2013-2014 Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

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1 Introduction

Le présent rapport au Parlement, qui a été préparé et déposé conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, décrit les activités du Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) dans le cadre de l’application de la Loi en 2013-2014.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objectif de préserver la vie privée des individus en protégeant leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales. Elle accorde également aux individus un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent.

Le Commissariat a été créé aux termes de la Loi sur l’accès à l’information en 1983, à titre d’organisme de surveillance indépendant relevant du Parlement. Le Commissariat mène des enquêtes efficaces, équitables et confidentielles sur les plaintes relatives à la façon dont les institutions fédérales traitent les demandes d'accès à l'information. Ces enquêtes ont pour objet de favoriser au maximum l’observation de la Loi, tout en encourageant la communication de l'information du secteur public.

Depuis que le Commissariat a été assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels, en 2007, l’organisation ne ménage aucun effort pour offrir des services exemplaires aux demandeurs. Voici quelques faits saillants de nos activités pour l’exercice 2013-2014 :

• il a répondu aux demandes officielles en 17,4 jours en moyenne.
• il a passé en revue 3 790 pages au total dans le cadre de neuf demandes.

2 Organisation

La commissaire à l’information, Suzanne Legault, est épaulée par les employés travaillant sous la direction de la commissaire adjointe à l’information, Règlement des plaintes et respect de la Loi, de la directrice générale, Services organisationnels, et de l’avocate générale, Services juridiques.

Le Commissariat comprend trois directions :

• La Direction du règlement des plaintes et du respect de la Loi mène des enquêtes et des activités de règlement des différends en vue de trouver une solution aux plaintes. Elle évalue la conduite des institutions fédérales et mène des enquêtes systémiques.
• La Direction des services juridiques représente la commissaire dans les affaires judiciaires et fournit des conseils juridiques sur les enquêtes et sur les questions législatives et administratives.
• La Direction des services organisationnels fournit un leadership stratégique et général aux fins de diverses fonctions, par exemple les communications, les ressources humaines, la gestion de l’information et la technologie. Elle gère également la fonction de l’accès à l'information et protection de la vie privée.

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) traite toutes les demandes formulées aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour ce qui est des documents sur lesquels le Commissariat exerce un contrôle. Le Secrétariat avait un personnel de trois membres en 2013-2014 :

• Le directeur, Secrétariat de l’AIPRP, supervise le traitement des demandes, l’élaboration des politiques et la formation. Le directeur a tous les pouvoirs délégués à titre de coordonnateur de l’AIPRP. Il relève de la directrice générale, Services organisationnels.
• L’agent principal de l’AIPRP traite les demandes et détient certains pouvoirs délégués relativement à des tâches telles que les demandes de prorogation de délai et les demandes de traduction ou d’interprétation des renseignements personnels. L’agent principal relève du directeur, Secrétariat de l’AIPRP.
• L’agent subalterne de l’AIPRP traite les demandes et remplit des fonctions administratives au Secrétariat. Il relève du directeur, Secrétariat de l’AIPRP.

3 Arrêté de délégation

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la commissaire à l’information est la personne responsable désignée de l’institution, pour les besoins de l’application de la Loi.

L’arrêté de délégation en vertu de l’article 73 de la Loi, signé le 16 juillet 2011 (voir l’annexe A), était en vigueur au cours de la période couverte par le présent rapport.

4 Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique expose en détail tous les aspects du traitement, par le Secrétariat de l’AIPRP, des demandes reçues par le Commissariat entre le 1^er avril 2013 et le 31 mars 2014 (voir l’annexe B). Certains points d’importance tirés de ce rapport sont présentés ci dessous.

4.1 Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Commissariat a reçu neuf demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant l’exercice 2013-2014, soit deux de plus que durant l’exercice précédent. Toutes ces demandes ont été traitées avant le 31 mars 2014.

4.2 Disposition à l’égard des demandes traitées

Sur les neuf demandes traitées, deux ont donné lieu à une communication totale, cinq ont donné lieu à une communication partielle et dans deux demandes, aucun document n’existait.

4.3 Exceptions

Pour quatre demandes, le Commissariat a invoqué l’alinéa 22(1)b) (enquêtes) afin de protéger les renseignements obtenus auprès des plaignants ou d’autres institutions dans le cadre de nos enquêtes. Le Commissariat a invoqué l’article 26 (renseignements concernant un autre individu) pour une demande, ainsi que l’article 27 (secret professionnel des avocats) pour deux autres demandes.

4.4 Délais de traitement

Le Commissariat a traité toutes les demandes dans les délais prescrits, le délai moyen étant de 17,4 jours, et il n’a pas demandé de prorogation. (Une demande a été traitée dans un délai de 30 jours; cependant, la date limite tombait pendant une fin de semaine ou un jour férié, et elle a donc été reportée au jour ouvrable suivant.)

4.5 Mode de communication

Le Commissariat a fourni six lots de documents sur CD et un sur support papier.

4.6 Coûts

Les frais engagés au cours de la période couverte par le rapport sont calculés sur la base du salaire des membres du Secrétariat de l’AIPRP et des dépenses associées à l’application de la Loi.

