Le 23 avril 2025
Le 23 avril 2025
De 9 h 30 à 12 h
Rencontre virtuelle
Membres:
- Janine Sherman, membre externe - Présidente
- André Grondines, membre externe
- Caroline Maynard, Commissaire à l'information
Secrétaire du Comité :
- Michael Walsh, Conseiller en gestion financière
Participants habituels:
- France Labine, Sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, Dirigeant principal des finances (DPF) et Dirigeant principal de la vérification (DPV)
Comité de la haute direction:
- Layla Michaud, Sous-commissaire, Enquêtes et gouvernance
- Marie-Josée Montreuil, Sous-commissaire par intérim, Services juridiques et Affaires publiques
Invités:
- Sébastien Lafond, directeur, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité et dirigeant principal des finances adjoint (DPFA)
- James Ellard, Directeur principal, Affaires publiques
- Catherine Lapalme, Directrice principale, Bureau du vérificateur général du Canada
Résumé de la réunion
- Approbation du procès-verbal et du calendrier prévisionnel pour 2025
- Présentation du profil de risque organisationnel du CI
- Présentation du plan de vérification 2024-2025 du BVG
- Mise à jour des plans d'action de la direction pour les évaluations précédentes
- Mises à jour des Services Corporatifs, des Enquêtes, des Services juridiques et des Affaires publiques
- Dirigeant principal de la vérification : mise à jour annuelle sur les valeurs, l'éthique et les actes répréhensibles
1. Accueil et mot d'ouverture
La présidente a souhaité la bienvenue à tous les participants à la réunion et a souligné la reconduction du mandat de la commissaire pour un nouveau terme. Elle a félicité la commissaire pour les réalisations accomplies au cours de son premier mandat et a reconnu l'importance de la continuité du leadership au sein du Commissariat à l'information du Canada (CI).
La commissaire a indiqué que le CI a travaillé à une mise à jour du plan stratégique, ainsi que de la mission, de la vision et des valeurs, afin de les aligner avec son nouveau mandat.
2. Compte rendu et mesures de suivi de la réunion précédente
Le procès-verbal de la réunion du 18 septembre 2024, les mesures de suivi de la réunion précédente ainsi que le calendrier prévisionnel pour 2025 ont été approuvés.
Mesure de suivi :
- Le procès-verbal sera publié sur le site Web du CI.
3. Profil de Risque Organisationnel
Sébastien Lafond a présenté le nouveau profil de risque organisationnel. Il a souligné l'environnement opérationnel du Commissariat, les facteurs de risque externes et internes, les principaux risques figurant dans la matrice d'évaluation des risques ainsi que le registre des risques. Les membres du comité consultatif sur la gouvernance (AEC) ont posé des questions sur le volume des plaintes et les attentes du gouvernement envers le Commissariat. La commissaire a répondu à ces questions. Mme Sherman a souligné l'importance d'un financement qui respecte l'indépendance de la commissaire. M. Grondines a proposé deux modifications de formulation dans le profil de risque.
Mesure de suivi :
- Des modifications mineures de formulation seront apportées au profil de risque organisationnel avant sa version finale.
4. Plan d'audit 2024-2025 du Bureau du Vérificateur Général (BVG)
Catherine a présenté le plan d'audit 2024-2025 du Bureau du vérificateur général (BVG). Elle a indiqué que ce plan d'audit est très similaire à celui de l'année précédente et que l'équipe du BVG est indépendante du Commissariat à l'information. Une discussion a eu lieu au sujet des nouvelles normes comptables qui auront un impact sur le CI en 2026-2027. Le CI collaborera avec d'autres agents du Parlement afin d'atténuer les effets liés à la mise en œuvre de ces nouvelles normes.
Mesure de suivi :
- Le Bureau du vérificateur général (BVG) fournira également un résumé d'une page pour expliquer ces changements, qui sera partagé avec tous.
5. Mises à jour du plan d'action de la direction
Michael a informé le comité consultatif sur la gouvernance (AEC) qu'il y a quatre évaluations avec des plans d'action de la direction. Il a présenté une mise à jour sur deux plans d'action liés aux ressources humaines et à la rémunération, indiquant que les actions finales ont été prises et que ces plans d'action sont terminés. Il a ensuite présenté une brève mise à jour sur un plan d'action en cybersécurité, précisant qu'une présentation sur ce sujet fera partie de la réunion de l'AEC en juillet. Layla a quant à elle donné une mise à jour sur les actions menées en 2024-2025 concernant la consultation des plaignants, en précisant que plusieurs recommandations seront réévaluées une fois que le Commissariat aura transféré une plus grande partie de son infrastructure informatique vers le cloud.
Mesure de suivi :
- Aucune mesure n'est requise.
6. Mise à jour des services corporatifs (incluant le plan stratégique et l'allocation budgétaire)
France a présenté les risques, les principales hypothèses ainsi que les résultats de l'allocation budgétaire pour 2025-2026. Elle a également présenté un résumé du plan stratégique du Commissariat à l'information pour la période 2026-2028.
Mesure de suivi :
- Aucune mesure n'est requise.
7. Discussion sur le programme de valeurs et d'éthique et rapport sur les inconduites
France a présenté une mise à jour sur le programme de valeurs et d'éthique du Commissariat à l'information pour 2024-2025. Elle a également indiqué qu'aucune fraude ni inconduite ne lui a été signalée au cours de cette période.
Mesure de suivi :
- Aucune mesure n'est requise.
8. Mise à jour des enquêtes
Layla a présenté les résultats du secteur des enquêtes pour 2024-2025. Elle a indiqué que chaque année, des objectifs ambitieux sont fixés, mais que le secteur des enquêtes a réussi à réaliser plus d'enquêtes que prévu et à réduire la taille et l'ancienneté de l'inventaire des plaintes. Elle a également mis en avant la publication d'informations supplémentaires sur le site Web du Commissariat à l'information et l'amélioration de la communication entre le Commissariat, les plaignants et les institutions comme des accomplissements pour 2024-2025. Elle a enfin souligné l'importance de la collaboration entre les secteurs des enquêtes, des services juridiques et des services corporatifs.
Mesure de suivi :
- Aucune mesure n'est requise.
9. Mise à jour des services juridiques
Marie-Josée a souligné l'augmentation significative du volume de litiges au cours des dernières années ainsi que le soutien que le secteur des services juridiques apporte aux enquêtes. La commissaire a indiqué que cette hausse du volume est directement liée au pouvoir d'ordonner après les modifications apportées à la Loi sur l'accès à l'information.
Mesure de suivi :
- Aucune mesure n'est requise.
10. Mise à jour des affaires publiques
James a indiqué que l'équipe s'est principalement concentrée sur le nouveau mandat de la commissaire. Il a résumé les interventions de la commissaire devant différents intervenants ainsi que les informations publiées sur le site Web du Commissariat à l'information. Il a souligné que l'utilisation de nouveaux outils de traduction a considérablement réduit le temps et le coût des traductions au sein du Commissariat. M. Grondines a salué les efforts déployés par le Commissariat au cours des dernières années pour améliorer l'efficacité à travers l'organisation.
Séance à huis clos
La séance a lieu.
Prochaine réunion
La prochaine réunion est prévue pour le 9 juillet 2025.