Date de la décision : le 23 février 2026

Sommaire

Une institution a demandé à la Commissaire à l’information l’autorisation de ne pas donner suite à une demande d’accès en vertu du paragraphe 6.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information. De son avis, la demande d’accès constitue un abus du droit de faire une demande de communication.

La Commissaire conclut que l’institution n’a pas établi que la demande d’accès en cause constitue un abus du droit de faire une demande de communication.

La demande d’autorisation est rejetée.

Demande d’autorisation

En vertu du paragraphe 6.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information, le responsable d’une institution fédérale peut demander à la Commissaire à l’information l’autorisation écrite de ne pas donner suite à une demande d’accès si, à son avis, la demande est l’une ou plusieurs des choses suivantes :

• vexatoire;
• entachée de mauvaise foi;
• un abus du droit de faire une demande d’accès.

Les institutions ne peuvent pas refuser de donner suite à une demande d’accès pour la simple raison que les renseignements demandés ont déjà été publiés de manière proactive en vertu de la partie 2 de la Loi [paragraphe 6.1(1.1)].

Il incombe à l’institution de démontrer que la demande d’accès satisfait à l’un ou plusieurs des critères du paragraphe 6.1(1).

Si l’institution démontre que l’un ou plusieurs critères du paragraphe 6.1(1) s’appliquent, alors la Commissaire doit exercer son pouvoir discrétionnaire pour accorder ou non l’autorisation.

Dans l’exercice de ce pouvoir, la Commissaire considère toutes les circonstances et tous les facteurs pertinents, dont :

• la nature quasi constitutionnelle du droit d’accès;
• l’intérêt public à l’égard des documents demandés;
• la question de savoir si l’institution s’est acquittée de ses obligations en vertu du paragraphe 4(2.1), soit de faire tous les efforts raisonnables pour prêter toute l’assistance indiquée à la personne qui a fait la demande d’accès.

Demande d’accès en cause

Le 23 septembre 2025, l’institution a demandé à la Commissaire l’autorisation de ne pas donner suite à une demande d’accès qu’elle a reçue le 27 août 2025. La demande d’accès était la suivante :

[Traduction]

1. Tous les messages Microsoft Teams envoyés durant la période indiquée (EX-1 et niveaux supérieurs). Exclure les renseignements personnels et les messages en lien avec le soutien informatique; communiquer tous les autres renseignements qu’il est possible de prélever.
2. Toutes les politiques ou lignes directrices sur l’utilisation de Microsoft Teams et/ou la conservation de messages dans cette application.
3. Le « rapport sur l’utilisation de Teams » et le « rapport sur les activités des utilisateurs de Teams » pour la période indiquée.

Période : du 26 mai 2025 à aujourd’hui (le 27 août 2025)

L’institution affirme que la demande d’accès constitue un abus du droit de faire une demande de communication.

La demande d’accès constitue-t-elle un abus du droit de faire une demande de communication?

La Loi prévoit un droit d’accès aux documents relevant d’une institution fédérale. Il ne faut pas abuser de ce droit.

La Commissaire considère qu’une demande d’accès constitue un abus lorsqu’elle dépasse les limites de l’exercice légitime du droit de faire une telle demande. En évaluant si une demande d’accès est abusive, elle se penche sur la portée, la nature et l’effet cumulatif de celle-ci, notamment :

• si la demande d’accès est répétitive ou si sa portée est trop vaste;
• si la demande d’accès vise un objectif autre que la communication de documents ou de renseignements;
• si le fait de donner suite à la demande d’accès constitue un fardeau excessif pour l’institution et/ou l’empêche de répondre à d’autres demandes d’accès (et, par conséquent, empêcherait d’autres personnes de faire valoir leur droit d’accès).

La Commissaire peut également prendre en considération les efforts faits par l’institution, le cas échéant, pour aider la personne qui a fait la demande d’accès à cibler les renseignements qu’elle veut obtenir et/ou réduire la portée de sa demande. De plus, elle peut prendre en considération les réponses de cette personne par rapport aux efforts déployés, notamment la mesure dans laquelle cette dernière était disposée à collaborer avec l’institution.

L’institution a fait valoir que la demande d’accès en cause constitue un abus du droit de faire une demande de communication parce qu’elle lui imposerait un fardeau excessif.