5 Éducation et formation

Le Secrétariat de l’AIPRP a offert, au besoin, de la formation individuelle aux employés du Commissariat sur les procédures d’AIPRP. Le personnel du Secrétariat a également fourni des conseils de façon continue aux bureaux de première responsabilité (experts) au sujet de la recherche et de la récupération des documents pertinents.

6 Modifications apportées à l’organisation, aux programmes, aux opérations ou aux politiques

Le Secrétariat de l’AIPRP ne transmet plus de façon non officielle des renseignements autres que les renseignements personnels aux demandeurs qui veulent obtenir les dossiers liés à l’enquête menée dans le cadre de leurs propres plaintes. Cette décision a été prise dans le contexte des observations faites par le commissaire à l’information ad hoc, qui fait enquête sur les plaintes concernant le traitement des demandes d’accès à l’information par le Commissariat.

7 Plaintes

Deux plaintes à notre égard ont été déposées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au cours de l’exercice 2013-2014. Les plaintes concernent l’application du sous alinéa 22(1)b)(iii) ainsi que l’intégrité des recherches effectuées dans nos dossiers. L’enquête suit son cours.

Une plainte qui avait été reportée de la période de référence précédente a été abandonnée pendant l’exercice 2013-2014.

8 Surveillance des échéances

Le Secrétariat de l’AIPRP surveille le temps de traitement des demandes et, à l’aide du système électronique de gestion des cas, il produit un rapport sur les demandes ouvertes faisant état de l’état d’avancement des dossiers et des échéances. Le rapport est communiqué à la haute direction du Commissariat une fois par semaine.

9 Atteintes à la protection des renseignements personnels

Aucune atteinte à la protection des renseignements personnels n’est survenue au cours de la période visée par le présent rapport.

10 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été entamée ou complétée en 2013-2014. Une telle évaluation est requise quand une organisation recueille de nouveaux renseignements personnels ou qu’elle modifie l’objectif pour lequel elle recueille des renseignements personnels.

11 Communication de renseignements dans l’intérêt public

Au cours de la période couverte par le présent rapport, le Commissariat n’a procédé à aucune communication de renseignements en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Une telle communication a lieu quand la commissaire décide que la communication de l’information justifie nettement une éventuelle violation de la vie privée de la personne concernée par les documents ou que cette personne en tirerait un avantage certain.

Annexe A : Ordonnances de délégation de pouvoirs, 16 juillet 2011

Version text

Delegation orders for the purpose of the Access to Information Act and the Privacy Act

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’informationet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

The Information Commissioner of Canada, pursuant to Section 73 of the Access to Information Act and of the Privacy Act, hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto, or the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise the powers and functions of the Information Commissioner of Canada as the head of a government institution that is, the Office of the Information Commissioner of Canada.  This Delegation Order supersedes all previous Delegation Orders pursuant to section 73.

This delegation order is effective on July 18, 2011

Dated, at the City of Ottawa,this 16 day of July 2011

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Commissaire à l’information du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est investie en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire le Commissariat à l’information du Canada.  Le présent arrêté de délégation annule et remplace tout arrêté antérieur fait en vertu de l’article 73.

Cet arrêté de délégation prend effet le 18 juillet 2011.

Daté,  à la ville d’Ottawa, ce 16 jour de juillet 2011

Original signé par

______________________________________________

Suzanne Legault
Information Commissioner of Canada
Commissaire à l’information du Canada

Version text

Schedule / Annexe

Position/ Poste

Director General (Corporate Services) /
Directeur général (Services organisationnels)

Director, ATIP Secretariat/
Directeur, Secrétariat de l’AIPRP

ATIP Officer/
Agent de l’AIPRP

Privacy Act and Regulations/
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlement.

Full Authority/
Autorité Absolue

Full Authority/
Autorité Absolue

Sections of the Act / articles de la Loi: 15, 17(2)(b)

Sections of the Regulations / articles du Règlement: 9, 11(2), 11(4), 13(1), 14

Access to Information Act and Regulations/
Loi sur l’accès à l’information et règlement.

Full Authority/
Autorité Absolue

Full Authority/
Autorité Absolue

Sections of the Act / articles de la Loi: 4(2.1), 8(1), 9, 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 11(6), 12(2), 12(3), 27(1), 27(4), 29(1).

Sections of the Regulations / articles du Règlement: 6(1), 7(2), 7(3), 8, 8.1

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat à l'information du Canada

Période visée par le rapport : 04/01/13 au 03/31/14

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la LPRP

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1  Disposition et délai de traitement

2.2  Exceptions

2.3  Exclusions

2.4  Support des documents divulgués

2.5  Complexité

2.5.1  Pages pertinentes traitées et divulguées

2.5.2  Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3  Autres complexités

2.6  Retards

2.6.1  Raisons des retards dans le traitement des demandes 

2.6.2  Nombre de jours de retard

2.7  Demandes de traduction

PARTIE 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

PARTIE 5 – Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2  Durée des prorogations

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes

6.2  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales

6.3  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes

PARTIE 7 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

PARTIE 8 – Ressources liées à la LPRP

8.1  Coûts

8.2  Ressources humaines

Annexe A

Annexe A