Services aux Autochtones Canada (Re), 2026 CI 30

Date : 2026-03-11
Numéro de dossier du Commissariat : 5824-03979
Numéro de la demande d’accès : A-2024-00103

Sommaire

La partie plaignante allègue que Services aux Autochtones Canada (SAC) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise des documents relatifs à une vidéo publiée sur Facebook le 18 juin 2024. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Le Secteur des communications et des affaires publiques de SAC a indiqué que, au cours de la recherche de documents, il a enlevé ceux qui étaient considérés comme étant des ébauches, selon son interprétation de la demande d’accès. À l’issue de l’enquête, SAC a repéré 1 087 pages supplémentaires de documents.

La Commissaire à l’information a ordonné à la ministre des Services aux Autochtones de traiter les documents supplémentaires et de fournir une nouvelle réponse dans un délai de 36 jours ouvrables.

La secrétaire ministérielle de Services aux Autochtones Canada a avisé la Commissaire que ce dernier donnerait suite à l’ordonnance.

La plainte est fondée.

Plainte

[1]La partie plaignante allègue que Services aux Autochtones Canada (SAC) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise les renseignements suivants [traduction] :

Les documents relatifs à cette vidéo, publiée le 18 juin 2024 : « Un groupe de jeunes Métis ont renoué avec leur patrimoine d’une manière unique en organisant une expédition en canoë sur les traces de leurs ancêtres. Écoutez le ministre Anandasangaree célébrer cet exploit remarquable! #MNHA2024 »

[2]Les documents recherchés comprennent, mais sans s’y limiter : courriels, messages textes, messages instantanés, notes de breffage, notes de service, rapports, plans ministériels, présentations, notes et comptes rendus de réunions, dossiers, correspondance, télécopies, documents d’information, feuillets de renseignements, infocapsules et stratégies de communication, fiches pour la période des questions, ordres du jour, demandes visant des projets, plans de travail, évaluation du risque, rapport de diligence raisonnable, rapports d’étape et finaux, et budgets. Veuillez exclure les ébauches, les articles dans les médias et les versions françaises lorsqu’il existe une version anglaise. Période visée : du 22 juin 2023 à aujourd’hui (19 juin 2024).

[3]L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Enquête

Recherche raisonnable

[4]SAC est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[5]Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[6]Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[7]La partie plaignante a fait valoir que la demande visait tous les documents relatifs à la vidéo indiquée, y compris tous les documents de planification, les approbations et les discussions précédant la création de la vidéo. La partie plaignante a fait remarquer que la date la plus ancienne dans la réponse à la demande d’accès est le 28 mai 2024, ce qui est après la création de la vidéo, et a indiqué que des documents antérieurs à la création de la vidéo devraient exister.

[8]Au cours de l’enquête, le Commissariat à l’information a demandé à SAC de fournir des détails sur la recherche de documents pertinents, particulièrement en ce qui concerne les bureaux de première responsabilité (BPR) chargés de la recherche et la méthode de recherche. SAC a répondu que 5 BPR ont été chargés de chercher des documents : Terres et Développement économique, Communications et Affaires publiques (COMMS), la Région de l’Ontario, le Programme
en matière d’éducation et de développement social et le Secrétariat ministériel. SAC a fourni une justification expliquant pourquoi chaque BPR s’est vu attribuer la tâche. COMMS a fourni des détails sur la recherche effectuée, notamment les fonds de renseignements consultés et les mots-clés utilisés. Les autres BPR ont expliqué qu’ils n’ont pas pris part à la création de la vidéo et, par conséquent, qu’ils ne détenaient pas de document répondant à la demande d’accès.

[9]COMMS a indiqué qu’au cours de la recherche de documents, il avait retiré les documents qu’il considérait comme étant des ébauches, selon son interprétation des critères d’exclusion de la demande d’accès. Les documents supprimés comprenaient tous les documents relatifs à la logistique, à l’organisation du tournage de la vidéo en question ainsi qu’à toute approbation liée à la vidéo. L’unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de SAC a demandé une deuxième fois à COMMS de récupérer des documents et elle a rencontré COMMS afin de s’assurer que les ébauches seraient fournies pour vérifier qu’elles satisfont aux critères d’exclusion.

[10]Par conséquent, SAC a récupéré un total de 232 documents représentant 1 087 pages supplémentaires. SAC a commencé à traiter et à examiner les documents, et il reste environ 430 pages à traiter.

[11]SAC n’a pas précisé à quelle date il prévoyait de fournir une réponse supplémentaire, mais il a indiqué que l’examen du reste des documents était toujours en cours et qu’il estimait que celui-ci prendrait six semaines.

[12]Après avoir examiné les détails de la recherche effectuée, je constate que les BPR appropriés ont été chargés de faire une recherche et que les paramètres utilisés pour la recherche étaient adéquats. Cependant, je constate que le retrait des documents en raison de l’interprétation des critères d’exclusion utilisés par COMMS était inapproprié et qu’en conséquence, la recherche initiale n’était pas raisonnable. Cela étant dit, je conclus que SAC a maintenant effectué une recherche raisonnable de documents.

Résultat

[13]La plainte est fondée, parce que SAC n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents initialement.

Ordonnances et recommandations

J’ordonne à la ministre des Services aux Autochtones ce qui suit :

1. Traiter toutes les pages de documents supplémentaires localisées à la suite de la recherche supplémentaire;
2. Fournir une réponse supplémentaire à la demande d’accès au plus tard 36 jours ouvrables suivant la date du compte rendu;
3. Communiquer à la partie plaignante tous les documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquées.

Rapport et avis de l’institution

Le 4 mars 2026, j’ai transmis à la ministre des Services aux Autochtones mon rapport dans lequel je présentais mes ordonnances.

Le 9 mars 2026, la secrétaire ministérielle m’a avisée que SAC donnerait suite aux ordonnances.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, toute ordonnance rendue prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.