Les autorités de contrôle en matière d’accès à l’information du Canada appellent à l’action pour aider les petits organismes publics disposant de ressources limitées à respecter le droit d’accès à l’information

Gatineau (Québec), le 2 novembre 2026 — Les autorités de contrôle en matière d’accès à l’information du Canada appellent les gouvernements à mieux équiper les petits organismes publics afin qu’ils puissent respecter leurs obligations en matière d’accès à l’information et intégrer la transparence à leur travail.

Les commissaires et ombuds à l’information du fédéral, des provinces et des territoires responsables de la surveillance de l’accès à l’information ont adopté une résolution conjointe, intitulée Améliorer l’accès à l’information détenue par les petits organismes publics, à l’occasion de leur réunion annuelle, à Ottawa, le 15 septembre 2026.

La résolution souligne le rôle essentiel que jouent les petits organismes publics dans le maintien de la reddition de comptes démocratique à travers le Canada. Les petits organismes publics — dont certaines municipalités, écoles, commissions de police et bien d’autres encore — surveillent des questions qui doivent faire l’objet d’un examen public, notamment les décisions en matière de zonage, les évaluations environnementales, les initiatives de sécurité publique et l’application des règlements municipaux. Cependant, ils fonctionnent souvent sans le personnel, les fonds, l’expertise et la technologie nécessaires pour respecter leurs obligations en matière d’accès à l’information, ce qui entraîne des retards, des pratiques incohérentes et d’autres obstacles pour les personnes qui demandent de l’information.

Les autorités de contrôle soulignent que le droit des personnes d’avoir accès aux documents publics ne devrait pas être limité par la taille et les contraintes liées à la capacité de l’organisme public.

La résolution appelle les gouvernements à fournir aux petits organismes publics les ressources, la formation et les outils numériques dont ils ont besoin pour répondre aux demandes d’accès; promouvoir des pratiques modernes de gestion documentaire et fournir un soutien pratique afin de faciliter le réseautage et les modèles de services partagés; ainsi que veiller à ce que l’application de frais ne constitue pas un obstacle à l’accès en temps utile.

Les petits organismes publics sont appelés à concevoir leurs programmes de manière à ce qu’ils soient transparents par défaut et à divulguer de manière proactive davantage de documents, à établir une gestion saine des documents et à investir dans la formation du personnel; à collaborer et à partager des ressources avec d’autres organismes publics; et à fournir une aide concrète aux demandeurs tout au long du processus de demande.

Les autorités de contrôle s’engagent à soutenir les petits organismes publics au moyen de conseils, de formation et d’activités de sensibilisation; à encourager la collaboration; à cerner les nouveaux défis et à plaider en faveur des mesures législatives, politiques et opérationnelles nécessaires afin que l’accès à l’information demeure « utile, efficace et accessible à l’ensemble de la population canadienne ». 

Citation de la Commissaire à l’information du Canada

« Les Canadiens et Canadiennes ont le droit d’avoir accès rapidement à l’information détenue par le gouvernement, et les institutions publiques doivent avoir la capacité de répondre à cette attente. Bien que les institutions de toutes tailles soient confrontées à une demande croissante, les petits organismes doivent souvent composer avec des ressources et une expertise très limitées. Quelques demandes d’accès peuvent avoir une incidence importante sur les équipes dont les employés occupent plusieurs fonctions et qui ont de nombreuses responsabilités. Cette résolution reconnaît ces défis et souligne l’importance de veiller à ce que les institutions disposent du soutien dont elles ont besoin pour faire respecter le droit d’accès à l’information des Canadiens et des Canadiennes. » Caroline Maynard, Commissaire à l’information du Canada

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Documents connexes :

Résolution conjointe : Améliorer l’accès à l’information détenue par les petits organismes publics

Communiqué de presse : Les organismes canadiens de réglementation responsables de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée collaborent pour favoriser la transparence, la protection de la vie privée et la responsabilisation à l'heure où se succèdent rapidement les changements technologiques

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Affaires publiques 
Commissariat à l’information du Canada
Tél. : 1-800-267-0441, option 3
Courriel : communications@oic-ci.gc.ca

Améliorer l’accès à l’information détenue par les petits organismes publics

Résolution des commissaires à l’information et des ombuds fédéraux, provinciaux et territoriaux (FPT) chargés de la surveillance de l’accès à l’information (autorités de contrôle FPT en matière d’accès à l’information)  

Adoptée à Ottawa (Ontario) le 15 septembre 2026   

La législation sur l’accès à l’information est une pierre angulaire de la reddition de comptes démocratique. Le droit d’accès permet aux personnes de participer pleinement aux affaires publiques, favorise la transparence dans la prise de décision et contribue à renforcer la confiance dans les institutions publiques.  

