Décision en vertu de l’article 6.1, 2026 CI 33

Date de la décision : 24 mars 2024

Sommaire

Une institution a demandé à la Commissaire à l’information l’autorisation de ne pas donner suite à une demande d’accès en vertu du paragraphe 6.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information. De l’avis de l’institution, la demande d’accès constitue un abus de faire une demande de communication.

La Commissaire conclut que l’institution n’a pas établi que la demande d’accès en cause constitue un abus du droit de faire une demande de communication.

La demande d’autorisation est rejetée.

Demande d’autorisation

En vertu du paragraphe 6.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information, le responsable d’une institution fédérale peut demander à la Commissaire à l’information l’autorisation écrite de ne pas donner suite à une demande d’accès si, à son avis, la demande est l’une ou plusieurs des choses suivantes :

vexatoire;
entachée de mauvaise foi;
un abus du droit de faire une demande d’accès.

Les institutions ne peuvent pas refuser de donner suite à une demande d’accès pour la simple raison que les renseignements demandés ont déjà été publiés de manière proactive en vertu de la partie 2 de la Loi [paragraphe 6.1(1.1)].

Il incombe à l’institution de démontrer que la demande d’accès satisfait à l’un ou plusieurs des critères du paragraphe 6.1(1).

Si l’institution démontre que l’un ou plusieurs critères du paragraphe 6.1(1) s’appliquent, alors la Commissaire doit exercer son pouvoir discrétionnaire pour accorder ou non l’autorisation.

Dans l’exercice de ce pouvoir, la Commissaire considère toutes les circonstances et tous les facteurs pertinents, dont :

la nature quasi constitutionnelle du droit d’accès;
l’intérêt public à l’égard des documents demandés;
la question de savoir si l’institution s’est acquittée de ses obligations en vertu du paragraphe 4(2.1), soit de faire tous les efforts raisonnables pour prêter toute l’assistance indiquée à la personne qui a fait la demande d’accès.

Demande d’accès en cause

Le 2 octobre 2025, l’institution a demandé à la Commissaire l’autorisation de ne pas donner suite à une demande d’accès qu’elle a reçue le 27 août 2025. La demande d’accès était la suivante :

[Traduction]

Veuillez considérer que la présente demande vise à obtenir : 1. Tous les messages Microsoft Teams ou autres messages instantanés envoyés par les gestionnaires durant la période indiquée. Veuillez exclure les renseignements personnels et communiquer tous les autres renseignements qu’il est possible de prélever. 2. Toutes les politiques ou lignes directrices sur l’utilisation de Microsoft Teams et/ou la conservation de messages dans cette application. Veuillez communiquer avec moi si vous avez besoin de précisions. Période visée : du 26 mai 2025 à aujourd’hui. (Période visée pour la recherche de documents : du 26/5/2025 au 27/8/2026)

Selon l’institution, la demande d’accès constituait un abus du droit de faire une demande de communication.

La demande constitue-t-elle un abus du droit de faire une demande de communication?

La Loi prévoit un droit d’accès aux documents relevant d’une institution fédérale. Il ne faut pas abuser de ce droit.

La Commissaire considère qu’une demande d’accès constitue un abus lorsqu’elle dépasse les limites de l’exercice légitime du droit de faire une telle demande. En évaluant si une demande d’accès est abusive, elle se penche sur la portée, la nature et l’effet cumulatif de celle-ci, notamment :

si la demande d’accès est répétitive ou si sa portée est trop vaste;
si la demande d’accès vise un objectif autre que la communication de documents ou de renseignements;
si le fait de donner suite à la demande d’accès constitue un fardeau excessif pour l’institution et/ou l’empêche de répondre à d’autres demandes d’accès (et, par conséquent, empêcherait d’autres personnes de faire valoir leur droit d’accès).

La Commissaire peut également prendre en considération les efforts faits par l’institution, le cas échéant, pour aider la personne qui a fait la demande d’accès à cibler les renseignements qu’elle veut obtenir et/ou réduire la portée de sa demande. De plus, elle peut prendre en considération les réponses de cette personne par rapport aux efforts déployés, notamment la mesure dans laquelle cette dernière était disposée à collaborer avec l’institution.

L’institution a fait valoir que la demande d’accès en cause constitue un abus du droit de faire une demande de communication parce qu’elle lui imposerait un fardeau excessif.

L’institution a expliqué qu’afin de mieux comprendre la portée et l’incidence potentielles de la demande d’accès, elle avait procédé à un exercice préliminaire d’investigation numérique. Cet exercice a seulement permis de trouver les échanges de clavardage personnels entre le 17 et le 27 août, en raison de la politique de conservation et d’élimination des documents de l’institution. En ce qui concerne les clavardages de groupe, les canaux et les clavardages lors de réunions, l’institution a expliqué que son exercice d’investigation électronique comprenait les messages pour toute la période initialement demandée. Cet exercice a révélé que 3,32 gigaoctets (Go) de données devraient être traités, ce qui équivaut, selon l’institution, à un nombre estimé de pages allant d’environ 712 000 à 1,78 million, en fonction de la quantité de contenu non textuel tel que des images, des GIF et des émojis. L’institution a par ailleurs affirmé qu’en les examinant à un rythme normal de 1 000 pages par mois, il faudrait entre 59 et 148 ans à un employé à temps plein pour traiter l’ensemble des données.

