3 novembre 2021

Compte rendu de la réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)

Le 3 novembre 2021
De 9 h 30 à 12 h
Réunion Microsoft Teams

Membres :

Graham Fraser, membre externe (président)

André Grondines, membre externe

Caroline Maynard, Commissaire à l’information

Secrétaire du Comité :

Bojana Terzic, chef d’équipe – Planification stratégique, Politiques et Évaluation de programme et audit

Participants habituels :

France Labine, sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances (DPF) et dirigeante principale de la vérification (DPV)

Comité de la haute direction :

Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance

Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques

Invités :

Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général du Canada (BVG)

Stephen Campbell, directeur par intérim, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité, et adjoint à la dirigeante principale des finances (ADPF)

Zachary Alaoui, directeur principal, Enquêtes

Allison Knight, directrice principale, Enquêtes

James Ellard, directeur, Communications et Affaires publiques

Marie-Josée Montreuil, directrice, Projets spéciaux et avocate principale

Phil Carr, directeur, Samson et Associés (évaluateur de programme)

Résumé de la réunion

Approbation du compte rendu des décisions et des mesures de suivi de la réunion du 19 août 2021.

Approbation du calendrier des activités de 2020 et de 2021.

Approbation de la charte du CVÉ.

Présentation du rapport annuel du CVE.

Présentation du rapport annuel de la DPV.

Présentation des résultats et du plan d’action de la direction – Enquêtes, Phase I du Greffe

Le point sur les secteurs, y compris la direction dont relèvent les Affaires parlementaires et les Communications.

Le point sur le BVG.

Le point sur l’examen budgétaire de mi-exercice.

1. Accueil et mot d’ouverture

Le président et la Commissaire souhaitent la bienvenue aux participants. Le président félicite le Commissariat pour son travail face à la pandémie de COVID‑19 et aux défis liés au système de paye Phénix. Le président se penche sur l’année à venir, qui promet encore des changements au travail lorsque le Commissariat (et l’ensemble du gouvernement) adoptera des dispositions de travail hybride. La Commissaire félicite le personnel pour avoir fait preuve de résilience et d’agilité au cours de cette période.

2. Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 19 août 2021

Les membres approuvent le compte rendu de la réunion du 19 août 2021.

Les mesures de suivi sont examinées et approuvées.

Mesures de suivi :

  • Publication du compte rendu de la réunion du 19 août 2021 sur le site Web du Commissariat.
  • Un membre du CVE demande que l’ADPF s’assure d’envoyer la lettre d’attestation de la CCDP relative au système financier aux membres.

3. Évaluation des Enquêtes, Phase I du Greffe – présentation par P. Carr (Samson et Associés) et Z. Alaoui

M. Carr indique qu’en général, le Greffe fonctionne bien et qu’il est clairement pertinent (une fonction officielle de greffe est nécessaire). Pendant que M. Carr explique la méthodologie de l’évaluation, il précise que la principale contrainte qui entrave les progrès semble être les outils technologiques du Greffe. D’autres possibilités utiles ont été constatées, mais aucun risque ni faiblesse systémique n’a été décelé. Les intervenants externes avaient peu de critiques à faire (la plupart d’entre eux donnent un pointage de 8 à 9 au Commissariat). Ils avaient quelques suggestions pour améliorer l’efficacité. La réponse de la direction du Commissariat sera aussi axée sur la production de rapports d’InTrac, et M. Carr est d’avis que ce sera très utile et qu’il vaut la peine d’étudier cette question.

M. Grondines (membre externe) félicite le Commissariat pour ces résultats et il souhaite savoir quelles sont les améliorations qui seront apportées aux outils technologiques. M. Alaoui aborde les gains d’efficacité et il explique qu’en raison du volume de dossiers, une période de seulement cinq minutes peut se transformer en augmentation de 0,5 ETP. Par conséquent, l’examen des processus du Commissariat pourrait donner lieu à une réduction importante des ressources et à un gain d’efficacité.

En ce qui a trait à la deuxième question financière, la DPF (DPV) explique que la migration à un nouveau module de relation de gestion des cas (MRGC) était un des trois composants de la demande budgétaire globale (qui fait partie de la présentation financière de mi-exercice).

Mme Knight (responsable du Greffe) répète que la conversion à un nouveau MRGC, en plus des objectifs en matière d’efficacité de l’équipe de programme du Commissariat, est efficace pour l’établissement des relations, l’augmentation de la satisfaction des employés et la croissance personnelle. De plus, l’automatisation intégrée à notre exécution de programme améliorera aussi notre crédibilité et notre réputation en tant que chef de file en ce qui a trait à la réponse aux plaintes en temps opportun.

