2008-2009 Faits et chiffres

Le tableau 1 résume la charge de travail pour 2008–2009 et la compare à celle des deux exercices précédents. Il montre l’ampleur du défi auquel nous faisions face au début de l’exercice, 2 293 dossiers ayant été reportés de l’exercice précédent. Ce report s’explique en partie par l’augmentation de plus de 80 p. 100 du nombre de nouvelles plaintes en 2007–2008 par rapport à l’exercice précédent. Le nombre de nouvelles plaintes est demeuré à peu près le même depuis.

Nous avons enregistré 2 018 nouveaux dossiers en 2008–2009. Malgré cette lourde charge de travail et des ressources limitées pour mener les enquêtes, nous avons réussi à fermer 1 770 dossiers en 2008–2009, contre 1 381 en 2007–2008.

Comme le suggère la figure 1, il est permis de croire que la mise en œuvre de notre nouveau processus d’enquête a contribué à freiner, depuis août 2008, la hausse du nombre de dossiers en cours.

Tableau 1. Sommaire de la charge de travail de 2006–2007 à 2008–2009

* Chiffre ajusté après la fin de l’exercice pour éviter les doublets – 25 plaintes reçues à la fin de mars 2008 ont été enregistrées au début d’avril 2008.

** Nous avons cessé d’utiliser la catégorie « plaintes annulées » en juin 2008 lors de l’instauration de notre nouveau processus de réception. Ces 28 plaintes ont été annulées avant que ce changement ait été apporté. Dans le passé, une plainte était enregistrée au moment de sa réception, puis était annulée si elle s’avérait non valide en vertu de la Loi (par exemple, lorsqu’elle avait été faite après le temps alloué ou que le plaignant l’avait retirée ou abandonnée avant le début de l’enquête). Depuis juin 2008, nous enregistrons une plainte après l’avoir étudiée et avoir obtenu, au besoin, suffisamment d’information pour déterminer qu’elle est valide. Une plainte trouvée non valide est maintenant traitée comme une demande d’information générale.

*** Les fiches de rendement pour 2007–2008 ont été terminées au cours du présent exercice et publiées en février 2009.

Figure 1. Tendance du nombre de plaintes en cours à la fin du mois en 2008–2009*

* Ces chiffres comprennent une plainte déposée par le commissaire.

Nouvelles plaintes en 2008–2009

Comme pour les exercices précédents, les plaintes que nous avons reçues en 2008–2009 se classent dans trois grandes catégories : les plaintes administratives, les plaintes de refus et les plaintes se rapportant aux exclusions pour les documents confidentiels du Cabinet.

• Les plaintes administratives concernent généralement la prorogation du délai de traitement ou un retard dans la réponse à une demande de communication, ou encore les frais que les institutions exigent.
• Les plaintes de refus comprennent les cas où une exception a été invoquée — à savoir quand une institution refuse de communiquer les renseignements demandés en vertu de dispositions précises de la Loi —, les réponses incomplètes et les cas où aucun document pertinent n’a été trouvé.
• Les plaintes relatives aux exclusions applicables aux documents confidentiels du Cabinet concernent des situations où l’accès aux documents a été refusé parce qu’ils contenaient de l’information confidentielle du Cabinet. Ces documents sont exclus en vertu de la Loi et les institutions ne peuvent, par conséquent, les communiquer.

La figure 2 fait état des plaintes que nous avons enregistrées en 2008–2009 selon ces trois catégories. Sur les 2 019 nouvelles plaintes (2 018 plaintes enregistrées et une plainte déposée par le commissaire), 52 p. 100 étaient des plaintes administratives. Ce pourcentage relativement élevé confirme la persistance de problèmes systémiques ou récurrents.

Figure 2. Catégories de plaintes en 2008–2009

Tableau 2. Nouvelles plaintes en 2008–2009, par institution*

* Ces chiffres comprennent une plainte déposée par le commissaire.

Traitement et règlement des plaintes

La figure 3 fait état du délai de traitement des 1 770 dossiers que nous avons fermés en 2008–2009. La moyenne pour l’exercice est de 13 mois. Cette moyenne s’explique en bonne partie par le fait que l’inventaire comprenait un nombre considérable de dossiers datant déjà de plusieurs années, ce qui a eu pour effet de biaiser le calcul du délai de traitement.

Comme nous en sommes à éliminer les anciens dossiers et que le nouveau processus d’enquête nous permet de gagner en efficacité, nous prévoyons réduire le délai de traitement moyen de façon significative l’an prochain. Les résultats de la vérification interne demandée par le commissaire à l’information concernant nos nouvelles méthodes de réception et de règlement rapide des plaintes nous indiqueront la voie à suivre pour améliorer davantage nos méthodes de travail. De plus, comme les dossiers antérieurs au 1er avril 2008 sont maintenant traités séparément, les données de l’an prochain refléteront plus fidèlement l’incidence du nouveau processus d’enquête sur le délai de traitement des plaintes.

Figure 3. Délai de traitement des dossiers fermés en 2008–2009

La figure 4 fait état du résultat des dossiers fermés en 2008–2009 par catégorie de plaintes. Comme pour les exercices précédents, nous avons constaté que les plaintes de refus et les plaintes relatives aux exclusions applicables aux documents confidentiels du Cabinet sont plus souvent non fondées que les plaintes administratives.

Nous relevons également une proportion nettement supérieure de plaintes abandonnées par rapport aux exercices précédents. Cette situation s’explique en grande partie par le fait que notre stratégie visant à réduire le nombre de plaintes en cours consistait à terminer rapidement le suivi du grand nombre de plaintes concernant des délais (retards et prorogations) que renfermait l’inventaire. Dans de nombreux cas, nous avons reçu la confirmation que l’institution avait répondu au demandeur quelque temps après le dépôt de la plainte, et celle-ci a par conséquent été abandonnée. Dans un autre cas, nous avons pu régler un différend grâce à la médiation, ce qui a entraîné le retrait simultané de 290 plaintes administratives.

Figure 4. Résultat par catégorie de plaintes en 2008–2009

*Le changement de politique concernant l’enregistrement des plaintes relatives aux documents confidentiels du Cabinet s’est traduit par l’abandon de 82 plaintes

Tableau 3. Plaintes réglées avec conclusions en 2008–2009, par institution

Dossiers antérieurs au 1 er avril 2008

Comme nous l’avons mentionné précédemment, nous nous sommes engagés à éliminer d’ici le 31 mars 2010 les dossiers de plaintes antérieurs au 1er avril 2008. Nous avons pu en fermer la moitié, soit 1 167, pendant l’exercice. Parmi les 2 293 dossiers antérieurs au 1er avril 2008, nous en avons annulé 21 et fermé 678 entre avril et la mi-novembre 2008. Par la suite, les 1 594 dossiers restants ont été confiés à une équipe spéciale, qui a réussi à en fermer 489 autres (31 p. 100) en quatre mois environ. La figure 5 illustre la réduction constante du nombre de dossiers antérieurs au 1er avril 2008, à partir de décembre 2008.

Figure 5. Nombre de dossiers antérieurs au 1er avril 2008 à la fin du mois,de novembre 2008 à mars 2009