de situation mensuels à toutes les institutions.

5.1.1 Élaborer un plan pour communiquer les rapports de situation mensuels d’Intrac aux institutions.

Secteur des enquêtes

T4 2021-2022

Pas commencé

5.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au CHD

T1 2022-2023

5.1.3 Mettre en œuvre la solution approuvée

T2 2022-2023

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