19 janvier 2017

Réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat à l’information du Canada (téléconférence)

Présidente de la réunion : Dyane Adam

Secrétaire du Comité : Richard Rizok

Participants
Membres : Dyane Adam, présidente; David Rattray, membre externe; Suzanne Legault, commissaire à l’information.
Participants habituels : Layla Michaud, dirigeante principale des finances et commissaire adjointe par intérim; Nancy Bélanger, avocate générale et directrice des Services juridiques; Richard Rizok, agent principal des services financiers.

Invités : Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général (BVG); Stephen Campbell, directeur, Services financiers, sécurité et administration; Tania Ladouceur, gestionnaire par intérim, Ressources humaines, sécurité et locaux; Gino Grondin, avocat général; Nadine Gendron, avocate.

Compte rendu des décisions

Résumé de la réunion

De l’information est transmise par les Services juridiques, les Finances, les Enquêtes et les Ressources humaines.

Les participants discutent du Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques ainsi que du Plan de vérification des états financiers du Bureau du vérificateur général (BVG).

Accueil et mot d’ouverture

La présidente souhaite la bienvenue à toutes les personnes présentes et leur offre ses meilleurs vœux pour la nouvelle année.

Procès-verbal et mesures de suivi de la réunion du 9 novembre 2016

Les participants approuvent le procès-verbal de la réunion du 9 novembre 2016 qui sera publié sur le site Web du Commissariat.

Il n’y a pas de questions ni de commentaires concernant les mesures de suivi en cours.

Mise à jour sur les enquêtes – Présentation par L. Michaud

La commissaire adjointe par intérim parle du nombre de plaintes (1 664) résolues au 18 janvier 2017 (71 % de l’objectif de 2016-2017).

Un membre externe demande une mise à jour sur le nombre de dossiers fermés à la fin de l’exercice financier, avant la réunion de mai.

Mesure de suivi

  1. La commissaire adjointe communiquera les résultats finaux des enquêtes en avril.

Mise à jour sur les finances – Présentation par S. Campbell

Les participants discutent de la non-utilisation possible de fonds à la fin de l’exercice en raison du coût moindre que prévu pour l’aménagement du deuxième étage, les conventions collectives et la conférence internationale.

La présidente suggère de rembourser la dette à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour le déménagement au nouvel édifice.

Mesure de suivi

  1. Le directeur principal du BVG vérifiera les données historiques sur la dette et les opérations comptables liées au remboursement de la dette.

Plan ministériel – Présentation par R. Rizok

Le secrétaire présente la Politique sur les résultats et les changements du rapport sur les plans et priorités (RPP) apportés au plan ministériel.

Mesure de suivi

  1. Il faut envoyer une copie du plan ministériel provisoire aux membres externes pour commentaires.

Mise à jour sur Phénix – Présentation par T. Ladouceur et S. Campbell

Le point est fait sur les trop-payés et les moins-payés causés par le système de paye Phénix; on attend un avis de SPAC au sujet de cinq cas.

La présidente reconnaît les efforts déployés par les Ressources humaines et les Finances, de même que la charge de travail accrue en suspens liée aux T4.

SPAC donnera plus de formation et de conseils au sujet des T4.

Plan de vérification des états financiers (BVG) – Présentation par R. Abgrall

Le directeur principal du BVG donne un aperçu du plan de vérification.

Les frais de voyage et d’accueil feront l’objet d’une attention particulière de la part du BVG cette année.

On discute de la prévention de la fraude et de l’incidence des problèmes de paye avec Phénix sur la vérification du BVG.

La commissaire exprime des préoccupations sur le seuil d’importance relative énoncé dans le plan de vérification et son application aux problèmes de paye liés à Phénix.

Le directeur principal du BVG indique que Phénix est un problème de taille et qu’il faudra du temps avant que tout soit réglé. Le rapport de vérification en fera état.

Plan de vérification et d’évaluation axé sur le risque – Présentation par R. Rizok et D. Rattray

Les participants discutent de la nécessité d’établir un nouveau Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVER) pour les trois à cinq prochaines années.

Ils s’entendent pour revoir le nouveau PVER à la prochaine réunion afin d’y intégrer tous nouveaux risques découlant des changements législatifs.

Suivi de la vérification de la sécurité de la GI-TI – Présentation par R. Rizok

Les participants examinent les recommandations issues de la vérification de la sécurité de la GI-TI; aucune question ni aucune préoccupation n’est soulevée.

Activités parlementaires – Présentation par N. Gendron

La première vague de modifications à apporter à la Loi sur l’accès à l’information est toujours attendue au cours de l’hiver 2017.

On fait le point sur les réunions tenues avec les comités ETHI et SECU.

Un rapport statistique sur la situation de l’accès à l’information a été envoyé à 24 ministères qui doivent faire parvenir leurs commentaires avant le 20 janvier 2017. Le rapport sera ensuite révisé et publié.

Séance à huis clos

Une séance à huis clos s’est poursuivie avec la commissaire, la présidente et le membre externe.

Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le 18 mai 2017.

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