Partout au Canada, de nombreux petits organismes publics fournissent des services publics essentiels et prennent des décisions qui ont une incidence directe sur les collectivités et les particuliers. Ces organismes comprennent certaines municipalités, institutions, écoles, commissions de police, agences, conseils, commissions, autorités portuaires, autorités locales et autres organismes financés par des fonds publics. Ils interviennent notamment dans les décisions en matière de zonage, les évaluations environnementales, les initiatives de sécurité publique et l’application des règlements municipaux. De ce fait, ils détiennent de l’information présentant un grand intérêt public et se voient confier la gestion de fonds publics.  

Bien que la législation sur l’accès à l’information impose généralement des obligations similaires à tous les organismes publics, quelle que soit leur taille, les petits organismes publics doivent souvent composer avec des ressources humaines et financières limitées, un accès restreint à une expertise spécialisée et des capacités technologiques réduites. Beaucoup ne disposent pas de personnel consacré aux fonctions liées à l’accès à l’information et peuvent avoir un accès limité à des conseillers juridiques, à des spécialistes de la gestion documentaire et à des outils de gestion de l’information.  

Ces contraintes peuvent compliquer la mise en place et le maintien de pratiques efficaces de gestion documentaire, ainsi que le traitement efficace des demandes d’accès. De nombreux petits organismes publics sont également confrontés à des limites technologiques, telles que l’absence de systèmes spécialisés de gestion des dossiers, de plateformes de collaboration sécurisées, d’outils de caviardage automatisés, de portails de divulgation électronique ou de systèmes numériques de gestion documentaire.  

Cet enjeu peut être exacerbé par divers facteurs, notamment les fluctuations du volume des demandes, la complexité ou le caractère délicat de certaines questions, les sujets suscitant un vif intérêt auprès du public, des personnes ou au sein de la communauté et, dans certains cas, les demandes répétitives, frivoles ou vexatoires.  

Lorsque les petits organismes publics manquent d’expérience ou d’expertise spécialisée en matière d’accès à l’information, les demandeurs risquent de se heurter à des retards, à des pratiques incohérentes, à une communication insuffisante et à des obstacles les empêchant d’obtenir une aide concrète pour définir, préciser ou clarifier leurs demandes. Ces obstacles supplémentaires à l’accès à l’information peuvent dissuader les personnes d’exercer leur droit fondamental à l’information. Toutefois, le droit d’accès du public ne devrait pas dépendre de la taille ni des capacités d’un organisme public. En effet, les demandeurs d’accès à l’information ne devraient pas subir les conséquences des limites de la capacité institutionnelle.  

Malgré ces défis, les petits organismes publics jouent un rôle important dans la promotion de la transparence, de la reddition de comptes et de la confiance du public. Ils devraient recevoir le soutien nécessaire pour s’acquitter de leurs obligations en matière d’accès à l’information.  

Par conséquent 

Les autorités de contrôle FPT en matière d’accès à l’information appellent les gouvernements à :

1. Veiller à ce que les petits organismes publics aient accès à des ressources, à des orientations, à de la formation et à des outils technologiques suffisants pour s’acquitter efficacement de leurs obligations en matière d’accès à l’information et administrer leurs programmes de divulgation proactive.  
2. Promouvoir des pratiques modernes de gestion documentaire et des solutions numériques favorisant un accès à l’information en temps opportun, efficace et utile.  
3. Fournir un soutien concret, notamment des modèles de politiques, des documents d’orientation, des pratiques exemplaires et des ressources pédagogiques, en particulier des directives clarifiant le devoir d’assistance (y compris l’obligation d’aider les demandeurs à clarifier et à préciser leurs demandes ainsi qu’à en définir la portée).  
4. Faciliter le partage de l’information, la création de communautés de pratique et les occasions de réseautage afin de favoriser la collaboration et la cohérence entre les organismes publics de tailles et de capacités diverses et, le cas échéant, explorer les possibilités d’accroître leur capacité grâce à des services partagés, à une gouvernance régionale ou à d’autres modèles de prestation de services (tout en veillant à ce que les responsabilités soient clairement définies, que la gouvernance soit appropriée et que les obligations législatives soient respectées). 
5. Faire connaître à toutes les parties, y compris les petits organismes publics, les demandeurs et les tiers, les mécanismes législatifs existants pouvant être utilisés pour traiter les demandes répétitives et systématiques, ou frivoles ou vexatoires, tout en préservant le droit fondamental d’accès du public. 
6. Réexaminer les cadres législatifs et administratifs afin de garantir que, le cas échéant, l’application de frais ne constitue pas un obstacle à l’accès et que les demandes puissent être traitées en temps opportun par les petits organismes publics. 