L’institution a également expliqué que les messages Teams ne sont pas automatiquement séparés pendant le processus d’extraction, ce qui signifie qu’il faut procéder à un examen manuel pour les identifier et les exclure. Chaque élément doit être évalué individuellement par l’agent de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) afin de déterminer sa pertinence au regard de la demande. Pour ce faire, il faut procéder à un examen attentif du contenu et du contexte pour s’assurer que seuls les documents pertinents sont pris en compte pour une éventuelle communication.

L’institution allègue également que les employés peuvent utiliser Teams pour échanger des messages personnels et/ou informels, ce qui signifie que les échantillons examinés comprenaient un mélange de conversations personnelles et professionnelles, ce qui, selon l’institution, rend le traitement de la demande plus complexe.

L’institution a également déclaré que la demande d’accès ciblait les communications entre les membres de la direction qui contiennent des renseignements personnels ou sensibles concernant le personnel de l’AIPRP, lequel ne peut pas traiter les demandes impliquant ses propres renseignements personnels (conformément à la directive sur les conflits d’intérêts). Cela ajoute également un élément de complexité à la demande et nécessiterait l’intervention d’employés qui ne sont pas expérimentés dans le traitement des demandes d’accès, ce qui comporte des risques.

Selon l’institution, le volume de la demande n’est pas seulement impossible à traiter sur le plan opérationnel, compte tenu de ses ressources actuelles, mais il réduirait sérieusement sa capacité de respecter ses obligations en vertu de la Loi. Comme le bureau de l’AIPRP ne compte que deux employés à temps plein, consacrer des ressources à cette demande retarderait la réponse aux autres demandes, augmenterait le risque de non-respect des délais prescrits et compromettrait l’obligation de l’institution de prêter assistance aux autres personnes. L’institution a expliqué que son bureau de l’AIPRP a traité 67 459 pages en réponse à des demandes d’accès formelles et informelles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2023-2024. La portée et le volume estimé de la demande actuelle dépassent largement les exigences habituelles qui sont imposées au bureau de l’AIPRP de l’institution.

Finalement, l’institution a expliqué qu’elle avait fait de multiples efforts pour aider la personne qui a fait la demande d’accès à en préciser et à en réduire la portée. Une première communication a eu lieu le jour de la réception de la demande par téléphone, suivie d’une collaboration continue par écrit et de réponses détaillées à des questions précises. L’institution a fourni des explications concernant la disponibilité des données, les périodes de conservation et l’incidence opérationnelle de la demande. L’institution soutient que, malgré ces efforts, la personne qui a fait la demande d’accès est restée ferme quant à la vaste portée, qui demeure ingérable.

Discussion

La Commissaire examinera maintenant la question de savoir si l’institution l’a convaincue que la demande d’accès constitue un abus du droit de faire une demande de communication.

La personne qui a fait la demande d’accès soutient que l’estimation présentée par l’institution est si élevée qu’elle défie toute logique. Selon la personne, l’institution estime que la demande, une fois la portée réduite, produirait entre 712 000 et 1,78 million de pages pour la période du 17 au 27 août. Selon le calcul de la personne, cela signifierait que 24 employés ont généré entre 71 200 et 178 000 pages de contenu par jour, ce qui équivaut à entre 124 et 309 pages par employé chaque heure, 24 heures sur 24.

La personne qui a fait la demande d’accès soutient aussi que l’institution avait surestimé le nombre de pages contenues dans un gigaoctet. Elle affirmait qu’en fonction des estimations disponibles en ligne, 1 Go peut contenir l’une ou l’autre de ces quantités approximatives d’information :

15 000 pages avec des images;
64 000 documents Microsoft Word;
677 000 pages de texte brut.

La personne qui a fait la demande d’accès soutient que la production de pages en texte brut n’est pas la norme et que, par conséquent, l’estimation de l’institution selon laquelle 1,43 gigaoctet équivaudrait à 712 564 pages est déconnectée de la réalité. Elle a également fourni des données de messages Teams provenant d’autres ministères fédéraux pour étayer ce point.

La Commissaire est d’accord avec la personne qui a fait la demande d’accès que l’estimation de l’institution n’est pas crédible, bien que ce soit pour les motifs ci-dessous.