Mesures de suivi :

  • Publication du rapport sur le site Web du Commissariat.
  • Publication du plan d’action de la direction du Commissariat et ajout d’un nouveau point permanent à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CVE.

4. Calendrier des activités à venir – présentation par F. Labine

Les membres abordent et approuvent les modifications des dates et les nouveaux points du calendrier des activités à venir.

Un membre externe souhaite obtenir des renseignements au sujet de l’évaluation en matière de dotation. Le CVE mentionne la section F qui comprend l’évaluation cyclique en matière de dotation de la CFP, qui sera présentée à une réunion ultérieure. Elle compensera l’élément résiduel compris dans le PVEAR.  

Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.

5. Rapport annuel et charte du CVE – présentation par G. Fraser

Le rapport annuel du Comité de vérification et d’évaluation est présenté aux fins d’approbation et de discussion.

La révision et la mise à jour annuelles de la charte du Comité de vérification et d’évaluation sont également approuvées. Le président mentionne qu’il serait possible d’améliorer la section liée à la responsabilité dans une prochaine version. On indique également des modifications mineures à apporter, comme ajouter « indépendant de sa volonté » dans la section préliminaire du rapport annuel.

Mesures de suivi :  

  • Publication du rapport annuel du CVE sur le site Web du Commissariat à l’information.
  • Publication de la charte du CVE sur le site Web du Commissariat à l’information.

6. Mise à jour et rapport annuel de la DPV – présentation par F. Labine

La DPV fournit une mise à jour et une présentation au sujet de son rapport annuel aux fins d’information et de discussion.

Mesure de suivi :

  • Publication du rapport annuel de la DPV sur le site Web du Commissariat à l’information.

7. Le point sur le BVG – présentation par R. Abgrall

Le BVG n’a pas d’élément important à présenter aux fins d’information ou de discussion.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise.

8. Le point sur les finances : examen de mi-exercice – présentation par F. Labine

La DPF présente les résultats de l’examen budgétaire de mi-exercice de 2021‐2022, qui comprend les répercussions sur les Services corporatifs et les opérations de programme, la stratégie financière ainsi que les décisions prises. Les membres examinent et les renseignements présentés en discutent. Un membre externe demande si l’inflation et l’augmentation des coûts ont eu un impact négatif sur le Commissariat. La DPF répond qu’elles ont principalement eu une incidence sur l’achat d’équipement.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise.

9. Le point sur les Services corporatifs – présentation par F. Labine

La sous-commissaire, Services corporatifs, fournit un aperçu des activités principales du prochain trimestre, notamment en faisant le point sur les divers secteurs relevant d’elle concernant les ressources humaines, la GI/TI, les finances, l’approvisionnement, la sécurité, l’administration, la planification stratégique, la gouvernance, les politiques, la vérification et l’évaluation.

Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise.

10. Le point sur les Enquêtes – présentation par L. Michaud

La sous-commissaire fait le point sur les résultats de l’équipe relativement aux priorités de 2021‑2022 jusqu’à présent, soit la fermeture de dossiers d’enquête, la gestion de l’inventaire, la mise en œuvre des modifications législatives, l’optimisation des opérations et les statistiques actuelles sur les plaintes enregistrées et dont le dossier est fermé. Un membre externe souhaite savoir la cause de l’arriéré remontant à 2013‑2014 et la sous-commissaire explique la nature des dossiers historiques et des restrictions attribuables aux lois en place à cette époque. Les membres examinent les renseignements fournis et en discutent.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise.

11. Le point sur les Services juridiques – présentation par G. Grondin

Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques, donne un aperçu des activités des Services juridiques et fait le point sur la dotation. Il souligne que l’équipe est stable depuis un certain moment et que la collaboration avec les autres secteurs est bonne.

Grâce à la présentation de M. Grondin, les membres externes comprennent mieux le rôle des services juridiques dans le secteur de programme.  

Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise.

12. Le point sur les activités parlementaires et les communications – présentation par J. Ellard

Le directeur indique que les mises à jour habituellement fournies aux réunions du CVE (sur les activités comme les engagements de la Commissaire, les communications internes, les rapports déposés, les services de traduction et l’AIPRP) font partie de la trousse de documentation de la réunion. De plus, il fait le point sur la vision stratégique de la direction, dont son équipe a récemment discuté.

Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise.

Séance à huis clos

La Commissaire, le président et les deux membres externes tiennent une courte discussion à huis clos.

Prochaine réunion

La prochaine réunion est prévue le 2 février 2022.

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