1 juin 2022

Compte rendu de la réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)

Le 1er juin 2022
De 9 h 30 à 12 h
Réunion Microsoft Teams

Membres :

Graham Fraser, membre externe (président)

André Grondines, membre externe

Caroline Maynard, Commissaire à l’information

Secrétaire du Comité :

Elia Moscovitz, analyse financier, Finances et Approvisionnement, pour Bojana Terzic, chef d’équipe, Planification stratégique, Politiques et Évaluation de programme et audit

Participants habituels :

Sébastien Lafond, directeur, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité, pour France Labine, sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances (DPF) et dirigeante principale de la vérification (DPV)

Comité de la haute direction :

Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance

Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques 

Invités :

Catherine Lapalme, directrice principale, Bureau du vérificateur général du Canada

James Ellard, directeur, Communications et Affaires publiques

Résumé de la réunion

Approbation du compte rendu des décisions et des mesures de suivi de la réunion du 2 février 2022.

Rapport de situation sur la mise en œuvre du plan d’action de la direction relatif à l’évaluation des contrôles internes liés à la paye et sur le rapport d’évaluation de la fonction du Greffe du Commissariat.

Le point sur la stratégie intégrée relative au profil de risque de l’organisation et le programme de valeurs et d’éthique.

Le point sur les secteurs, y compris la direction dont relèvent les Affaires parlementaires et les Communications.

Mise à jour – Bureau du vérificateur général (BVG).

1. Accueil et mot d’ouverture

Le président et la Commissaire souhaitent la bienvenue aux participants. Le président souligne les rapports publiés et la comparution à un comité parlementaire, et félicite la Commissaire à ce sujet.

Le président reconnaît le travail accompli par la Commissaire et tous les employés.

2. Présentation de la nouvelle membre du Comité, Catherine Lapalme (BVG)

Les membres externes et la Commissaire souhaitent la bienvenue à Catherine Lapalme, qui sera la nouvelle représentante du BVG. Les membres externes se présentent à la nouvelle représentante.  

La nouvelle représentante fait le point sur le BVG. L’évaluation du BVG commencera à la mi‑août.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise

3. Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 2 février 2022

Les membres approuvent le compte rendu de la réunion du 2 février 2022.

Les mesures de suivi sont examinées et approuvées.

Mesure de suivi :

  • Publication du compte rendu de la réunion du 2 février 2022 sur le site Web du Commissariat.

4. Rapport de situation sur la mise en œuvre des évaluations internes et évaluations passées – présentation par S. Lafond

S. Lafond, qui participe à la réunion au nom de F. Labine, présente le contexte de la mise en œuvre du plan d’action de la direction relatif à l’évaluation des contrôles internes liés aux salaires et aux avantages sociaux des employés :

  • La plupart des mesures proposées par la direction ont été mises en œuvre et continueront de l’être avec des améliorations aux processus de documentation actuels.
  • S. Lafond fournit des détails supplémentaires sur la mise en œuvre des formulaires électroniques, qui est en cours.  
  • Point 1.4 : on prévoit qu’il sera terminé au plus tard septembre 2022 et la documentation sur la procédure sera compilée d’ici la fin de l’exercice.
  • Point 2.2 : le Commissariat devra faire de la sensibilisation et donner de la formation à l’interne à ses employés et gestionnaires concernant l’utilisation des feuilles de temps électroniques dans Phénix.

Le membre externe A. Grondines demande s’il y a des changements en matière de technologie de l’information (TI) concernant Phénix. S. Lafond explique que, pour la gestion des formulaires électroniques, les changements à ce niveau sont mis en œuvre dans des solutions externes à Phénix. 

Le président demande si on a assez confiance pour continuer à utiliser le système Phénix. S. Lafond explique que le Commissariat doit continuer à utiliser le système, mais que le gouvernement fédéral fait l’essai de nouvelles solutions de paye. Les Ressources humaines et les Finances continuent de collaborer afin de s’assurer que les rapprochements de la paye sont faits et que les transactions sont consignées correctement.

S. Lafond fait le point sur le rapport d’évaluation sur la fonction du Greffe du Commissariat. La phase 1 de l’évaluation est maintenant terminée et la phase 2 est en cours. La mise en œuvre du plan d’action de la direction est presque terminée et l’équipe de la TI met à jour les fonctionnalités des outils électroniques du Greffe (c.-à-d. Intrac).