Premièrement, la méthode utilisée par l’institution pour estimer le nombre de pages est fondamentalement erronée. Même en tenant compte du fait que les documents récupérés comprennent l’ensemble des clavardages de groupe, canaux et séances de clavardage auxquels ont pris part les gestionnaires et les autres employés sur une période de trois mois, l’estimation demeure peu plausible. Même si les quelque 178 employés de l’institution étaient tous inclus dans les données, les estimations indiquent que chaque employé a généré en moyenne entre 42 et 106 pages complètes de messages instantanés par jour durant la période de 3 mois, ce qui est irréaliste. Bien que la Commissaire n’ait aucune raison de douter qu’il faudrait récupérer 3,32 Go de données, il n’en découle pas logiquement que ces données représentent entre 712 000 et 1,78 million de pages de contenu de messages instantanés généré durant la période pertinente.

Deuxièmement, les estimations du nombre de pages fournies par l’institution, soit 712 000 au minimum et 1,78 million au maximum, sont spécieuses, car elles se fondent sur la proportion de contenu non textuel, sans tenir compte du fait que l’espace numérique requis pour différents types de contenu varie par ordre de grandeur. Les GIF (Graphics Interchange Format – un format de fichier populaire qui prend en charge à la fois les images statiques et animées, souvent en boucle continue) et les images nécessitent de l’espace de stockage allant du kilooctet au mégaoctet, alors que le texte brut se mesure généralement en octets. Autrement dit, une seule image GIF ou un seul fichier image peut prendre de 100 à 100 000 fois plus d’espace qu’une phrase en texte brut. Par conséquent, l’estimation prudente de 712 000 pages de l’institution, qui découle de l’hypothèse selon laquelle 60 % de l’ensemble de données de 3,32 Go est composé de contenu non textuel, correspondrait à un très petit nombre d’échanges réels non textuels dans Teams. Les estimations arbitraires de l’institution basées sur l’espace sont donc injustifiées et contre-intuitives. L’institution a également indiqué précédemment à la personne qui a fait la demande que l’ensemble de données comprend des pièces jointes, qui occupent également beaucoup plus d’espace que le texte.

Troisièmement, la méthode utilisée par l’institution pour traiter la demande présente la tâche d’examen des documents comme étant beaucoup plus complexe qu’elle ne doit l’être. Plus précisément, l’institution a fait valoir qu’elle devait examiner manuellement tous les documents récupérés afin de retirer le contenu qui n’est pas pertinent dans le cadre de la demande. Selon l’institution, cette tâche exige un examen attentif du contenu et du contexte pour s’assurer que seuls les documents pertinents sont pris en compte pour une éventuelle divulgation en vertu de la Loi.

En réalité, la demande d’accès vise des messages envoyés par 24 gestionnaires sur une période de trois mois. Il n’y a que dix jours de journaux de clavardage personnels et environ trois mois de contenu de clavardage de groupe. De par leur nature, les clavardages personnels contiennent de nombreux messages envoyés par les gestionnaires. Ceux-ci peuvent être examinés manuellement pour en déterminer la pertinence et évaluer s’ils peuvent être divulgués en vertu de la Loi. Les clavardages de groupe et lors de réunions ainsi que les canaux peuvent également contenir des messages provenant de gestionnaires, mais une recherche par mots clés du nom de chaque gestionnaire suffit à repérer le contenu potentiellement pertinent qui peut ensuite être examiné manuellement. La Commissaire ne juge pas nécessaire d’examiner manuellement tous les documents récupérés.

Quatrièmement, l’estimation de l’institution concernant le nombre d’années requises pour traiter la demande est peu fiable, car elle repose non seulement sur un nombre de pages gonflé, mais aussi sur une dépendance aveugle au nombre de documents à récupérer, sans tenir compte de la possibilité d’exclure des documents qui ne sont pas pertinents.

Dans le contexte d’une demande d’autorisation en vertu du paragraphe 6.1(1), les institutions peuvent se fier au nombre de documents qui devraient être récupérés, plutôt qu’au nombre de documents répondant à la demande (voir, p. ex., 2024 CI 78). Les institutions peuvent ainsi tenir compte du travail requis pour exclure les documents non pertinents des documents récupérés. Cependant, bien que le travail requis pour exclure les éléments non pertinents soit pertinent, il n’a pas toujours une incidence importante sur le temps de traitement global. C’est le cas en l’espèce : les messages Teams apparaissent dans l’ordre chronologique et l’expéditeur et la date y sont clairement indiqués, ce qui permet d’éliminer rapidement une part importante d’information non pertinente.

Enfin, quels que soient les calculs ou la méthode utilisés par l’institution, il est absurde qu’il faille un minimum de 59,4 ans et jusqu’à 148,5 ans pour récupérer et examiner les messages instantanés envoyés par 24 gestionnaires sur une période de trois mois.

Compte tenu de ce qui précède, la Commissaire n’est pas d’avis que la demande d’accès imposerait un fardeau excessif à l’institution. Elle conclut donc que l’institution n’a pas démontré que la demande d’accès constitue un abus du droit de faire une demande de communication.

Décision

L’institution n’a pas établi que la demande d’accès satisfaisait un ou plusieurs critères du paragraphe 6.1(1).

La demande d’autorisation est donc rejetée.