L’institution a expliqué que onze membres de son personnel occupent un poste de niveau EX-01 ou supérieur et que, selon les statistiques publiées par Microsoft en juin 2025, le travailleur moyen reçoit 153 messages Teams par jour. L’institution a calculé qu’entre le 26 mai 2025 et la date de réception de la demande (le 27 août 2025), il y avait 66 jours ouvrables, ce qui représente 10 098 messages Teams par employé, soit un total de 111 078 messages. L’institution a ensuite doublé le nombre pour tenir compte des messages sortants, pour un total de 222 156 messages Teams, qui devront être compilés, examinés en vue de faire des recommandations, caviardés et envoyés aux fins de consultation. L’institution a expliqué que, même si elle réduisant le nombre de 50 % pour tenir compte des messages en double (comme les messages échangés à l’interne par deux cadres visés par la demande d’accès), elle ne pourrait pas traiter la demande; le traitement de cette demande serait [traduction] « catastrophique sur le plan opérationnel ».

L’institution prévoit qu’une vaste consultation serait nécessaire, car, dans chaque secteur de programme, il y a des cadres qui travaillent sur diverses initiatives dont ils discutent probablement sur Teams. L’institution affirme que les activités dans ces secteurs s’arrêteraient, car les cadres devraient consacrer beaucoup de temps à récupérer et à compiler leurs registres des messages Teams; elle ne pourrait donc pas traiter cette demande tout en accomplissant les tâches déjà assignées par la ministre de l’Environnement. L’institution affirme également que les directeurs généraux et la personne qui la préside se sont déjà engagés à voyager, à assister à des réunions et à participer à des événements publics, ce qui ferait en sorte qu’il serait impossible de répondre à cette demande d’accès dans les délais prévus par la loi.

En ce qui concerne son bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), l’institution a expliqué qu’elle existe en tant qu’institution indépendante depuis moins d’un an et qu’elle n’a pas encore eu le temps de se constituer une capacité d’AIPRP suffisante pour que la réponse à une telle demande d’accès ne constitue pas un fardeau excessif et/ou n’entrave pas sa capacité de répondre à d’autres demandes d’accès (ce qui aurait une incidence sur le droit d’accès d’autres personnes). L’unité de l’AIPRP de l’institution se compose de deux employés, à savoir un analyste à temps plein nommé pour une durée indéterminée et un analyste principal occasionnel à temps plein. L’institution a expliqué qu’elle a actuellement deux demandes d’AIPRP en cours, qui englobent toutes les deux un grand nombre de documents. La première comprend 400 pages et nécessite cinq consultations externes et, selon les estimations, la seconde comprendrait 700 pages et nécessiterait dix consultations externes, jusqu’à maintenant. L’institution a expliqué qu’elle n’a pas encore installé de logiciel de gestion des dossiers, et qu’il y a donc une limite quant à la vitesse à laquelle elle peut traiter les demandes (car il faut recueillir et compiler manuellement tous les documents avant même que l’examen ne débute). Selon l’institution, la demande d’accès en cause prendrait un temps précieux qui pourrait être consacré au traitement des demandes d’autres personnes qui attendent déjà leurs documents. L’unité d’AIPRP de l’institution doit également s’acquitter d’autres tâches opérationnelles chaque jour, comme la coordination et la collecte des documents de l’institution pour la divulgation proactive ainsi que l’élaboration de politiques et de procédures en matière d’AIPRP. La demande d’accès en cause entraverait ces activités.

L’institution a expliqué qu’elle n’a aucun précédent sur lequel se baser pour démontrer sa capacité de traitement, car elle n’a répondu à aucune demande d’accès durant l’exercice 2024-2025 (comme le démontre son rapport annuel au Parlement). La première demande a été reçue durant la période visée par le rapport, mais elle a été reportée à l’exercice en cours en raison du nombre de documents. Cependant, compte tenu du nombre d’employés touchés et du nombre moyen de messages Teams envoyés chaque jour, l’institution considère que le tout dépasse inévitablement sa capacité de traitement sans qu’il soit nécessaire de prendre une longue prorogation de délai ou de mettre de côté tout le reste de son travail pour se concentrer sur cette demande.

L’institution a aussi déclaré que, bien que la personne qui a fait la demande d’accès ait fait des efforts pour en réduire la portée, la demande demeure trop vaste pour qu’il soit possible d’y répondre sans qu’il y ait une incidence importante sur le respect des délais prévus par la loi des autres demandes en cours, qu’elle déjà de la difficulté à respecter. L’institution a tenté de faire modifier le libellé de la demande d’accès afin d’inclure ou d’exclure des sujets, ce qui aurait rendu la demande plus facile à gérer, mais la personne qui l’a faite était ferme quant à sa portée, après y avoir apporté une première et unique modification. Les messages relatifs au soutien informatique étaient le seul sujet qu’elle a accepté d’exclure dans le cadre de cette modification.

