Le 18 septembre 2024

Le 18 septembre 2024

De 9 h 30 à 12 h

Rencontre virtuelle

Membres :

Janine Sherman, membre externe (Présidente)
André Grondines, membre externe
Caroline Maynard, Commissaire à l'information

Secrétaire du Comité :

Michael Walsh, Conseiller en gestion financière

Participants habituels :

Sébastien Lafond, remplaçant France Labine, Sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, Dirigeant principal des finances (DPF) et Dirigeant principal de la vérification (DPV)

Comité de la haute direction :

Layla Michaud, Sous-commissaire, Enquêtes et gouvernance
Natacha Bernier, Sous-commissaire intérimaire, Services juridiques et Affaires publiques

Invités :

James Ellard, Directeur principal, Affaires publiques
Catherine Lapalme, Directrice principale, Bureau du vérificateur général du Canada

Résumé de la réunion

Approbation du compte rendu des décisions de la réunion du 13 juin 2024
Approbation des états financiers vérifiés 2023-2024
Présentation du Rapport sur les résultats ministériels 2023-2024
Rapport du Bureau du vérificateur général 2023-2024 au CVE
Résultats des tests de contrôle interne 2023-2024
Consultation des plaignants – Programme d'enquêtes du Commissariat
Mise à jour des Services corporatifs

1. Accueil et mot d'ouverture

Janine et Caroline souhaite la bienvenue aux participants et la présidente ouvre officiellement la réunion.

2. Compte rendu et mesures de suivi de la réunion précédente

Le procès-verbal de la réunion du 13 juin, les mesures à prendre du CVE et le calendrier prévisionnel ont été approuvés sans modification.

Mesures de suivi

Publier le procès-verbal de la réunion du 13 juin en ligne.

3. Présentation des états financiers vérifiés pour 2023-2024

Sébastien a présenté les états financiers 2023-2024 en expliquant les écarts par rapport à l'année précédente. Il a confirmé que les modifications apportées aux états financiers cette année étaient minimes et qu'aucune nouvelle norme comptable ni modification significative des politiques comptables n'avait été introduite. Les états financiers ont été approuvés.

Mesure de suivi :

Publier les états financiers sur le site web de l'OIC et les envoyer au Bureau du contrôleur général du Canada.

4. Présentation du Rapport sur les résultats ministériels 2023-2024

Sébastien a souligné les principales réalisations de l'OIC présentées dans le RRM. Il a également expliqué que l'OIC a adopté de nouveaux indicateurs de rendement dans le Plan ministériel 2024-2025, mais qu'il doit continuer à rendre compte selon les anciens indicateurs pour le RRM 2023-2024. André a identifié une correction à apporter au RRM.

Mesure de suivi :

Apporter une correction au RRM avant de l'envoyer au Cabinet du ministre pour signature.

5. Rapport 2023-2024 du BVG au Comité de vérification et d'évaluation

Catherine a présenté le rapport du BVG au CVE. Elle a confirmé que le BVG n'a relevé aucune erreur ni inexactitude dans les états financiers et que le BVG émettra un rapport de l'auditeur non modifié. Elle a également abordé les sujets requis par les normes canadiennes d'audit.

Mesure de suivi :

Aucune mesure n'est requise.

6. Présentation des résultats des tests de contrôle interne 2023-2024

Sébastien a présenté le rapport des tests de contrôle interne 2023-2024. Il a souligné que les tests ont porté sur les contrôles clés liés à la paie, les contrôles mis en place en raison de l'impact de la grève de l'AFPC, ainsi que les contrôles concernant les paiements rétroactifs et les taux de paie mis à jour suite à la mise en œuvre de nouvelles conventions collectives. Il a indiqué que les résultats des tests montrent que les contrôles internes fonctionnent bien, avec quelques recommandations mineures concernant l'approbation rapide des documents. Un problème spécifique a également été relevé concernant les paiements rétroactifs pour un petit nombre d'employés appartenant à une classification particulière. Le rapport a été approuvé.

Mesure de suivi :

Aucune mesure n'est requise.

7. Consultation des plaignants – Programme d'enquête du COI

Layla a présenté les résultats de la consultation des plaignants. Elle a indiqué que le rapport formulait sept recommandations et que le COI prévoit de les mettre en œuvre dans la mesure du possible. Toutefois, en raison de certaines limitations actuelles des systèmes informatiques, il ne sera pas possible de les appliquer intégralement pour le moment.

Mesure de suivi :

Le plan d'action de la direction et le message du commissaire seront finalisés en novembre.

8. Mise à jour sur les Services corporatifs

Sébastien a fourni une mise à jour sur la situation du financement du COI pour 2024-2025. Il a mis en lumière les mesures déjà prises pour obtenir des fonds supplémentaires ainsi que les prochaines étapes prévues.

Mesure de suivi :

Aucune mesure n'est requise.

9. Mise à jour sur les Enquêtes

Layla a présenté les objectifs pour 2024/2025 du secteur des enquêtes et a indiqué que l'équipe est en bonne voie pour atteindre les objectifs de l'année. Elle a souligné les efforts déployés pour fournir aux enquêteurs la formation et les outils nécessaires afin de travailler de manière autonome et de répondre à leurs objectifs. Elle a montré les progrès réalisés au cours des dernières années pour gérer l'inventaire des plaintes, en particulier la réduction des dossiers plus anciens. Elle a expliqué que les indicateurs de performance dans les domaines que le COI peut contrôler sont très bons.

Mesure de suivi :

Aucune mesure n'est requise.

10. Mise à jour sur les Services juridiques

Natacha a informé les membres que l'équipe des Services juridiques continue de soutenir l'équipe des Enquêtes et de gérer un volume élevé de dossiers juridiques actifs. Elle a également fourni des informations supplémentaires sur plusieurs affaires juridiques à venir.

Mesure de suivi :

Aucune mesure n'est requise.

11. Mise à jour sur les Affaires publiques

James a informé les membres que le Rapport annuel du BIC a été publié en juin et que l'équipe a contribué à l'obtention de fonds supplémentaires. L'équipe se prépare également à plusieurs réunions à l'automne avec des intervenants clés.

Mesure de suivi :

Aucune mesure n'est requise.

Séance à huis clos

La séance a lieu.

Prochaine réunion

La prochaine réunion est prévue pour le 20 novembre 2024.