Nous demandons aux petits organismes publics, notamment les municipalités, les institutions, les autorités locales, les agences, les conseils et les commissions, de prendre les mesures suivantes en fonction de leur taille, tout en s'engageant à s'améliorer continuellement :

1. Concevoir des politiques et des programmes selon le principe de la transparence par défaut. Cela signifie que, dès la conception, il convient de tenir compte de l’information que le public est susceptible de rechercher et de prévoir comment la rendre accessible, tout en protégeant la vie privée et les autres intérêts légitimes liés à la confidentialité.   
2. Gérer des programmes de divulgation proactive et des mécanismes de divulgation systématique et, le cas échéant, rendre des documents disponibles à l’achat, sans exiger le dépôt d’une demande d’accès officielle dans la mesure du possible, afin d’améliorer l’accès du public à l’information. Les petits organismes publics qui font face à des pics récurrents de demandes pourraient constater que la publication proactive de l’information fréquemment demandée réduit le nombre de demandes d’accès officielles et améliore le service au public. Veiller à ce que les documents disponibles à l’achat, le cas échéant, soient accessibles et que les frais facturés soient raisonnables et ne servent pas à générer des recettes ni à faire obstacle à l’accès.  
3. Mettre en place et maintenir des pratiques de gestion documentaire qui favorisent la reddition de comptes, la cohérence et une gestion efficace des demandes d’accès à l’information.  
4. Investir dans des activités de sensibilisation et de formation du personnel afin de mieux faire comprendre les responsabilités en matière d’accès à l’information au sein de l’organisme.  
5. Veiller à ce que les décisions prises en réponse aux demandes d’accès à l’information soient équitables, impartiales et cohérentes. Cela pourrait notamment consister à faire appel à des consultants ou à établir des partenariats avec d’autres petits organismes publics afin d’assurer un traitement indépendant des demandes d’accès à l’information délicates, lorsque cela est possible dans le cadre législatif applicable. Cette approche pourrait être complétée par des codes de conduite stricts et appliqués avec rigueur à l’intention du personnel.  
6. Collaborer avec d’autres organismes publics et établir des réseaux afin de renforcer une culture de transparence et d’améliorer l’accès à l’information pour les particuliers, en envisageant, le cas échéant :   
   1. 6.1 De partager des modèles, des politiques, du matériel de formation et des leçons apprises;  
   2. 6.2 De réseauter et d’échanger de l’information sur des fournisseurs tiers ou des solutions technologiques, notamment les systèmes de suivi des demandes d’accès, les plateformes de divulgation électronique et les solutions numériques de gestion documentaire, ainsi que d’autres outils visant à améliorer l’accès à l’information;  
   3. 6.3 De conclure des ententes officielles avec d’autres organismes publics en vue de partager des ressources ou des responsabilités. 
7. Veiller à ce que les demandeurs bénéficient d’une aide concrète tout au long du processus d’accès, notamment en communiquant clairement, en aidant les demandeurs à clarifier ou à préciser leurs demandes le cas échéant, et en facilitant l’accès conformément au devoir d’assistance.  

À titre d’autorités de contrôle FPT en matière d’accès à l’information, dans le cadre de nos mandats législatifs respectifs, nous nous engageons à :

1. Continuer à promouvoir la transparence, la reddition de comptes et l’efficacité de l’accès à l’information au sein des petits organismes publics.  
2. Soutenir les petits organismes publics en leur offrant des conseils pratiques et accessibles, de la formation et des activités de sensibilisation, et en favorisant le partage des pratiques exemplaires.  
3. Encourager la collaboration entre les petits organismes publics afin qu’ils adoptent des pratiques de gestion documentaire et de divulgation proactive qui favorisent la transparence et renforcent la confiance du public et y consacrent les ressources nécessaires.  
4. Encourager la collaboration, le partage des connaissances et l’échange de pratiques exemplaires qui favorisent une administration efficace de l’accès à l’information.  
5. Collaborer afin de cerner les nouveaux défis auxquels sont confrontés les petits organismes publics et de proposer des solutions pratiques, fondées sur les droits, qui renforcent l’accès à l’information et la transparence.  
6. Plaider en faveur de mesures législatives et opérationnelles, de politiques publiques et de ressources appropriées afin que l’accès à l’information demeure, même au sein de petits organismes publics, utile, efficace et accessible à l’ensemble de la population canadienne.