Discussion

La Commissaire examinera maintenant la question de savoir si l’institution l’a convaincue que la demande d’accès constitue un abus du droit de faire une demande de communication.

Dans sa réponse, la personne qui a fait la demande d’accès a souligné que l’institution s’est basée sur un rapport mondial de Microsoft pour son estimation et qu’il est difficile de voir en quoi ce sondage s’applique au gouvernement fédéral canadien, surtout que la plupart des ministères disent que Teams doit être utilisé seulement pour les communications éphémères. La personne a fait valoir que Teams peut rapidement produire des rapports qui montrent le nombre réel de messages envoyés par les employés et que ces rapports ont été obtenus d’autres institutions fédérales; ceux-ci montrent que le fonctionnaire fédéral moyen envoie entre 12 et 23 messages par jour, y compris la fin de semaine.

La Commissaire est d’accord avec la personne qui a fait la demande d’accès sur ces points. Elle ne voit pas très bien pourquoi l’institution a décidé de se fonder sur un rapport mondial pour estimer le nombre de documents pertinents, quand Teams peut fournir le nombre réel de messages. Une demande d’autorisation en vertu du paragraphe 6.1(1) doit être prise au sérieux et elle doit se fonder sur une preuve claire et convaincante.

En outre, elle est aussi d’accord que le nombre de documents pertinents semble avoir été gonflé. En plus des points mentionnés par la personne qui a fait la demande d’accès, la Commissaire note que le calcul de l’institution se fonde sur le nombre de messages reçus, qu’elle prétend devoir doubler pour tenir compte des messages sortants, puis réduire de 50 % pour tenir compte des messages en double. Ce calcul n’est pas valide, car il n’a pas de lien logique avec la portée réelle de la demande d’accès, qui vise seulement les messages envoyés. En outre, l’estimation de l’institution ne semble pas tenir compte de la possibilité que les employés puissent recevoir beaucoup plus de messages qu’ils en envoient, particulièrement dans les conversations de groupe, où ils peuvent recevoir de nombreux messages pour chacun qu’ils envoient.

Étant donné qu’il est impossible de se fier au nombre estimé de documents fournis par l’institution, l’incidence de la demande d’accès sur les activités de l’institution ne peut pas être évaluée de manière fiable. C’est suffisant pour que la Commissaire conclue que l’institution ne s’est pas acquittée du fardeau qui lui incombait de démontrer que la demande d’accès constitue un abus du droit de faire une demande de communication. Cependant, la Commissaire abordera brièvement d’autres faiblesses dans les arguments et les éléments de preuve présentés par l’institution.

L’institution soutenait que la demande d’accès aurait eu des répercussions importantes sur ses cadres, étant donné qu’ils auraient dû faire des recommandations et [traduction] « consacrer beaucoup de temps à la récupération et à la compilation de leurs registres Teams ». Même si les cadres devraient probablement faire des recommandations, l’institution n’a offert aucune explication sur la raison pour laquelle ce serait eux — et non le personnel de la technologie de l’information de l’institution — qui devraient aussi récupérer et compiler les registres Teams. L’institution soutenait également que sa capacité d’AIPRP est limitée parce qu’elle est assujettie à la Loi depuis moins d’un an seulement, compte seulement deux employés à temps plein et a reçu un total de deux autres demandes d’accès visant chacune un total d’environ 1 100 pages de documents pertinents. Ces faits ne sont pas contestés ni conséquents : il incombe à l’institution de veiller à se doter de la capacité opérationnelle nécessaire pour respecter les exigences de la Loi lorsqu’elle y est assujettie. Une demande d’accès ne constitue pas un abus du droit de faire une demande de communication simplement parce que l’institution n’a pas encore mis en œuvre son logiciel de gestion des dossiers ou développé la capacité de traiter la demande. De plus, la charge de travail actuelle, qui consiste en 1 100 pages partagées par deux analystes, ne semble pas laisser croire que les ressources de l’institution sont au maximum de leur capacité.

Compte tenu de ce qui précède, la Commissaire conclut que l’institution a démontré que la demande d’accès constitue un abus du droit de faire une demande de communication.

Bien que l’institution n’ait pas démontré que répondre à la demande d’accès lui imposerait un fardeau excessif, la Commissaire encourage les parties à continuer de collaborer pour réduire la portée de la demande, comme l’a proposé la personne qui l’a faite dans ses observations.

Décision

L’institution n’a pas établi que la demande d’accès satisfaisait un ou plusieurs critères du paragraphe 6.1(1).

La demande d’autorisation est donc rejetée.