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise

5. Stratégie intégrée relative au profil de risque de l’organisation – présentation par S. Lafond

S. Lafond fait le point sur la stratégie intégrée relative au profil de risque de l’organisation. D’autres ministères ont été consultés afin d’obtenir un modèle de cadre organisationnel de gestion du risque qui correspond aux besoins du Commissariat. Le modèle peut être utilisé en y apportant des petits ajustements afin de l’adapter à l’organisation.

Le Commissariat déterminera les risques les plus importants, évaluera ceux-ci et fournira une réponse aux risques ciblés et évalués.

Lorsque la stratégie intégrée relative au profil de risque de l’organisation sera au point, elle servira à préparer le Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR)

S. Lafond met en contexte les prochains jalons en ce qui concerne les mises à jour au modèle de gouvernance de la gestion du risque et à la taxonomie des risques du Commissariat.

Le président demande s’il y a des pressions et des échéances externes à respecter. La Commissaire confirme que les échéances liées à la stratégie intégrée relative au profil de risque sont internes.

Le membre externe demande qui est responsable du processus. S. Lafond répond que B. Terzic est responsable, avec l’appui de la DPF et du secteur des Finances.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise

6. Signalement d’actes répréhensibles – présentation par S. Lafond

S. Lafond confirme qu’il n’y a aucun acte répréhensible à signaler.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise

7. Programme de valeurs et d’éthique – présentation par S. Lafond

S. Lafond donne un aperçu du Code de valeurs et d’éthique mis à jour, et souligne qu’il établit les valeurs organisationnelles et donne de l’information sur les attentes.

Le membre externe accueille favorablement le fait que les employés doivent signer une attestation dans laquelle ils s’engagent à appliquer le Code dans leur travail quotidien de fonctionnaires fédéraux.

Le président est d’accord et apprécie que le Code tienne compte des changements sociétaux.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise

8. Le point sur les Services corporatifs – présentation par S. Lafond

Le directeur, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité, fait le point sur le secteur. Les points saillants sont la prévision des dépenses pour 2022-2023 et la stratégie relative à l’infonuagique. Le directeur fait également le point sur le programme de vérification de la vaccination, dans le cadre duquel l’ensemble de l’échantillon sélectionné était entièrement conforme, et sur l’Avenir du travail.

Le membre externe se renseigne sur les répercussions de l’inflation et des coûts croissants sur le contrat lié à la stratégie relative à l’infonuagique. Le directeur explique qu’il ne devrait pas y avoir de problème, car il y a un contrat en place pour les trois prochaines années et qu’il sera possible de le prolonger.

Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise

9. Le point sur les Enquêtes – présentation par L. Michaud

La sous-commissaire fait le point sur les résultats de l’équipe, notamment la fermeture de dossiers d’enquête, la gestion de l’inventaire, l’optimisation des opérations et les statistiques actuelles sur les plaintes enregistrées et fermées.

Elle mentionne les principes directeurs des enquêtes, qui encadrent et uniformisent la tenue des enquêtes. La sous-commissaire loue la synergie établie entre les Enquêtes et les Services juridiques, les Communications et les Services corporatifs, et remercie son équipe pour les résultats obtenus.

Le président félicite la sous-commissaire pour les résultats obtenus et le membre externe fait de même, et il félicite les Enquêtes de chercher constamment à s’améliorer.

Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise

10. Le point sur les Services juridiques et les Affaires publiques – présentation par G. Grondin

Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques, confirme qu’il n’y a aucun litige à signaler.

Le sous-commissaire donne un aperçu des activités des Services juridiques et fait le point sur la charge de travail. Il souligne que l’équipe a dû s’ajuster à des volumes croissants et que la collaboration avec les autres secteurs est bonne.

Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise

11. Le point sur les activités parlementaires et les communications – présentation par J. Ellard

Le directeur fait le point sur diverses activités, dont les engagements de la Commissaire, les communications internes, les rapports déposés, les services de traduction et l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP). Il fait également le point sur les améliorations qui seront apportées à l’intranet et au site Web externe. Ces améliorations viseront le Secteur des enquêtes et comprendront l’ajout de nouvelles fonctions dans les bases de données.

Le président félicite le directeur pour les réalisations et demande à quelle date sera déposé le rapport annuel du Commissariat. Le directeur répond que le dépôt est prévu pour le 15 juin.

Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise

Séance à huis clos

La Commissaire, le président et les deux membres externes tiennent une courte discussion à huis clos.

Prochaine réunion

La prochaine réunion doit avoir lieu le 24 août 2022.

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